Jak przeprowadzić inwentaryzację dokumentów księgowych w przedsiębiorstwie. Inwentaryzacja: instrukcje krok po kroku. Organ kontrolno-rozliczeniowy

Metody księgowość

Zgodność z klasyfikacją struktury bilansu majątkowego.

Przedstawiona klasyfikacja majątku znajduje odzwierciedlenie w konstrukcji struktury bilansu.

Podstawowy wzór bilansu A=P

Utwórz bilans dla następującego zestawu typów nieruchomości:

Środki trwałe 20 szt.;

Kapitał autoryzowany 80 jednostek;

Kapitał zapasowy 10 szt.;

Materiały 15 jednostek;

Zysk 20 jednostek;

WIP 15 jednostek;

Rachunek rozliczeniowy 60 jednostek;

Kredyty 20 jednostek;

Kasa fiskalna 20 sztuk

Metody rachunkowości to zbiór metod i technik rachunkowości.

Istnieją 4 metody:

1. Dokumentacja i inwentaryzacja;

2. Rachunki i podwójny zapis;

3. Ocena i kalkulacja;

4. Bilans i raportowanie.

Dokumentacja- pisemne potwierdzenie dokonanej transakcji handlowej, nadające jej moc prawną oraz potwierdzające fakt zakończenia i celowość transakcji. Podstawowe dokumenty księgowe można przyjąć do księgowości tylko wtedy, gdy są one zestawione w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji (formularze dokumentów podstawowych są zatwierdzane przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej). Dokumenty podstawowe powinny być sporządzone w momencie transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu (zasada księgowego powinna brzmieć: „Brak dokumentu – brak zapisu”).

Wymogi dokumentacyjne:

Nazwa organizacji i dokumentu;

Data wypełnienia dokumentu;

Liczniki operacyjne;

W pustych szczegółach muszą znajdować się myślniki;

Podpis osoby odpowiedzialnej za wypełnienie dokumentu.

Dokumenty składają się z odrębnych elementów, które nazywane są rekwizytami. klasyfikacja rekwizytów:

Jakościowe (wymagania - znaki) i kształtowanie szczegółów (wskaźniki);

Stały (nigdy lub długi czas niezmienne, jest to nazwa, adres organizacji itp.) oraz zmienne.

Przed wprowadzeniem dokumentów pierwotnych do ksiąg rachunkowych sprawdza się je pod względem formalnym (pod kątem legalności dokonywanych operacji), treściowym (wypełnienie wszystkich niezbędnych danych) oraz poprawności obliczeń arytmetycznych. Po tym sprawdzeniu korespondencja kont (księgowanie) jest księgowana. W wyniku analizy treści dokumentów księgowych wykonywane są trzy główne czynności księgowe: wycena, identyfikacja według czasu, klasyfikacja według nomenklatury rachunków (korespondencja). Dopuszczalne są korekty w dokumentach pierwotnych, z wyjątkiem kasowych i bankowych (przekreślenie cienką linią i złożenie podpisu).

Klasyfikacja dokumentów

Po uzgodnieniu dokumenty są podzielone:

Organizacyjno-administracyjne, sporządzone przed zakończeniem transakcji i zawierające zezwolenie na wykonanie transakcji gospodarczej (nakazy przyjęcia, zwolnienia, czeki bankowe, wymóg wydania materiałów itp.) i nie stanowią podstawy ewidencji ;

Dokumenty towarzyszące potwierdzają konieczność zakończenia operacji, a dla osób odpowiedzialnych materialnie stanowią wymówkę (listy przewozowe, pokwitowania kasowe itp.);

Dokumenty księgowe stosowane w celu uproszczenia i przyspieszenia procesu księgowego i opracowane na podstawie dokumentów administracyjnych lub pomocniczych w celu usystematyzowania kont i ustalenia zgodności kont (amortyzacja itp.);

Dokumenty wykonawcze sporządzone w momencie transakcji i zawierające informacje o niej (faktury, wezwania do zapłaty itp.);

Połączone dokumenty, które mają cechy kilku dokumentów (zaświadczenie o podróży, raport zaliczkowy, lista płac itp.).

Według stopnia uogólnienia(kolejność sporządzenia) dokumenty dzielą się na:

Pierwotne, ustalające i odzwierciedlające transakcje biznesowe w momencie ich realizacji (świadectwa odbioru, faktury, zlecenia gotówkowe itp.);

Wtórny (skonsolidowany), generowany na podstawie dokumentów pierwotnych (raport materiałowy magazynu na podstawie dokumentów przychodzących i wychodzących, raport zaliczkowy).

Według treści(sposób zakrywania faktów z życia gospodarczego) dokumenty dzielą się na:

Jednorazowe, czyli dla jednej transakcji biznesowej (przekazy gotówkowe przychodzące i wychodzące itp.);

Kumulatywne (karty limitów odzwierciedlające wielokrotne wydanie materiałów itp.).

Miejsce kompilacji dokumenty są podzielone:

Dokumenty użytku wewnętrznego (dokumenty pierwotne-wymagania, listy przewozowe, polecenia zapłaty). Niektóre z nich wykraczają poza organizację (nakazy zapłaty, żądania itp.)

Dokumenty zewnętrzne (wyciągi z konta, faktury dostawcy itp.).

Według liczby stanowisk księgowych dokumenty to:

Jednokreskowy (zawierający jedną pozycję);

Multiline (konto itp.).

Z natury faktów ekonomicznychżycie:

materiał;

Gotówka;

Praca;

Według stopnia typizacji:

Standard;

Niestandardowe.

Według terminu:

Pilny;

Niepilne.

Według autentyczności kompilacji:

Prawdziwy;

Ścieżka dokumentów od momentu ich sporządzenia do archiwizacji, obejmująca wszystkie etapy przetwarzania (weryfikacja, grupowanie, rejestracja i wpis do ksiąg rachunkowych) nazywana jest obiegiem dokumentów (opracowanym przez głównego księgowego przedsiębiorstwa).

Technologia przetwarzania dokumentów:

1. Weryfikacja dokumentów pierwotnych polegająca na sprawdzeniu wypełnienia dokumentu, poprawności operacji arytmetycznych oraz weryfikacji merytorycznej;

2. Opodatkowanie, czyli zamiana liczników ilościowych na monetarne;

3. Grupowanie, czyli przygotowywanie dokumentów do wpisów do odpowiednich rejestrów księgowych;

4. Rejestracja i ewidencja dokumentów w księgach rachunkowych - dokumenty skonsolidowane;

5. Uogólnienie salda, czyli tworzenie dokumentów sprawozdawczych.

Wymagania dotyczące przechowywania dokumentów:

1. Wszystkie grupy dokumentów (dokumenty pierwotne, księgi rachunkowe, dokumenty bilansowe) muszą być przechowywane oddzielnie;

2. Zakaz dostępu osób nieupoważnionych do dokumentów księgowych;

3. Po upływie okresu przechowywania dokumentów część dokumentów podlega zniszczeniu przy udziale specjalnie powołanej komisji. Dokumenty nieusuwalne są archiwizowane.

