Składniki pierwotnej obserwacji obiektów księgowych. Główne przedmioty nadzoru księgowego. Pytania autotestowe
Ważny element metody księgowość podobnie jak inne rodzaje rachunkowości ekonomicznej, polega na obserwacji. Głównym celem obserwacji jest upewnienie się, że obiekt rozliczany lub zmiany w jego składzie, objętości, jakości i inne podobne zmiany rzeczywiście miały miejsce. Monitoringowi i rozliczaniu podlegają wszystkie obiekty składające się na jego przedmiot - środki trwałe, materiały, majątek w procesie produkcyjnym, środki pieniężne, źródła majątku własnego, zadłużenie itp.
Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami każdego rodzaju rachunkowości, obserwacji muszą dokonywać osoby, którym powierzono prowadzenie księgowości. Ale nawet w rachunkowości nie da się tego osiągnąć ze względu na dużą liczbę obiektów obserwacji, ich rozproszenie w przestrzeni, tj. na terenie organizacji wielość i jednoczesność różnych transakcji biznesowych, w których księgowy fizycznie nie jest w stanie uczestniczyć. W związku z tym w rachunkowości stosuje się dwie konkretne metody lub techniki monitorowania: dokumentację i zapasy.
Zastosowanie tych metod pozwala na ograniczenie: bezpośredniego udziału księgowego w obserwacji i jednocześnie zapewnienie wiarygodności zachodzących zdarzeń, uwzględnienia radia i innych zjawisk. Księgowy spędza większość swojego czasu pracy w dziale księgowości i otrzymuje informacje wymagane do księgowości o dostępności obiektów księgowych i ich zmianach pod wpływem transakcji biznesowych z dokumentów otrzymywanych przez dział księgowości organizacji od upoważnionych przedstawicieli wszystkich miejsca, w których znajdują się obiekty księgowe, w miarę przeprowadzania transakcji biznesowych.
Szereg obiektów lub ich poszczególnych aspektów monitorują bezpośrednio sami pracownicy księgowości. W ten sposób pracownicy księgowi ustalają kwotę amortyzacji przedmiotów wielokrotnego użytku i ich wartość rezydualną, obliczają i odpisują koszty produktów, robót i usług, obliczają zyski, tworzą rezerwy i kapitał, ustalają długi z tytułu podatków i płatności niepodatkowych itp. Jednakże wielkość i charakter tych operacji są ściśle określone przez obowiązujące przepisy, statut organizacji i inne dokumenty regulacyjne i zarządzenia organów zarządzających.
W związku z tym, będąc w dziale księgowości, księgowi monitorują obiekty księgowe i wszelkie zmiany jedynie poprzez dokumenty: otrzymano dokument – nastąpiła zmiana, nie ma dokumentów – obiekty pozostają w niezmienionym stanie.
Aby przeprowadzić nadzór, cała własność organizacji, w tym gotówka w kasie, jest zabezpieczona lub przekazana na przechowanie i przeznaczenie konkretni urzędnicy (odpowiedzialni finansowo) osoby, które nie tylko odpowiadają za bezpieczeństwo mienia, ale także odpowiadają za każdy przypadek jego otrzymania, wydania, zbycia lub wykorzystania, tj. każda transakcja biznesowa musi zostać sformalizowana lub potwierdzona odpowiednim dokumentem podstawowym. Podstawowy dokument dostarcza nie tylko wyniku obserwacji, ale także ilościowego pomiaru zakończonej transakcji biznesowej. Wynik pomiaru najczęściej przedstawia się jako wskaźnik ilościowy w licznikach naturalnych lub robocizny. Ostateczny pomiar kosztów operacji z reguły przeprowadza się w dziale księgowości organizacji.
Monitorowanie faktu transakcji biznesowej, ilościowy pomiar zmian w składzie funduszy lub źródeł i późniejsze przygotowanie dokumentu łącznie stanowią stosunkowo niezależny rodzaj rachunkowości operacyjnej i technicznej - rachunkowość pierwotna. Wykorzystanie tych dokumentów w dziale księgowości organizacji do celów księgowych jest „wtórnym” rachunkiem kosztów. Księgowość podstawowa prowadzona jest pod bezpośrednim kierownictwem metodologicznym działu księgowości; dokumenty pierwotne stanowią podstawę, integralną część rachunkowości i muszą spełniać wszystkie jej wymagania dotyczące dokładności, wiarygodności, terminowości itp.
Bieżące monitorowanie obiektów księgowych i ich zmian za pomocą dokumentacji nie zawsze zapewnia pełną gwarancję i pewność co do dokładności rachunkowości, dlatego do okresowego monitorowania dokładności bieżącej rachunkowości organizacja wykorzystuje inwentarz. Inwentaryzacja to sprawdzenie dostępności przedmiotów księgowych w naturze przez grupę osób (prowizję), w tym pracownika księgowego. Osoby te bezpośrednio obserwują obiekty, mierzą je ilościowo i odzwierciedlają te wyniki w specjalnym dokumencie. Nazwa tej metody – inwentarz – pochodzi od bardziej starożytnej nazwy – inwentarz, która oznaczała spis kosztowności. Obecnie dokument nazywa się spisem inwentarza, a inwentarz odnosi się do poszczególnych rodzajów (obiektów) majątku organizacji.
Prowadzenie bieżącego monitorowania postępu działalności gospodarczej przez urzędników (osoby odpowiedzialne finansowo), rejestracja dokumentacji pierwotnej wymaga określonej organizacji ich stanowisk pracy. Muszą być wyposażone w odpowiednie wagi, miejsce do sporządzania i przechowywania dokumentacji, jej przechowywania, formularze dokumentów, sprzęt komputerowy i inny sprzęt biurowy, materiały instruktażowe i metodyczne. Z poszczególnymi pracownikami (magazynierami, kasjerami) zawierane są umowy dotyczące pełnej odpowiedzialności finansowej za przyjęte do przechowania przedmioty wartościowe, a obowiązki służbowe wskazują na konieczność przyjęcia i wydania majątku materialnego wyłącznie na podstawie dokumentów.
W niektórych przypadkach z dużą liczbą aktywa materialne i przeprowadzane z nimi transakcje biznesowe, bezpośrednia praca z dokumentami i cała podstawowa księgowość w miejscach pracy mogą być prowadzone przez księgowych (księgowych, operatorów).
Zatrudnianie i zwalnianie osób odpowiedzialnych finansowo musi odbywać się za zgodą głównego księgowego. Zabrania się przyjmowania na te stanowiska osób uprzednio skazanych za przestępstwa zbycia, za które podejmują decyzje sądownictwo Zabrania się zajmowania stanowisk związanych z odpowiedzialnością finansową. Wszystko to razem zapewnia większe zaufanie do urzędników, którym w imieniu księgowego powierzono monitorowanie i pierwotną księgowość (księgowość).
Przedmiotem rachunkowości jest działalność finansowa i gospodarcza organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, podmiot pokrywa się z obiektami kontrolnymi.
Aby zbadać proces funkcjonowania organizacji pod wpływem decyzji zarządczych, przedmiot zarządzania należy podzielić na stosunkowo odrębne części w celu ich szczegółowego zbadania.
Obiekty księgowe obejmują: -
własność organizacji (aktywa); -
źródła kształtowania majątku (kapitał własny i pasywa (pasywa); -
procesy gospodarcze i fakty, które składają się na działalność gospodarczą; -
przychody, wydatki organizacji i wyniki finansowe.
Aktywa to aktywa ekonomiczne będące własnością organizacji, które powinny przynieść jej w przyszłości korzyści ekonomiczne.
Kapitał własny organizacji to saldo jej aktywów po odjęciu zobowiązań.
Zobowiązania ujmuje się jako istniejące na określony dzień zobowiązania organizacji, których wypełnienie powoduje wypływ zasobów.
Przychód ujmuje się jako zwiększenie lub zmniejszenie korzyści ekonomicznych w okresie sprawozdawczym rachunki do zapłaty, które prowadzą do podwyższenia kapitału innego niż wkłady właścicieli.
Koszty ujmuje się jako zmniejszenie korzyści ekonomicznych w okresie sprawozdawczym lub zwiększenie zobowiązań, które spowoduje zmniejszenie kapitału.
Wynik finansowy - zysk (nadwyżka przychodów nad wydatkami), strata (nadwyżka wydatków nad przychodami).
Więcej w temacie 3.1. Przedmioty nadzoru księgowego:
- 12.1. SYSTEM KSIĘGOWY W ROSJI. GŁÓWNE CELE RACHUNKOWOŚCI. PRZEDMIOTY RACHUNKOWOŚCI I ICH KLASYFIKACJA. PODSTAWOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI. DOKUMENTY REGULACYJNE OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJĘ I PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI W FEDERACJI ROSYJSKIEJ
- 1.3. Obiekty księgowe Definicja i skład obiektów księgowych
- 12.4.3. Obserwacja jako najważniejsza metoda zbierania informacji marketingowych. Główne rodzaje obserwacji
- 1.1. Przedmiot, cele, zasady i cechy rachunkowości, bilansu i działalności banków Rachunkowość w banku, jej przedmioty, przedmiot, główne cele, zasady
7.1. Obserwacja pierwotna, dokumenty księgowe i ich przeznaczenie
Podstawą funkcjonowania rachunkowości ekonomicznej jest obserwacja pierwotna. Obejmuje:
- ocena i kryteria wyboru faktów z życia gospodarczego;
- jednoznaczne oświadczenie o przedmiotach i zdarzeniach odzwierciedlonych w rachunkowości;
- połączenie w czasie rejestracji obserwacji i pomiaru faktów życia gospodarczego;
sposoby kontroli obserwacji i przekazywania faktów z życia gospodarczego do dalszego przetwarzania.
Na podstawie wyników wstępnej obserwacji przystępują do kompletowania dokumentów. Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi, które służą jako podstawowe informacje księgowe stanowiące podstawę rachunkowości. dokument księgowy to pisemne zaświadczenie potwierdzające fakt dokonywania transakcji gospodarczych, prawo do ich przeprowadzania lub ustalające odpowiedzialność finansową pracowników za powierzone im wartości.
Działalności finansowej i gospodarczej organizacji towarzyszy realizacja licznych i różnorodnych operacji; każda operacja gospodarcza jest koniecznie dokumentowana w dokumentach księgowych zawierających podstawowe informacje o przeprowadzonych transakcjach biznesowych lub prawie do ich przeprowadzenia. Przedmiotem dokumentów księgowych są procesy zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży, a także poszczególne działy organizacji, różne powiązania finansowe, ekonomiczne, rozliczeniowe wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z ujednoliconymi formularzami zatwierdzonymi przez Państwowy Komitet Rosji w latach 1997-2000. w porozumieniu z Ministerstwem Finansów Rosji, Ministerstwem Gospodarki i Rozwoju Handlu Federacji Rosyjskiej oraz innymi zainteresowanymi federalnymi organami wykonawczymi dla następujących działów rachunkowości:
- rozliczanie produktów i surowców rolnych;
- rozliczanie pracy i jej płatność;
- księgowość środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
- rozliczanie materiałów;
- rozliczanie pracy w budowa kapitału;
- rozliczanie pracy w transport drogowy;
- rozliczanie wyników inwentaryzacji;
- księgowanie transakcji kasowych i rozliczeniowych;
- księgowanie transakcji handlowych itp.
Jeśli organizacja prowadzi działalność, której nie można sformalizować za pomocą standardowych dokumentów, może opracować własną formę dokumentu pierwotnego, który należy dostarczyć polityka rachunkowości organizacji i zawierać listę wymaganych szczegółów.
Oprócz dokumentów księgowych, na komputerowych nośnikach danych mogą znajdować się informacje księgowe. Wykorzystuje się je w technice komputerowej do pozyskiwania i przetwarzania informacji o majątku, zobowiązaniach i transakcjach gospodarczych. W przypadku przetwarzania zmechanizowanego w dokumentach księgowych wprowadzono specjalne szczegóły (kody organizacji, jego podziały strukturalne itp.)
