مكونات الملاحظة الأولية للكائنات المحاسبية. الأهداف الرئيسية للرقابة المحاسبية. أسئلة الاختبار الذاتي
عنصر مهم في الطريقة محاسبة، مثل أنواع المحاسبة الاقتصادية الأخرى، هي الملاحظة. الغرض الرئيسي من الملاحظة هو التأكد من حدوث تغييرات بالفعل في الكائن الذي يتم أخذه في الاعتبار أو في تكوينه أو حجمه أو جودته أو أي تغييرات مماثلة أخرى. يتم إجراء المراقبة والمحاسبة على جميع الأشياء التي تشكل موضوعها - الأصول الثابتة والمواد والممتلكات في عملية الإنتاج والنقد ومصادر الممتلكات الخاصة والديون وما إلى ذلك.
وفقا للقواعد المقبولة عموما لأي نوع من المحاسبة، يجب إجراء المراقبة من قبل الأشخاص المكلفين بالحفاظ على المحاسبة. ولكن حتى في المحاسبة، من المستحيل تحقيق ذلك بسبب العدد الكبير من كائنات المراقبة، وتشتتها في الفضاء، أي. على أراضي المنظمة، تعدد وتزامن المعاملات التجارية المختلفة، والتي لا يستطيع المحاسب حضورها جسديا. في هذا الصدد، في المحاسبة، يتم استخدام طريقتين أو تقنيات محددة للرصد: التوثيق والمخزون.
يتيح لك استخدام هذه الأساليب الحد من: المشاركة المباشرة للمحاسب في المراقبة وفي نفس الوقت ضمان موثوقية الأحداث الجارية والراديو وغيرها من الظواهر التي يجب أخذها في الاعتبار. يقضي المحاسب معظم وقت عمله في قسم المحاسبة، ويتلقى المعلومات المطلوبة للمحاسبة حول توفر الكائنات المحاسبية وتغيراتها تحت تأثير المعاملات التجارية من المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة في المؤسسة من الممثلين المعتمدين من جميع الأماكن التي توجد بها الأشياء المحاسبية، أثناء تنفيذها للمعاملات التجارية.
تتم مراقبة عدد من الأشياء أو جوانبها الفردية مباشرة من قبل موظفي المحاسبة أنفسهم. وبالتالي، يحدد العاملون في مجال المحاسبة مقدار استهلاك الأشياء القابلة لإعادة الاستخدام وقيمتها المتبقية، وحساب وشطب تكلفة المنتجات والأعمال والخدمات، وحساب الأرباح، وإنشاء الاحتياطيات ورأس المال، وتحديد الديون على الضرائب والمدفوعات غير الضريبية، وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن حجم وطبيعة هذه العمليات يتم تحديدها بشكل صارم من خلال التشريعات الحالية، وميثاق المنظمة، وغيرها الوثائق التنظيميةوأوامر الهيئات الإدارية.
وبالتالي، فإن العاملين في قسم المحاسبة يراقبون الكائنات المحاسبية وجميع التغييرات فقط من خلال المستندات: يتم استلام مستند - حدث تغيير، ولا توجد مستندات - الكائنات في حالة لم تتغير.
لإجراء المراقبة، يتم تأمين أو نقل جميع ممتلكات المنظمة، بما في ذلك النقد الموجود في ماكينة تسجيل النقد، لحفظها الاستخدام المقصودمسؤولون محددون (مسؤولون ماليًا) أشخاص ليسوا مسؤولين فقط عن سلامة الممتلكات، بل مسؤولون أيضًا عن كل حالة استلامها أو إطلاقها أو التخلص منها أو استخدامها، أي. يجب إضفاء الطابع الرسمي على كل معاملة تجارية أو تأكيدها باستخدام المستند الأساسي المناسب. لا توفر الوثيقة الأولية نتيجة الملاحظة فحسب، بل توفر أيضًا قياسًا كميًا للمعاملة التجارية المكتملة. غالبًا ما يتم تقديم نتيجة القياس كمؤشر كمي في العدادات الطبيعية أو عدادات العمل. يتم إجراء قياس التكلفة النهائية للعملية، كقاعدة عامة، في قسم المحاسبة في المنظمة.
تشكل مراقبة حقيقة المعاملة التجارية والقياس الكمي للتغيرات في تكوين الأموال أو المصادر والإعداد اللاحق للوثيقة معًا نوعًا مستقلاً نسبيًا من المحاسبة التشغيلية والفنية - المحاسبة الأولية. إن استخدام هذه المستندات في قسم المحاسبة بالمؤسسة للأغراض المحاسبية هو محاسبة تكاليف "ثانوية". يتم إجراء المحاسبة الأولية تحت التوجيه المنهجي المباشر لقسم المحاسبة؛ والوثائق الأولية هي الأساس الأولي، وجزء لا يتجزأ من المحاسبة ويجب أن تستوفي جميع متطلباتها من حيث الدقة والموثوقية والتوقيت وما إلى ذلك.
لا توفر المراقبة الحالية للكائنات المحاسبية وتغييراتها بمساعدة الوثائق دائمًا ضمانًا كاملاً وثقة في دقة المحاسبة، لذلك تستخدم المنظمة المخزون للمراقبة الدورية لدقة المحاسبة الحالية. المخزون هو التحقق من توافر الأشياء المحاسبية العينية من قبل مجموعة من الأشخاص (العمولة) بما في ذلك موظف المحاسبة. يقوم هؤلاء الأفراد بملاحظة الأشياء بشكل مباشر، وقياسها كميًا، وعكس هذه النتائج في وثيقة خاصة. اسم هذه الطريقة - المخزون - يأتي من الاسم الأقدم - المخزون، والذي يعني قائمة الأشياء الثمينة. حاليًا، يُطلق على المستند اسم قائمة المخزون، ويشير المخزون إلى الأنواع الفردية (الكائنات) لممتلكات المؤسسة.
إجراء مراقبة يومية لتقدم العمليات التجارية من قبل المسؤولين (المسؤولين ماليًا)، ويتطلب تسجيل الوثائق الأولية تنظيمًا معينًا لأماكن عملهم. ويجب أن تكون مجهزة بأدوات الوزن المناسبة، ومكان لتجميع الوثائق والحفاظ عليها، وتخزينها، ونماذج المستندات، وأجهزة الكمبيوتر وغيرها من المعدات المكتبية، والمواد التعليمية والمنهجية. يتم إبرام اتفاقيات مع الموظفين الأفراد (أصحاب المخازن، وأمناء الصندوق) بشأن المسؤولية المالية الكاملة عن الأشياء الثمينة المقبولة للتخزين، وتشير مسؤوليات العمل إلى الحاجة إلى قبول الأصول المادية والإفراج عنها فقط على أساس المستندات.
وفي بعض الحالات بأعداد كبيرة الأصول الماديةوالمعاملات التجارية التي يتم تنفيذها معهم، يمكن إجراء العمل المباشر مع المستندات وجميع المحاسبة الأولية في أماكن العمل من قبل المحاسبين (المحاسبين والمشغلين).
يجب أن يتم تعيين وفصل الأشخاص المسؤولين مالياً بموافقة كبير المحاسبين. يحظر قبول الأشخاص المدانين سابقًا بجرائم الاستحواذ في هذه المناصب، والتي يتم اتخاذ القرارات بشأنها القضاءيحظر شغل المناصب المرتبطة بالمسؤولية المالية. كل هذا مجتمعاً يوفر ثقة أكبر في المسؤولين المنوط بهم المراقبة والمحاسبة الأولية نيابة عن المحاسب (المحاسبة).
موضوع المحاسبة هو الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة. بشكل عام، الموضوع يتزامن مع كائنات التحكم.
من أجل دراسة عملية عمل المنظمة تحت تأثير قرارات الإدارة، يجب تقسيم كائن الإدارة إلى أجزاء منفصلة نسبيًا لدراستها التفصيلية.
تشمل الكائنات المحاسبية ما يلي:-
ممتلكات المنظمة (الأصول) ؛ -
مصادر تكوين الملكية (رأس المال والالتزامات (الخصوم) ؛ -
العمليات الاقتصادية والحقائق المكونة لها في النشاط الاقتصادي؛ -
إيرادات ونفقات المنظمة والنتائج المالية.
الأصول هي أصول اقتصادية مملوكة لمنظمة ما، والتي ينبغي أن تجلب لها فوائد اقتصادية في المستقبل.
حقوق ملكية المنظمة هي رصيد أصولها بعد خصم التزاماتها.
يتم الاعتراف بالالتزامات على أنها التزامات المنظمة الموجودة في تاريخ معين، والتي يؤدي الوفاء بها إلى تدفق الموارد إلى الخارج.
يتم الاعتراف بالدخل كزيادة في المنافع الاقتصادية خلال فترة التقرير أو كنقص حسابات قابلة للدفعمما يؤدي إلى زيادة رأس المال بخلاف مساهمات الملاك.
يتم الاعتراف بالمصروفات على أنها انخفاض في المنافع الاقتصادية خلال فترة التقرير أو زيادة في الالتزامات التي ستؤدي إلى انخفاض في رأس المال.
النتيجة المالية - الربح (زيادة الدخل على النفقات)، الخسارة (زيادة النفقات على الدخل).
المزيد عن الموضوع 3.1. أهداف الرقابة المحاسبية:
- 12.1. نظام المحاسبة في روسيا. الأهداف الرئيسية للمحاسبة. كائنات المحاسبة وتصنيفها. القواعد الأساسية للمحاسبة. الوثائق التنظيمية التي تحدد تنظيم وصيانة المحاسبة في الاتحاد الروسي
- 1.3. الكائنات المحاسبية تعريف وتكوين الكائنات المحاسبية
- 12.4.3. الملاحظة هي أهم وسيلة لجمع المعلومات التسويقية. الأنواع الرئيسية للملاحظة
- 1.1. موضوع وأهداف ومبادئ وخصائص المحاسبة والميزانية العمومية وعمليات البنوك المحاسبة في البنك وأهدافها والموضوع والأهداف الرئيسية والمبادئ
7.1. الملاحظة الأولية والوثائق المحاسبية والغرض منها
الملاحظة الأولية هي الأساس لعمل المحاسبة الاقتصادية. ويغطي:
- تقييم ومعايير اختيار حقائق الحياة الاقتصادية؛
- إعلان لا لبس فيه عن الأشياء والأحداث التي تنعكس في المحاسبة؛
- الجمع بين وقت تسجيل المراقبة وقياس حقائق الحياة الاقتصادية؛
طرق التحكم في مراقبة ونقل حقائق الحياة الاقتصادية لمزيد من المعالجة.
وبناء على نتائج الملاحظة الأولية، يبدأون في تجميع الوثائق. يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة بالمستندات الداعمة، والتي تكون بمثابة المعلومات المحاسبية الأساسية التي تقوم عليها المحاسبة. وثيقة محاسبية هي شهادة مكتوبة تؤكد حقيقة المعاملات التجارية، أو الحق في تنفيذها، أو تحدد المسؤولية المالية للموظفين عن القيم الموكلة إليهم.
الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمات مصحوبة بتنفيذ عمليات عديدة ومتنوعة؛ يتم توثيق كل عملية تجارية بالضرورة في المستندات المحاسبية التي تحتوي على معلومات أولية عن المعاملات التجارية المكتملة أو الحق في تنفيذها. أهداف المستندات المحاسبية هي عمليات العرض والإنتاج والمبيعات، بالإضافة إلى الأقسام الفردية للمنظمة، ومختلف العلاقات المالية والاقتصادية والتسوية داخل المنظمة وخارجها.
يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنماذج الموحدة التي وافقت عليها لجنة الدولة الروسية في 1997-2000. بالاتفاق مع وزارة المالية في روسيا ووزارة الاقتصاد وتنمية التجارة في الاتحاد الروسي وغيرها من السلطات التنفيذية الفيدرالية المهتمة بشأن أقسام المحاسبة التالية:
- محاسبة المنتجات الزراعية والمواد الخام.
- محاسبة العمل ودفعه ؛
- محاسبة الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة؛
- محاسبة المواد؛
- محاسبة العمل في بناء رأس المال;
- محاسبة العمل في النقل على الطرق;
- محاسبة نتائج المخزون.
- محاسبة المعاملات النقدية والتسوية؛
- محاسبة المعاملات التجارية ، إلخ.
إذا نفذت منظمة ما عمليات لا يمكن إضفاء الطابع الرسمي عليها باستخدام وثائق قياسية، فيمكنها تطوير شكلها الخاص من الوثيقة الأساسية، والتي يجب توفيرها السياسة المحاسبيةالمنظمة وتحتوي على قائمة بالتفاصيل المطلوبة.
بالإضافة إلى المستندات المحاسبية، قد يتم تضمين المعلومات المحاسبية على وسائط تخزين الكمبيوتر. يتم استخدامها في تكنولوجيا الكمبيوتر للحصول على معلومات حول الممتلكات والالتزامات والمعاملات التجارية ومعالجتها. بالنسبة للمعالجة الآلية، تم إدخال تفاصيل خاصة في المستندات المحاسبية (رموز المنظمة، الانقسامات الهيكليةإلخ.)