Kierownik organizacji jest odpowiedzialny za fundusz dokumentacyjny przedsiębiorstwa.

Spis(od łacińskiego słowa - znajdź, odkryj) przeprowadza się w celu doprowadzenia danych księgowych do rzeczywistej obecności aktywów materialnych.

Rozbieżności między danymi księgowymi a faktyczną dostępnością kosztowności mogą być spowodowane ubytkami naturalnymi (skurcz, opryski), w wyniku błędnych obliczeń, pomiarów i błędów arytmetycznych w obliczeniach. Inwentaryzację majątku przeprowadza się według jego lokalizacji i osób odpowiedzialnych finansowo. Ilość, termin wykonania, przedmioty inwentaryzacji ustala kierownik. Wyróżnia się inwentaryzację pełną (obejmuje wszystkie kategorie środków, w tym przyjęte na przechowanie) oraz częściową (dla niektórych kategorii mienia). Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się komisje inwentaryzacyjne, a mianowicie: działające stale, na czele z kierownikiem, oraz komisje robocze.

Inwentaryzacja odbywa się w kilku etapach:

Obowiązkowe liczenie, ważenie, mierzenie środków trwałych, sporządzanie arkuszy inwentaryzacyjnych (przy inwentaryzacji DZ i KZ sporządzane są wyciągi z kont);

Wycena zidentyfikowanych, wyliczonych i opisanych funduszy według pierwotnego lub zmodyfikowanego szacunku (w wyniku pogorszenia jakości);

Identyfikacja rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a danymi księgowymi;

Rejestracja wyników inwentaryzacji i odzwierciedlenie rozbieżności w rachunkowości i sprawozdawczości.

Na podstawie wyników inwentaryzacji sporządzane są spisy inwentaryzacyjne (akty usunięcia rzeczywistych sald) i zestawienia tych pozycji aktywów materialnych, dla których stwierdzono odchylenia, tj. nadwyżki lub niedobory. Zidentyfikowane nadwyżki odpisywane są po cenach rynkowych i zaliczane na wynik finansowy, stwierdzony niedobór po kosztach rzeczywistych w granicach straty odpisywane są w koszty, a nadwyżki - na winnego (jeśli występuje) lub na wynik finansowy.

Inwentaryzację przeprowadza się zgodnie z planami ich realizacji, inwentaryzacje nieplanowane przeprowadza się przy zmianie osoby odpowiedzialnej materialnie, ujawnieniu faktów kradzieży mienia, reorganizacji przedsiębiorstwa, zmianie kierownictwa itp.

Obowiązujące przepisy dotyczące rachunkowości, a także rozporządzenie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 49 z dnia 13.06.1995 r., ustanawiają rozporządzenie w sprawie środków inwentaryzacyjnych, do których przestrzegania zobowiązany jest każdy podmiot gospodarczy.

Inwentaryzacja: wytyczne i powody jej wykonania

Szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu przeprowadzenia spisu inwentarza i jego udokumentowania zawarte są w „Wytycznych do sporządzania spisu inwentarza zobowiązań majątkowych i majątkowych”, zatwierdzonych ww. zarządzeniem.

Wytyczne zawierają wymagania dotyczące procedury podejmowania i prowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, a także konkretne przesłanki, które mogą być podstawą do jej realizacji. Przyczyny te obejmują:

• planowana inwentaryzacja;
• przeszacowanie majątku;
• reorganizacja lub restrukturyzacja przeprowadzana w przedsiębiorstwie;

• ustalenie faktu kradzieży lub uszkodzenia mienia, a także jego utraty w wyniku działania siły wyższej (pożar, klęski żywiołowe itp.);
• przeniesienie własności przedsiębiorstwa na wynajem wraz z jego późniejszą sprzedażą.

Jak prawidłowo dokumentować inwentaryzację

Dokumentacja inwentaryzacji jest jednym z obowiązkowych elementów audytu.

Dokumenty wykorzystywane podczas czynności weryfikacyjnych mogą być opracowywane samodzielnie lub stosować ujednolicone formularze zatwierdzone Zarządzeniami Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88 i z dnia 27 marca 2000 r. Nr 26 (wszystkie formularze zawierają skrót „INV” ).

Istnieje szereg zasad rejestracji dokumentów inwentaryzacyjnych:

• wygenerowany raport z kontroli nie powinien zawierać pustych kolumn. Jeśli brakuje wymaganych informacji, w polu do wypełnienia umieszczany jest myślnik;
• inwentarze i akty wielostronicowe należy spiąć kolejno, a wszystkie strony dokumentu ponumerować;
• przy wypełnianiu aktów stosuje się oznaczenia nomenklatury i jednostki miary ogólnie przyjęte w rachunkowości;
• wszelkie poprawki dokonane przy wypełnianiu dokumentu muszą być wyszczególnione w przypisach i poświadczone przez wszystkich członków komisji inwentaryzacyjnej, a także podpisami osób odpowiedzialnych materialnie;
• dokumenty dotyczące ewidencji zapasów są zatwierdzane przez wszystkie osoby biorące udział w audycie.

Dokumenty inwentaryzacyjne: pakiet „startowy”.

Przed rozpoczęciem imprezy konieczne jest przygotowanie dokumentów do inwentaryzacji:

• opracować i zatwierdzić procedurę i harmonogram audytu;
• generować ewidencję inwentaryzacyjną (listę zobowiązań i majątku do weryfikacji);
• wydać polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji;
• otrzymywać rachunki w ustalonym formularzu od osób odpowiedzialnych materialnie.

Zaplanowane inwentaryzacje przeprowadzane są w cyklu ustalonym przez przedsiębiorstwo. Częstotliwość kontroli aktywów materialnych i zobowiązań finansowych jest ustalana przez właściciela niezależnie i powinna znaleźć odzwierciedlenie w lokalnych aktach prawnych - rozporządzeniu o rachunkowości, polityce rachunkowości przedsiębiorstwa itp., odpowiednio zatwierdzonych i wprowadzonych w życie.

Kolejność inwentaryzacji: główne aspekty

Zlecenie inwentaryzacyjne można wystawić w jednolitej formie (nr INV-22) lub opracować samodzielnie.

Zamówienie określa:

• dane dotyczące powołania i składu komisji inwentaryzacyjnej – wskazuje się skład grupy inspekcyjnej z podziałem na przewodniczącego komisji i jej członków, ze wskazaniem zajmowanych stanowisk;
• okres inwentaryzacji, ze wskazaniem dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia pracy komisji, a także terminów dostarczenia dokumentów sprawozdawczych z kontroli;
• przyczyny kontroli - powód inwentaryzacji w zleceniu musi znaleźć odzwierciedlenie w precyzyjnym sformułowaniu (planowana kontrola, zmiana osób odpowiedzialnych materialnie itp.).

Po podpisaniu przez kierownika i zarejestrowaniu zlecenia inwentaryzacji w specjalnym dzienniku (formularz nr INV-23) komisja ma prawo rozpocząć procedurę weryfikacji. Wypełniając dokumenty inwentaryzacyjne, w każdym z nich prowizja wskazuje dane rejestracyjne zamówienia.