Z dokumentami ściśle powiązane są takie pojęcia jak dokumentacja (księgowość pierwotna), unifikacja, standaryzacja i obieg dokumentów.
Dokumentacja – sposób ewidencjonowania majątku, zobowiązań i transakcji gospodarczych w dokumentach księgowych. Żadna transakcja nie może zostać odzwierciedlona w księgowości bez potwierdzenia jej odpowiednimi dokumentami. Prawidłowa i terminowa rejestracja wszystkich transakcji biznesowych wraz z dokumentami to początkowy etap księgowości. Dokumentacja to przepływ informacji na temat działalności finansowej i gospodarczej organizacji i dlatego jest szeroko stosowana w zarządzaniu organizacją w celu kontroli wstępnej, bieżącej i późniejszej.
Kontrola wstępna dokonują tego szefowie organizacji (kierownik, główny księgowy, główny inżynier, majster itp.) podczas podpisywania dokumentów, ponieważ podpisując dokument, biorą na siebie osobistą odpowiedzialność pracownika, który podpisał dokument, za wykonane przez niego czynności .
Bieżąca kontrola przeprowadzane w procesie rachunkowości i analizy (operacyjnej) działalności finansowej i gospodarczej; W celu pogłębienia analizy wykorzystuje się dokumenty pierwotne.
Późniejsza kontrola realizowane głównie w formie audytów dokumentów, a także poprzez sprawdzanie przez księgowych dokumentów stanowiących podstawę przetwarzania transakcji gospodarczych.
Ujednolicenie dokumentów– opracowanie standardowych formularzy dokumentów do stosowania przy rejestrowaniu transakcji jednorodnych w różnych organizacjach, niezależnie od formy własności i przynależności działowej. Ujednolicenie przyczynia się do uproszczenia i ograniczenia dokumentów, a także przystosowuje je do przetwarzania komputerowego: zastąpienie dokumentów jednorazowych zbiorczymi, wyeliminowanie zbędnych oznaczeń zawartych w dokumentach, łączenie kilku pojedynczych dokumentów w połączone itp.
Standaryzacja dokumentów – ustalanie identycznych (standardowych) rozmiarów formularzy dla dokumentów tego samego typu, co pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie papieru przy drukowaniu dokumentów, zmniejsza jego koszty. Ponadto standaryzacja ułatwia przetwarzanie dokumentów, korzystanie z komputerów elektronicznych i przechowywanie dokumentów w archiwum.
Obieg dokumentów – droga, jaką przebywa dokument od momentu jego przygotowania do dostarczenia do archiwum. W każdej organizacji obieg dokumentów opracowywany jest przez głównego księgowego i zatwierdzany przez kierownika organizacji. Obieg dokumentów obejmuje:
- nazwa raportów lub dokumentów pierwotnych;
- czas kompilacji;
- osoba sporządzająca, podpisująca lub rejestrująca dokumenty;
- terminy i osoba odpowiedzialna za przekazanie dokumentu do działu księgowości;
- osoba przyjmująca, sprawdzająca i przetwarzająca dokument kontroluje, w jaki sposób jest on wykorzystywany w księgowości i w jakim przypadku jest przechowywany w bieżącym archiwum.
7.2. Klasyfikacja dokumentów
Zwyczajowo grupuje się całą różnorodność dokumentów sporządzanych przez organizację, to znaczy zestawia skonsolidowane dokumenty księgowe, które są klasyfikowane według jednorodnych cech: cel, kolejność przygotowania, treść transakcji biznesowych, sposób rejestrowania transakcji, miejsce sposobu przygotowania i kolejności napełniania (patrz rysunek).
Klasyfikacja Dokumenty księgowe
Administracyjny dokumenty zawierają zlecenie, dyspozycję dokonania transakcji handlowej. Pozwalają na wykonanie operacji, ale nie poświadczają jej zakończenia. Np. zlecenia, pełnomocnictwa, faktury, zlecenia pracy, czek na otrzymanie środków pieniężnych z rachunku bieżącego lub walutowego, polecenie zapłaty banku do przelewu suma pieniędzy dostawcy itp. Dokumenty administracyjne podpisują pracownicy organizacji, którzy mają prawo wydawać instrukcje dotyczące wykonywania operacji odzwierciedlonych w dokumentach.
Wykonawczy (odciążający) dokumenty jedynie potwierdzają fakt transakcji, służą uzasadnieniu zapisów księgowych oraz wskazują odbiór, wydanie, wydatek materiałów i Pieniądze. Na przykład akty przyjęcia i przekazania środków trwałych, paragony, faktury potwierdzające poniesione wydatki, sprawozdania osób odpowiedzialnych materialnie, faktury za sprzedane produkty, wpływy i wydatki gotówkowe itp.
Dokumentacja rejestracja księgowa sporządzane przez pracowników księgowych w przypadkach, gdy nie ma innych dokumentów potwierdzających transakcję biznesową lub w celu przygotowania dokumentów administracyjnych i potwierdzających do odzwierciedlenia w księgowości. Na przykład zestawienia podziału ogólnych kosztów produkcji i ogólnych wydatków biznesowych, zestawienia naliczeń i podziału odpisów amortyzacyjnych, zestawienia zbiorcze, obliczenia rzeczywistych kosztów produkcji, obliczenia odchyleń od kosztów standardowych, różnego rodzaju certyfikaty i obliczenia przygotowane przez księgowość itp. .
Łączny dokumenty pełnią jednocześnie funkcje rejestracji administracyjnej i uniewinniającej, uniewinniającej i księgowej. Na przykład polecenie wypłaty gotówki w pierwszej części zawiera polecenie wydania pieniędzy, a w drugiej wydanie pieniędzy jest sformalizowane, potwierdzone podpisami odbiorcy i kasjera; faktura za wydanie środków trwałych zawiera polecenie wydania materiałów z magazynu do warsztatu, a także rejestrację faktycznego wydania itp.
W celu Kompilacja dokumentów może być pierwotna i podsumowująca.
Podstawowy Dokumenty sporządzane są dla każdej pojedynczej transakcji w momencie jej zakończenia. Na przykład przychodzące zamówienie gotówkowe, wychodzące zamówienie gotówkowe, wymagania dotyczące wydania materiałów, faktur, wniosków o płatność, akty przyjęcia i przeniesienia środków trwałych, akty umorzenia środków trwałych itp.
Streszczenie dokumenty sporządzane są na podstawie wcześniej sporządzonych dokumentów pierwotnych. Ich zastosowanie ułatwia kontrolę jednorodnych operacji. Mogą mieć charakter wykonawczy, księgowy lub łączony. Na przykład raporty zaliczkowe, raporty kasowe, wyciągi bankowe, wyciągi grupowe i zbiorcze. W szczególności raport zaliczkowy, będący raportem łączonym, pełni funkcje dokumentu uzupełniającego i księgowego. Zawiera pełny opis rozliczeń z osobą rozliczeniową: saldo lub nadwyżkę poprzedniej zaliczki, wielkość tej zaliczki, wydatkowaną kwotę, saldo i datę jego zaksięgowania w kasie lub nadwyżki oraz datę jego zwrot przez przedsiębiorstwo. Ponadto raport zaliczkowy przewiduje przypisanie kosztów produkcji do rachunków po weryfikacji i zatwierdzeniu raportu. Na odwrotnej stronie raportu znajduje się wykaz poszczególnych wydatków oraz dokumenty je potwierdzające.
Materiał dokumenty odzwierciedlają dostępność i przepływ funduszy i przedmiotów pracy. Należą do nich środki trwałe, wartości niematerialne i prawne i inne Inwestycje długoterminowe, rezerwy produkcyjne i koszty. Na przykład akty przyjęcia, przeniesienia i umorzenia środków trwałych, dokumenty dotyczące księgowania i odpisu środków trwałych, wykaz tabel, zaświadczeń, obliczeń i zestawień niezbędnych do wypełnienia rejestrów księgowych rachunków kosztów produkcji, faktur , faktury itp.
Gotówka dokumenty pokazują przepływ środków pieniężnych; przy ich pomocy, gotówką i Operacje bankowe. Do dokumentów pieniężnych zalicza się czeki, wyciągi bankowe, pokwitowania gotówkowe i polecenia zapłaty, pokwitowania otrzymania pieniędzy, znaczki pocztowe i wekslowe, pożyczki, obligacje, certyfikaty oszczędnościowe itd.
Obliczony dokumenty odzwierciedlają rozliczenia spółki z prawnymi i prawnymi osoby: polecenia zapłaty, czeki rozliczeniowe, wnioski o płatność, zestawienia płac, raporty wydatków itp.
W drodze rejestrowania transakcji dokumenty dzielimy na jednorazowe i kumulatywne.
Jeden raz dokumenty są wykorzystywane jednorazowo w celu odzwierciedlenia pojedynczej transakcji lub kilku jednocześnie przeprowadzonych transakcji. Po rejestracji jednorazowy dokument trafia do działu księgowości i służy jako podstawa do refleksji w księgowości. Na przykład wpływy i wydatki gotówkowe, faktury, odcinki wypłat itp.
Łączny dokumenty sporządzane są na określony okres (tydzień, dekada, miesiąc), aby odzwierciedlić jednorodne, powtarzające się operacje, które są w nich rejestrowane na bieżąco. Na koniec okresu obliczane są sumy wskaźników stosowanych w rachunkach. Dokumenty zbiorcze różnią się od dokumentów zbiorczych tym, że są kompilowane stopniowo poprzez kumulację transakcji. Dokumenty akumulacyjne obejmują karty limitowe, zamówienia dwutygodniowe lub miesięczne itp.
Przez miejsce kompilacji dokumenty mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne.
Domowy dokumenty są opracowywane w organizacji w celu odzwierciedlenia bieżącej działalności. Na przykład wpływy gotówkowe i nakazy wydatków, faktury, akty, zamówienia, odcinki wypłat itp.
Zewnętrzny dokumenty są wypełniane poza organizacją i odbierane w sformalizowanej formie. Na przykład faktury, wyciągi bankowe, listy przewozowe itp.
W kolejności napełniania Dokumenty można podzielić na sporządzane ręcznie i przy użyciu technologii komputerowej.
Dokumenty ręczne wypełnia się ręcznie lub na maszynie do pisania.
Dokumenty wypełniane techniką komputerową automatycznie rejestrują informację o operacjach produkcyjnych w momencie ich zakończenia.
7.3. Procedura kompletowania i przechowywania dokumentów
Podstawą wpisów do ksiąg rachunkowych są pierwotne dokumenty księgowe, które dokumentują fakt dokonania transakcji gospodarczej, dlatego przy sporządzaniu dokumentów stawiane są szczególne wymagania.
Terminowa realizacja dokumentów. Podstawowe dokumenty należy sporządzić w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu. Przy sprzedaży towarów, produktów, robót budowlanych i usług za pomocą kas fiskalnych dozwolone jest sporządzenie podstawowego dokumentu księgowego co najmniej raz na koniec dnia roboczego na podstawie wpływów gotówkowych. Niezastosowanie się do tego wymogu może prowadzić do zaniedbań w księgowości. Tworzenie podstawowych dokumentów księgowych, procedura i termin ich przekazania do odzwierciedlenia w księgowości odbywa się zgodnie z harmonogramem przepływu dokumentów zatwierdzonym przez organizację. Osoby, które skompilowały i podpisały dokumenty pierwotne, zapewniają terminowe i wysokiej jakości wykonanie, a następnie przekazują je w ustalonych ramach czasowych do odzwierciedlenia w księgowości, a także wiarygodność zawartych w nich danych.
Dokładność, przejrzystość i kompletność treści transakcji, sporządzony przez dokument. W każdym dokumencie tekst opisujący operację musi być konkretny, aby po zakończeniu nie było żadnych niejasności. Wszystkie wskaźniki na formularzu dokumentu muszą być wypełnione, a puste kolumny i linie muszą zostać przekreślone.