ترتبط المستندات ارتباطًا وثيقًا بمفاهيم مثل التوثيق (المحاسبة الأولية) والتوحيد والتوحيد وتدفق المستندات.
توثيق – طريقة تسجيل الممتلكات والالتزامات والمعاملات التجارية مع المستندات المحاسبية. لا يمكن أن تنعكس أي معاملة في المحاسبة دون تأكيدها بالمستندات ذات الصلة. التسجيل الصحيح وفي الوقت المناسب لجميع المعاملات التجارية مع المستندات هو المرحلة الأولى من المحاسبة. التوثيق هو تدفق المعلومات حول الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة، وبالتالي يستخدم على نطاق واسع في إدارة المنظمة للرقابة الأولية والحالية واللاحقة.
السيطرة الأوليةيتم تنفيذه من قبل رؤساء المنظمة (المدير، كبير المحاسبين، كبير المهندسين، رئيس العمال، وما إلى ذلك) عند توقيع المستندات، حيث أنهم من خلال التوقيع على الوثيقة يتحملون المسؤولية الشخصية للموظف الذي وقع الوثيقة عن الإجراءات التي قام بها .
السيطرة الحاليةيتم تنفيذها في عملية المحاسبة والتحليل (التشغيلية) للأنشطة المالية والاقتصادية ؛ لتعميق التحليل، يتم استخدام الوثائق الأولية.
السيطرة اللاحقةيتم تنفيذها بشكل أساسي في شكل عمليات تدقيق مستندية، وكذلك عن طريق فحص المحاسبين للمستندات التي تعمل كأساس لمعالجة المعاملات التجارية.
توحيد الوثائق- تطوير نماذج موحدة من الوثائق لاستخدامها عند تسجيل المعاملات المتجانسة في مختلف المنظمات، بغض النظر عن شكل الملكية والانتماء الإداري. يساهم التوحيد في تبسيط المستندات وتقليلها، كما يقوم أيضًا بتكييفها مع معالجة الكمبيوتر: استبدال المستندات لمرة واحدة بمستندات تراكمية، وإزالة المؤشرات غير الضرورية الموجودة في المستندات، ودمج العديد من المستندات الفردية في وثائق مجمعة، وما إلى ذلك.
توحيد الوثائق –إن إنشاء أحجام متطابقة (قياسية) للنماذج للمستندات من نفس النوع، مما يسمح باستخدام الورق بشكل أكثر كفاءة عند طباعة المستندات، يقلل من تكاليفها. بالإضافة إلى ذلك، يسهل التوحيد معالجة الوثائق، واستخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية وتخزين الوثائق في الأرشيف.
تدفق ثيقة -المسار الذي تتخذه الوثيقة من لحظة إعدادها إلى تسليمها إلى الأرشيف. في كل منظمة، يتم تطوير تدفق المستندات من قبل كبير المحاسبين ويتم الموافقة عليه من قبل رئيس المنظمة. يتضمن تدفق المستندات ما يلي:
- اسم التقارير أو الوثائق الأولية؛
- وقت التجميع
- الشخص الذي يحرر المستندات أو يوقعها أو يسجلها؛
- المواعيد النهائية والشخص المسؤول عن تقديم الوثيقة إلى قسم المحاسبة؛
- يتحكم الشخص الذي يقبل المستند ويفحصه ويعالجه في كيفية استخدامه في المحاسبة وفي أي حالة يتم تخزينه في الأرشيف الحالي.
7.2. تصنيف الوثائق
من المعتاد تجميع جميع المستندات المتنوعة التي أعدتها المنظمة، أي تجميع المستندات المحاسبية الموحدة، والتي يتم تصنيفها وفقًا لخصائص متجانسة: الغرض، ترتيب الإعداد، محتوى المعاملات التجارية، طريقة تسجيل المعاملات، مكان طريقة التحضير وترتيب الحشوة (انظر الشكل).
تصنيف المستندات المحاسبية
إداريتحتوي المستندات على أمر وتعليمات لتنفيذ معاملة تجارية. أنها تسمح بتنفيذ العملية، ولكن لا تشهد على اكتمالها. على سبيل المثال، الأوامر، التوكيلات، الفواتير، أوامر العمل، شيك استلام النقود من حساب جاري أو بالعملة الأجنبية، أمر دفعالبنك للتحويل مبالغ من المالإلى المورد، وما إلى ذلك. يتم توقيع المستندات الإدارية من قبل موظفي المنظمة الذين لديهم الحق في إعطاء تعليمات بشأن تنفيذ العمليات الموضحة في المستندات.
تنفيذي (تبرئة)تؤكد المستندات فقط حقيقة المعاملة، وتعمل على تبرير السجلات المحاسبية والإشارة إلى استلام وإصدار وإنفاق المواد و مال. على سبيل المثال، أعمال قبول ونقل الأصول الثابتة، والإيصالات، والفواتير التي تؤكد النفقات المتكبدة، وتقارير الأشخاص المسؤولين ماديا، وفواتير المنتجات المباعة، والإيصالات النقدية والنفقات، وما إلى ذلك.
توثيق تسجيل المحاسبةيتم تجميعها من قبل موظفي المحاسبة في الحالات التي لا توجد فيها مستندات أخرى لتسجيل معاملة تجارية، أو لغرض إعداد المستندات الإدارية والمؤيدة للانعكاس في المحاسبة. على سبيل المثال، بيانات توزيع الإنتاج العام ومصروفات الأعمال العامة، بيانات الاستحقاق وتوزيع رسوم الاستهلاك، البيانات التراكمية، حسابات تكاليف الإنتاج الفعلية، حسابات الانحرافات عن التكاليف القياسية، أنواع مختلفة من الشهادات والحسابات المعدة بالمحاسبة، الخ .
مجموعتؤدي المستندات في نفس الوقت وظائف التسجيل الإداري والبراءة والبراءة والمحاسبية. على سبيل المثال، يحتوي الأمر النقدي للمصروفات في الجزء الأول على أمر لإصدار الأموال، وفي الجزء الثاني، يتم إضفاء الطابع الرسمي على إصدار الأموال، ويتم تأكيده من خلال توقيعات المستلم وأمين الصندوق؛ تحتوي فاتورة الإفراج عن الأصول المادية على أمر بإخراج المواد من المستودع إلى الورشة، بالإضافة إلى تسجيل الإصدار الفعلي، وما إلى ذلك.
مرتبيمكن أن يكون تجميع المستندات أساسيًا وملخصًا.
أساسييتم إعداد المستندات لكل معاملة فردية في وقت اكتمالها. على سبيل المثال، أمر نقدي وارد، أمر نقدي صادر، متطلبات تحرير المواد، الفواتير، طلبات الدفع، أعمال قبول ونقل الأصول الثابتة، أعمال شطب الأصول الثابتة، إلخ.
ملخصيتم إعداد المستندات على أساس المستندات الأولية التي تم تجميعها مسبقًا. استخدامها يسهل السيطرة على العمليات المتجانسة. يمكن أن تكون تنفيذية أو محاسبية أو مجتمعة. على سبيل المثال، التقارير المسبقة والتقارير النقدية وكشوف الحسابات البنكية وكشوف التجميع والتراكمية. وعلى وجه الخصوص، يؤدي التقرير المسبق، باعتباره تقريرًا مدمجًا، وظائف المستند الداعم والمحاسبي. ويقدم وصفاً كاملاً للتسويات مع الشخص المسؤول: رصيد السلفة السابقة أو التجاوز في إنفاقها، حجم هذه السلفة، المبلغ المنفق، الرصيد وتاريخ إدخاله في السجل النقدي أو التجاوز في الإنفاق وتاريخ سدادها من قبل المؤسسة. وبالإضافة إلى ذلك، ينص التقرير المسبق على إسناد نفقات الإنتاج إلى الحسابات بعد التحقق من التقرير والموافقة عليه. توجد على الجانب الخلفي من التقرير قائمة بالنفقات الفردية والمستندات الداعمة لها.
مادةتعكس المستندات توافر وحركة الأموال وأشياء العمل. وتشمل هذه الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة وغيرها استثمارات طويلة الأجل, الاحتياطيات الإنتاجيةوالتكاليف. على سبيل المثال، أعمال قبول ونقل وشطب الأصول الثابتة، ومستندات ترحيل وشطب الأصول المادية، وقائمة الجداول والشهادات والحسابات والكشوف اللازمة لملء السجلات المحاسبية لحسابات تكلفة الإنتاج والفواتير ، الفواتير، الخ.
نقديتظهر الوثائق التدفق النقدي. بمساعدتهم والنقد و عمليات البنك. تشمل المستندات النقدية الشيكات، وكشوفات الحساب البنكية، والإيصالات النقدية وأوامر الخصم، وإيصالات استلام الأموال، وطوابع البريد والكمبيالات، والقروض، والسندات، شهادات الادخاروإلخ.
محسوبتعكس المستندات تسويات الشركة مع القانون و فرادى: أوامر الدفع، شيكات التسوية، طلبات الدفع، كشوف المرتبات، تقارير المصروفات، الخ.
عن طريق تسجيل المعاملاتوتنقسم الوثائق إلى لمرة واحدة وتراكمية.
مره واحدهيتم استخدام المستندات مرة واحدة لتعكس معاملة واحدة أو عدة معاملات يتم تنفيذها في وقت واحد. بعد التسجيل، تذهب الوثيقة لمرة واحدة إلى قسم المحاسبة وتكون بمثابة الأساس للتفكير في المحاسبة. على سبيل المثال، المقبوضات والنفقات النقدية، والفواتير، وقسائم الدفع، وما إلى ذلك.
تراكمييتم إعداد المستندات لفترة محددة (أسبوع، عقد، شهر) لتعكس العمليات المتكررة المتجانسة التي يتم تسجيلها فيها فور حدوثها. وفي نهاية الفترة يتم حساب مجاميع المؤشرات المستخدمة في الحسابات. تختلف المستندات التراكمية عن المستندات الموجزة حيث يتم تجميعها تدريجيًا عن طريق تجميع المعاملات. تتضمن مستندات التجميع بطاقات الحد، وطلبات أسبوعين أو شهرية، وما إلى ذلك.
بواسطة مكان التجميعيمكن أن تكون المستندات داخلية أو خارجية.
محلييتم تجميع الوثائق في المنظمة لتعكس العمليات الحالية. على سبيل المثال، المقبوضات النقدية وأوامر الإنفاق، والفواتير، والأفعال، والأوامر، وقسائم الدفع، وما إلى ذلك.
خارجييتم ملء المستندات خارج هذه المنظمة وتصل في شكل رسمي. على سبيل المثال، الفواتير، وكشوفات الحساب البنكية، وبيانات الشحن، وما إلى ذلك.
من أجل ملءيمكن تصنيف المستندات إلى تلك التي تم تجميعها يدويًا وباستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
تتم تعبئة المستندات اليدوية يدويًا أو على الآلة الكاتبة.
تقوم المستندات المملوءة باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر بتسجيل المعلومات حول عمليات الإنتاج تلقائيًا عند اكتمالها.
7.3. إجراءات تجميع وتخزين الوثائق
أساس الإدخالات في السجلات المحاسبية هو المستندات المحاسبية الأولية التي تسجل حقيقة المعاملة التجارية، لذلك يتم فرض متطلبات خاصة على إعداد المستندات.
تنفيذ الوثائق في الوقت المناسب.يجب إعداد المستندات الأولية في وقت المعاملة، وإذا لم يكن ذلك ممكنا، مباشرة بعد إتمام المعاملة. عند بيع البضائع والمنتجات والأعمال والخدمات باستخدام سجلات النقد، يُسمح بإعداد مستند محاسبي أولي مرة واحدة على الأقل في نهاية يوم العمل بناءً على الإيصالات النقدية. عدم الامتثال لهذا الشرط يمكن أن يؤدي إلى الإهمال في المحاسبة. يتم إنشاء المستندات المحاسبية الأولية وإجراءات وتوقيت نقلها للتفكير في المحاسبة وفقًا لجدول تدفق المستندات المعتمد من قبل المنظمة. يضمن الأشخاص الذين قاموا بتجميع المستندات الأولية وتوقيعها تنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية، ثم نقلها ضمن الإطار الزمني المحدد للتفكير في المحاسبة، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها.
الدقة والوضوح واكتمال محتوى المعاملة، التي وضعتها الوثيقة. في كل وثيقة، يجب أن يكون النص الذي يصف العملية محددًا بحيث لا يكون هناك أي غموض بعد الانتهاء. يجب ملء جميع المؤشرات الموجودة في نموذج المستند، كما يجب شطب الأعمدة والأسطر الفارغة.