Inwentaryzacja: formularze dokumentów wypełnione na podstawie wyników kontroli

Wyniki kontroli są rejestrowane w wykazach inwentaryzacyjnych, które są zwykle sporządzane w trzech egzemplarzach, a przy prowadzeniu elektronicznej formy rachunkowości w przedsiębiorstwie są również w formie elektronicznej.

Przetwarzanie zapasów odbywa się w dwóch głównych etapach:

• gdy komisja sprawdza rzeczywistą dostępność sprawdzanych obiektów, wstępne wyniki kontroli są sporządzane i przekazywane kierownikowi i głównemu księgowemu przedsiębiorstwa tego samego dnia;
• po uzgodnieniu danych o stanie faktycznym z danymi księgowymi sporządzany jest ostateczny wynik rewizji - akt inwentaryzacyjny.

W trakcie kontroli Komisja dokumentuje spis, wypełniając następujące formularze:

• księgi inwentarzowe i akty:

• dla środków trwałych (nr INV-1) oraz wartości niematerialnych i prawnych (nr INV-1a),
• dla towaru wartości materialne(nr INV-3, nr INV-4), wł. przyjęte na przechowanie iw tranzycie (nr INV-5, nr INV-6),
• w sprawie metali szlachetnych i wyrobów z nich, kamieni szlachetnych (nr INV-8, nr INV-8a, nr INV-9),
• Przez papiery wartościowe i BSO (nr INV-16),
• o rozliczeniach z dłużnikami i wierzycielami, dostawcami i odbiorcami, o zadłużeniu z tytułu pożyczek i kredytów (nr INV-17),

• w przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy danymi księgowymi a faktycznymi sporządzane są zestawienia zestawień obejmujące:

• dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (nr INV-18),
• według towarów i materiałów (nr INV-19).

Informacje o stwierdzonych podczas inwentaryzacji nadwyżek i braków wprowadzane są do arkuszy zestawienia. Ponadto należy żądać stosownych wyjaśnień od osób odpowiedzialnych materialnie.

Dokumentem końcowym przeprowadzonej inwentaryzacji jest oświadczenie o wynikach kontroli inwentaryzacyjnej (formularz nr INV-26), które odzwierciedla pełną informację o audycie. Ten dokument zbiorczy odzwierciedla kwoty wszystkich stwierdzonych braków i nadwyżek w podziale na konta księgowe, a także gdzie zostaną przypisane straty z tytułu braków (sprawcy, sortowanie itp.).

Dopasowywanie poświadczeń

Zgodnie z wynikami inwentaryzacji, w przypadku rozbieżności między stanem faktycznym a danymi księgowymi (pkt 5.1 Wytycznych):

• nadwyżki majątkowe – należy skapitalizować i przypisać wynikowi działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, z późniejszym wskazaniem sprawców i przyczyn powstania nadwyżek;
• strata w dopuszczalnych granicach - odpisywana w koszty dystrybucji na podstawie zlecenia kierownika;
• braki przekraczające dopuszczalne granice strat naturalnych lub szkód majątkowych - przypisuje się winnemu (a jeśli nie zostanie to ustalone, jest odpisywane w koszty).

Wynik inwentaryzacji powinien znaleźć odzwierciedlenie w rozliczeniu i sprawozdawczości miesiąca, w którym zakończono kontrolę, aw przypadku inwentaryzacji rocznej – w raporcie rocznym.

Wyślij swoją dobrą pracę w bazie wiedzy jest prosta. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy korzystają z bazy wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Wam bardzo wdzięczni.

Podobne dokumenty

Charakterystyka przedmiotu, metoda rozliczania i workflow. Procedura tworzenia i rozliczania wyniki finansowe działalność organizacji. Zapasy, ich rola i znaczenie w rachunkowości. Procedura przeprowadzania i rozliczania jej wyników.

praca semestralna, dodano 08.12.2010


Istota, przebieg i terminy inwentaryzacji w rachunkowości. Kolejność obiegu dokumentów. Zasady i standardy sporządzania inwentaryzacji i zestawień w przedsiębiorstwie. Rachunkowość FSUE „MGLK „Mordovlesprom” i odzwierciedlenie jej wyników w rachunkowości.

praca semestralna, dodano 12.10.2008


Podstawy teoretyczne inwentarz inwentarz. Procedury techniczne i fizyczne, dokumentowanie i wyprowadzanie wyników inwentaryzacji zapasów. Odzwierciedlenie wyników inwentaryzacji w rachunkowości.

praca semestralna, dodano 13.02.2011


Zgodność ilości i jakości nieruchomości określonej w art bilans i nieruchomości faktycznie znajdujących się na terenie przedsiębiorstwa. Spis Pieniądze. Procedura i termin inwentaryzacji. Odzwierciedlenie wyników w rachunkowości.

streszczenie, dodano 18.04.2009


Odzwierciedlenie wyników inwentaryzacji w rachunkowości, cel i termin jej realizacji. Pojęcie i skład majątkowy. Procedura przeprowadzania inwentaryzacji mienia posiadanego przez organizację na przykładzie przedsiębiorstwa LLC „Metallurg”.

praca semestralna, dodano 22.01.2015


Definicja, charakterystyka i klasyfikacja środków trwałych, cechy ich inwentarza. Aspekty organizacji dokumentacji inwentaryzacji środków trwałych, tryb jej realizacji, odzwierciedlenie w rozliczaniu jej wyników.

praca semestralna, dodano 03.03.2013


Pojęcie wartości niematerialnych i prawnych, ich klasyfikacja, cechy dokumentowania ruchu. Procedura przeprowadzania inwentaryzacji i dokumentowania wyników wartości niematerialnych i prawnych. Sporządzanie wyników inwentaryzacji w rachunkowości.

praca dyplomowa, dodano 19.11.2015


Pojęcie, rodzaje i terminy inwentaryzacji w rosyjskich organizacjach. Inwentarz niektórych rodzajów majątku i zobowiązań finansowych. Zasady odzwierciedlania jego danych w rachunkowości. Niedociągnięcia w procedurze przeprowadzania inwentaryzacji w organizacjach.

praca semestralna, dodano 24.03.2015

Istota i znaczenie dokumentów.

Klasyfikacja dokumentów.

Wymagania dotyczące dokumentów.

rejestry księgowe.

Przepływ dokumentów.

Inwentarz, jego rodzaje i znaczenie.

1. Istota i znaczenie dokumentów

Procedurę sporządzania dokumentów określa ustawa federalna „O rachunkowości” w art. 9 oraz „Przepisy dotyczące dokumentów i przepływu pracy w rachunkowości”, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów ZSRR nr 105 z dnia 29 lipca 1983 r.

Dokumentacja - jest to pisemne zlecenie wykonania transakcji handlowej lub pisemne potwierdzenie faktu zawarcia transakcji.

Źródłem rozliczeń są dokumenty informacje gospodarcze wykorzystywane w zarządzaniu, kontroli i analizie działalność gospodarcza, zapewniają bezpieczeństwo mienia, mają znaczenie prawne i prawne, są pisemnymi dowodami w sporach.