Wyraźnie wypełnij dokument. Wypełnienie formularza dokumentu należy wykonać na maszynie do pisania, tuszem lub ołówkiem, starannie i czytelnie. Nieautoryzowane poprawki nie są dozwolone w dokumentach. Poprawę błędu należy potwierdzić podpisem osób, które podpisały dokument, ze wskazaniem daty poprawienia. Korekty nie są dozwolone w dokumentach gotówkowych i bankowych. Dokumenty sporządzone z naruszeniem ustalonych wymogów nie mają mocy prawnej; nie mogą służyć jako dowód transakcji lub prawidłowości zapisów księgowych. Dokumenty posiadające braki zwracane są osobom odpowiedzialnym za ich sporządzenie; dokumenty zawierające zamazane treści nie są zwracane, a osoby za nie odpowiedzialne stają przed sądem.
Aby kontrolować i usprawniać przetwarzanie danych o transakcjach gospodarczych, skonsolidowane dokumenty księgowe można sporządzać na podstawie pierwotnych dokumentów księgowych. Podstawowe i skonsolidowane dokumenty księgowe mogą mieć formę papierową lub komputerową.
Dokumenty pierwotne są akceptowane do rozliczeń, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej, a dokumenty, których forma nie jest przewidziana, muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:
- Tytuł dokumentu;
- kod formularza;
- data sporządzenia dokumentu;
- nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
- treść transakcji biznesowych;
- liczniki transakcji biznesowych (ilości, kwoty);
- stanowisko osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej wykonania, podpisy osobiste i ich dekodowanie, w tym w przypadku tworzenia dokumentów przy użyciu technologii komputerowej.
W razie potrzeby można uwzględnić dodatkowe szczegóły.
Dokumenty znajdujące się na komputerowych nośnikach danych muszą zawierać:
- Nazwa firmy;
- data zapisu dokumentu;
- lokalizacja organizacji;
- kod operatora, który nagrał dokument na taśmę magnetyczną.
Dokumenty na machinogramach muszą zawierać:
- nazwa i lokalizacja organizacji;
- data kompilacji.
Dokumenty otrzymane przez dział księgowości poddawane są procesowi księgowemu, który przebiega w trzech etapach, zanim zostanie zapisany w księgach rachunkowych lub przekazany do maszyny liczącej. Po pierwsze dokumenty są sprawdzane pod względem merytorycznym, tj. stwierdzana jest wykonalność i legalność operacji określonej w dokumencie; ustala się, czy operacja ta w ogóle miała miejsce i w zakresie określonym w dokumencie. W tym przypadku stosują metodę kontrowania dokumentów, na przykład porównując zamówienia na wytworzenie produktów i faktury za delegowanie tych produktów; faktury za wysyłkę produktów i rachunki kupującego za przyjęcie tych produktów itp. Po drugie, przeprowadzana jest kontrola formalna dokumentu, tj. ustala się, czy dokument jest napisany na ustalonym formularzu, czy wszystkie dane są wypełnione poprawnie, czy istnieją wymagane podpisy urzędników zaangażowanych w transakcję i wykonanie dokumentów. Trzeci, zweryfikowane i zaakceptowane dokumenty podlegają grupowaniu, weryfikacji arytmetycznej, opodatkowaniu i cesji kont.
Grupowanie – To wybór dokumentów, które są jednorodne nie tylko pod względem nazw, ale także dokumentów z nimi powiązanych. Pozwala na sumowanie ogólnych wyników dla jednorodnych dokumentów, co znacznie ułatwia księgową obróbkę zgrupowanych danych i umożliwia dokonanie zapisów w jednym zapisie księgowym.
Kontrola arytmetyczna dokumenty pozwalają kontrolować obliczenia arytmetyczne wyników, poprawność odzwierciedlenia wskaźników ilościowych i kosztowych.
Opodatkowanie dokumentów – wyrażenie naturalnych wskaźników w kategoriach pieniężnych i obliczenie kwoty.
Pod przypisanie konta dokumenty rozumieją wyjaśnienie rachunków, na które transakcje biznesowe sporządzone w załączonych dokumentach powinny być rejestrowane w debetach i kredytach.
Po zarejestrowaniu dokumentów w księgach rachunkowych następuje ich umorzenie, co dokumentowane jest poprzez umieszczenie na każdym dokumencie stempla „otrzymano” lub „spłaciono”. Takie unieważnienie dokumentów należy przeprowadzić, aby zapobiec nadużyciom poprzez ponowne wykorzystanie już zarejestrowanych dokumentów.
Po ostatecznym rozliczeniu wszystkie dokumenty są segregowane w teczki i przekazywane do przechowywania do bieżącego archiwum, co zapewnia ich bezpieczeństwo i łatwość przechowywania; dokumenty segregowane są w teczki sekwencyjnie według kolejności numeracji artykułów w czasopismach według miesięcy. Na okładce teczki należy podać nazwę organizacji, jej nazwę i numer seryjny, rok, miesiąc oraz liczbę kartek w teczce. W przypadku przekazania dokumentów do archiwum i ich zniszczenia, akty są sporządzane i przechowywane w archiwum. Dla usprawnienia przechowywania prowadzony jest dziennik plików archiwalnych, który ma następującą postać:
Sprawy z archiwum wydawane są na pisemne zlecenie głównego księgowego. Zabrania dokumentów mogą dokonać wyłącznie organy śledcze, dochodzenia wstępne i prokuratura, sądy, inspektoraty podatkowe oraz policję skarbową na podstawie ich decyzji wydanych zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Główny księgowy lub inny urzędnik organizacji ma prawo, za zgodą, w obecności przedstawicieli władz dokonujących zajęcia dokumentów, sporządzić ich kopie ze wskazaniem przyczyny i daty zajęcia.
Wykaz i warunki przechowywania dokumentów w organizacji oraz tryb ich przekazywania do archiwów państwowych zostały zatwierdzone przez Naczelną Dyrekcję Archiwalną w 1989 roku.
wnioski
Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi, które służą jako podstawowe informacje księgowe stanowiące podstawę rachunkowości.
Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z ujednoliconymi formularzami zatwierdzonymi przez Państwowy Komitet Rosji w latach 1997-2000. w porozumieniu z Ministerstwem Finansów Rosji, Ministerstwem Gospodarki i Rozwoju Handlu Federacji Rosyjskiej oraz innymi zainteresowanymi federalnymi organami wykonawczymi.
Prawidłowa i terminowa rejestracja wszystkich transakcji biznesowych wraz z dokumentami to początkowy etap księgowości.
Zwyczajowo grupuje się całą różnorodność dokumentów sporządzanych przez organizację, to znaczy zestawia skonsolidowane dokumenty księgowe, które są klasyfikowane według jednorodnych cech: cel, kolejność przygotowania, treść transakcji biznesowych, sposób rejestrowania transakcji, miejsce przygotowania i kolejność realizacji. Podstawą wpisów do ksiąg rachunkowych są pierwotne dokumenty księgowe, które dokumentują fakt dokonania transakcji gospodarczej.
Pytania autotestowe
- Czym są obserwacje pierwotne i zapisy pierwotne?
- Co to jest dokument?
- Jakie dokumenty nazywane są podstawowymi?
- Czy pojęcia „dokument” i „dokument podstawowy” są tożsame? Dlaczego?
- Jaka jest istota i znaczenie dokumentów?
- Jakie wskaźniki są obowiązkowymi szczegółami i dlaczego nie można obejść się nawet bez niektórych z nich?
- Dlaczego potrzebne są dodatkowe szczegóły? Daj przykłady.
- Czym dokumenty księgowe różnią się od innych podstawowych nośników danych?
- Jakie są wymagania dotyczące przygotowania dokumentów?
- Na czym polega ujednolicenie i standaryzacja dokumentów? Jaka jest ich rola w księgowości?
- Jak klasyfikowane są dokumenty?
- Opisz i podaj przykłady dokumentów księgowych. Jaki jest powód ich potrzeby?
- Na czym polega weryfikacja merytoryczna dokumentów?
- Opisz kontrweryfikację dokumentów.
- Dlaczego nie można dokonywać poprawek na pieniądzach i dokumentach bankowych?
- Czym jest obieg dokumentów i jakie jest jego znaczenie?
- Jaki jest cel archiwum i jakie są jego rodzaje? Jaka jest rola księgowego w jego organizacji?
- Jaki akt prawny reguluje tworzenie, przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów oraz ich przechowywanie?
- Który organ zatwierdza ujednolicone formularze dokumentów pierwotnych?
Bibliografia
- Ustawa federalna „O rachunkowości” z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ (z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami).
- Regulamin rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacja Rosyjska. Zarządzenie Ministra Finansów Rosji z dnia 24 marca 2000 r. nr 31n.
- Kuter MI Teoria rachunkowości: podręcznik. Wydanie 3, poprawione. i dodatkowe - M.: Finanse i Statystyka, 2004/
- Kovalev V.V. Rachunkowość i analiza finansowa: podstawy koncepcyjne. – M.: Finanse i statystyka, 2004.
wersja drukowana
Czytelnik
| Stanowisko | adnotacja |
Warsztaty
| Nazwa warsztatu | adnotacja |
Wyślij swoją dobrą pracę do bazy wiedzy jest prosta. Skorzystaj z poniższego formularza
Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Państwu bardzo wdzięczni.
Wysłany dnia http://www.allbest.ru/
Zajęcia w dyscyplinie „Rachunkowość”
Na temat: „Podstawowa obserwacja w rachunkowości”
Wprowadzenie 3
1. Istota, metody obserwacji pierwotnej 4
2. Klasyfikacja dokumentów 6
3. Organizacja obiegu dokumentów 17
4. Inwentaryzacja jako metoda obserwacji pierwotnej 21
Wniosek 29
Wykaz używanej literatury 30
Wstęp
Cechą rachunkowości jest to, że odbywa się ona poprzez ciągłe monitorowanie zmian stanu obiektów księgowych. W rachunkowości każda transakcja gospodarcza powodująca taką zmianę musi być udokumentowana, tj. pewien dokument. Na przykład odbiór aktywów materialnych musi być sformalizowany poprzez polecenie odbioru (faktura odbioru), wydanie aktywów materialnych - faktura za wydanie materiałów (faktura za materiały eksploatacyjne), odbiór środków w kasie przedsiębiorstwa - paragon zlecenie gotówkowe, należy potwierdzić wpływ środków na rachunek bieżący lub ich dysponowanie wyciąg bankowy, świadczenie usług – zgodnie z odpowiednią ustawą itp. W przypadku braku takich dokumentów nie ma informacji, że transakcje te miały miejsce w przedsiębiorstwie lub innymi słowy jest to informacja niepotwierdzona. W tym zakresie monitorowanie zmian stanu obiektów księgowych następuje poprzez pozyskiwanie i potwierdzanie informacji o zakończeniu określonych transakcji gospodarczych, które spowodowały takie zmiany. Ponieważ takie informacje w rachunkowości są dostarczane i potwierdzane wyłącznie za pomocą dokumentów, mając tylko określony dokument, księgowy może być pewien, że transakcja biznesowa faktycznie miała miejsce.
Zatem otrzymanie przez księgowego informacji potwierdzonych odpowiednimi dokumentami o zakończeniu niektórych transakcji biznesowych nazywa się obserwacją pierwotną.
1. Istota, metody obserwacji pierwotnej
Przedstawiając pierwsze pytanie tematu, należy pokazać obserwację jako element metody rachunkowości; scharakteryzuj dwie specyficzne metody lub techniki obserwacji pierwotnej – dokumentację i inwentaryzację.
Podstawą funkcjonowania rachunkowości ekonomicznej jest obserwacja pierwotna. Obejmuje:
· Ocena i kryteria wyboru faktów z życia gospodarczego
· Jednoznaczne oświadczenie o przedmiotach i zdarzeniach mających odzwierciedlenie w rachunkowości
· Połączenie w czasie rejestracji obserwacji i pomiaru faktów życia gospodarczego
· Metody kontroli obserwacji i przekazywania faktów z życia gospodarczego do dalszego przetwarzania
Na podstawie wyników wstępnej obserwacji przystępują do kompletowania dokumentów. Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi, które służą jako podstawowe informacje księgowe stanowiące podstawę rachunkowości.