املأ المستند بوضوح. يجب أن يتم ملء نموذج الوثيقة على الآلة الكاتبة، بالحبر أو بالقلم الرصاص، بعناية وبشكل مقروء. لا يُسمح بالتصحيحات غير المصرح بها في المستندات. يجب تأكيد تصحيح الخطأ من خلال توقيع الأشخاص الموقعين على الوثيقة مع تحديد تاريخ التصحيح. لا يُسمح بالتصحيحات في المستندات النقدية والمصرفية. المستندات التي تم إعدادها بشكل ينتهك المتطلبات المحددة ليس لها قوة قانونية؛ ولا يمكن أن تكون بمثابة دليل على المعاملات أو صحة الإدخالات المحاسبية. يتم إرجاع المستندات التي بها عيوب إلى الأشخاص المسؤولين عن إعدادها؛ ولا يتم إرجاع الوثائق التي تحتوي على محو، ويتم تقديم المسؤولين عنها إلى العدالة.
للتحكم في معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية وتبسيطها، يمكن تجميع المستندات المحاسبية الموحدة على أساس المستندات المحاسبية الأولية. يمكن أن تكون المستندات المحاسبية الأولية والموحدة مكتوبة على الورق ووسائط الكمبيوتر.
يتم قبول المستندات الأولية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية، ويجب أن تحتوي المستندات التي لم يتم تقديم نموذجها على التفاصيل الإلزامية التالية:
- عنوان الوثيقة؛
- رمز النموذج؛
- تاريخ إعداد الوثيقة؛
- اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها؛
- محتوى المعاملات التجارية؛
- عدادات المعاملات التجارية (الكميات، المبالغ)؛
- موقف الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ معاملة تجارية وصحة تنفيذها والتوقيعات الشخصية وفك تشفيرها، بما في ذلك حالة إنشاء المستندات باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.
إذا لزم الأمر، يمكن تضمين تفاصيل إضافية.
يجب أن تحتوي المستندات الموجودة على وسائط تخزين الكمبيوتر على ما يلي:
- اسم الشركة؛
- تاريخ تسجيل الوثيقة؛
- موقع المنظمة؛
- رمز المشغل الذي سجل المستند على شريط مغناطيسي.
يجب أن تحتوي المستندات الموجودة على المخططات الآلية على:
- اسم وموقع المنظمة؛
- تاريخ التجميع.
تخضع المستندات التي يستقبلها قسم المحاسبة للمعالجة المحاسبية، والتي تتم على ثلاث مراحل، قبل تسجيلها في سجلات المحاسبة أو نقلها إلى وحدة العد الآلي. أولاً، يتم فحص المستندات بناءً على مزاياها، أي يتم تحديد جدوى وقانونية العملية المحددة في الوثيقة؛ يتم تحديد ما إذا كانت هذه العملية قد تمت على الإطلاق وبالقدر المحدد في الوثيقة. في هذه الحالة، يستخدمون طريقة التحقق المضاد من المستندات، على سبيل المثال، مقارنة أوامر تصنيع المنتجات وفواتير ترحيل هذه المنتجات؛ فواتير شحن المنتجات وإيصالات المشتري لقبول هذه المنتجات، وما إلى ذلك. ثانيًا، يتم إجراء فحص رسمي للوثيقة، أي يتم تحديد ما إذا كانت الوثيقة مكتوبة في النموذج المحدد، وما إذا كانت جميع التفاصيل قد تم ملؤها بشكل صحيح، وما إذا كانت هناك التوقيعات المطلوبة للمسؤولين المشاركين في المعاملة وتنفيذ المستندات. ثالث، تخضع المستندات التي تم التحقق منها والمقبولة للتجميع والتحقق الحسابي والضرائب وتخصيص الحساب.
التجميع – هذه مجموعة مختارة من المستندات المتجانسة ليس فقط في الأسماء، ولكن أيضًا في المستندات المرتبطة بها. يسمح لك بتلخيص النتائج العامة للمستندات المتجانسة، مما يسهل إلى حد كبير المعالجة المحاسبية للبيانات المجمعة ويجعل من الممكن إجراء إدخالات في إدخال محاسبي واحد.
التحقق الحسابي تتيح لك المستندات التحكم في الحسابات الحسابية للنتائج وصحة انعكاس المؤشرات الكمية ومؤشرات التكلفة.
الضرائب على المستندات – التعبير عن المؤشرات الطبيعية من الناحية النقدية وحساب المبلغ.
تحت احالة حساب تفهم المستندات توضيح الحسابات التي يجب تسجيل المعاملات التجارية الموضحة في المستندات المرفقة في المدين والائتمان.
بعد قيد المستندات في السجلات المحاسبية يتم استردادها، ويتم توثيقها عن طريق إرفاق ختم "مستلم" أو "مسدد" على كل مستند. يجب أن يتم هذا الإلغاء للمستندات لمنع إساءة الاستخدام عن طريق إعادة استخدام المستندات المسجلة بالفعل.
بعد المعالجة المحاسبية النهائية، يتم حفظ جميع المستندات في مجلدات ونقلها للتخزين إلى الأرشيف الحالي، مما يضمن سلامتها وسهولة تخزينها؛ يتم ربط المستندات في مجلدات بالتسلسل بترتيب ترقيم مقالات الدوريات حسب الشهر. على غلاف المجلد، أشر إلى اسم المنظمة واسمها ورقمها التسلسلي والسنة والشهر وعدد الأوراق الموجودة في المجلد. عندما يتم نقل الوثائق إلى الأرشيف، وعندما يتم تدميرها، يتم إعداد الأفعال وتخزينها في الأرشيف. لتبسيط عملية التخزين، يتم الاحتفاظ بسجل للملفات الأرشيفية، والذي يحتوي على النموذج التالي:
يتم إصدار الحالات من الأرشيف بناءً على أمر كتابي من كبير المحاسبين. لا يجوز مصادرة الوثائق إلا من قبل هيئات التحقيق والتحقيق الأولي ومكتب المدعي العام والمحاكم، مفتشيات الضرائبوشرطة الضرائب على أساس قراراتهم وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي. يحق لكبير المحاسبين أو أي مسؤول آخر في المنظمة، بإذن، وبحضور ممثلي السلطات التي تقوم بمصادرة المستندات، عمل نسخ منها تشير إلى سبب وتاريخ المصادرة.
تمت الموافقة على قائمة وشروط تخزين الوثائق في المنظمة، وكذلك إجراءات نقلها إلى أرشيف الدولة، من قبل مديرية المحفوظات الرئيسية في عام 1989.
الاستنتاجات
يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة بالمستندات الداعمة، والتي تكون بمثابة المعلومات المحاسبية الأساسية التي تقوم عليها المحاسبة.
يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنماذج الموحدة التي وافقت عليها لجنة الدولة الروسية في 1997-2000. بالاتفاق مع وزارة المالية في روسيا ووزارة الاقتصاد وتنمية التجارة في الاتحاد الروسي وغيرها من السلطات التنفيذية الفيدرالية المهتمة.
التسجيل الصحيح وفي الوقت المناسب لجميع المعاملات التجارية مع المستندات هو المرحلة الأولى من المحاسبة.
من المعتاد تجميع جميع المستندات المتنوعة التي أعدتها المنظمة، أي تجميع المستندات المحاسبية الموحدة، والتي يتم تصنيفها وفقًا لخصائص متجانسة: الغرض، ترتيب الإعداد، محتوى المعاملات التجارية، طريقة تسجيل المعاملات، مكان من التحضير وترتيب الانتهاء. أساس الإدخالات في السجلات المحاسبية هو المستندات المحاسبية الأولية التي تسجل حقيقة المعاملة التجارية.
أسئلة الاختبار الذاتي
- ما هي الملاحظات الأولية والسجلات الأولية؟
- ما هي الوثيقة؟
- ما هي الوثائق التي تسمى الابتدائية؟
- هل مفهوما "الوثيقة" و"الوثيقة الأولية" متطابقان؟ لماذا؟
- ما هو جوهر ومعنى الوثائق؟
- ما هي المؤشرات التي تعتبر تفاصيل إلزامية ولماذا لا يمكنك الاستغناء عن بعضها؟
- لماذا هناك حاجة إلى تفاصيل إضافية؟ أعط أمثلة.
- كيف تختلف المستندات المحاسبية عن حاملات البيانات الأساسية الأخرى؟
- ما هي متطلبات الأوراق؟
- ما هو توحيد وتوحيد الوثائق؟ ما هو دورهم في المحاسبة؟
- كيف يتم تصنيف الوثائق؟
- وصف وتقديم أمثلة على المستندات المحاسبية. ما هو سبب حاجتهم؟
- ما هو التحقق الموضوعي من الوثائق؟
- وصف التحقق المضاد من المستندات.
- لماذا لا يمكن إجراء التصحيحات على المستندات النقدية والمصرفية؟
- ما هو تدفق المستندات وما أهميته؟
- ما هو الغرض من الأرشيف وأنواعه؟ ما هو دور المحاسب في مؤسسته؟
- ما هو القانون التنظيمي الذي ينظم إنشاء وقبول وتسجيل الوثائق وتخزينها؟
- ما هي الجهة التي تعتمد النماذج الموحدة للوثائق الأولية؟
فهرس
- القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" بتاريخ 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ (مع التعديلات والإضافات اللاحقة).
- اللائحة التنفيذية للمحاسبة وإعداد التقارير المالية في الاتحاد الروسي. أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 24 مارس 2000 رقم 31 ن.
- نظرية المحاسبة Kuter M.I: كتاب مدرسي. الطبعة الثالثة، المنقحة. وإضافية - م: المالية والإحصاء 2004/
- Kovalev V.V. المحاسبة والتحليل المالي: الأسس المفاهيمية. – م: المالية والإحصاء، 2004.
النسخة المطبوعة
قارئ
| مسمى وظيفي | حاشية. ملاحظة |
ورش عمل
| اسم الورشة | حاشية. ملاحظة |
إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه
سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.
نشر على http://www.allbest.ru/
الدورات الدراسية في تخصص "المحاسبة"
حول الموضوع: "الملاحظة الأولية في المحاسبة"
مقدمة 3
1. الجوهر وطرق الملاحظة الأولية 4
2. تصنيف الوثائق 6
3. تنظيم تدفق الوثائق 17
4. الجرد كوسيلة للملاحظة الأولية 21
الاستنتاج 29
قائمة الأدبيات المستخدمة 30
مقدمة
من ميزات المحاسبة أنه يتم تنفيذها من خلال المراقبة المستمرة للتغيرات في حالة الكائنات المحاسبية. في المحاسبة، يجب توثيق كل معاملة تجارية تؤدي إلى مثل هذا التغيير، أي. وثيقة معينة. على سبيل المثال، يجب أن يتم إضفاء الطابع الرسمي على استلام الأصول المادية من خلال أمر استلام (فاتورة إيصال)، وتحرير الأصول المادية - فاتورة لتحرير المواد (فاتورة المواد الاستهلاكية)، واستلام الأموال في مكتب النقد بالمؤسسة - إيصال أمر نقدي، ويجب تأكيد استلام الأموال إلى الحساب الجاري أو التصرف فيها كشف حساب بنكىتقديم الخدمات - بموجب القانون ذي الصلة، وما إلى ذلك. وفي حالة عدم وجود مثل هذه المستندات، لا توجد معلومات تفيد بأن هذه المعاملات تمت في المؤسسة، أو بمعنى آخر، هذه المعلومات غير مؤكدة. وفي هذا الصدد، يتم رصد التغيرات في حالة الكائنات المحاسبية من خلال الحصول على معلومات وتأكيدها حول إتمام بعض المعاملات التجارية التي تسببت في مثل هذه التغييرات. نظرًا لأن هذه المعلومات في المحاسبة يتم تقديمها وتأكيدها حصريًا من خلال المستندات، التي تحتوي على مستند معين فقط، يمكن للمحاسب التأكد من حدوث معاملة تجارية بالفعل.
وبالتالي، فإن استلام المحاسب للمعلومات المؤكدة بالوثائق ذات الصلة حول إتمام بعض المعاملات التجارية يسمى الملاحظة الأولية.
1. الجوهر وطرق الملاحظة الأولية
عند طرح السؤال الأول للموضوع لا بد من إظهار الملاحظة كعنصر من عناصر الطريقة المحاسبية؛ وصف طريقتين أو تقنيات محددة للمراقبة الأولية - التوثيق والجرد.
الملاحظة الأولية هي الأساس لعمل المحاسبة الاقتصادية. ويغطي:
· تقييم ومعايير اختيار حقائق الحياة الاقتصادية
· الإعلان الواضح عن الأشياء والأحداث المنعكسة في المحاسبة
· الجمع في زمن تسجيل المراقبة وقياس حقائق الحياة الاقتصادية
· طرق الرقابة على مراقبة ونقل حقائق الحياة الاقتصادية لمزيد من المعالجة
وبناء على نتائج الملاحظة الأولية، يبدأون في تجميع الوثائق. يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة بالمستندات الداعمة، والتي تكون بمثابة المعلومات المحاسبية الأساسية التي تقوم عليها المحاسبة.