Opracowywane są formularze podstawowych dokumentów księgowych Państwowego Komitetu Statystycznego, Gosstroy, Ministerstwa Pracy i Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej.

Wskaźniki i wartości w ujednoliconych formach w organizacji nie powinny się zmieniać, można je w razie potrzeby uzupełniać.

Dokumenty gotówkowe i bankowe nie podlegają zmianom.

2. Klasyfikacja dokumentów.

Zróżnicowana działalność finansowa i gospodarcza organizacji wymaga różnego rodzaju dokumentów. Do prawidłowego stosowania dokumentów księgowych konieczna jest ich klasyfikacja naukowa.

Pod klasyfikacja dokumentów zrozumieć ich grupowanie według określonych cech. Główne cechy klasyfikacji dokumentów księgowych i rodzaje dokumentów przedstawiono w tabeli 1.

Po uzgodnieniu dokumenty dzielą się na administracyjne, uzasadniające, księgowe i łączone.

Tabela 1

Klasyfikacja dokumentów

oznaki Klasyfikacja	Typy dokumentów	Charakterystyka
1. po uzgodnieniu	a) organizacyjno-administracyjne	odzwierciedlają problematykę ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem i jego działalnością gospodarczą	Pełnomocnictwo
b) uniewinniający (wykonawczy)	potwierdzić popełnienie faktu gospodarczego	Faktura Przychodzące zamówienie gotówkowe Materiał eksploatacyjny nakaz pieniężny Transport towarowy list przewozowy
c) księgowość projekt	nie mają niezależnego znaczenia, są dołączone do dokumentów administracyjnych lub uzupełniających; służy do porządkowania kont	Obliczenie Arkusz dystrybucji Informacje księgowe
d) połączone	łączyć właściwości dokumentów administracyjnych, pomocniczych i księgowych; uprościć przetwarzanie księgowości i liczbę dokumentów	Oświadczenie o zapłacie Karta graniczna
2. według stopnia uogólnienia	a) podstawowy	po raz pierwszy odzwierciedlają dokonane fakty ekonomiczne	Paragon Paragon
b) drugorzędny (streszczenie)	opracowane na podstawie dokumentów pierwotnych, podsumowujących dane i grupujących zjawiska gospodarcze	Obliczenie Raport z wyprzedzeniem
3. przy okazji Informacja	a) jednorazowy	odzwierciedlają jedną transakcję biznesową	Przychodzące zamówienie gotówkowe Wymóg wydania materiałów
b) skumulowany	odzwierciedlają jednorodne operacje wykonywane w różnym czasie i okresowo powtarzające się	Karta graniczna
4. na miejscu kompilacja	a) wewnętrzny	komponować i wykonywać w tej organizacji	Oświadczenie o zapłacie
b) zewnętrzne	nadrabiać w innych organizacjach	Polecenie zapłaty
5. według ilości	a) jednolinijkowe
b) wieloliniowy		Transport towarowy list przewozowy

kierowniczy zwane takimi dokumentami, które zawierają zlecenie wykonania określonej transakcji handlowej. Ich głównym celem jest przekazywanie poleceń od kierowników do bezpośrednich wykonawców. Wiele operacji wykonuje się tylko wtedy, gdy istnieje odpowiedni dokument administracyjny. Dokumenty administracyjne obejmują zarządzenia, instrukcje, protokoły przyjęć i zwolnień z pracy oraz urlopy. Dokumenty te nie zawierają jeszcze potwierdzenia faktów transakcji, dlatego same w sobie nie mogą służyć jako podstawa do rejestrowania transakcji w rachunkowości.

uniewinniający (lub wykonawczy) zwane dokumentami sporządzającymi transakcje już wykonane. Są one zestawiane w momencie zawierania transakcji i potwierdzają fakt realizacji zlecenia lub dyspozycji. Na przykład wyciągi płacowe, faktury, akty, faktury, paragony wskazujące na przyjęcie kosztowności i wiele innych.

Dokumenty księgowe zwane takimi dokumentami, które są tworzone przez aparat księgowy w celu przygotowania rachunków, a także w celu ułatwienia, zmniejszenia i uproszczenia tego ostatniego. Dokumenty księgowe są opracowywane w dziale księgowości na podstawie wcześniej wydanych dokumentów administracyjnych i pomocniczych. Mają one na celu odzwierciedlenie zapisów księgowych w rejestrach księgowych w celu przyspieszenia procesu księgowego. W dokumentach tych nie ma nakazu przeprowadzenia transakcji handlowej i nie ma potwierdzenia faktu jej zakończenia. Na przykład obliczenie kwoty roszczenia o odszkodowanie, obliczenie amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, obliczenie strat towarowych itp. Do dokumentów księgowych zalicza się również wyciągi księgowe. Są one zestawiane w przypadkach, gdy konieczne jest przeniesienie kwoty z jednego konta na drugie, sformalizowanie zamknięcia konta, poprawienie błędów popełnionych na rachunkach itp. Potrzeba tego pojawia się dość często, dlatego tego rodzaju certyfikaty są bardzo powszechne w praktyce księgowej.

Łączny nazywane są takimi dokumentami, które łączą w sobie cechy kilku rodzajów dokumentów: dokumentów administracyjno-uzasadniających, uzasadniających i księgowych itp. Służą zarówno jako polecenie wykonania tej operacji, jak i jako uzasadnienie jej wykonania, ustalają transakcję i jednocześnie zawierają wskazanie kolejności, w jakiej jest ona odzwierciedlona w księgach. Na przykład wpływy i wydatki gotówkowe, raporty zaliczkowe osób odpowiedzialnych, wymagania dotyczące wydania materiałów, karty graniczne, zestawienia płac, zawiadomienia o wpłatach pieniężnych na rachunek bieżący itp. Połączenie w jednym dokumencie cech kilku rodzajów dokumentów upraszcza proces ich księgowania, zmniejsza liczbę dokumentów i koszt ich pozyskania. Dokumenty łączone są zestawiane w celu zmniejszenia liczby dokumentów dotyczących transakcji biznesowych, które są wielokrotnie powtarzane w organizacji w krótkim okresie.

Przy okazji (kolejność kompilacji) rozróżnić dokumenty podstawowe i skonsolidowane.

Podstawowy zwane dokumentami, które odzwierciedlają wszystkie transakcje biznesowe natychmiast w momencie ich zlecenia. Są pierwszym formalnym dowodem na to, że operacje te rzeczywiście zostały wykonane. Podstawowymi dokumentami są gotówkowe zlecenia przychodzące i wychodzące, listy przewozowe, świadectwa odbioru, zamówienia, paragony itp. Przykład dokumentu podstawowego może również służyć jako nota uznaniowa. Jest zestawiany po przyjęciu materiałów do magazynu i wskazuje na wykonanie przez magazyniera zamówienia przekazanego mu przy ich przyjęciu.