Dokument księgowy to pisemne zaświadczenie potwierdzające fakt dokonania transakcji gospodarczych, prawo do ich przeprowadzenia lub ustalające odpowiedzialność finansową pracowników za powierzone im wartości.
Działalności finansowej i gospodarczej organizacji towarzyszy realizacja licznych i różnorodnych operacji; każda operacja gospodarcza jest koniecznie dokumentowana w dokumentach księgowych zawierających podstawowe informacje o przeprowadzonych transakcjach biznesowych lub prawie do ich przeprowadzenia. Przedmiotem dokumentów księgowych są procesy zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży, a także poszczególne działy organizacji, różne powiązania finansowe, ekonomiczne, rozliczeniowe wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z ujednoliconymi formularzami zatwierdzonymi Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 października 1997 r. Nr 71a (zmienioną 21 stycznia 2003 r. Nr 7).
Jeśli organizacja przeprowadza transakcje, których nie można sformalizować za pomocą standardowych dokumentów, może opracować własną formę dokumentu podstawowego, która musi być przewidziana w zasadach rachunkowości organizacji i zawierać listę obowiązkowych szczegółów.
Dokumentacja to sposób rejestrowania majątku, zobowiązań i transakcji gospodarczych za pomocą dokumentów księgowych.
Żadna transakcja nie może zostać odzwierciedlona w księgowości bez potwierdzenia jej odpowiednimi dokumentami. Prawidłowa i terminowa rejestracja wszystkich transakcji biznesowych wraz z dokumentami to początkowy etap księgowości. Dokumentacja to przepływ informacji na temat działalności finansowej i gospodarczej organizacji.
Obieg dokumentów to droga, jaką przebywa dokument od momentu jego przygotowania do dostarczenia do archiwum. W każdej organizacji obieg dokumentów opracowywany jest przez głównego księgowego i zatwierdzany przez kierownika organizacji.
Musi zapewniać:
· Nazwa raportów lub dokumentów pierwotnych;
· Czas kompilacji;
· Osoba sporządzająca, podpisująca lub rejestrująca dokumenty;
· Terminy i osoba odpowiedzialna za przekazanie dokumentu do działu księgowości;
· Osoba odbierająca, sprawdzająca i przetwarzająca dokument kontroluje, w jaki sposób jest on wykorzystywany w księgowości i w jakim przypadku jest przechowywany w bieżącym archiwum.
Należy mieć na uwadze, że brak obiegu dokumentów lub jego niejasna organizacja prowadzi do zaniedbań w zakresie księgowości i wszelkiego rodzaju nadużyć.
Inwentarz to wyjaśnienie faktycznej dostępności majątku i zobowiązań finansowych poprzez porównanie ich z danymi księgowymi na określony dzień.
2. Klasyfikacja dokumentów
Rozważając Drugie Pytanie tematów należy wskazać istotę dokumentu jako prawnego dowodu dokonanej transakcji, podać klasyfikację dokumentów księgowych i podać ich przykłady.
W organizacjach w procesie wykonywania działalności finansowej i gospodarczej wykonywane są różne operacje. Dlatego dokumenty, na podstawie których są sporządzane, są również różne. Różnorodność dokumentów tłumaczy się również ich specyfiką w pracy księgowej.
Aby wybrać najbardziej racjonalne formy i typy podczas przetwarzania niektórych operacji, wszystkie dokumenty są klasyfikowane (grupowane) według kilku kryteriów:
Po wcześniejszym umówieniu
W celu ewidencjonowania transakcji,
Zgodnie ze sposobem pokrycia operacji,
Według ilości kont
Według miejsca kompilacji.
Artykuł 9 ustawy federalnej „O rachunkowości” z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ stanowi: „Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi, na podstawie których prowadzona jest księgowość. Dokumenty podstawowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumie ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej oraz dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać dane obowiązkowe.”
W codziennej pracy organizacji powstają dokumenty dotyczące różnych zagadnień związanych z działalnością produkcyjną, gospodarczą, finansową i społeczną. Są to zarządzenia, decyzje, pisma, akty, umowy, protokoły, oświadczenia, telegramy, zaświadczenia itp.
Dokumenty księgowe pogrupowane są w następujące sekcje księgowe:
· produkty rolne;
· praca i jej zapłata;
· środki trwałe i wartości niematerialne i prawne;
· materiały;
· praca przy budowie kapitału;
· obsługa maszyn i mechanizmów budowlanych;
· praca w transporcie drogowym;
· wyniki inwentaryzacji;
· operacje handlowe.
Dokumentowanie czynności zarządczych polega na rejestrowaniu istotnych informacji na różne sposoby (według ustalonych formularzy), tj. tworzenie dokumentów.
Wymagania dotyczące treści i przygotowania dokumentów księgowych.
Dokumenty składają się z poszczególnych elementów (wskaźników), które nazywane są szczegółami (od łacińskiego reguisitum – wymagany, konieczny).
Zbiór szczegółów dokumentu określa jego formę.
Aby dokument spełniał swoją funkcję, musi być sporządzony zgodnie z formą przyjętą dla tej kategorii dokumentów.
Ich moc dowodowa (prawna) zależy od kompletności i jakości wykonania dokumentów, ponieważ służą one jako dowód i potwierdzenie określonych faktów.
Wszystkie szczegóły są podzielone na obowiązkowe i dodatkowe.
Zgodnie z wymogami Regulaminu prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1998 r. Nr 34H (zmieniony Rozporządzeniem Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 24.03.2000 r. Nr 31H), dokumenty pierwotne muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:
· nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej wykonania;
· podpisy i transkrypcje osobiste (w tym przypadki sporządzania dokumentów przy wykorzystaniu technologii komputerowej).
W razie potrzeby w treści dokumentu można uwzględnić dodatkowe szczegóły: Godło państwowe Federacji Rosyjskiej, godło organizacji, nazwa organizacji macierzystej, indeks przedsiębiorstwa komunikacyjnego, adres pocztowy, telegraficzny, numer, link do indeksu i data dokumentu przychodzącego, pieczęć ograniczenia dostępu do dokumentu, uchwała, znak kontrolny, wizy, pieczęć, nazwisko wykonawcy i jego numer telefonu, oznaczenie przekazania danych na nośnik komputerowy i inne, według uznania organizacji .
Zbiór szczegółów dokumentu ułożonych w określonej kolejności nazywa się jego formą.
Formularz dla określonego rodzaju dokumentu nazywany jest formularzem standardowym (na przykład dla zamówień, protokołów itp.). Taka forma charakteryzuje się ustalonym zestawem detali ułożonych w ścisłej kolejności.
Skład i rozmieszczenie szczegółów są określone w GOST w formularzu próbki.
Wszystkie podstawowe dokumenty muszą zostać sporządzone w momencie transakcji biznesowej, jeżeli z jakichkolwiek powodów nie jest to możliwe – niezwłocznie po zakończeniu transakcji.
Dokumentacja aktywów, pasywów i transakcji biznesowych prowadzona jest w walucie Federacji Rosyjskiej - w rublach i w języku rosyjskim. Jeżeli dokumenty są sporządzone w innych językach, muszą mieć tłumaczenie linijka po linijce na język rosyjski.
Wpisów w dokumentach pierwotnych można dokonywać tuszem, pastą do długopisów, ołówkiem chemicznym, przy użyciu sprzętu biurowego i automatyki. Wolne linie, kolumny i kolumny należy przekreślić.
Podstawowe i zbiorcze dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników transakcji biznesowych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej , sąd i prokuratura (art. 9 ust. 7 ustawy federalnej nr 129 - ustawa federalna „O rachunkowości”). Formularze podstawowych dokumentów księgowych służące do formalizowania transakcji biznesowych, dla których nie przewidziano standardowych formularzy podstawowych dokumentów księgowych, a także formularze dokumentów do wewnętrznej sprawozdawczości księgowej muszą zostać zatwierdzone zarządzeniem kierownika organizacji wraz z polityką rachunkowości.
Dokumenty dotyczące transakcji finansowych, kredytowych i pieniężnych muszą zostać podpisane przez kierownika organizacji i głównego księgowego lub ich upoważnione osoby.
Listę osób uprawnionych do pierwszego i drugiego podpisu sporządza się na zlecenie organizacji. Bez podpisu głównego księgowego, gotówka i dokumenty rozliczeniowe, zobowiązania finansowe i kredytowe są uważane za nieważne i nie powinny być przyjmowane do realizacji (art. 7 ust. 3 ustawy federalnej z dnia 23 lutego 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości” zmienionej nr 123-FZ z 23 lipca , 1998).
Podstawowe dokumenty należy sporządzić w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu. Za prawidłowość danych zawartych w dokumencie i jakość jego sporządzenia odpowiadają urzędnicy, którzy podpisali dokument. Nie powinno być żadnych nieokreślonych poprawek na dokumentach, a korekty na dokumentach bankowych i kasowych są w ogóle niedopuszczalne, nawet te umowne. Błędy w dokumentach koryguje się poprzez skreślenie błędnego wpisu (jedną linijką, aby można było odczytać to, co zostało przekreślone) i zaznacza się podpisami osób podpisujących dokument, wskazując datę korekty.
Ustala się zestaw dokumentów:
· zakres zagadnień rozwiązywanych przez organizację w toku jej działalności;
· procedura rozwiązywania problemów (oparta na kolegialności lub jedności dowodzenia);
· wielkość i charakter stosunków zewnętrznych.
Każdy dokument zarządczy musi spełniać następujące wymagania:
· być sporządzone w wymaganej formie iw niektórych przypadkach zgodne z normami;
· wydawane przez odpowiedni właściwy organ lub urzędnika, a także przez osoby, którym takie prawo przyznaje ustawa lub odpowiednia dyrektywa;
· być publikowane zgodnie z przepisami prawa i nie być z nimi sprzeczne.
Zaleca się podzielenie tekstów dokumentów na dwie główne części. Pierwsza część wskazuje podstawę sporządzenia dokumentu, druga zawiera wnioski, propozycje, decyzje, zarządzenia, wnioski. Jeżeli dokument składa się z jednej frazy, wówczas w pierwszej części zaleca się również wskazanie podstawy lub powodu utworzenia dokumentu, a w drugiej - wniosku, decyzji, nakazu. W niektórych przypadkach tekst dokumentu może zawierać jedynie końcową część, np. pismo, prośbę bez wyjaśnień.
Tekst dokumentu musi być jasny i precyzyjny. Kompilator musi zawsze pamiętać, że dokumenty muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami, dlatego w razie potrzeby dokumenty należy zweryfikować z przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Należy to szczególnie uwzględnić przy sporządzaniu decyzji, zarządzeń i innych dokumentów administracyjnych. W dokumentach należy posługiwać się wyłącznie zweryfikowanymi i wiarygodnymi faktami.
Dokumenty mogą być ilustrowane tabelami. We wszystkich przypadkach tabele są dołączone do wniosku. Można to zrobić jako link na końcu dokumentu lub na końcu odpowiedniej sekcji, podsekcji, akapitu, akapitu.
Każdy tekst poprzedzony jest tytułem – krótkim określeniem jego treści. Znaczenie tytułu w dokumencie jest niezwykle ważne, ponieważ tytuł zawsze może krótko i dokładnie wyrazić główną ideę dokumentu. Tytuł jest głównym elementem wyszukiwania dokumentu. Tytuł znajduje się w lewym górnym rogu dokumentu pod oznaczeniem jego numeru i daty. W przypadku dokumentów, które są duże lub dotyczą kilku kwestii, zestawiane są podtytuły. Poprawnie skomponowany tytuł skraca czas przeglądania dokumentu.
Dokumenty księgowe jako nośniki informacji podlegają Jednolitemu Systemowi Klasyfikacji i Kodowania (USCC). Kod zastępuje nazwę obiektu i służy do jego identyfikacji. Jest wskazany w celu uproszczenia przetwarzania informacji księgowych w podstawowych dokumentach księgowych.