الوثيقة المحاسبية هي شهادة مكتوبة تؤكد حقيقة المعاملات التجارية، أو الحق في تنفيذها، أو تحدد المسؤولية المالية للموظفين عن القيم الموكلة إليهم.
الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمات مصحوبة بتنفيذ عمليات عديدة ومتنوعة؛ يتم توثيق كل عملية تجارية بالضرورة في المستندات المحاسبية التي تحتوي على معلومات أولية عن المعاملات التجارية المكتملة أو الحق في تنفيذها. أهداف المستندات المحاسبية هي عمليات العرض والإنتاج والمبيعات، بالإضافة إلى الأقسام الفردية للمنظمة، ومختلف العلاقات المالية والاقتصادية والتسوية داخل المنظمة وخارجها.
يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنماذج الموحدة المعتمدة بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 أكتوبر 1997 رقم 71 أ (بصيغته المعدلة في 21 يناير 2003 رقم 7).
إذا قامت إحدى المنظمات بتنفيذ معاملات لا يمكن إضفاء الطابع الرسمي عليها باستخدام مستندات قياسية، فيمكنها تطوير شكل خاص بها من المستند الأساسي، والذي يجب توفيره في السياسات المحاسبية للمنظمة ويحتوي على قائمة بالتفاصيل الإلزامية.
التوثيق هو وسيلة لتسجيل الممتلكات والالتزامات والمعاملات التجارية مع الوثائق المحاسبية.
لا يمكن أن تنعكس أي معاملة في المحاسبة دون تأكيدها بالمستندات ذات الصلة. التسجيل الصحيح وفي الوقت المناسب لجميع المعاملات التجارية مع المستندات هو المرحلة الأولى من المحاسبة. التوثيق هو تدفق المعلومات حول الأنشطة المالية والاقتصادية للمنظمة.
تدفق الوثيقة هو المسار الذي تتخذه الوثيقة من لحظة إعدادها إلى تسليمها إلى الأرشيف. في كل منظمة، يتم تطوير تدفق المستندات من قبل كبير المحاسبين ويتم الموافقة عليه من قبل رئيس المنظمة.
يجب أن توفر:
· اسم التقارير أو الوثائق الأولية.
· وقت التجميع.
· الشخص الذي يحرر أو يوقع أو يسجل المستندات.
· المواعيد النهائية والشخص المسؤول عن تقديم المستند إلى قسم المحاسبة.
· الشخص الذي يستلم الوثيقة ويفحصها ويعالجها يتحكم في كيفية استخدامها في المحاسبة وفي أي حالة يتم تخزينها في الأرشيف الحالي.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن عدم تدفق المستندات أو تنظيمها غير الواضح يؤدي إلى إهمال المحاسبة وإلى جميع أنواع الانتهاكات.
المخزون هو توضيح مدى التوفر الفعلي للممتلكات والالتزامات المالية من خلال مقارنتها بالبيانات المحاسبية في تاريخ معين.
2. تصنيف الوثائق
مع مراعاة السؤال الثانيالمواضيع، من الضروري إظهار جوهر المستند كدليل قانوني على معاملة مكتملة، وإعطاء تصنيف للمستندات المحاسبية وإعطاء أمثلة عليها.
في المنظمات، في عملية أداء الأنشطة المالية والاقتصادية، يتم تنفيذ عمليات مختلفة. ولذلك، فإن الوثائق التي تم تجميعها بها مختلفة أيضًا. يتم تفسير تنوع المستندات أيضًا من خلال خصوصياتها في العمل المحاسبي.
لاختيار الأشكال والأنواع الأكثر عقلانية عند معالجة عمليات معينة، يتم تصنيف (تجميع) جميع المستندات وفقًا لعدة معايير:
بالميعاد،
من أجل تسجيل المعاملات،
وفقا لطريقة تغطية العمليات،
من خلال عدد الحسابات
حسب مكان التجميع.
المادة 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" بتاريخ 21 نوفمبر 1996. ينص رقم 129-FZ على ما يلي: "يجب توثيق جميع المعاملات التجارية التي تجريها المنظمة بالمستندات الداعمة التي يتم على أساسها إجراء المحاسبة. يتم قبول المستندات الأساسية للمحاسبة إذا تم وضعها بالشكل الوارد في الألبوم. " النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية، والمستندات التي لم يتم النص على شكلها في هذه الألبومات يجب أن تحتوي على تفاصيل إلزامية."
في العمل اليومي للمنظمات، يتم إنشاء وثائق حول مختلف قضايا الإنتاج والأنشطة الاقتصادية والمالية والاجتماعية. هذه هي الأوامر والقرارات والرسائل والأفعال والاتفاقيات والبروتوكولات والبيانات والبرقيات والشهادات وما إلى ذلك.
يتم تجميع المستندات المحاسبية في الأقسام المحاسبية التالية:
· المنتجات الزراعية؛
· العمل ودفعه.
· الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة.
· مواد؛
· العمل في بناء رأس المال.
· تشغيل آلات وآليات البناء.
· العمل في النقل البري.
· نتائج الجرد.
· عمليات التداول.
يتكون توثيق أنشطة الإدارة من تسجيل المعلومات ذات الصلة بطرق مختلفة (وفقًا للنماذج المعمول بها)، أي: إنشاء المستندات.
متطلبات محتوى وإعداد المستندات المحاسبية.
تتكون الوثائق من عناصر فردية (مؤشرات)، تسمى التفاصيل (من الكلمة اللاتينية reguisitum - مطلوبة، ضرورية).
مجموعة تفاصيل الوثيقة تحدد شكلها.
لكي تؤدي الوثيقة غرضها، يجب أن يتم إعدادها وفقًا للنموذج المقبول لهذه الفئة من المستندات.
تعتمد قوتها الإثباتية (القانونية) على اكتمال ونوعية تنفيذ المستندات، لأنها بمثابة دليل وتأكيد لحقائق محددة.
وتنقسم جميع التفاصيل إلى إلزامية وإضافية.
وفقًا لمتطلبات اللوائح الخاصة بالحفاظ على التقارير المحاسبية والمالية في الاتحاد الروسي، المعتمدة بأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998. رقم 34H (بصيغته المعدلة بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 24.03.2000 رقم 31H)، يجب أن تحتوي المستندات الأولية على التفاصيل الإلزامية التالية:
· أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المعاملات التجارية وصحة تنفيذها.
· التوقيعات والنصوص الشخصية (بما في ذلك حالات إنشاء المستندات باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر).
إذا لزم الأمر، يمكن تضمين تفاصيل إضافية في محتويات الوثيقة: شعار الدولة للاتحاد الروسي، شعار المنظمة، اسم المنظمة الأم، فهرس مؤسسة الاتصالات، العنوان البريدي، التلغراف، الرقم، الرابط إلى الفهرس وتاريخ الوثيقة الواردة، وختم تقييد الوصول إلى الوثيقة، والقرار، وعلامة المراقبة، والتأشيرات، والختم، ولقب المؤدي ورقم هاتفه، وعلامة على نقل البيانات إلى وسائط الكمبيوتر وغيرها، حسب تقدير المنظمة .
تسمى مجموعة تفاصيل الوثيقة المرتبة بتسلسل محدد شكلها.
يسمى النموذج الخاص بنوع معين من المستندات بالنموذج القياسي (على سبيل المثال، للأوامر والبروتوكولات وما إلى ذلك). يتميز هذا النموذج بمجموعة ثابتة من التفاصيل مرتبة في تسلسل صارم.
يتم تحديد تكوين التفاصيل وموضعها في GOST في نموذج النموذج.
يجب إعداد جميع المستندات الأولية في وقت المعاملة التجارية، إذا لم يكن ذلك ممكنًا لأي سبب من الأسباب - مباشرة بعد إتمام المعاملة.
يتم توثيق الأصول والالتزامات والمعاملات التجارية بعملة الاتحاد الروسي - بالروبل وباللغة الروسية. إذا تم إعداد المستندات بلغات أخرى، فيجب أن تحتوي على ترجمة سطرًا تلو الآخر باللغة الروسية.
يمكن إجراء الإدخالات في المستندات الأولية بالحبر ومعجون قلم حبر جاف وقلم رصاص كيميائي باستخدام المعدات المكتبية والأتمتة. يجب شطب الخطوط والأعمدة والأعمدة الحرة.
يمكن تجميع المستندات المحاسبية الأولية والتلخيصية على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة، تلتزم المنظمة بإنتاج نسخ من هذه المستندات على الورق، على نفقتها الخاصة، للمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية، وكذلك بناءً على طلب السلطات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والمحكمة ومكتب المدعي العام (المادة 9 الفقرة 7 من القانون الاتحادي رقم 129- القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة"). يجب الموافقة على نماذج المستندات المحاسبية الأولية المستخدمة لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية التي لا يتم توفير النماذج القياسية لمستندات المحاسبة الأولية لها، وكذلك نماذج المستندات الخاصة بإعداد التقارير المحاسبية الداخلية بأمر من رئيس المنظمة إلى جانب السياسة المحاسبية.
يجب أن يتم التوقيع على المستندات المتعلقة بالمعاملات المالية والائتمانية والنقدية من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المعتمدين لهم.
يتم إعداد قائمة الأشخاص الذين لديهم حق التوقيع الأول والثاني بأمر من المنظمة. بدون توقيع كبير المحاسبين نقدا و وثائق التسويةتعتبر الالتزامات المالية والائتمانية غير صالحة ولا ينبغي قبولها للتنفيذ (المادة 7، البند 3 من القانون الاتحادي الصادر في 23 فبراير 1996 رقم 129-FZ "بشأن المحاسبة" بصيغته المعدلة بالرقم 123-FZ بتاريخ 23 يوليو ، 1998).
يجب إعداد المستندات الأولية في وقت المعاملة، وإذا لم يكن ذلك ممكنا، ففور الانتهاء من المعاملة. يتحمل المسؤولون الموقعون على الوثيقة مسؤولية دقة البيانات الواردة في الوثيقة وجودة إعدادها. يجب ألا تكون هناك تصحيحات غير محددة على المستندات، ولا يُسمح بالتصحيحات على المستندات المصرفية والنقدية على الإطلاق، حتى تلك المنصوص عليها. يتم تصحيح الأخطاء في المستندات عن طريق شطب الإدخال غير الصحيح (بسطر واحد حتى يمكن قراءة ما تم شطبه) ويتم الإشارة إليها بتوقيعات الأشخاص الموقعين على الوثيقة مع الإشارة إلى تاريخ التصحيح.
يتم تحديد مجموعة الوثائق:
· نطاق القضايا التي تحلها المنظمة في سياق أنشطتها.
· إجراءات حل القضايا (على أساس الجماعية أو وحدة القيادة)؛
· حجم وطبيعة العلاقات الخارجية.
يجب أن تستوفي أي وثيقة إدارية المتطلبات التالية:
· أن يتم صياغتها بالشكل المحدد، وفي بعض الحالات تمتثل للمعايير؛
· صادرة عن السلطة المختصة أو المسؤول المختص، وكذلك عن الأشخاص الذين يمنحهم هذا الحق بموجب القانون أو التوجيهات ذات الصلة؛
· أن يتم النشر بما يتوافق مع قواعد القانون وعدم التعارض معها.
يوصى بتقسيم نصوص الوثائق إلى قسمين رئيسيين. يشير الجزء الأول إلى أساس إعداد الوثيقة، أما الجزء الثاني فيحدد الاستنتاجات والمقترحات والقرارات والأوامر والطلبات. إذا كانت الوثيقة تتكون من عبارة واحدة، في الجزء الأول فمن المستحسن أيضا الإشارة إلى أساس أو سبب إنشاء الوثيقة، وفي الثانية - الطلب، القرار، النظام. في بعض الحالات، قد يحتوي نص المستند على الجزء الأخير فقط، على سبيل المثال، خطاب، طلب دون تفسير.
يجب أن يكون نص الوثيقة واضحا ودقيقا. يجب أن يتذكر المترجم دائمًا أن المستندات يجب أن تتوافق مع التشريعات الحالية، وبالتالي، إذا لزم الأمر، يجب التحقق من المستندات وفقًا للقوانين واللوائح. ومن المهم بشكل خاص أن يؤخذ هذا في الاعتبار عند إعداد القرارات والأوامر والوثائق الإدارية الأخرى. يجب استخدام الحقائق التي تم التحقق منها والموثوقة فقط في المستندات.
يمكن توضيح الوثائق بالجداول. وفي جميع الأحوال يتم تضمين الجداول في الطلب. يمكن القيام بذلك كرابط في نهاية المستند أو في نهاية القسم أو القسم الفرعي أو الفقرة أو الفقرة المقابلة.