Skonsolidowany zwane dokumentami opracowanymi na podstawie dokumentów pierwotnych. Odzwierciedlają transakcje wykonane wcześniej przez odpowiednie dokumenty pierwotne. Kompilacja dokumentów wtórnych nie jest bezpośrednio związana z transakcjami biznesowymi, rejestrują one jedynie te transakcje zgodnie z danymi z dokumentów pierwotnych. Skonsolidowane dokumenty pozwalają na ograniczenie ilości zapisów na kontach księgowych. Dokumenty podsumowujące obejmują tabele rozwojowe, arkusze grupujące, arkusze dystrybucji wydatków, raporty (arkusze) dotyczące ruchu produktów i materiałów, raport zaliczkowy itp. Raport zaliczkowy jest wypełniany na podstawie dokumentów pierwotnych, które wskazują wszystkie wydatki poniesione przez osoba odpowiedzialna. Do dokumentów zbiorczych zalicza się również zestawienia płac lub zestawienia wyników. produkt końcowy, różne raporty wewnętrzne (na przykład raport o ruchu aktywów materialnych w magazynie) itp. Wszystkie te dokumenty koniecznie zawierają dodatkowe dane, oprócz tych, które są dostępne w dokumentach podstawowych, które posłużyły jako podstawa do ich zestawienia . Tak więc dokumenty podsumowujące służą po pierwsze do łączenia danych z dokumentów pierwotnych i uzyskiwania zagregowanych wskaźników, a po drugie do grupowania danych z dokumentów pierwotnych w celu uzyskania dodatkowych informacji o zarejestrowanych transakcjach i odzwierciedlenia tych transakcji w nowej sekcji. W związku z tym dokumenty zbiorcze są wykorzystywane jako środek przetwarzania pierwotnych danych transakcyjnych.

W drodze refleksji dokumenty transakcji biznesowych dzielą się na jednorazowe i kumulatywne.

Jeden raz dokumenty odzwierciedlają jedną lub kilka transakcji biznesowych jednocześnie. Charakterystyczną cechą tych dokumentów jest to, że natychmiast po ich sporządzeniu są przekazywane do działu księgowości i mogą służyć jako podstawa zapisów księgowych. Na przykład polecenie odbioru materiałów, kosztorysy, faktury, świadectwa odbioru, przekazy pieniężne, czeki pieniężne itp.

Łączny dokumenty służą do sformalizowania jednorodnych operacji wykonywanych w przedsiębiorstwie w różnym czasie (za tydzień, dekadę, pół miesiąca). Są one zestawiane w celu zmniejszenia liczby dokumentów wydawanych dla tych operacji, które są przeprowadzane w przedsiębiorstwie wielokrotnie w krótkim czasie. Na przykład dzienny arkusz przyjęcia do wydania surowców, osobiste konta płacowe, karta czasu pracy, zestawienie wykonanej pracy itp.

Miejsce kompilacji Dokumenty dzielą się na wewnętrzne i zewnętrzne.

Dokumenty wewnętrzne są wykonane w przedsiębiorstwie. Sporządzają transakcje handlowe dokonywane wyłącznie wewnątrz przedsiębiorstwa. Dokumenty te nie wykraczają poza granice przedsiębiorstwa, na przykład zestawienia płac, polecenia zapłaty i wydatków itp.

Zewnętrzny dokumenty sporządzane są poza danym przedsiębiorstwem, sporządzają transakcje przeprowadzane pomiędzy przedsiębiorstwami. Na przykład faktury, faktury, faktury kontrahentów.

Oddzielne dokumenty wewnętrzne stają się zewnętrzne w wyniku transakcji biznesowych, na przykład czeki pieniężne, polecenia zapłaty.

Przy wypełnianiu dokumentów wewnętrznych wystarczy wskazać tylko wymagane dane, a przy sporządzaniu dokumentów zewnętrznych konieczne jest również dodanie dodatkowych szczegółów dokumentów w celu uzupełnienia opisu transakcji biznesowej.

Według jakości mogą być dokumenty pełnoprawny I wadliwy. Pełnoprawny dokument to taki, który jest sporządzony w wymaganej formie, zawiera wszystkie wymagane szczegóły i poprawnie odzwierciedla prawdziwie zakończoną i legalną transakcję biznesową.

Dokument niespełniający tych wymagań jest wadliwy.

Według stopnia wykorzystania technologii komputerowej przy przetwarzaniu dokumentów dzieli się je na dokumenty wypełniane ręcznie, częściowo wypełniane maszynowo (tj. dokumenty sporządzane na papierze firmowym) oraz całkowicie wykonywane maszynowo (lista płac, list przewozowy, faktura, spis inwentarza itp.).

Sporządzanie dokumentów to czasochłonny proces. Wykorzystanie komputerów osobistych w księgowości umożliwia kompletne wypełnianie dokumentów na maszynach, co zwiększa wydajność pracy i przyczynia się do jej organizacji naukowej.

W celu prawidłowej organizacji księgowości i terminowego odzwierciedlenia transakcji biznesowych na rachunkach konieczne jest ścisłe przestrzeganie wymagań dotyczących przygotowania dokumentów.

3. Wymagania dotyczące dokumentów

Główne wymagania dotyczące dokumentów księgowych podano w art. 9 ustawy federalnej nr 129-FZ „O rachunkowości”.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej.

Wymagania dotyczące dokumentów księgowych są następujące:

Muszą być sporządzone terminowo, to znaczy w czasie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu;

Dokument musi być rzetelny, a także sporządzony czytelnie i mieć jasną treść.

Przy przygotowywaniu dokumentów obowiązują następujące wymagania:

1. dokumenty muszą być sporządzone na specjalnych formularzach;

2. dokumenty muszą być ściśle zgodne z ustalonymi formami i szczegółami;

3. tekst i numery muszą być wyraźnie i czytelnie zapisane w dokumencie;

4. puste dane są przekreślone jedną linią;

5. suma pieniędzy wskazane cyframi i słowami;

6. Dokument musi zawierać podpisy urzędników wskazujące stanowisko.

Jeżeli specyfika działalności organizacji obejmuje tworzenie własnych podstawowych formularzy księgowych, których forma nie jest przewidziana w albumach ujednoliconych formularzy, wówczas muszą one zawierać obowiązkowe szczegóły. Szczegóły dokumentu to niezbędne wstępne informacje zawarte w dokumentach. Wymagane dokumenty to:

tytuł dokumentu;

data sporządzenia dokumentu;

nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;

mierniki transakcji biznesowych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji handlowej i prawidłowość jej wykonania;

podpisy osobiste wskazanych osób i ich odszyfrowanie (w tym przypadki tworzenia dokumentów przy użyciu technologii komputerowej).

W zależności od charakteru operacji, wymagań aktów prawnych, wytycznych metodycznych dotyczących rachunkowości oraz technologii przetwarzania informacji księgowych, dokumenty podstawowe mogą zawierać dodatkowe szczegóły. Zarządzenie w sprawie polityki rachunkowości musi zatwierdzać formy podstawowej rachunkowości opracowane w przedsiębiorstwie. Stosowanie przestarzałych i arbitralnych form jest niedozwolone.