Dokumenty księgowe klasyfikuje się:
· zgodnie z przeznaczeniem;
· kolejność kompilacji;
· sposób ewidencji transakcji handlowych;
· miejsce kompilacji;
· sposób napełniania.
Ze względu na przeznaczenie dokumenty dzielą się na dystrybucyjne, uzasadniające, księgowe i łączone.
Dokumenty administracyjne to te, które zawierają polecenie przeprowadzenia określonej transakcji biznesowej (nakazy, instrukcje, pełnomocnictwa, polecenia zapłaty do banku w celu przekazania pieniędzy, czeki na otrzymanie pieniędzy itp.).
Wykonawcze (odciążające) - te, które potwierdzają fakt transakcji biznesowej (faktury za otrzymanie materiałów, akty, paragony itp.).
Dokumenty księgowe to dokumenty utworzone w dziale księgowości organizacji w celu przygotowania zapisów księgowych (świadectwa księgowe, świadectwa obliczeniowe, arkusze dystrybucyjne, arkusze grupujące itp.).
Łączone - dokumenty, które zawierają jednocześnie zlecenie i potwierdzenie wykonania lub zawierają informacje o wykonaniu i oznakach rejestracji księgowej (raport zaliczkowy, zestawienie płac itp.).
Według kolejności sporządzania dokumentów wyróżnia się dokumenty podstawowe i podsumowujące.
Podstawowy - zestawiany dla każdej indywidualnej transakcji biznesowej bezpośrednio w momencie jej zakończenia (arkusze czasu pracy, wpływy i wydatki gotówkowe, wymagania itp.).
Podsumowanie - sporządzone na podstawie dokumentów pierwotnych (raport kasjera, raport magazynowy itp.).
Dokumenty gotówkowe odzwierciedlają dostępność i przepływ środków (potwierdzenia i polecenia zapłaty, czeki, obligacje itp.).
Dokumenty materialne odzwierciedlają obecność i ruch majątku organizacji (zapasy, środki trwałe itp.).
Dokumenty płatnicze odzwierciedlają rozliczenia organizacji z innymi osobami prawnymi i osobami fizycznymi (czeki rozliczeniowe, raporty zaliczkowe, wnioski o płatność i zlecenia płatnicze itp.).
Zgodnie z metodą odzwierciedlania transakcji biznesowych dokumenty dzielą się na jednorazowe i kumulatywne.
Dokumenty jednorazowe mają odzwierciedlać jedną lub więcej transakcji w momencie ich realizacji (faktury, zamówienia, polecenia gotówkowe itp.).
Dokumenty zbiorcze zestawiane są przez pewien okres czasu poprzez gromadzenie jednorodnych, powtarzających się zapisów (karty limitów, arkusze czasu pracy itp.).
W zależności od miejsca ich sporządzenia, dokumenty mogą mieć charakter zewnętrzny lub wewnętrzny.
Dokumenty zewnętrzne pochodzą od innych organizacji (wyciągi bankowe, faktury za transport tobapho, faktury itp.).
Dokumenty wewnętrzne sporządzane są w samej organizacji (raporty towarowe, zestawienia płac, wpływy gotówkowe i zlecenia wydatków). Ze względu na sposób wypełniania dokumentów dzieli się je na sporządzane ręcznie i sporządzane środkami technicznymi.
Klasyfikację dokumentów księgowych można przedstawić w formie następującego schematu: schemat nr 1 „Klasyfikacja dokumentów księgowych”.
Klasyfikacja dokumentów księgowych
Przepływ dokumentów we wszystkich przypadkach odzwierciedla strukturę organizacyjną aparatu zarządzającego, która rozwinęła się w organizacji oraz podział obowiązków między jednostkami strukturalnymi i poszczególnymi pracownikami, dlatego usprawnienie przepływu dokumentów jest nierozerwalnie związane z racjonalizacją tworzenia struktury organizacyjne kierownictwo.
Dotrzymywanie terminów składania dokumentów jest szczególnie ważne przy automatyzacji operacji księgowych w księgowości scentralizowanej, gdyż wiąże się to z równomiernym obciążeniem maszyn i terminowością publikowania raportów maszynowych. Doświadczenie uczy, że niedotrzymanie terminów składania dokumentów skutkuje tym, że rejestry maszyn docierające z opóźnieniem nie są wykorzystywane ze względu na utratę ich znaczenia operacyjnego i przydatności.
Dokumenty pierwotne muszą być nie tylko sporządzone terminowo, ale także zawierać wiarygodne dane. To ostatnie jest nierozerwalnie związane z prawidłową i racjonalną organizacją podstawowej księgowości, wysokiej jakości przygotowaniem dokumentacji z wypełnieniem wszystkich wymaganych szczegółów, w tym przejrzystym wypełnieniem ustalonych kodów w dokumentach podstawowych, które mają fundamentalne znaczenie w mechanizacji operacji księgowych w scentralizowanych działach księgowych.
Dokumenty księgowe związane z wykorzystaniem kosztorysów dla budżetu, funduszy specjalnych i innych podpisują kierownik organizacji i główny księgowy (lub ich zastępcy).
W scentralizowanych działach księgowych dokumenty bankowe (czeki i zlecenia płatnicze), a także pokwitowania gotówkowe i wyciągi z płatności (rozliczenia i płatności) dotyczące wynagrodzeń dotyczące warunków i kwot płatności z kasy są podpisywane przez kierownika organizacji (napisy administracyjne ), w ramach którego utworzono scentralizowany dział księgowości, lub inne upoważnione osoby oraz główny księgowy lub jego zastępca. Pozostałe dokumenty stanowiące podstawę do wydawania pieniędzy, zapasów, a także zmiany zobowiązań kredytowych i rozliczeniowych organizacji podpisują szefowie obsługiwanych organizacji i główny księgowy scentralizowanego działu księgowości lub ich zastępcy.
Wszystkie operacje bankowe przeprowadzane są za pośrednictwem rachunków budżetowych (bieżących) organizacji, które mają scentralizowane działy księgowe. W pojedynczych obsługiwanych organizacjach o dużym wolumenie transakcji, za zgodą organizacji wyższej, można prowadzić rachunki budżetowe (bieżące).
Centralizacja rachunkowości w zakresie realizacji kosztorysów wymagała usprawnienia rachunkowości. Zamiast książek zaczęto używać arkuszy akumulacyjnych. Umożliwiło to rezygnację z dużej liczby zleceń pamiątkowych dla każdej operacji i zmniejszenie liczby wpisów w syntetycznych i analitycznych rejestrach księgowych. Nie ma potrzeby sporządzania oddzielnych arkuszy obrotów.
Centralizacja księgowości stawia wysokie wymagania przed przygotowaniem podstawowej dokumentacji pochodzącej od obsługiwanych organizacji.
Nie wolno nam zapominać, że zniekształcenie choćby jednego wskaźnika podczas automatycznego przetwarzania prowadzi do zmian wskaźników w wielu powiązanych ze sobą dokumentach, ponieważ ich zestawienie opiera się na tych samych informacjach początkowych lub sekwencyjnym wykorzystaniu informacji wynikowych jednego zadania co początkowej do rozwiązania innego.
Praktyka przekonuje, że wdrożenie systemy automatyczne zarządzanie musi być połączone z zamawianiem baza informacyjna, usprawnianie procesów dokumentacyjnych. Największą efektywność wykorzystania elektronicznej techniki komputerowej można osiągnąć poprzez uporządkowanie wszystkich informacji początkowych, których nośnikiem masowym są pierwotne dokumenty rejestrujące fakt transakcji gospodarczej.
Niestety w większości przypadków informacje o podstawowych i działalność finansowa organizacje i ich podziały strukturalne są dalekie od pełnego wykorzystania, a w niektórych przypadkach w ogóle nie są wykorzystywane.
Do głównych przyczyn należy niski poziom klasyfikacji i kodowania dokumentów, standaryzacja i ujednolicenie, a także ich niezadowalający stan, gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie.
Przyczyny te powodują sprzeczność pomiędzy stosunkowo dużą, stale rosnącą objętością informacji a małą wartością współczynnika użytecznego wykorzystania źródeł informacji, która ma tendencję do zmniejszania się.
W większości przypadków wstępne dane dotyczące majątku materialnego, produkcji oraz użytkowania maszyn i urządzeń wprowadzane są do dokumentów pierwotnych ręcznie.
W zarządzaniu operacyjnym organizacjami proces przetwarzania informacji rozpoczyna się od realizacji transakcji biznesowych, ich kodowania i rejestrowania w dokumentach pierwotnych.
Niedoskonałość tych działań nieuchronnie prowadzi do irracjonalnego korzystania z komputerów ze względu na wzrost objętości pracy.
3. Organizacja obiegu dokumentów
obieg dokumentów księgowych
Zarys trzecie pytanie Tematy definiują przepływ dokumentów; jego projekt; pokazać ruch dokumentów; okresy ich ważności.
Obieg dokumentów to przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie od ich utworzenia lub otrzymania od innych organizacji do przyjęcia do rozliczenia, przetworzenia i przekazania do archiwum.
Etapy obiegu dokumentów:
1. Sporządzenie dokumentu w przedsiębiorstwie lub otrzymanie go z zewnątrz;
2. Sprawdzenie dokumentu: formalnie, arytmetycznie; głównie;
3. Przetwarzanie dokumentów: ewidencjonowanie transakcji, w tym dokumentów w rejestrach;
4. Archiwizacja.
Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność danych w nich zawartych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.
Tworzenie podstawowych dokumentów księgowych, procedura i termin ich przekazania do odzwierciedlenia w księgowości odbywa się zgodnie z harmonogramem przepływu dokumentów zatwierdzonym przez organizację.
Pracę nad harmonogramem obiegu dokumentów organizuje główny księgowy. Harmonogram przepływu dokumentów zatwierdzany jest zarządzeniem kierownika przedsiębiorstwa.
Zorganizowany według harmonogramu obieg dokumentów pozwala przyspieszyć przepływ każdego dokumentu podstawowego – od rejestracji i weryfikacji do przetwarzania, sprzyja równomiernemu rozłożeniu pracy księgowej w całym czasie pracy, zwiększa produktywność księgowych, pomaga wzmocnić funkcje kontrolne rachunkowości, a także poprawić poziom mechanizacji i automatyzacji prac księgowych.
Harmonogram przepływu dokumentów można sporządzić w formie diagramu lub wykazu prac związanych z tworzeniem, weryfikacją i przetwarzaniem dokumentów wykonywanych przez każdy dział przedsiębiorstwa, instytucję, a także wszystkich wykonawców, ze wskazaniem ich powiązań i terminów wykonania dokończenie dzieła.
Przykładowy harmonogram obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie
Zatwierdzone zamówieniem nr ___ z dnia ___________
|
Tworzenie dokumentu |
Weryfikacja dokumentu |
Przetwarzanie dokumentów |
Przenieś do archiwum |
|||||||||||
|
Tytuł dokumentu |
Liczba kopii |
Odpowiedzialny za rozładowanie |
Odpowiedzialny za rejestrację |
Odpowiedzialny za wykonanie |
Okres wykonania |
Odpowiedzialny za weryfikację |
Kto reprezentuje |
Kolejność prezentacji |
Ostateczny termin składania wniosków |
Kto występuje |
Okres wykonania |
Kto występuje |
Termin przeniesienia |
|
|
Wymóg |
OMTS, księgowość |
Codziennie (do godziny) |
Księgowość |
1 egzemplarz - warsztat 2 egzemplarze. - magazyn |
Podczas zgłaszania do rejestru |
Codziennie (do godz.) |
Księgowość |
Codziennie |
Księgowość |
Na koniec kwartału |
Pracownicy przedsiębiorstwa, instytucji (kierownicy sklepów, brygadziści, chronometrażyści, pracownicy planowania gospodarczego, działy finansowe, wydziały pracy i wynagrodzenie, zaopatrzenie, magazynierzy, osoby odpowiedzialne, pracownicy księgowi i inne) tworzą i składają dokumenty związane z zakresem swojej działalności zgodnie z harmonogramem obiegu dokumentów. W tym celu każdy wykonawca otrzymuje wyciąg z harmonogramu. W wyciągu wymienione są dokumenty związane z dziedziną działalności wykonawcy, terminy ich składania oraz działy przedsiębiorstwa i instytucje, do których składane są określone dokumenty.