يسبق كل نص عنوان - تسمية مختصرة لمحتواه. تعد أهمية العنوان في المستند أمرًا في غاية الأهمية، حيث يمكن للعنوان دائمًا أن يعبر باختصار ودقة عن الفكرة الرئيسية للمستند. العنوان هو عنصر البحث الرئيسي في الوثيقة. يقع العنوان في الزاوية اليسرى العليا من المستند تحت رقمه وتاريخه. بالنسبة للمستندات الكبيرة أو التي تعكس العديد من المشكلات، يتم تجميع العناوين الفرعية. العنوان الذي تم كتابته بشكل صحيح يقلل من الوقت الذي تستغرقه مراجعة المستند.
تخضع المستندات المحاسبية باعتبارها حاملات معلومات للنظام الموحد للتصنيف والترميز (USCC). يحل الرمز محل اسم الكائن ويعمل كوسيلة للتعرف عليه. يتم استخدامه لتبسيط معالجة المعلومات المحاسبية في المستندات المحاسبية الأولية.
يتم تصنيف المستندات المحاسبية:
· حسب الغرض؛
· ترتيب التجميع.
· طريقة تسجيل المعاملات التجارية.
· مكان التجميع.
· طريقة الحشو .
وفقًا للغرض منها ، يتم تقسيم المستندات إلى توزيع وتبرير ومحاسبة ودمج.
المستندات الإدارية هي تلك التي تحتوي على أمر بتنفيذ معاملة تجارية معينة (أوامر، تعليمات، توكيلات، أوامر دفع للبنك لتحويل الأموال، شيكات لاستلام الأموال، وما إلى ذلك).
تنفيذي (تبرئة) - تلك التي تؤكد حقيقة المعاملة التجارية (فواتير استلام المواد، والأفعال، والإيصالات، وما إلى ذلك).
المستندات المحاسبية هي المستندات التي تم إنشاؤها في قسم المحاسبة في المؤسسة لإعداد السجلات المحاسبية (شهادات المحاسبة، شهادات الحساب، أوراق التوزيع، أوراق التجميع، وما إلى ذلك).
مجتمعة - المستندات التي تحتوي في نفس الوقت على أمر وتأكيد التنفيذ أو تحتوي على معلومات حول التنفيذ وعلامات التسجيل المحاسبي (التقرير المسبق، كشف الرواتب، وما إلى ذلك).
وفقا للترتيب الذي يتم به إعداد الوثائق، هناك وثائق أولية وموجزة.
أساسي - يتم تجميعه لكل معاملة تجارية فردية فورًا في وقت اكتمالها (جداول وقت العمل، والإيصالات والنفقات النقدية، والمتطلبات، وما إلى ذلك).
ملخص - تم تجميعه على أساس المستندات الأولية (تقرير أمين الصندوق، تقرير المستودع، وما إلى ذلك).
تعكس المستندات النقدية مدى توفر الأموال وحركتها (الأوامر النقدية للاستلام والمصروفات والشيكات والسندات وما إلى ذلك).
تعكس المستندات المادية وجود وحركة ممتلكات المنظمة (المخزون والأصول الثابتة وما إلى ذلك).
تعكس مستندات الدفع تسويات المؤسسة مع الكيانات القانونية والأفراد الآخرين (شيكات التسوية، والتقارير المسبقة، وطلبات الدفع، وأوامر الدفع، وما إلى ذلك).
وفقًا لطريقة عكس المعاملات التجارية، يتم تقسيم المستندات إلى لمرة واحدة وتراكمية.
تهدف المستندات لمرة واحدة إلى عكس معاملة واحدة أو أكثر في وقت اكتمالها (الفواتير، والأوامر، والأوامر النقدية، وما إلى ذلك).
يتم تجميع المستندات التراكمية خلال فترة زمنية معينة من خلال تجميع السجلات المتكررة المتجانسة (بطاقات الحد، وجداول الوقت، وما إلى ذلك).
اعتمادا على مكان الإعداد، يمكن أن تكون الوثائق خارجية وداخلية.
تأتي المستندات الخارجية من مؤسسات أخرى (كشوف الحسابات البنكية، فواتير النقل توبافو، الفواتير، وما إلى ذلك).
يتم إعداد المستندات الداخلية في المنظمة نفسها (تقارير السلع، كشوف المرتبات، المقبوضات النقدية وأوامر الإنفاق). بناءً على طريقة ملء المستندات، يتم تقسيمها إلى تلك التي تم تجميعها يدويًا وتلك التي تم تجميعها باستخدام الوسائل التقنية.
يمكن تقديم تصنيف المستندات المحاسبية في شكل المخطط التالي: المخطط رقم 1 "تصنيف المستندات المحاسبية".
تصنيف المستندات المحاسبية
إن حركة الوثائق في جميع الأحوال تعكس الهيكل التنظيمي لجهاز الإدارة الذي تطور في المنظمة وتوزيع المسؤوليات بين الوحدات الهيكلية والموظفين الأفراد، وبالتالي فإن تحسين تدفق الوثائق لا ينفصل عن ترشيد التكوين الهياكل التنظيميةإدارة.
يعد الالتزام بالمواعيد النهائية لتقديم المستندات أمرًا مهمًا بشكل خاص عند أتمتة العمليات المحاسبية في المحاسبة المركزية، حيث يرتبط ذلك بالتحميل الموحد للآلات وتوقيت إصدار تقارير الآلة. تقنعنا التجربة بأن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية لتقديم المستندات يؤدي إلى وصول السجلات الآلية متأخرًا وعدم استخدامها بسبب فقدانها لأهميتها التشغيلية وملاءمتها.
لا يجب إعداد المستندات الأولية في الوقت المناسب فحسب، بل يجب أن تحتوي أيضًا على بيانات موثوقة. هذا الأخير لا ينفصل عن التنظيم الصحيح والعقلاني للمحاسبة الأولية، وإعداد الوثائق عالية الجودة مع ملء جميع التفاصيل المطلوبة، بما في ذلك الملء الواضح للرموز المحددة في المستندات الأولية، والتي لها أهمية أساسية في ميكنة العمليات المحاسبية في أقسام المحاسبة المركزية.
يتم توقيع المستندات المحاسبية المتعلقة باستخدام تقديرات التكلفة للميزانية والأموال الخاصة وغيرها من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين (أو نوابهم).
في أقسام المحاسبة المركزية، يتم توقيع المستندات المصرفية (الشيكات وأوامر الدفع)، وكذلك الإيصالات النقدية وكشوف الدفع (التسوية والدفع) للأجور بشروط ومبالغ المدفوعات من مكتب النقد من قبل رئيس المنظمة (النقوش الإدارية) ) والتي بموجبها تم إنشاء إدارة المحاسبة المركزية أو الأشخاص المخولين الآخرين ورئيس المحاسبين أو نائبه. يتم التوقيع على المستندات المتبقية التي تستخدم كأساس لإصدار الأموال والمخزون وكذلك تغيير التزامات الائتمان والتسوية للمنظمة من قبل رؤساء المنظمات المخدومة وكبير المحاسبين في قسم المحاسبة المركزية أو نوابهم.
يتم تنفيذ جميع العمليات المصرفية من خلال حسابات الميزانية (الجارية) لتلك المنظمات التي لديها أقسام محاسبية مركزية. في المؤسسات الفردية المخدومة التي لديها حجم كبير من المعاملات، وبإذن من مؤسسة أعلى، يمكن الاحتفاظ بحسابات الميزانية (الحالية).
تتطلب مركزية المحاسبة لتنفيذ تقديرات التكلفة تحسين المحاسبة. بدأ استخدام أوراق التجميع بدلاً من الكتب. وقد جعل ذلك من الممكن التخلي عن عدد كبير من الأوامر التذكارية لكل عملية وتقليل عدد الإدخالات في سجلات المحاسبة الاصطناعية والتحليلية. ليست هناك حاجة لتجميع أوراق دوران منفصلة.
تضع مركزية المحاسبة متطلبات عالية على إعداد الوثائق الأولية القادمة من المنظمات المخدومة.
ويجب ألا ننسى أن تشويه مؤشر واحد على الأقل أثناء المعالجة الآلية يؤدي إلى تغييرات في المؤشرات في العديد من الوثائق المترابطة، لأن تجميعها يعتمد على نفس المعلومات الأولية أو الاستخدام المتسلسل للمعلومات الناتجة عن مهمة واحدة مثل المهمة الأولية لحل آخر.
الممارسة تقنع بأن التنفيذ الأنظمة الآليةيجب الجمع بين الإدارة والطلب قاعدة المعلوماتوتحسين عمليات التوثيق. يمكن تحقيق أكبر قدر من الكفاءة من استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر الإلكترونية من خلال تنظيم جميع المعلومات الأولية، والناقل الجماعي لها هو المستندات الأولية التي تسجل حقيقة المعاملة التجارية.
لسوء الحظ، في معظم الحالات، معلومات حول الأساسية و الأنشطة الماليةالمنظمات وأقسامها الهيكلية بعيدة كل البعد عن الاستخدام الكامل، وفي بعض الحالات لا تستخدم على الإطلاق.
ومن بين الأسباب الرئيسية لذلك انخفاض مستوى تصنيف وترميز الوثائق وتوحيدها وتوحيدها، فضلا عن حالتها غير المرضية وجمعها ومعالجتها وتخزينها.
وتؤدي هذه الأسباب إلى ظهور تناقض بين حجم المعلومات الكبير نسبيا والمتزايد باستمرار، والقيمة الصغيرة لمعامل الاستخدام المفيد لمصادر المعلومات، الذي يميل إلى الانخفاض.
في معظم الحالات، يتم إدخال البيانات الأولية المتعلقة بالأصول المادية والإنتاج واستخدام الآلات والمعدات في المستندات الأولية يدويًا.
في الإدارة التشغيلية للمؤسسات، تبدأ عملية معالجة المعلومات بتنفيذ المعاملات التجارية وترميزها وتسجيلها في المستندات الأولية.
يؤدي النقص في هذه الإجراءات حتمًا إلى الاستخدام غير العقلاني لأجهزة الكمبيوتر بسبب زيادة حجم العمل.
3. تنظيم تدفق الوثائق
تدفق المستندات المحاسبية
الخطوط العريضة السؤال الثالثتحدد المواضيع تدفق المستندات؛ تصميمه؛ إظهار حركة الوثائق؛ فترات صلاحيتها.
تدفق المستندات هو حركة المستندات في المؤسسة منذ إنشائها أو استلامها من المنظمات الأخرى حتى قبولها للمحاسبة والمعالجة والنقل إلى الأرشيف.
مراحل تدفق الوثيقة:
1. تحرير مستند في المؤسسة أو استلامه من الخارج.
2. التحقق من الوثيقة: من حيث النموذج، حسابيا؛ بشكل أساسي؛
3. معالجة المستندات: تسجيل المعاملات، بما في ذلك المستندات في السجلات؛
4. الأرشفة.
يتم ضمان تنفيذ المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية، ونقلها خلال الإطار الزمني المحدد للتفكير في المحاسبة، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.
يتم إنشاء المستندات المحاسبية الأولية وإجراءات وتوقيت نقلها للتفكير في المحاسبة وفقًا لجدول تدفق المستندات المعتمد من قبل المنظمة.
يتم تنظيم العمل على إعداد جدول تدفق المستندات من قبل كبير المحاسبين. تمت الموافقة على جدول تدفق المستندات بأمر من رئيس المؤسسة.
يتيح لك تدفق المستندات، المنظم وفقًا لجدول زمني، تسريع مرور كل مستند أساسي على طول الطريق - بدءًا من التسجيل والتحقق وحتى المعالجة، ويعزز التوزيع المتساوي للعمل المحاسبي طوال وقت العمل بأكمله، ويزيد من إنتاجية المحاسبين، يساعد على تعزيز وظائف الرقابة المحاسبية، فضلا عن تحسين مستوى الميكنة وأتمتة العمل المحاسبي.
يمكن وضع جدول تدفق المستندات في شكل رسم تخطيطي أو قائمة عمل بشأن إنشاء المستندات والتحقق منها ومعالجتها بواسطة كل قسم في المؤسسة أو المؤسسة، وكذلك جميع فناني الأداء، مع الإشارة إلى علاقتهم والمواعيد النهائية استكمال العمل.
مثال على جدول تدفق المستندات لمؤسسة
تمت الموافقة عليه بالأمر رقم ___ بتاريخ ___________
|
إنشاء مستند |
التحقق من الوثيقة |
معالجة الملف |
نقل إلى الأرشيف |
|||||||||||
|
عنوان الوثيقة |
عدد النسخ |
المسؤول عن التفريغ |
المسؤول عن التسجيل |
المسؤول عن التنفيذ |
فترة التنفيذ |
المسؤول عن التحقق |
من يمثل |
ترتيب العرض |
آخر موعد للتقديم |
من يؤدي |
فترة التنفيذ |
من يؤدي |
نقل الموعد النهائي |
|
|
متطلبات |
او ام تي اس، المحاسبة |
يوميا (حتى ساعة) |
محاسبة |
1 نسخة - الورشة 2 نسخة . - مخزون |
عند تقديم التقارير إلى التسجيل |
يوميًا (حتى ساعات) |
محاسبة |
يوميًا |
محاسبة |
في نهاية الربع |
موظفو مؤسسة أو مؤسسة (مديرو المتاجر، رؤساء العمال، مراقبو الوقت، موظفو التخطيط الاقتصادي، الإدارات المالية، إدارات العمل و أجورواللوازم وأمناء المخازن والمسؤولين وموظفي المحاسبة وغيرهم) بإنشاء وتقديم المستندات المتعلقة بنطاق أنشطتهم وفقًا لجدول تدفق المستندات. ولهذا الغرض، يتم إعطاء كل فنان مقتطفًا من الجدول الزمني. يورد المستخرج الوثائق المتعلقة بمجال نشاط المقاول وآجال تقديمها وأقسام المؤسسة والمؤسسات التي تقدم إليها هذه الوثائق.