Wpisów w dokumentach pierwotnych należy dokonywać tuszem, ołówkiem chemicznym, pastą do długopisu, przy użyciu maszyn do pisania, mechanizacji i innych środków zapewniających bezpieczeństwo tych akt w czasie przewidzianym na ich przechowywanie w archiwum. Zabrania się używania zwykłego ołówka do pisania. Wolne wiersze w dokumentach podstawowych podlegają obowiązkowemu myślnikowi. Formularze formularzy dokumentów pierwotnych sklasyfikowanych jako formularze odpowiedzialności ścisłej muszą być ponumerowane w sposób określony przez ministerstwa i resorty (numeracja, metoda typograficzna).

Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym. Należy ograniczyć liczbę osób uprawnionych do podpisywania dokumentów o wydanie szczególnie rzadkich i drogich dóbr materialnych. Dokumenty formalizujące transakcje biznesowe gotówką podpisuje kierownik organizacji i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione. Bez podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej dokumenty pieniężne i rozliczeniowe, zobowiązania finansowe i kredytowe są uważane za nieważne i nie powinny być przyjmowane do realizacji. W przypadku braku porozumienia między kierownikiem organizacji a głównym księgowym w sprawie realizacji niektórych transakcji biznesowych, podstawowe dokumenty księgowe na ich temat mogą zostać przyjęte do wykonania na podstawie pisemnego polecenia kierownika organizacji, który ponosi pełną odpowiedzialność za konsekwencje takich operacji i uwzględniania danych o nich w rachunkowości i sprawozdawczości rachunkowej. Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie w ustalonych terminach do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność zawartych w nich danych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

Korekty dokumentów gotówkowych i bankowych są niedozwolone. Korekty innych podstawowych dokumentów księgowych mogą być dokonywane tylko po uzgodnieniu z uczestnikami obrotu gospodarczego, co musi być potwierdzone podpisami tych samych osób, które podpisały dokumenty, ze wskazaniem daty dokonania korekty.

Pierwotne dokumenty, które zostały przetworzone, muszą mieć oznaczenie wykluczające możliwość ich ponownego wykorzystania. Wszystkie dokumenty dołączone do przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych, a także dokumenty, które służyły jako podstawa do rozliczenia międzyokresowego wynagrodzenie, podlegają obowiązkowemu anulowaniu pieczęcią lub odręcznym napisem „Otrzymano” lub „Zapłacono” z podaniem daty (dzień, miesiąc, rok). Zgodnie z Regulaminem Głównych Księgowych zabrania się przyjmowania do zawarcia i wykonywania dokumentów pierwotnych dotyczących transakcji sprzecznych z prawem i ustalony porządek przyjmowanie, przechowywanie i wydatkowanie funduszy, inwentarza i innych kosztowności. Takie dokumenty należy przedłożyć głównemu księgowemu przedsiębiorstwa w celu podjęcia decyzji.

W celu kontroli i usprawnienia przetwarzania danych dotyczących transakcji biznesowych, skonsolidowane dokumenty księgowe są zestawiane na podstawie podstawowych dokumentów księgowych. Podstawowe i zbiorcze dokumenty księgowe mogą być sporządzane na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym ostatnim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzania na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników obrotu gospodarczego, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z prawem. Federacja Rosyjska, sądy i prokuratorzy. W kontekście automatyzacji księgowości szczegóły dokumentów pierwotnych mogą być rejestrowane w postaci kodów.

Dział księgowości ma prawo brać pod uwagę tylko pełnoprawne dokumenty. Dlatego wszystkie dokumenty otrzymane przez dział księgowości są sprawdzane pod kątem ich zgodności z ustalonymi formularzami, poprawności wypełnienia danych, poprawności obliczeń arytmetycznych i obliczeń, legalności i celowości operacji biznesowych. Aby zapewnić prawidłowe użytkowanie, są one klasyfikowane według określonych kryteriów. Po wykorzystaniu w rachunkowości dokumenty są przechowywane w archiwum przedsiębiorstwa przez określony czas, a następnie zgodnie z instrukcją dokumenty o wartości naukowej i historycznej przekazywane są do archiwum państwowego, a inne dokumenty są niszczone. Dokumenty od momentu ich skompletowania do zdeponowania w archiwum przechodzą określoną ścieżkę, są wykorzystywane na różnych etapach procesu księgowego, tj. wykonać papierkową robotę.

4. Rejestry księgowe

Rejestry księgowe to specjalnie przystosowane arkusze papieru do rejestrowania i grupowania danych księgowych. Z wyglądu rejestry księgowe to:

książki (gotówka, główne);

karty (rozliczanie środków trwałych, rozliczanie materiałów);

czasopisma (arkusze bezpłatne lub z grafiką).

Ze względu na rodzaje tworzonych akt, rejestry dzielą się na:

chronologiczny (dziennik);

systematyczny (księga główna kont);

połączone (zamówienia czasopism).

Według stopnia szczegółowości informacji zawartych w rejestrach księgowych są to:

syntetyczne (księga główna kont);

analityczne (karty);

łączone (czasopisma-zamówienia).

Rejestry księgowe mają na celu usystematyzowanie i gromadzenie informacji zawartych w dokumentach pierwotnych w celu odzwierciedlenia w rachunkach iw sprawozdania finansowe.

W rejestrach księgowych przeprowadzana jest rejestracja i grupowanie ekonomiczne informacji o działalności finansowej i gospodarczej organizacji. Zapisują informacje z dokumentów pierwotnych, dbają o ich bezpieczeństwo i uogólniają zawarte w nich informacje (ryc. 6).

Największy stopień bezpieczeństwa informacji zapewniają księgi rachunkowe, których wszystkie strony są ponumerowane, oprawione, a na ostatniej stronie podana jest łączna liczba ponumerowanych stron podpisana przez głównego księgowego lub inną upoważnioną osobę. Na okładce księgi utrwalony jest rok jej odkrycia, nazwa organizacji oraz syntetyczna relacja. Jednak tylko jeden księgowy może jednocześnie pracować z informacjami zawartymi w księdze.

Karty to grube formularze z nadrukowanymi tabelami, które przeznaczone są do długotrwałego użytkowania. Nie są ze sobą spięte i są przechowywane w szafce na akta (specjalne pudełko). Kilku księgowych może jednocześnie pracować z kartami, ale łatwo je zgubić, dlatego konieczna jest rejestracja kart w specjalnym rejestrze.

Karty umów służą do rozliczania w liczniku pieniężnym rozliczeń i środków; inwentaryzacja - w celu rozliczenia wartości materialnych w ujęciu rzeczowym i sumarycznym; multigraf - aby odzwierciedlić jeden fakt z życia gospodarczego w kilku jego składowych kwotach (uwzględniając koszt obiektu). Luźne arkusze (arkusze) nie mają mocnego wiązania, są wykonane z luźnego papieru dużego formatu, są przechowywane w osobnych teczkach. Stosowanie różnego rodzaju rejestrów w rozliczaniu działalności gospodarczej organizacji regulują przepisy i instrukcje dotyczące prowadzenia procesów księgowych i ich mechanizacji.

Wykresy rejestrów księgowych mogą być równoległe, sekwencyjne i mieszane.