Kontrolę nad przestrzeganiem przez wykonawców harmonogramu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie lub instytucji sprawuje główny księgowy.
Racjonalna organizacja obiegu dokumentów jest jednym z głównych warunków prawidłowej organizacji rachunkowości.
Dokument jako nośnik informacji stanowi nieodzowny element wewnętrznej organizacji każdej instytucji, przedsiębiorstwa, firmy, zapewniając współdziałanie ich części. Informacje stanowią podstawę podejmowania decyzji zarządczych, służą jako dowód ich realizacji i źródło uogólnień, a także materiał do prac referencyjnych i poszukiwawczych.
Ponadto dokumentacja w wielu przypadkach jest obowiązkowa, przewidziana przez prawo i regulacje rządowe, jest więc jednym ze sposobów wzmacniania praworządności i kontroli.
Szybkość podejmowania decyzji ostatecznie zależy od przejrzystości i efektywności przetwarzania i przepływu dokumentów. Dlatego w racjonalnej organizacji zawsze dużą wagę przywiązuje się do przepływu dokumentów, szczególnie w księgowości, gdzie nieterminowe przetwarzanie dokumentów finansowych może prowadzić do negatywnych konsekwencji ekonomicznych.
Ustanowienie tej lub innej procedury przepływu dokumentów zależy od charakteru i cech transakcji biznesowych oraz ich rejestracji księgowej, a także od struktury przedsiębiorstwa i jego aparatu księgowego.
Dla każdego rodzaju lub rodzaju dokumentów (wymagania, faktury, faktury itp.) opracowywany jest specjalny schemat obiegu dokumentów w postaci harmonogramu obiegu dokumentów. Harmonogram ten wskazuje, przez jakie organy (zakłady pracy) i w jakiej kolejności przechodzi dokument oraz jakie procesy realizowane są w każdym przypadku w celu przetwarzania dokumentu i na jego podstawie ksiąg rachunkowych. Prawidłowo zorganizowany obieg dokumentów musi spełniać dwa główne warunki: Po pierwsze, dla każdego dokumentu ustalana jest najkrótsza ścieżka, tj. minimalna liczba poszczególnych organów (zakładów pracy), przez które musi przejść bez zbędnych i powtarzających się przejazdów. Po drugie, dla każdego dokumentu ustalany jest minimalny okres przejścia, ograniczony czasem niezbędnym do zakończenia pracy z dokumentem w każdym przypadku (przygotowanie, wykonanie, przetwarzanie, księgowanie itp.).
4. Inwentaryzacja jako metoda obserwacji pierwotnej
Rozważając czwarte pytanie tematy trzeba pokazywać istota ekonomiczna spis; organizacja komisji inwentaryzacyjnej; rodzaje zapasów; dokumentowanie jego wyników; odzwierciedlone w rachunkowości.
Ważnym etapem przygotowań do pomyślnego przygotowania rocznego raportu księgowego za rok jest terminowa i wysokiej jakości inwentaryzacja środków trwałych, zapasów, innego majątku, środków pieniężnych i innych aktywa finansowe i zobowiązania finansowe organizacji.
W organizacjach, w których praca ta została wykonana na właściwym poziomie, realność wskaźników bilansowych na dzień 1 stycznia następnego roku z reguły nie budzi wątpliwości. Wręcz przeciwnie, inwentaryzacji nie zwraca się należytej uwagi (lub w ogóle jej nie przeprowadza się) wskaźniki bilansowe dla poszczególnych pozycji są czasami nierealne.
Za pomocą inwentaryzacji sprawdzana jest poprawność bieżących danych księgowych dla aktywów rzeczowych i pieniężnych, identyfikowane są błędy popełnione w rachunkowości, a te nieuwzględnione są akceptowane do rozliczeń. zaplecze gospodarcze monitorowane jest bezpieczeństwo majątku gospodarczego będącego w posiadaniu osób odpowiedzialnych finansowo. Praktyka pokazuje, że w niektórych organizacjach inwentarz nie obejmuje całego majątku trwałego.
Inwentaryzacja ma następujące cele, tj. identyfikacja faktycznej dostępności nieruchomości z danymi księgowymi, sprawdzenie kompletności odzwierciedlenia zobowiązań finansowych w rachunkowości.
Zadania inwentaryzacyjne:
ustalenie faktycznej dostępności zasobów gospodarczych;
kontrolę nad bezpieczeństwem środków trwałych, rzeczowych i pieniężnych poprzez porównanie ich rzeczywistej dostępności z danymi księgowymi;
identyfikacja nadwyżek i niewykorzystanych aktywów rzeczowych w celu ich sprzedaży, a także aktywów materialnych, które całkowicie lub częściowo utraciły swoje właściwości;
weryfikację stanu obiektów magazynowych, warunków przechowywania środków trwałych oraz funkcjonowania maszyn, urządzeń, budynków i innych środków trwałych;
sprawdzenie realności należności i zobowiązań, produkcji w toku, rozliczeń międzyokresowych kosztów, rezerw na przyszłe wydatki i innych pozycji bilansu.
Chciałbym zwrócić uwagę na przypadki, w których wymagana jest inwentaryzacja.
Gdy następuje zmiana właściciela lub reorganizacja przedsiębiorstwa (instytucji);
Po likwidacji przedsiębiorstwa (instytucji);
Przed przygotowaniem raportów rocznych;
Przy zmianie kierownika przedsiębiorstwa (instytucji) lub innej osoby odpowiedzialnej finansowo;
Przy zmianie osób odpowiedzialnych finansowo (w dniu przyjęcia i przekazania spraw);
Przy ustalaniu faktów dotyczących kradzieży, rabunku lub nadużycia, a także uszkodzenia przedmiotów wartościowych;
Po pożarze lub klęsce żywiołowej;
Decyzją organów regulacyjnych, sądowych i innych upoważnionych organów.
Niestety wymagania te często nie są spełniane, co powoduje, że po zwolnieniu osób odpowiedzialnych finansowo często wychodzi na jaw znaczne ilości brak środków materialnych i pieniężnych, których odzyskanie nie jest następnie kierowane do sprawców, a kwoty te są w większości przypadków spisywane na koniec roku w celu wyniki finansowe, co jest surowo zabronione.
Wyrywkowe inwentaryzacje i kontrole kontrolne w ciągu całego roku dyscyplinują pracowników przedsiębiorstwa, pozwalają na szybkie wykrycie naruszeń, nadużyć i kradzieży oraz przyczyniają się do bezpieczeństwa mienia przedsiębiorstwa. Tam, gdzie osoby odpowiedzialne finansowo czują ścisłą kontrolę nad swoją pracą ze strony księgowych, prawdopodobieństwo nadużyć i kradzieży mienia jest zminimalizowane.
W zapewnieniu bezpieczeństwa majątku materialnego i funduszy ważny jest dobór, rozmieszczenie i kształcenie pracowników na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością finansową.
W celu wzmocnienia odpowiedzialności osób fizycznych za bezpieczeństwo powierzonego im majątku materialnego i środków finansowych, administracja przedsiębiorstwa zawiera pisemne umowy o pełnej odpowiedzialności z pracownikami, którzy ukończyli 18 rok życia, zajmują stanowiska lub wykonują pracę bezpośrednio związaną z przechowywanie, przetwarzanie, sprzedaż (urlop), transport lub wykorzystanie wartości przekazanych im w procesie produkcyjnym.
Powoływanie, zwalnianie, przenoszenie i relokacja pracowników, z którymi zawierane lub zawierane są pisemne umowy o pełnej odpowiedzialności finansowej, następuje w porozumieniu z głównym księgowym (osobą go zastępującą).
Wszystkie inwentaryzacje przeprowadzane w przedsiębiorstwie dzielone są według szeregu kryteriów.
Wysłany dnia http://www.allbest.ru/
W zależności od kompletności pokrycia majątku inwentarze mogą być kompletne lub częściowe.
Pełna inwentaryzacja obejmuje wszystkie zobowiązania majątkowe i finansowe przedsiębiorstwa; jest to zadanie bardzo pracochłonne i dlatego przeprowadzane jest raz w roku, zwykle przed sporządzeniem raportu rocznego na dzień 1 stycznia lub w terminie zbliżonym do końca roku. rok sprawozdawczy.
Inwentarz częściowy obejmuje dowolny rodzaj środków przedsiębiorstwa, na przykład tylko gotówkę w kasie lub tylko materiały w określonym magazynie. Należy ją przeprowadzać systematycznie przez cały rok, gdyż zapewnia bezpieczeństwo mienia przedsiębiorstwa, dyscyplinuje osoby odpowiedzialne finansowo oraz pozwala na terminowe zatajenie naruszeń, nadużyć i kradzieży. Tam, gdzie osoby odpowiedzialne finansowo mają ścisłą kontrolę nad swoją pracą ze strony księgowych, prawdopodobieństwo nadużyć i kradzieży jest zminimalizowane.
Pełna inwentaryzacja obejmuje weryfikację wszystkich, bez wyjątku, dostępnych nieruchomości, przedstawionych przez konkretną osobę materialną.
Selektywna to inwentaryzacja, w której sprawdzane są tylko niektóre (na próbkę) wartości konkretnej osoby odpowiedzialnej finansowo.
W zależności od podstawy inwentaryzacji mogą być one planowane lub nieplanowane. Te ostatnie przeprowadzane są nagle, termin ich realizacji nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym finansowo. Czasami można je przeprowadzić zgodnie z wymaganiami audytora, organów kontrolnych, organów finansowych i dochodzeniowych. Realizowane są inwentaryzacje planowe: produktów spożywczych w magazynach i bazach 2 razy w roku, rozliczenia z władze finansowe za składki podatków i inne płatności raz na kwartał, rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami 2 razy w roku.
Niezbędne przeprowadza się w przypadku zmiany osób odpowiedzialnych finansowo, po klęsce żywiołowej, podczas przeszacowania wartości majątku materialnego lub kradzieży.
Powtórkę przeprowadza się w przypadkach, gdy pojawiły się wątpliwości nie tylko co do jakości inwentarza, ale także tego, że osoba odpowiedzialna finansowo znała z góry datę rozpoczęcia inwentaryzacji i przygotowywała się do niej.
Kontrola i ponowna kontrola przeprowadzana jest w okresie inwentaryzacji lub po jej zakończeniu. Obejmuje co najmniej 10% zweryfikowanych wartości.
Ze względu na częstotliwość lub cykliczność inwentaryzacji rozróżnia się inwentaryzację zmianową, miesięczną (kwartalną, półroczną) i roczną.
Na przykład inwentaryzacja niewykorzystanych materiałów na zmianę, obecność półproduktów lub produktów jest przeprowadzana w wielu branżach przy przenoszeniu zmian przez osoby odpowiedzialne materialnie, przy stosowaniu metody inwentaryzacji polegającej na monitorowaniu zużycia materiałów, podczas pracy ze szczególnie drogimi lub niebezpiecznymi produktami.
Co najmniej raz na kwartał przeprowadzana jest inwentaryzacja środków pieniężnych i innych wartościowych przedmiotów znajdujących się w kasie.
Najbardziej obszerna i pracochłonna inwentaryzacja ma charakter roczny. Podczas tej inwentaryzacji sprawdzana jest nie tylko obecność aktywów materialnych, ale także stan rozliczeń z dłużnikami, ważność kwot utworzonych rezerw i środków, rzeczywistość zobowiązań i innych zobowiązań.
Należy także rozróżnić i uwzględnić inwentarze bieżące i stałe. Inwentaryzacje bieżące (stałe) przeprowadzane są w celu identyfikacji rzeczywistego zużycia surowców i materiałów do produkcji, sprawdzenia kompletności przychodzących partii majątku materialnego oraz zapewnienia, że aktualne standardy zużycia surowców i materiałów do produkcji określone rodzaje produktów odpowiadają ich faktycznemu spożyciu.