يتم التحكم في امتثال فناني الأداء لجدول تدفق المستندات للمؤسسة أو المؤسسة من قبل كبير المحاسبين.
يعد التنظيم العقلاني لتدفق المستندات أحد الشروط الرئيسية للتنظيم الصحيح للمحاسبة.
تعمل الوثيقة، كحامل للمعلومات، كعنصر لا غنى عنه في التنظيم الداخلي لأي مؤسسة أو مؤسسة أو شركة، مما يضمن تفاعل أجزائها. المعلومات هي الأساس لاتخاذ القرارات الإدارية، وهي بمثابة دليل على تنفيذها ومصدر للتعميمات، وكذلك المواد المرجعية وأعمال البحث.
بالإضافة إلى ذلك، يعد التوثيق في كثير من الحالات إلزاميًا، وينص عليه القانون واللوائح الحكومية، لذا فهو إحدى وسائل تعزيز سيادة القانون والرقابة.
تعتمد سرعة اتخاذ القرار في النهاية على وضوح وكفاءة معالجة وحركة المستندات. لذلك، في منظمة عقلانية، يتم إيلاء اهتمام كبير دائمًا لتدفق المستندات، خاصة في المحاسبة، حيث يمكن أن تؤدي المعالجة غير المناسبة للمستندات المالية إلى عواقب اقتصادية سلبية.
يعتمد إنشاء إجراء أو آخر لتدفق المستندات على طبيعة وخصائص المعاملات التجارية وتسجيلها المحاسبي، وكذلك على هيكل المؤسسة وجهازها المحاسبي.
لكل نوع أو نوع من المستندات (المتطلبات، الفواتير، الفواتير، إلخ)، يتم تطوير مخطط خاص لتدفق المستندات في شكل جدول تدفق المستندات. يشير هذا الجدول إلى السلطات (أماكن العمل) التي يتم من خلالها تمرير المستند وبأي تسلسل، وما هي العمليات التي يتم تنفيذها في كل حالة لمعالجة المستند والسجلات المحاسبية بناءً عليه. يجب أن يفي تدفق المستندات المنظم بشكل صحيح بشرطين رئيسيين: أولاً، يتم إنشاء أقصر مسار لكل مستند، أي. الحد الأدنى لعدد السلطات الفردية (أماكن العمل) التي يجب أن يمر من خلالها دون رحلات متكررة وغير ضرورية. ثانيًا، يتم تحديد الحد الأدنى لفترة المرور لكل وثيقة، ويحددها الوقت اللازم لإكمال العمل بالوثيقة في كل حالة (الصياغة، التنفيذ، المعالجة، المحاسبة، وما إلى ذلك).
4. الجرد كوسيلة للملاحظة الأولية
مع مراعاة السؤال الرابعالمواضيع تحتاج إلى أن تظهر الجوهر الاقتصاديجرد؛ تنظيم لجنة المخزون؛ أنواع المخزون؛ توثيق نتائجها؛ ينعكس في المحاسبة.
من المراحل المهمة في التحضير للإعداد الناجح لتقرير محاسبي سنوي للسنة هو المخزون عالي الجودة وفي الوقت المناسب للأصول الثابتة والمخزون والممتلكات الأخرى والنقد وغيرها الأصول الماليةوالالتزامات المالية للمنظمة.
في تلك المنظمات التي تم فيها تنفيذ هذا العمل على المستوى المناسب، فإن واقع مؤشرات الميزانية العمومية اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي، كقاعدة عامة، لا يثير أي شك. على العكس من ذلك، لا يتم إيلاء الاهتمام الواجب للمخزون (أو لا يتم تنفيذه على الإطلاق)؛ وتكون مؤشرات الميزانية العمومية لعناصره الفردية غير واقعية في بعض الأحيان.
بمساعدة المخزون، يتم التحقق من صحة البيانات المحاسبية الحالية للأصول المادية والنقدية، ويتم تحديد الأخطاء المحاسبية، ويتم قبول الأخطاء التي لم يتم أخذها في الاعتبار للمحاسبة. المرافق الاقتصادية، تتم مراقبة سلامة الأصول الاقتصادية التي يحتفظ بها الأشخاص المسؤولون ماليًا. تبين الممارسة أن المخزون في بعض المنظمات لا يغطي جميع أصول الممتلكات.
المخزون لديه الأهداف التالية، أي. تحديد التوفر الفعلي للممتلكات مع البيانات المحاسبية، والتحقق من اكتمال انعكاس الالتزامات المالية في المحاسبة.
مهام المخزون:
وتحديد التوافر الفعلي للموارد الاقتصادية؛
السيطرة على سلامة الأصول الثابتة والأصول المادية والنقدية من خلال مقارنة توفرها الفعلي مع البيانات المحاسبية؛
تحديد الأصول المادية الزائدة وغير المستخدمة لغرض بيعها، وكذلك الأصول المادية التي فقدت صفاتها كليًا أو جزئيًا؛
التحقق من حالة مرافق المستودعات وشروط تخزين الأصول المادية وتشغيل الآلات والمعدات والمباني والأصول الثابتة الأخرى؛
التحقق من حقيقة الذمم المدينة والدائنة والأعمال الجارية والمصروفات المؤجلة واحتياطيات المصروفات المستقبلية وبنود الميزانية الأخرى.
أود أن ألفت الانتباه إلى الحالات التي يكون فيها المخزون مطلوبًا.
عندما يكون هناك تغيير في المالك أو إعادة تنظيم المؤسسة (المؤسسة)؛
عند تصفية المؤسسة (المؤسسة)؛
قبل إعداد التقارير السنوية؛
عندما يكون هناك تغيير في رئيس المؤسسة (المؤسسة) أو أي شخص آخر مسؤول ماليا؛
عند تغيير الأشخاص المسؤولين ماليا (في يوم قبول ونقل الحالات)؛
عند إثبات وقائع السرقة أو السلب أو الإساءة، وكذلك الإضرار بالأشياء الثمينة؛
بعد وقوع حريق أو كارثة طبيعية؛
بقرار من الهيئات التنظيمية والقضائية وغيرها من الهيئات المختصة.
لسوء الحظ، لا يتم استيفاء هذه المتطلبات في كثير من الأحيان، ونتيجة لذلك، بعد إقالة الأشخاص المسؤولين ماليا، غالبا ما يتم الكشف عنها كميات محدودةنقص الموارد المادية والنقدية، والتي لا يتم رفع المطالبات بتحصيلها لاحقًا ضد مرتكبيها، ويتم شطب هذه المبالغ في نهاية العام في معظم الحالات النتائج المالية، وهو أمر ممنوع منعا باتا.
تعمل عمليات الجرد العشوائية وعمليات التفتيش الرقابية على مدار العام على ضبط موظفي المؤسسة، وتسمح باكتشاف الانتهاكات والتجاوزات والسرقات في الوقت المناسب، وتساهم في سلامة ممتلكات المؤسسة. عندما يشعر الأشخاص المسؤولون ماليا بالرقابة الصارمة على عملهم من قبل موظفي المحاسبة، يتم تقليل احتمالية إساءة استخدام الممتلكات وسرقةها.
في ضمان سلامة الأصول المادية والأموال، يعد اختيار وتنسيب وتعليم العمال الذين يشغلون مناصب مرتبطة بالمسؤولية المالية أمرًا مهمًا.
من أجل تعزيز مسؤولية الأفراد عن سلامة الأصول المادية والأموال الموكلة إليهم، تبرم إدارة المؤسسة اتفاقيات مكتوبة بشأن المسؤولية الكاملة مع الموظفين الذين بلغوا سن 18 عامًا، أو يشغلون مناصب أو يؤدون أعمالًا تتعلق مباشرة التخزين أو المعالجة أو البيع (الإجازة) أو النقل أو استخدام القيم المنقولة إليها في عملية الإنتاج.
يتم تعيين وفصل ونقل ونقل الموظفين الذين تم إبرام أو إبرام اتفاقيات مكتوبة معهم بشأن المسؤولية المالية الكاملة بالاتفاق مع كبير المحاسبين (الشخص الذي يحل محله).
يتم تقسيم جميع عمليات الجرد التي تتم في المؤسسة وفقًا لعدد من المعايير.
نشر على http://www.allbest.ru/
اعتمادا على اكتمال تغطية الممتلكات، يمكن أن تكون المخزونات كاملة أو جزئية.
يغطي الجرد الكامل جميع الممتلكات والالتزامات المالية للمؤسسة، وهي مهمة كثيفة العمالة ولذلك يتم إجراؤها مرة واحدة في السنة، عادةً قبل إعداد التقرير السنوي اعتبارًا من 1 يناير أو تاريخ قريب من نهاية يناير؛ السنة المشمولة بالتقرير.
يغطي المخزون الجزئي أي نوع واحد من أموال المؤسسة، على سبيل المثال، النقد فقط في ماكينة تسجيل النقد أو المواد الموجودة في مستودع معين فقط. وينبغي تنفيذها بشكل منهجي على مدار العام، لأنها تضمن سلامة ممتلكات الشركة، وتأديب الأشخاص المسؤولين ماليا، وتسمح بإخفاء الانتهاكات والتجاوزات والسرقة في الوقت المناسب. عندما يشعر الأشخاص المسؤولون ماليا بالرقابة الصارمة على عملهم من قبل موظفي المحاسبة، يتم تقليل احتمالية سوء المعاملة والسرقة.
يغطي الجرد الكامل التحقق من جميع الممتلكات المتوفرة، دون استثناء، والمقدمة من شخص مادي محدد.
الانتقائي عبارة عن جرد يتم فيه فحص بعض القيم (لكل عينة) فقط لشخص مسؤول ماليًا محددًا.
اعتمادًا على أساس المخزون، قد يكون هناك مخطط أو غير مجدول. يتم تنفيذ هذه الأخيرة فجأة، ولا ينبغي أن يكون توقيت تنفيذها معروفًا للأشخاص المسؤولين ماليًا. في بعض الأحيان يمكن تنفيذها وفقًا لمتطلبات المدقق وهيئات الرقابة الشعبية والهيئات المالية والتحقيقية. يتم إجراء عمليات الجرد المجدولة: المنتجات الغذائية في المستودعات والقواعد مرتين في السنة، والمستوطنات مع السلطات الماليةلمساهمات الضرائب والمدفوعات الأخرى مرة واحدة كل ثلاثة أشهر، والتسويات مع مختلف المدينين والدائنين مرتين في السنة.
يتم تنفيذ الإجراء الضروري عندما يكون هناك تغيير في الأشخاص المسؤولين مالياً، بعد وقوع كارثة طبيعية، أثناء إعادة تقييم الأصول المادية، أو السرقة.
يتم التكرار في الحالات التي تنشأ فيها الشكوك ليس فقط حول جودة المخزون، ولكن أيضًا حول حقيقة أن الشخص المسؤول ماليًا كان يعرف مسبقًا تاريخ بدء المخزون واستعد له.
تتم المراقبة وإعادة الفحص خلال فترة الجرد أو بعد اكتمالها. ويغطي ما لا يقل عن 10٪ من القيم التي تم التحقق منها.
بناءً على وتيرة أو دورية المخزون، يتم التمييز بين المخزون المناوب والمخزون الشهري (ربع السنوي ونصف السنوي) والمخزون السنوي.
على سبيل المثال، يتم إجراء مخزونات التحول تلو الآخر للمواد غير المستخدمة، ووجود المنتجات أو المنتجات شبه المصنعة في عدد من الصناعات عند نقل التحولات من قبل الأشخاص المسؤولين ماديًا، عند استخدام طريقة المخزون لمراقبة استخدام المواد، عند العمل مع منتجات باهظة الثمن أو خطيرة بشكل خاص.
يتم إجراء جرد للنقود والأشياء الثمينة الأخرى في ماكينة تسجيل النقد كل ثلاثة أشهر على الأقل.
المخزون الأكثر شمولاً وكثافة العمالة هو سنوي. خلال هذا الجرد، لا يتم التحقق من وجود الأصول المادية فحسب، بل يتم أيضًا التحقق من حالة التسويات مع المدينين، وصحة مبالغ الاحتياطيات والأموال التي تم إنشاؤها، وواقع الحسابات المستحقة الدفع والالتزامات الأخرى.