Ewidencja operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, zwana ewidencją księgową, odbywa się na podstawie dekretacji na trzecim etapie przetwarzania dokumentów.

Całość, logiczne powiązania, metody konstruowania rejestrów księgowych determinują stosowaną formę rachunkowości podmiot gospodarczy. Cechami łączącymi wszystkie formy księgowości są: podwójny zapis; zapisy chronologiczne i systematyczne jednocześnie; liczba poziomów uogólnienia informacji; rejestracja przeszłych i oczekiwanych faktów z działalności gospodarczej.

5. Metody korekty w rejestrach księgowych

Mogą wystąpić błędy w rejestrach księgowych (lokalnych i tranzytowych). Przyczyną ich występowania może być zmęczenie i zaniedbanie pracowników, awaria sprzętu. Korekta błędów w rejestrach księgowych musi być uzasadniona i potwierdzona podpisem osoby, która dokonała korekty, ze wskazaniem daty korekty.

Najczęstsze trzy specjalne sposoby ich naprawy: metoda korygująca, metoda dodatkowych księgowań oraz metoda „czerwonego odwrócenia”.

1. Poprawczy ma zastosowanie, gdy błąd zostanie natychmiast wykryty przez przekreślenie pojedynczej linii. Pisanie powyżej lub na prawo od właściwego numeru. Obok umieszczono sygnaturę korektora oraz datę. Może zostać wystawiony wyciąg księgowy. Korekty nie są dozwolone w dokumentach pieniężnych!

2. Dodatkowa metoda okablowania obowiązuje, jeżeli księgowanie jest prawidłowe, a kwota jest niższa od kwoty rzeczywistej i znajduje to odzwierciedlenie w wielu rejestrach. Błąd koryguje się, sporządzając wyciąg księgowy, który wskazuje również zapis księgowy różnicy.

3. Metoda czerwonej strony (wpis odwrotny, wpis w kolorze czerwonym) - „wpisy ujemne”, „redukcja, wycofanie”. Jeżeli wpis jest błędny, koryguje się go poprzez sporządzenie tego samego wpisu z tą samą kwotą – wpis odwrotny lub czerwony, czyli kwota podlega odliczeniu. Następnie sporządzany jest prawidłowy zapis księgowy, wystawiane jest świadectwo księgowe.

Przykład. Doszło do transakcji biznesowej: w kasie otrzymano pieniądze w wysokości 20 000 rubli. z konta czekowego.

1. Księgowy dokonał błędnego zaksięgowania Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

Wpis odwracający Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

2. Księgowy dokonał księgowania z błędem w wysokości 50 Dt - 51 Kt - 250 000,00

a) Odwrócenie wpisu Dt 50 - Kt 51 - 230000,00

b) Zapis odwracający Dt 50 - Skt 51 - 250 000,00

Prawidłowe okablowanie Dt 50 - Kt 51 - 20000,00

Czerwone odwrócenie jest również używane przy odzwierciedlaniu oszczędności.

6. Obieg dokumentów

Przetworzone dokumenty księgowe są przechowywane w dziale księgowości przez 1 rok, następnie są archiwizowane. Zgodnie z ustawą „O rachunkowości” dokumenty księgowe muszą być archiwizowane przez co najmniej 5 lat.

Istniejący schemat przepływu pracy pokazuje ruch dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia, sprawdzenia, przetworzenia, aż do momentu przeniesienia do archiwum. Za obieg dokumentów uważa się sposób przemieszczania dokumentów od momentu ich sporządzenia do momentu ich archiwizacji. Racjonalna organizacja przepływu pracy jest jednym z głównych warunków prawidłowego ustawienia księgowości.

Dokument, jako nośnik informacji, jest nieodzownym elementem wewnętrznej organizacji każdej instytucji, przedsiębiorstwa, firmy, zapewniając współdziałanie ich części. Informacja jest podstawą podejmowania decyzji zarządczych, jest dowodem ich realizacji i źródłem uogólnień, a także materiałem do prac porównawczych i poszukiwawczych. Ponadto dokumentacja w wielu przypadkach jest obowiązkowa, przewidziana przez prawo i akty władzy, jest więc jednym ze sposobów wzmacniania praworządności i kontroli. Szybkość podejmowania decyzji ostatecznie zależy od przejrzystości i sprawności przetwarzania i przepływu dokumentów. Dlatego w racjonalnej organizacji przepływowi pracy zawsze poświęca się dużą uwagę, zwłaszcza w księgowości, gdzie nieterminowe przetwarzanie dokumentów finansowych może prowadzić do negatywnych konsekwencje ekonomiczne. Ustalenie takiego lub innego porządku obiegu dokumentów zależy od charakteru i cech transakcji gospodarczych i ich rejestracji, a także od struktury przedsiębiorstwa i jego aparatu księgowego. Dla każdego typu lub rodzaju dokumentów (zapotrzebowań, faktur, faktur itp.) opracowywany jest specjalny schemat obiegu dokumentów w postaci harmonogramu obiegu dokumentów. Harmonogram ten wskazuje, przez które instancje (miejsca pracy) iw jakiej kolejności przechodzi dokument oraz jakie procesy są wykonywane w każdej instancji w celu przetworzenia dokumentu i opartych na nim zapisów księgowych.

Prawidłowo zorganizowany workflow musi spełniać dwa podstawowe warunki: Po pierwsze, dla każdego dokumentu ustawiona jest najkrótsza ścieżka, tj. minimalną liczbę pojedynczych instancji (zadań), przez które musi przejść bez zbędnych i powtarzających się podróży. Po drugie, dla każdego dokumentu określany jest minimalny okres przejścia, ograniczony terminami niezbędnymi do wykonania pracy z dokumentem w każdej instancji (opracowanie, wykonanie, opracowanie, ewidencja itp.).

Harmonogram przepływu pracy można sporządzić w formie diagramu (Schemat 1) lub listy prac związanych z tworzeniem, weryfikacją i przetwarzaniem dokumentów wykonywanych przez każdy oddział przedsiębiorstwa, instytucji, a także przez wszystkich wykonawców, wskazując ich relacji i czasu pracy.

Jeśli firma jest duża, konieczne jest sporządzenie pełnego harmonogramu przepływu pracy (tabela 2). Aby opracować harmonogram, zaleca się przyjęcie za podstawę „Regulaminu dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości”, zatwierdzonego przez Ministerstwo Finansów ZSRR 29 lipca 1983 r. Nr 105.

Tabela 2

Nie ma sensu zapoznawać wszystkich pracowników z takim globalnym harmonogramem. Najlepiej przygotować wyciąg z harmonogramu dla każdego oddziału. Musi zawierać wykaz wszystkich dokumentów związanych z zakresem działalności jednostki oraz termin, w jakim należy je złożyć.

W praktyce niektóre firmy stosują mieszany schemat przepływu pracy. Oznacza to, że tworzą harmonogram, a następnie wyciągi z niego w postaci diagramów, do których przenoszone są notatki jednostki strukturalne firmy.