Inwentaryzacja stała (ciągła) polega na tym, że stała komisja inwentaryzacyjna bada w naturze określone rodzaje aktywów materialnych w czasie, gdy ich stan jest minimalny. Taka organizacja inwentarza znacznie zmniejsza pracochłonność jego realizacji i pozwala na szybszą identyfikację ubytków naturalnych i ubytków niektórych rodzajów dóbr materialnych. Rzeczywiście w praktyce często zdarzają się sytuacje, gdy nie ma już żadnych aktywów rzeczowych w naturze, ale zgodnie z rachunkowością wskazane jest ich saldo, co oznacza naturalną utratę lub niedobór tych wartości. W warunkach rachunkowości komputerowej organizacja stałej inwentaryzacji pozwala zwiększyć dokładność informacji księgowych i gospodarczych.
W celu przeprowadzenia inwentaryzacji w przedsiębiorstwie na zlecenie kierownika tworzy się stałą prowizję za inwentaryzację. W jego skład wchodzą kierownik lub jego zastępca, główny księgowy, szefowie działów, główni specjaliści oraz przedstawiciele służby kontroli i audytu przedsiębiorstwa. Przed przeprowadzeniem inwentaryzacji tworzona jest komisja robocza ds. inwentaryzacji roboczej.
Inwentaryzacja przeprowadzana jest w obecności osoby odpowiedzialnej finansowo. Zadaniem komisji jest ustalenie faktycznej dostępności nieruchomości. Wyniki znajdują odzwierciedlenie w wykazach inwentaryzacyjnych, które są podpisywane przez przewodniczącego i członków komisji i przekazywane do działu księgowości.
Jeżeli rzeczywiste dane nie pokrywają się z danymi księgowymi, sporządza się zestawienie porównawcze, w którym wprowadza się dane dotyczące wartości, dla których zidentyfikowano rozbieżności.
Koszt nadwyżek środków trwałych, środków trwałych, środków pieniężnych i innego majątku zidentyfikowanych podczas inwentaryzacji podlega zaliczeniu na zwiększenie zysku roku sprawozdawczego. Koszty braków, uszkodzeń i innych ubytków mienia w ramach norm są odpisywane na zlecenie kierownika przedsiębiorstwa jako koszty produkcji i koszty dystrybucji. Braki w majątku materialnym, gotówce i innym mieniu, a także szkody w postaci strat naturalnych przypisuje się winnym lub kosztem odszkodowania z ubezpieczenia. Niedobory składników zapasów lub straty spowodowane ich uszkodzeniem, które nie są rekompensowane przez osoby odpowiedzialne finansowo, są odpisywane z zysków lub funduszy rezerwowych.
Cechą inwentaryzacji środków trwałych jest to, że ich dostępność sprawdzana jest poprzez sprawdzenie wszystkich obiektów i dostępność dokumentów potwierdzających położenie tych obiektów we własności przedsiębiorstwa. W przypadku stwierdzenia rozbieżności w wykonaniu dokumentów komisja inwentaryzacyjna ma obowiązek sporządzić prawidłowe. Dla niektórych obiektów ustala się kwotę zwiększenia lub zmniejszenia wartości księgowej tego obiektu. Obecność pozycji magazynowych sprawdza się poprzez obowiązkowe przeliczenie i ponowne ważenie. Istnieją również funkcje zarządzania zapasami w przypadkach, gdy podczas inwentaryzacji pozycje zapasów zostały odebrane, wydane, wysłane, nie zapłacone na czas, znajdują się w magazynach innych organizacji, przekazane do przetworzenia do innego przedsiębiorstwa, działają, wydane na do indywidualnego użytku pracowników lub popadły w ruinę i nie zostały spisane na straty. Dostępność środków cenne papiery i dokumenty pieniężne, formularze papierów wartościowych i inne formy ścisłych dokumentów sprawozdawczych, środki w tranzycie, środki w rozliczeniu, rachunki walutowe i specjalne są sprawdzane podczas przeprowadzania inwentaryzacji środków, dokumentów pieniężnych i ścisłych formularzy sprawozdawczych.
Dodam, że aby usprawnić proces inwentaryzacji konieczne jest szerokie wykorzystanie nowoczesnych technologii komputerowych, którymi niektóre przedsiębiorstwa nie dysponują.
Wniosek
Możemy zatem stwierdzić, że rola i znaczenie obserwacji pierwotnej w rachunkowości jest bardzo duża. Jeżeli dokumenty księgowe odzwierciedlają pełną i rzetelną informację, a jednocześnie odzwierciedlenie transakcji gospodarczych odbywa się metodą ciągłą, ciągłą i terminową, to w skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym otrzymamy rzetelne i pełne informacje o działalność gospodarczą niezbędną zarówno użytkownikom wewnętrznym, jak i zewnętrznym.
Posiadając porównywalne i wiarygodne informacje, organizacja ma możliwość kontrolowania zapobiegania szkodom i stratom, a w przypadku ich wystąpienia, możliwości ich szybkiej eliminacji, a także możliwości planowania dalszego długoterminowego rozwoju, identyfikowania rezerw w gospodarstwie i upewnij się stabilność finansowa organizacje.
Promuje oparty na nauce system organizacji rachunkowości efektywne wykorzystanie wszelkich zasobów, poprawiając refleksję i analizę sytuacji finansowej i majątkowej przedsiębiorstw.
Obecnie systemowi księgowemu stawiane są zwiększone wymagania ze względu na nacisk na międzynarodowe standardy księgowość i sprawozdawczość oraz większe wykorzystanie pozytywnych krajowych i doświadczenia zagraniczne, do przetwarzania informacji księgowych przy użyciu różnych technologii komputerowych. Rozwiązanie tych problemów wiąże się z dalszym rozwojem teoretycznych i metodologicznych zasad rachunkowości.
Bibliografia
1. Kiryanova Z.V. „Finanse i statystyka”, M. 1998
2. Kondrakov N.P. „Księgowość” wydanie 2, „Infra - M”, M. 1999
3. Kozhinov V.Ya. Rachunkowość (poradnik dla początkujących), „Egzamin”, M. 1999.
4. Sokolov Ya.V. Zasady rachunkowości „Rachunkowość”, 1996.
5. Sokolov Ya.V. Rachunkowość od początków do współczesności, „Jedność”, M. 1996, (podręcznik)
6. Robert N. Anthony. Podstawy rachunkowości, Moskwa, 1995.
7. Głuszkow I.E. Rachunkowość w nowoczesnym przedsiębiorstwie, EKOR, Nowosybirsk, 1994
8. Khorin A.N. Rachunkowość i przedsiębiorczość//B.U. Nr 8.94
9. Ustawa federalna „O rachunkowości” z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ.
10. Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej. Część I i II. - M.: Prospekt, 1998.
11. Kozlova E.P., Babchenko T.N., Galanina E.N. Rachunkowość w małych firmach - M.: Finanse i Statystyka, 1997.
12. Kozlova E.P., Parashutin N.V., Babchenko T.N., Galanina E.N. - Rachunkowość - wyd. 2, dodatkowe - M.: Finanse i Statystyka, 1997.
13. Rachunkowość: Podręcznik / P.S. Bezrukikh, V.B. Iwaszkiewicz, N.P. Kondrakow i inni; wyd. P.S. Bezręki. - wyd. 3, poprawione. i dodatkowe - M.: Księgowość, 1999.
Opublikowano na Allbest.ru
Podobne dokumenty
Dokumenty jako źródło podstawowych informacji i monitorowania przepływu materiałów, pracy i zasoby finansowe. Klasyfikacja i tryb sporządzania dokumentów księgowych, organizacja obiegu dokumentów. Zapasy i ich miejsce w rachunkowości pierwotnej.
streszczenie, dodano 24.06.2010
Znaczenie i cele obserwacji pierwotnej. Klasyfikacja dokumentów księgowych. Wymagania dotyczące wypełniania dokumentów podstawowych. Zasady sprawdzania dokumentów pierwotnych i poprawiania w nich błędów. Procedura konfiskaty dokumentów organizacji.
praca na kursie, dodano 07.09.2011
Opis procesu księgowego generowania wyniku działalności. Badania i analizy księgowe sprawozdania finansowe w tradycyjnie pojmowanym przedsiębiorstwie (na przykładzie organizacji Gascom). Skład i wymagania dotyczące raportowania wyników finansowych.
praca na kursie, dodano 12.01.2009
Pojęcie, cechy i znaczenie pierwotne nadzór księgowy. Dokumentacja księgowa, jej istota, funkcje, zadania, szczegóły, klasyfikacja i rola w zarządzaniu przedsiębiorstwem. ogólna charakterystyka materialne nośniki informacji księgowych.
test, dodano 21.03.2010
Istota rachunkowości pierwotnej, jej rola i znaczenie. Pojęcie obiegu dokumentów i jego cechy w organizacjach branżowych. Organizacja podstawowego audytu księgowego. Metody odzwierciedlania transakcji. Obecna praktyka rachunkowości podstawowej w KSU „Przedsiębiorstwo leśne Svetlinsky”.
praca na kursie, dodano 25.04.2013
Charakterystyka przedmiotu, sposób rachunkowości i obiegu dokumentów. Procedura tworzenia i rozliczania wyników finansowych organizacji. Zapasy, ich rola i znaczenie w rachunkowości. Procedura przeprowadzania i rejestrowania jego wyników.
praca na kursie, dodano 12.08.2010
Charakterystyka zasad współczesnej rachunkowości. Istota metody rachunkowości, jej główne elementy. Pojęcie rachunkowości, jej cel i zadania. Podwójny wpis, jego istota, ewolucja i znaczenie. Zasada działania podwójnego wejścia.
praca na kursie, dodano 24.06.2013
Pojęcie i historyczny rozwój formy rachunkowości. Klasyfikacja rejestrów księgowych i operacje w nich przeprowadzane. Ich rola w rachunkowości. Różnorodne formy księgowe. Podstawowe metody sprawdzania zapisów księgowych w księgach rachunkowych.
test, dodano 14.06.2010
Podstawy podstawowej rachunkowości w przedsiębiorstwie. Pojęcie dokumentów księgowych i ich znaczenie. Klasyfikacja dokumentów księgowych. Forma dokumentów księgowych. Organizacja obiegu dokumentów w księgowości. System obiegu dokumentów dla podstawowych dokumentów księgowych.
praca na kursie, dodano 29.06.2008
Pozytywne i negatywne aspekty ustawy o rachunkowości. Wpływ ustawy o rachunkowości na zasady rachunkowości w skali kraju. Ogólne zasady organizacji rachunkowości. Przegląd nowych dokumentów regulacyjnych.
Temat 7. Podstawowa obserwacja w rachunkowości.
Wykład 1. Dokumenty, znaczenie, klasyfikacja
Pytania:
Dokumenty, znaczenie i klasyfikacja.
Pytanie 1. Dokumenty, znaczenie i klasyfikacja.
Obserwacja jest istotnym elementem metody rachunkowości. Jego celem jest upewnienie się, że obiekty księgowe rzeczywiście uległy zmianie i zarejestrowanie tych zmian pod względem ilościowym, jakościowym, kosztowym itp.
Znane są dwie metody obserwacji pierwotnej: dokumentacyjna i inwentaryzacyjna.
Dokumentacja jest ściśle regulowanym odzwierciedleniem danych o zmianach w składzie majątku i pasywów przedsiębiorstwa pod wpływem transakcji biznesowych na nośnikach informacyjnych o standardowej formie.
Za pomocą dokumentacji pracownicy księgowi mają możliwość monitorowania i kontrolowania transakcji gospodarczych bezpośrednio, bezpośrednio, a także pośrednio przy udziale urzędników, którym na podstawie umowy przypisuje się pełną odpowiedzialność finansową za bezpieczeństwo i przeznaczenie ten czy inny rodzaj majątku przedsiębiorstwa. Urzędników tych nazywa się odpowiedzialnymi finansowo.