وينبغي أيضًا التمييز بين قوائم الجرد الحالية والدائمة وأخذها في الاعتبار. يتم إجراء المخزون الحالي (الدائم) لتحديد الاستهلاك الفعلي للمواد الخام والإمدادات في الإنتاج، والتحقق من اكتمال الدفعات الواردة من الأصول المادية، والتأكد من أن المعايير الحالية لاستهلاك المواد الخام والإمدادات لإنتاج تتوافق أنواع معينة من المنتجات مع استهلاكها الفعلي.
يتكون المخزون الدائم (المستمر) من حقيقة أن لجنة المخزون الدائم تقوم بفحص أنواع معينة من الأصول المادية في الوقت الذي يكون فيه رصيدها في حده الأدنى. يقلل تنظيم المخزون هذا بشكل كبير من كثافة اليد العاملة في تنفيذه ويسمح بالتعرف بشكل أسرع على الانخفاض الطبيعي وخسائر أنواع معينة من الأصول المادية. وبالفعل، غالبا ما تنشأ في الممارسة العملية حالات عندما لا يعود هناك أي أصول مادية عينية، ولكن وفقا للمحاسبة، يتم الإشارة إلى رصيدها، وهو ما يمثل خسارة طبيعية أو نقصا في هذه القيم. في ظروف محاسبة الكمبيوتر، يتيح لك تنظيم المخزون الدائم زيادة دقة المعلومات المحاسبية والاقتصادية.
من أجل إجراء الجرد في المؤسسة، يتم إنشاء عمولة الجرد الدائم بأمر من المدير. وتتكون من المدير أو نائبه وكبير المحاسبين ورؤساء الأقسام وكبار المتخصصين وممثلي دائرة الرقابة والتدقيق في المؤسسة. قبل إجراء الجرد، يتم إنشاء عمولة عمل جرد العمل.
ويتم الجرد بحضور الشخص المسؤول ماليا. مهمة اللجنة هي تحديد التوفر الفعلي للممتلكات. وتظهر النتائج في قوائم الجرد التي يتم توقيعها من قبل رئيس وأعضاء اللجنة وتحويلها إلى قسم المحاسبة.
إذا كانت البيانات الفعلية لا تتطابق مع البيانات المحاسبية، يتم إعداد بيان المطابقة، حيث يتم إدخال البيانات على تلك القيم التي تم تحديد التناقضات لها.
تخضع تكلفة الأصول الثابتة الفائضة والأصول المادية والنقدية والممتلكات الأخرى المحددة أثناء المخزون للائتمان لزيادة أرباح السنة المشمولة بالتقرير. يتم شطب تكلفة النقص والأضرار والخسائر الأخرى في الممتلكات ضمن المعايير بأمر من رئيس المؤسسة كتكاليف الإنتاج وتكاليف التوزيع. يُعزى نقص الأصول المادية والنقد والممتلكات الأخرى، فضلاً عن الأضرار الناجمة عن الخسارة الطبيعية، إلى الأطراف المذنبة أو على حساب تعويضات التأمين. يتم شطب النقص في عناصر المخزون أو الخسائر الناجمة عن أضرارها والتي لم يتم تعويضها من قبل الأشخاص المسؤولين ماليا من الأرباح أو الأموال الاحتياطية.
من مميزات جرد الأصول الثابتة أنه يتم التحقق من توفرها من خلال فحص جميع الكائنات وتوافر المستندات التي تؤكد موقع هذه الكائنات في ملكية المؤسسة. إذا تم تحديد أي اختلافات في تنفيذ المستندات، فيجب على لجنة المخزون إعداد التناقضات الصحيحة. بالنسبة لبعض الكائنات، يتم تحديد مقدار الزيادة أو النقصان في القيمة الدفترية لهذا الكائن. يتم التحقق من وجود عناصر المخزون عن طريق إعادة الحساب الإلزامي وإعادة الوزن. هناك أيضًا ميزات لإدارة المخزون في الحالات التي يتم فيها استلام عناصر المخزون أو إصدارها أو شحنها أو عدم دفعها في الوقت المحدد أثناء المخزون أو وجودها في مستودعات مؤسسات أخرى أو نقلها للمعالجة إلى مؤسسة أخرى أو قيد التشغيل أو إصدارها لـ الاستخدام الفردي للموظفين أو سقطت في حالة سيئة ولم يتم شطبها. توافر الأموال أوراق قيمةيتم فحص المستندات النقدية ونماذج الأوراق المالية وغيرها من أشكال وثائق التقارير الصارمة والأموال العابرة والأموال قيد التسوية والعملة والحسابات الخاصة عند إجراء جرد للأموال والمستندات النقدية ونماذج التقارير الصارمة.
أود أن أضيف أنه من أجل تسهيل عملية الجرد، من الضروري استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر الحديثة على نطاق واسع، والتي لا تمتلكها بعض الشركات.
خاتمة
ومن هنا يمكن أن نستنتج أن دور وأهمية الملاحظة الأولية في المحاسبة كبير جداً. إذا كانت المستندات المحاسبية تعكس معلومات كاملة وموثوقة وفي نفس الوقت يتم تنفيذ انعكاس المعاملات التجارية بطريقة مستمرة ومستمرة وفي الوقت المناسب، فعندئذ في البيانات المالية الموحدة سنتلقى معلومات موثوقة وكاملة عن البيانات المالية والمصرفية الأنشطة الاقتصادية اللازمة للمستخدمين الداخليين والخارجيين.
من خلال امتلاك معلومات قابلة للمقارنة وموثوقة، تتمتع المنظمة بالقدرة على التحكم في منع الأضرار والخسائر، وفي حالة حدوثها، والقدرة على القضاء عليها بسرعة، فضلاً عن القدرة على التخطيط لمزيد من التطوير على المدى الطويل، وتحديد الاحتياطيات في المزرعة ، والتأكد الاستقرار الماليالمنظمات.
يعزز وجود نظام علمي للتنظيم المحاسبي الاستخدام الفعالجميع الموارد، وتحسين التفكير وتحليل الوضع المالي والممتلكات للمؤسسات.
اليوم، يتم وضع متطلبات متزايدة على النظام المحاسبي بسبب التركيز عليه المعايير الدوليةالمحاسبة وإعداد التقارير، وزيادة استخدام الإيجابية المحلية و تجربة أجنبيةلمعالجة المعلومات المحاسبية باستخدام تقنيات الكمبيوتر المختلفة. يرتبط حل هذه المشكلات بمواصلة تطوير المبادئ النظرية والمنهجية للمحاسبة.
فهرس
1. كيريانوفا ز.ف. "المالية والإحصاء" م.1998
2. كوندراكوف ن.ب. "المحاسبة" الطبعة الثانية "Infra-M" م 1999
3. كوزينوف ف.يا. المحاسبة (دليل المبتدئين) "امتحان" م 1999.
4. سوكولوف ي.ف. مبادئ المحاسبة "المحاسبة" 1996.
5. سوكولوف ي.ف. المحاسبة منذ نشأتها إلى يومنا هذا، الوحدة، م. 1996، (كتاب مدرسي)
6. روبرت ن. أنتوني. أساسيات المحاسبة، موسكو، 1995.
7. جلوشكوف آي. المحاسبة في مؤسسة حديثة، إيكور، نوفوسيبيرسك، 1994
8. خورين أ.ن. المحاسبة وريادة الأعمال//B.U. رقم 8.94
9. القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" بتاريخ 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ.
10. القانون المدني للاتحاد الروسي. الجزء الأول والثاني. - م: بروسبكت، 1998.
11. كوزلوفا إي.بي.، بابتشينكو تي.إن.، جالانينا إي.إن. المحاسبة في الشركات الصغيرة - ماجستير: مالية وإحصاء، 1997.
12. كوزلوفا إي.بي.، باراشوتين إن.في.، بابتشينكو تي.إن.، جالانينا إن.في. - المحاسبة - الطبعة الثانية الإضافية - ماجستير: المالية والإحصاء، 1997.
13. المحاسبة: كتاب مدرسي / ملاحظة: بيزروكيخ، ف.ب. إيفاشكيفيتش ، ن.ب. كوندراكوف وآخرون؛ إد. ملاحظة. بلا ذراعين. - الطبعة الثالثة، المنقحة. وإضافية - م: محاسبة، 1999.
تم النشر على موقع Allbest.ru
وثائق مماثلة
الوثائق كمصدر للمعلومات الأولية ومراقبة حركة المواد والعمالة و الموارد المالية. تصنيف وإجراءات إعداد المستندات المحاسبية وتنظيم تدفق المستندات. المخزون ومكانته في المحاسبة الأولية.
الملخص، تمت إضافته في 24/06/2010
معنى وأغراض الملاحظة الأولية. تصنيف المستندات المحاسبية. متطلبات ملء المستندات الأولية. قواعد فحص المستندات الأولية وتصحيح الأخطاء فيها. إجراءات مصادرة المستندات من المنظمة.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 09/07/2011
وصف العملية المحاسبية لتوليد نتيجة النشاط. البحث والتحليل المحاسبي القوائم الماليةفي مؤسسة تقليدية (باستخدام مثال منظمة Gascom). تكوين ومتطلبات الإبلاغ عن النتائج المالية.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 12/01/2009
مفهوم وميزات ومعنى الابتدائي الإشراف المحاسبي. التوثيق المحاسبي جوهره ووظائفه ومهامه وتفاصيله وتصنيفه ودوره في إدارة المؤسسات. الخصائص العامةالوسائط المادية للمعلومات المحاسبية.
تمت إضافة الاختبار في 21/03/2010
جوهر المحاسبة الأولية ودورها وأهميتها. مفهوم تدفق المستندات وخصائصه في المنظمات التجارية. تنظيم المراجعة المحاسبية الأولية. طرق تعكس المعاملات. الممارسة الحالية للمحاسبة الأولية في جامعة الملك سعود "مؤسسة الغابات سفيتلينسكي".
تمت إضافة الدورة التدريبية في 25/04/2013
خصائص الموضوع وطريقة المحاسبة وتدفق المستندات. إجراءات تشكيل ومحاسبة النتائج المالية للمنظمة. المخزون ودوره وأهميته في المحاسبة. إجراءات تنفيذ وتسجيل نتائجها.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 08/12/2010
خصائص مبادئ المحاسبة الحديثة. جوهر الطريقة المحاسبية وعناصرها الرئيسية. مفهوم المحاسبة وغرضها وأهدافها. الدخول المزدوج جوهره وتطوره وأهميته. مبدأ التشغيل للدخول المزدوج.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 24/06/2013
المفهوم والتطور التاريخي للشكل المحاسبي. تصنيف السجلات المحاسبية والعمليات فيها. دورهم في المحاسبة. مجموعة متنوعة من النماذج المحاسبية. الطرق الأساسية لفحص السجلات المحاسبية في السجلات المحاسبية.
تمت إضافة الاختبار في 14/06/2010
أساسيات المحاسبة الأولية في المؤسسة. مفهوم المستندات المحاسبية ومعناها. تصنيف المستندات المحاسبية. نموذج المستندات المحاسبية. تنظيم تدفق المستندات في المحاسبة. نظام تدفق المستندات للمستندات المحاسبية الأولية.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 29/06/2008
الجوانب الإيجابية والسلبية لقانون المحاسبة. أثر قانون المحاسبة على الحوكمة المحاسبية على المستوى الوطني. المبادئ العامة للتنظيم المحاسبي. مراجعة الوثائق التنظيمية الجديدة.
الموضوع 7. الملاحظة الأولية في المحاسبة.
المحاضرة 1. الوثائق، المعنى، التصنيف
أسئلة:
الوثائق والمعنى والتصنيف.
السؤال 1. الوثائق والمعنى والتصنيف.
الملاحظة هي عنصر أساسي في الطريقة المحاسبية. والغرض منه هو التأكد من أن الكائنات المحاسبية قد تغيرت بالفعل وتسجيل هذه التغييرات من حيث الكمية والجودة والتكلفة وما إلى ذلك.
هناك طريقتان معروفتان للمراقبة الأولية: التوثيق والجرد.
التوثيق هو انعكاس منظم بشكل صارم للبيانات المتعلقة بالتغيرات في تكوين ممتلكات والتزامات المؤسسة تحت تأثير المعاملات التجارية على وسائط المعلومات ذات النموذج القياسي.
بمساعدة التوثيق، يتمتع موظفو المحاسبة بفرصة مراقبة المعاملات التجارية والتحكم فيها بشكل مباشر ومباشر وغير مباشر أيضًا بمشاركة المسؤولين الذين، على أساس اتفاقية، يتم تكليفهم بالمسؤولية المالية الكاملة عن السلامة والاستخدام المقصود. نوع أو آخر من ممتلكات المؤسسة. ويطلق على هؤلاء المسؤولين المسؤولية المالية.
يتم إجراء المراقبة المستندية المباشرة من قبل المحاسب عندما يقوم بحساب تكلفة المنتجات التي تنتجها المؤسسة، ويحسب الربح، واستهلاك الأصول الثابتة، والضرائب، وما إلى ذلك. ويقوم المحاسب بإجراء مراقبة غير مباشرة على أساس المستندات الصادرة عن الأشخاص المسؤولين مالياً عند إجراء المعاملات التجارية خارج. يعمل نظام المراقبة الأولية بأكمله على المبدأ التالي: "يتم توثيق كل معاملة تجارية في وثيقة، وعلى أساسها يتم استنتاج أن ممتلكات أو التزامات المؤسسة قد تغيرت بالفعل. إذا كانت الوثيقة مفقودة، فهذا يعني أنه لم تحدث أي تغييرات. ومع ذلك، فإن هذا النهج في تنظيم المحاسبة في المؤسسة لا "يوفر ضمانًا كاملاً بأن المعاملات لم تتم بالفعل، أو على العكس من ذلك، فقد حدثت بالفعل. نحن لا نتحدث فقط عن الأخطاء المحتملة في الأعمال الورقية، ولكن أيضًا عن الأخطاء". ما يسمى بالتغيير "غير الموثق" في المؤسسات العقارية (على سبيل المثال، نتيجة لسرقة الأصول المادية؛ انخفاض كميتها أثناء التخزين بسبب العمليات الفيزيائية والكيميائية: الانكماش، الانكماش، إلخ. لذلك، بالإضافة إلى التوثيق، يستخدمون طريقة محاسبية أخرى - يسمح لك المخزون بمقارنة وتعديل البيانات المحاسبية المتعلقة بالممتلكات (الالتزامات) وفقًا لتوافرها الفعلي.
لا يمكن أن تنعكس أي معاملة تجارية في المحاسبة دون تنفيذها بالمستندات المناسبة.
الوثيقة (حرفيا "عينة"، "الأدلة") هي شهادة مكتوبة عن حقيقة المعاملة التجارية والحق في تنفيذها، فضلا عن حجم الممتلكات (الالتزامات)، التي تغير وضعها. على الرغم من تطور التكنولوجيا اللاورقية بسبب استخدام أجهزة الكمبيوتر الشخصية، إلا أن المستندات الأولية لا تفقد أهميتها وتظل الناقل الرئيسي للمعلومات. يعد توثيق المعاملات التجارية عنصرًا مهمًا في الطريقة المحاسبية:
تعكس المستندات ديناميكيات الملكية؛
استنادا إلى الوثائق، يتم إجراء الإدخالات في سجلات المحاسبة؛
عند إجراء عمليات التدقيق الضريبيالمستندات لها معنى الأدلة المكتوبة التي تؤكد حقيقة تنفيذ المعاملات التجارية، أو تحديد الحق في تنفيذها؛
تعمل المستندات كوسيلة للتحقق من صحة وموثوقية انعكاس المعاملات المنجزة؛
تضمن توقيعات المسؤولين والأشخاص المسؤولين ماديًا القيمة الإثباتية للوثائق.
تحتوي كل وثيقة، حسب الغرض منها، على معلومات محددة وتؤدي وظائف معينة. تحتوي بعض المستندات على كميات كبيرة من البيانات، والبعض الآخر يزود المستخدمين بمعلومات نادرة وحتى فريدة من نوعها، والبعض الآخر يستخدم حصريًا للتحقق من المعلومات الموجودة.
وثيقةيمثل أمراً كتابياً بتنفيذ المعاملات التجارية أو تأكيداً كتابياً بالتنفيذ الفعلي لهذه المعاملات.
توثيق -أحد عناصر الطريقة المحاسبية. إنها طريقة للانعكاس المستمر والمستمر للمعاملات التجارية من أجل الحصول على المعلومات اللازمة حول الأحداث التجارية المكتملة، وكذلك لإجراء إدخالات لاحقة في نظام الحسابات المحاسبية.
وبغض النظر عن طرق تسجيل بيانات المصدر، يجب توثيق كل معاملة تجارية في مستند في وقت ومكان إتمامها. يسمى إعداد مستندات العمل بالوثائق.
نطاق تطبيق المستندات في المؤسسة كبير. يتم استخدامها لإدارة الأنشطة المالية والاقتصادية: يتم تقديم أوامر تنفيذ المعاملات التجارية في شكل مستندات (أوامر استلام ومصروفات نقدية، وفواتير، وفواتير، وشهادات سفر، وما إلى ذلك). بالنسبة للموظفين الذين ينفذون هذه الأوامر (الصرافون وأمناء المخازن وغيرهم من الأشخاص المسؤولين ماليًا)، تكون المستندات بمثابة الأساس للمعاملات التي يقومون بها. بناءً على الوثائق، يتم إجراء الرقابة الأولية والحالية واللاحقة على سلامة أموال المالك والجدوى الاقتصادية للمعاملات التجارية.
يتم إجراء الرقابة الأولية من قبل موظفي الإدارة: تقني - عند تحديد حدود إطلاق المواد من المستودع إلى الإنتاج؛ خبير اقتصادي - عند تقنين تكاليف العمالة والمدير وكبير المحاسبين - عند التوقيع على مستند يحتوي على أمر لتنفيذ معاملة تجارية معينة.
يتم تنفيذ السيطرة الحالية في وقت إجراء معاملة تجارية. على سبيل المثال، يتحكم صاحب المتجر، عند إطلاق المواد في الإنتاج إلى رئيس عمال ورشة العمل، على أساس بطاقة الحد، في كمية المواد التي يتم إصدارها إلى رئيس العمال، ويتحكم رئيس العمال في كمية المواد المقدمة تحت مسؤوليته من قبل أمين المتجر.
يتم إجراء المراقبة اللاحقة من قبل المحاسب عند استلام ومعالجة المستندات الواردة من الأشخاص المسؤولين مالياً، وكذلك من قبل المسؤولين في شكل عمليات تدقيق وتدقيق وفحوصات أخرى.
بناءً على المستندات، في عملية تحليل الأنشطة الاقتصادية، يمكن إجراء تقييم وتحديد أسباب حالة معينة من النظام الفرعي المُدار (على سبيل المثال، إيقاع تنفيذ برنامج الإنتاج، وعقود شحن البضائع) المنتجات، الخ.).
تتجلى الأهمية القانونية (القانونية) للمستندات في حقيقة أن لديها قوة إثبات تؤكد حقيقة المعاملة التجارية أو صحة الإدخال في المحاسبة. على سبيل المثال، تؤكد مذكرة الشحن بشكل قانوني استلام المواد أو المعدات أو الأشياء الثمينة الأخرى إلى المؤسسة من المورد؛ حقيقة شحن المنتجات النهائية إلى المشتري، وما إلى ذلك.
لتعكس الجوانب المختلفة للنشاط الاقتصادي في المؤسسة، يتم استخدام مجموعة واسعة من أشكال وأنواع الوثائق. يساعد تصنيفها على تجميع المستندات بشكل صحيح واستخدامها في المحاسبة.
من الناحية التخطيطية، يبدو الأمر هكذا (انظر الرسم البياني 23). إن تصنيف المستندات ليس نظريًا فحسب، بل له أيضًا أهمية عملية كبيرة، لأنه من خلال معرفة ميزات كل مستند، يمكن استخدامه بشكل عقلاني في إدارة الأنشطة التجارية.
حسب الغرض منها تنقسم الوثائق إلى: إدارية، مبررة، محاسبية ومجتمعة.
تحتوي المستندات الإدارية على أمر بتنفيذ معاملة تجارية معينة (توكيل رسمي لاستلام أصول مادية؛ شيك لاستلام مبالغ نقدية من حساب جاري؛ أمر بمنح إجازة للموظفين، وما إلى ذلك). أنها لا تحتوي على معلومات تؤكد حقيقة المعاملة التجارية. ولذلك، لا يتم إجراء القيود المحاسبية على أساس هذه المستندات. ولكن من خلال فحصها يستطيع المحاسب التعرف على الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ التعليمات المعطاة.
يتم إعداد المستندات الداعمة (أو التنفيذية) في وقت إجراء معاملة تجارية وتمثل المرحلة الأولى من تسجيلها المحاسبي (بوليصة الشحن، والأمر النقدي الوارد، والأمر النقدي الصادر، وما إلى ذلك).
يتم إعداد المستندات المحاسبية بواسطة 6xralter للتبسيط والإعداد الفني لمزيد من التفكير في محاسبة المعاملات المسجلة في المستندات الإدارية أو المصدر. ليس لها أهمية مستقلة، أي بدون وثائق إدارية أو داعمة، لا يمكن أن تكون بمثابة أساس للمعاملة أو تأكيد إتمامها (ورقة تجميع لتجميع المعاملات التجارية المتجانسة؛ حساب أجور الموظفين أثناء الإجازة، وما إلى ذلك)، أي .إلى. تبرير حقيقة الصفقة.
تحتوي المستندات المجمعة على ميزات وتؤدي وظائف نوعين أو ثلاثة أنواع من المستندات الموضحة أعلاه. يمكن أن يؤدي استخدامها إلى تقليل عدد السجلات بشكل كبير، وتسهيل وتسريع عملية المعالجة المحاسبية (التقرير المسبق، وكشوف المرتبات، وما إلى ذلك).
بناءً على مكان الإعداد، يتم تقسيم المستندات إلى خارجية وداخلية.
يأتي الأجانب إلى المؤسسة من الآخرين المرتبطين بها الكيانات القانونية(على سبيل المثال، طلب الدفع أو فاتورة المورد).
يتم إعداد المستندات الداخلية من قبل مسؤولي المؤسسة نفسها بشأن المعاملات التجارية التي أكملتها (طلب الدفع أو الفاتورة للمشتري، والإيصالات النقدية وأوامر الخصم، وما إلى ذلك).
وفقًا لترتيب الإعداد، يتم تقسيم المستندات إلى أولية وموجزة.
بمساعدة مستند أساسي، تنعكس المعاملة التجارية المكتملة لأول مرة (أوامر الاستلام والمصروفات النقدية، والفواتير، وطلبات الدفع، وأوامر الدفع، وما إلى ذلك). يتم تجميع المستندات الموجزة على أساس العديد من المستندات الأولية المعدة مسبقًا بغرض تجميعها وتلخيصها (تقرير أمين الصندوق؛ تقرير عن حركة المواد في المستودع؛ كشف حساب بنكي من الحساب الجاري؛ تقرير مسبق، وما إلى ذلك).
وفقًا لطريقة الاستخدام ونطاق المعاملات التجارية، يتم تقسيم المستندات إلى لمرة واحدة وتراكمية.
تُستخدم المستندات لمرة واحدة لتسجيل معاملة واحدة أو عدة معاملات مسجلة في مستند في وقت واحد (الأوامر النقدية للاستلام والمصروفات والفواتير وما إلى ذلك). تُستخدم المستندات التراكمية لتسجيل المعاملات المتجانسة التي تتكرر بشكل دوري خلال فترة معينة: أسبوع، عقد، شهر. يؤدي استخدامها إلى تقليل عدد المستندات الصادرة بشكل كبير وتبسيط تقنية معالجتها (بطاقة الحد من السياج).
بناءً على عدد الكائنات (المواضع) المنعكسة، يتم تقسيم المستندات إلى موضع واحد وموضع متعدد.
تعكس المستندات المكونة من عنصر واحد (أو سطر واحد) معاملة تجارية أثرت على نوع واحد من الأصول المادية؛ ويتم الإدخال فيها في سطر واحد. تعكس المستندات متعددة العناصر (أو متعددة الأسطر) معاملة تجارية تؤثر على عدة أنواع من الأصول المادية؛ ويتم إدخال الإدخالات فيها في عدة أسطر (عناصر).
وفقًا لدرجة استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر لإصدار المستندات، يتم تقسيمها إلى تلك المكتوبة يدويًا وباستخدام الكمبيوتر.
بناءً على نوع وسائط التخزين، يتم تقسيم المستندات إلى ورقية، ومكتوبة على الورق، وغير ورقية، موجودة على شكل جداول إلكترونية، مخزنة في ذاكرة الكمبيوتر، على الأقراص المغناطيسية والأشرطة وغيرها.
يتم تنظيم متطلبات محتوى المستندات وتنفيذها بموجب قانون "المحاسبة والإبلاغ في جمهورية بيلاروسيا". يجب إعداد كل مستند محاسبي بحيث يحتوي على جميع المعلومات اللازمة للحصول على صورة شاملة للمعاملة المنفذة، ويكون له أيضًا قيمة إثباتية. هذه المعلومات هي جزء من الوثيقة وتسمى تفاصيلها. تتضمن التفاصيل المطلوبة لكل نوع من المستندات ما يلي:
♦ عنوان المستند ورقمه؛
♦ تاريخ ومكان التجميع؛
♦عدادات المعاملات من الناحية المادية والنقدية.
♦المناصب والألقاب والأسماء الأولى والألقاب وتوقيعات الأشخاص المسؤولين عن المعاملة وصحة تنفيذها.