Bezpośrednią obserwację dokumentów przeprowadza księgowy, obliczając koszt produktów wytworzonych przez przedsiębiorstwo, obliczając zysk, amortyzację środków trwałych, podatki itp. Księgowy prowadzi obserwację pośrednią na podstawie dokumentów wystawionych przez osoby odpowiedzialne finansowo podczas wykonywania transakcji biznesowych. Cały pierwotny system nadzoru działa na zasadzie: „Każda transakcja gospodarcza jest dokumentowana w dokumencie, na podstawie którego stwierdza się, że majątek lub obowiązki przedsiębiorstwa faktycznie uległy zmianie. Jeśli brakuje dokumentu, oznacza to, że nie zaszły żadne zmiany.” Jednak takie podejście do organizacji księgowości w przedsiębiorstwie nie „daje całkowitej gwarancji, że transakcje rzeczywiście nie miały miejsca lub wręcz przeciwnie, miały miejsce. Mówimy nie tylko o możliwych błędach w dokumentacji, ale także o tzw. „nieudokumentowane” zmiany w majątku przedsiębiorstw (np. w wyniku kradzieży dóbr materialnych; zmniejszenia ich ilości podczas przechowywania na skutek procesów fizykochemicznych: skurczu, skurczu itp. Dlatego oprócz dokumentacji, stosują inną metodę księgowania - inwentaryzacja pozwala na porównanie i dostosowanie danych księgowych dotyczących majątku (pasywów) zgodnie z ich faktyczną dostępnością.
Żadna transakcja biznesowa nie może zostać odzwierciedlona w rachunkowości bez jej wykonania za pomocą odpowiednich dokumentów.
Dokument (dosłownie „próbka”, „dowód”) to pisemne poświadczenie faktu transakcji biznesowej i prawa do jej przeprowadzenia, a także wielkości majątku (pasywów), którego status uległ zmianie. Pomimo rozwoju technologii elektronicznego papieru w związku z wykorzystaniem komputerów osobistych, dokumenty pierwotne nie tracą na znaczeniu i pozostają głównymi nośnikami informacji. Dokumentowanie transakcji biznesowych jest ważnym elementem metody rachunkowości:
dokumenty odzwierciedlają dynamikę własności;
na podstawie dokumentów dokonuje się wpisów do ksiąg rachunkowych;
podczas dyrygowania audyty podatkowe przez dokumenty rozumie się pisemny dowód potwierdzający fakt dokonania transakcji gospodarczej lub ustalający prawo do jej przeprowadzenia;
dokumenty służą do sprawdzenia poprawności i wiarygodności odzwierciedlenia dokonanych transakcji;
podpisy urzędników i osób odpowiedzialnych finansowo zapewniają wartość dowodową dokumentów.
Każdy dokument, w zależności od jego przeznaczenia, zawiera określone informacje i pełni określone funkcje. Niektóre dokumenty zawierają duże ilości danych, inne dostarczają użytkownikom rzadkich, a nawet unikalnych informacji, a jeszcze inne służą wyłącznie do weryfikacji istniejących informacji.
Dokument stanowi pisemne zlecenie przeprowadzenia transakcji handlowych lub pisemne potwierdzenie faktycznego wykonania tych transakcji.
Dokumentacja – jeden z elementów metody rachunkowości. Jest to metoda ciągłego i ciągłego odzwierciedlania transakcji biznesowych w celu uzyskania niezbędnych informacji o zakończonych zdarzeniach gospodarczych, a także dokonania kolejnych zapisów w systemie rachunków księgowych.
Niezależnie od sposobu ewidencjonowania danych źródłowych, każda transakcja gospodarcza musi być udokumentowana w dokumencie w momencie i miejscu jej przeprowadzenia. Przygotowanie dokumentów biznesowych nazywa się dokumentacją.
Zakres zastosowania dokumentów w przedsiębiorstwie jest duży. Służą do zarządzania działalnością finansowo-gospodarczą: zlecenia przeprowadzenia transakcji biznesowych wydawane są w formie dokumentów (potwierdzenia i polecenia zapłaty, faktury, faktury, certyfikaty podróży itp.). Dla pracowników realizujących te zlecenia (kasjerów, magazynierów i innych osób odpowiedzialnych finansowo) dokumenty stanowią podstawę dokonywanych przez nich transakcji. Na podstawie dokumentów przeprowadzana jest wstępna, bieżąca i późniejsza kontrola bezpieczeństwa środków właściciela oraz ekonomicznej wykonalności transakcji biznesowych.
Kontrolę wstępną przeprowadza kadra kierownicza: technolog - przy ustalaniu limitów zwolnienia materiałów z magazynu do produkcji; ekonomista – przy racjonowaniu kosztów pracy, dyrektor i główny księgowy – przy podpisywaniu dokumentu zawierającego zlecenie przeprowadzenia określonej transakcji gospodarczej.
Kontrola bieżąca przeprowadzana jest w momencie transakcji biznesowej. Przykładowo magazynier, wydając materiały do produkcji mistrzowi warsztatu, na podstawie karty limitowej, kontroluje ilość materiałów wydawanych mistrzowi, a majster kontroluje ilość materiałów oddanych na jego odpowiedzialność przez magazyniera.
Późniejszą kontrolę przeprowadza księgowy podczas odbierania i przetwarzania dokumentów otrzymanych od osób odpowiedzialnych finansowo, a także urzędnicy w formie audytów, audytów i innych kontroli.
Na podstawie dokumentów w procesie analizy działalności gospodarczej można dokonać oceny i ustalić przyczyny określonego stanu zarządzanego podsystemu (np. rytm realizacji programu produkcyjnego, umowy na wysyłkę produkty itp.).
Prawne (prawne) znaczenie dokumentów objawia się w tym, że mają one moc dowodową, potwierdzającą fakt dokonania transakcji gospodarczej lub prawidłowość zapisu księgowego. Na przykład list przewozowy prawnie potwierdza odbiór materiałów, sprzętu lub innych wartościowych przedmiotów dla przedsiębiorstwa od dostawcy; fakt wysyłki gotowych produktów do kupującego itp.
Aby odzwierciedlić różne aspekty działalności gospodarczej w przedsiębiorstwie, stosuje się szeroką gamę form i rodzajów dokumentów. Ich klasyfikacja pomaga w prawidłowym zestawieniu dokumentów i wykorzystaniu ich w księgowości.
Schematycznie wygląda to tak (patrz schemat 23). Klasyfikacja dokumentów ma charakter nie tylko teoretyczny, ale ma także ogromne znaczenie praktyczne, gdyż znając cechy każdego dokumentu, można go racjonalnie wykorzystać w zarządzaniu działalnością gospodarczą.
Ze względu na przeznaczenie dokumenty dzielą się na: administracyjne, uzasadniające, księgowe i łączone.
Dokumenty administracyjne zawierają polecenie przeprowadzenia określonej transakcji gospodarczej (pełnomocnictwo do odbioru majątku materialnego, czek na otrzymanie środków pieniężnych z rachunku bieżącego, polecenie udzielenia pracownikowi urlopu itp.). Nie zawierają informacji potwierdzających fakt zawarcia transakcji handlowej. Dlatego też na podstawie takich dokumentów nie dokonuje się zapisów księgowych. Jednakże sprawdzając je, księgowy może zidentyfikować osoby odpowiedzialne za wykonanie otrzymanych poleceń.
Dokumenty pomocnicze (lub wykonawcze) są sporządzane w momencie transakcji biznesowej i stanowią pierwszy etap ich rejestracji księgowej (list przewozowy, przychodzące polecenie gotówkowe, wychodzące polecenie gotówkowe itp.).
Dokumenty księgowe sporządzane są przez 6xraltera w celu uproszczenia i przygotowania technicznego do dalszego odzwierciedlenia w księgowaniu transakcji zarejestrowanych w dokumentach administracyjnych lub źródłowych. Nie mają one samodzielnego znaczenia, tj. bez dokumentów administracyjnych lub uzupełniających nie mogą służyć jako podstawa transakcji lub potwierdzenie jej zawarcia (arkusz akumulacyjny do grupowania jednorodnych transakcji biznesowych, naliczanie wynagrodzeń pracowników w czasie wakacji itp.), tj. .Do. uzasadnić fakt transakcji.
Połączone dokumenty zawierają cechy i pełnią funkcje dwóch lub trzech typów dokumentów opisanych powyżej. Ich zastosowanie może znacznie zmniejszyć ilość ewidencji, ułatwić i przyspieszyć proces obsługi księgowej (zaliczki, listy płac itp.).
Ze względu na miejsce sporządzenia dokumenty dzieli się na zewnętrzne i wewnętrzne.
Osoby zewnętrzne przychodzą do przedsiębiorstwa od innych osób z nim powiązanych osoby prawne(na przykład żądanie płatności lub faktura dostawcy).
Dokumenty wewnętrzne sporządzane są przez urzędników samego przedsiębiorstwa na temat przeprowadzonych przez nie transakcji biznesowych (wezwanie do zapłaty lub faktura dla kupującego, pokwitowania gotówkowe i polecenia zapłaty itp.).
Ze względu na kolejność sporządzania dokumenty dzielimy na podstawowe i podsumowujące.
Za pomocą dokumentu podstawowego po raz pierwszy odzwierciedlana jest zakończona transakcja biznesowa (potwierdzenia i zamówienia gotówkowe, faktury, wnioski o płatność, zlecenia płatnicze itp.). Dokumenty zbiorcze zestawiane są na podstawie kilku wcześniej przygotowanych dokumentów pierwotnych w celu ich pogrupowania i podsumowania (protokół kasjerski; raport ruchu materiałów w magazynie; wyciąg bankowy z rachunku bieżącego; raport zaliczkowy itp.).
Ze względu na sposób wykorzystania i zakres transakcji handlowych dokumenty dzieli się na jednorazowe i zbiorcze.
Dokumenty jednorazowe służą do jednoczesnego zarejestrowania jednej lub kilku transakcji zapisanych na dokumencie (paragon i dyspozycje kasowe, faktury itp.). Dokumenty zbiorcze służą do rejestrowania jednorodnych transakcji, które powtarzają się okresowo w określonym przedziale czasu: tydzień, dekada, miesiąc. Ich zastosowanie znacznie zmniejsza liczbę wydawanych dokumentów i upraszcza technikę ich przetwarzania (karta ograniczająca).
Na podstawie liczby odbitych obiektów (pozycji) dokumenty dzielą się na jednopozycyjne i wielopozycyjne.
Dokumenty jednopozycyjne (lub jednowierszowe) odzwierciedlają transakcję biznesową, która dotyczyła jednego rodzaju aktywów materialnych; zapis w nich dokonywany jest w jednym wierszu. Dokumenty wielopozycyjne (lub wielowierszowe) odzwierciedlają transakcję biznesową, która dotyczy kilku rodzajów aktywów materialnych; wpisy w nich dokonywane są w kilku wierszach (pozycjach).
Ze względu na stopień wykorzystania technologii komputerowej przy wystawianiu dokumentów dzieli się je na sporządzane ręcznie i przy użyciu komputera.
Ze względu na rodzaj nośnika dokumenty dzieli się na papierowe, pisane na papierze i bezpapierowe, występujące w postaci tablic elektronicznych, przechowywane w pamięci komputera, na dyskach magnetycznych, taśmach itp.
Wymagania dotyczące treści i wykonania dokumentów reguluje ustawa „O rachunkowości i sprawozdawczości Republiki Białorusi”. Każdy dokument księgowy musi być sporządzony tak, aby zawierał wszystkie informacje niezbędne do pełnego obrazu dokonanej transakcji, a także miał wartość dowodową. Informacje te stanowią część dokumentu i nazywane są jego szczegółami. Szczegóły wymagane dla każdego rodzaju dokumentu obejmują:
♦ tytuł dokumentu i jego numer;
♦ data i miejsce kompilacji;
♦liczniki transakcyjne w ujęciu fizycznym i pieniężnym;
♦stanowiska, nazwiska, imiona, patronimiki, podpisy osób odpowiedzialnych za transakcję i prawidłowość jej wykonania.