Kontrolę zgodności wykonawców z harmonogramem przepływu pracy dla przedsiębiorstwa, instytucji sprawuje główny księgowy.

6. Inwentarz, jego rodzaje i znaczenie

Pojęcie inwentarza pochodzi od łacińskiego słowa „inwentarz”, co oznacza „znaleźć”. Jest to uzgadnianie danych księgowych z obecnością obiektów księgowych w ujęciu fizycznym poprzez przeliczanie, ważenie, mierzenie i degustację.

W przedsiębiorstwie przeprowadzana jest inwentaryzacja w określonym czasie w celu zweryfikowania dokładności danych księgowych. Zalecaną częstotliwość inwentaryzacji przedstawiono w tabeli 3.

Tabela 3

Minimalna wymagana częstotliwość inwentaryzacji

Rodzaje majątku i zobowiązań finansowych	Termin ostateczny	numer konta księgowego	Okresowość
środki trwałe
Inwestycje kapitałowe			Raz w roku (ale zawsze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego)
Produkcja w toku i półfabrykaty własnej produkcji			Raz w roku (ale zawsze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego)
Niedokończony wyremontować i odroczone wydatki			1 raz w roku
Młode zwierzęta rzeźne, ptaki, króliki, zwierzęta i rodziny pszczele oraz zwierzęta doświadczalne		1 raz na kwartał
Produkty gotowe w magazynach			1 raz w roku
Towar w magazynach i bazach towarów przemysłowych, w księgarniach			1 raz w roku
Towary w magazynach i magazynach produktów spożywczych			2 razy w roku
Towary i opakowania w sklepach i innych przedsiębiorstwach sprzedaż detaliczna			2 razy w roku
Olej i produkty naftowe		towar 41, wyroby gotowe 43	1 raz w miesiącu
Metale szlachetne i diamenty			2 razy w roku
Zbiory biblioteczne		w trybie ustalonym przez ministerstwa i resorty, nie rzadziej jednak niż raz na 5 lat
Surowce i inne aktywa materialne			1 raz w roku
Gotówka, dokumenty pieniężne, kosztowności i formy ścisłej sprawozdawczości		1 raz w miesiącu
Rozliczenia z bankami (z rachunków rozliczeniowych i innych, kredytów, środków otrzymanych z budżetu itp.		po otrzymaniu wyciągów bankowych
Rozliczenia z tytułu wpłat do budżetu		1 raz na kwartał
Rozliczenia z oddziałami przeznaczonymi do samodzielnego bilansowania oraz z organizacjami wyższymi		1 dnia każdego miesiąca
Rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami		2 razy w roku (ale zawsze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego)

Istnieje kilka etapów inwentaryzacji:

Pierwszy etap ma charakter przygotowawczy. Wydawane jest polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji; powołuje się komisję; ustala się terminy i przedmioty inwentaryzacji; od osób odpowiedzialnych materialnie pobierane są pokwitowania, że ​​majątek otrzymany na ich odpowiedzialność został zaksięgowany (lub odpisany jako wydatek), wszystkie dokumenty wydatków i pokwitowań zostały przekazane do działu księgowości; salda są ustalane na podstawie danych księgowych; wagi i inne urządzenia pomiarowe są sprawdzane; pomieszczenie, w którym zostanie przeprowadzona inwentaryzacja jest plombowane itp.

Drugi etap jest główny. Weryfikacja naturalna i dokumentacyjna. Przeprowadzane jest liczenie, ważenie, mierzenie, poszukiwanie dokumentów potwierdzających dane księgowe o istnieniu praw majątkowych, zobowiązań i rezerw. Sporządzane są standardowe formularze spisów inwentarzowych i aktów inwentarzowych. Weryfikacja faktycznej dostępności nieruchomości odbywa się przy obowiązkowym udziale osób odpowiedzialnych finansowo. Niedopuszczalne jest wypełnianie aktów inwentarzowych ze słów tych osób. W opisach nie wolno pozostawiać pustych wierszy, puste wiersze przekreśla się na ostatnich stronach. Inwentarz podpisują wszyscy członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby odpowiedzialne materialnie. Na koniec inwentarza ci ostatni wydają pokwitowanie potwierdzające dokonanie przez komisję oględzin mienia w ich obecności, brak jakichkolwiek roszczeń i przyjęcie mienia wpisanego do inwentarza na przechowanie. Podczas sprawdzania faktycznej dostępności mienia w przypadku zmiany osób odpowiedzialnych materialnie, pracownik, który odebrał mienie, wpisuje się do inwentarza pokwitowaniem, a ten, który przekazał - w dostarczeniu tej nieruchomości. Odrębne inwentaryzacje sporządza się dla mienia będącego na przechowaniu, wydzierżawionego lub przyjętego do przerobu.

Trzeci etap ma charakter analityczny. Rzeczywiste dane uzyskane z audytu są porównywane z danymi księgowymi, identyfikowane są rozbieżności (nadwyżki, niedobory, niedoszacowania, przeszacowania) i sporządzane są zestawienia zestawień. Stosowane są następujące standardowe formularze zestawień zestawień: INV-18 dla środków trwałych, INV-19 dla pozycji magazynowych, INV-20 dla handlu hurtowego, INV-21 dla handlu detalicznego. Na tym etapie, na polecenie kierownika, mogą być przeprowadzane kontrolne sprawdzenia prawidłowości inwentaryzacji. Powinny być przeprowadzone przy udziale członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osób odpowiedzialnych materialnie przed otwarciem lokalu, w którym przeprowadzono inwentaryzację. Wyniki kontroli prawidłowości inwentaryzacji są sporządzane aktem (formularz INV-24) i rejestrowane w księdze rachunkowej kontroli prawidłowości inwentaryzacji (formularz INV-25).

Czwarty etap to finał. Odbywa się końcowe posiedzenie komisji inwentaryzacyjnej, na którym podpisuje się formularz INV-26 „Zapis wyników stwierdzonych inwentaryzacją”. Na tej podstawie naczelnik wydaje polecenie zatwierdzenia wyników inwentaryzacji i pociągnięcia sprawców do odpowiedzialności administracyjnej i finansowej. Dokonywane są zapisy księgowe. Wnioski kierowane są do organów ścigania, a pozwy do organów sądowych.

Ujawnione w trakcie inwentaryzacji rozbieżności pomiędzy faktyczną dostępnością nieruchomości a danymi księgowymi powinny zostać odzwierciedlone w odpowiednich księgach rachunkowych. Nadmiar majątku wycenia się według wartości rynkowej na dzień inwentaryzacji. Ubytek mienia i jego uszkodzenie w granicach normy strat naturalnych obciąża koszty produkcji lub obrotu (rachunki wydatków), a ponad normę - kosztem sprawców. Jeżeli sprawcy nie zostaną wyznaczeni lub sąd odmówił wyegzekwowania od nich odszkodowania, wówczas straty z tytułu braku mienia i jego uszkodzenia odpisywane są w wynik finansowy.

W celu zapewnienia zasadności i wiarygodności wyników inwentaryzacji należy podjąć działania w celu przestrzegania zasad przetwarzania dokumentów i procedur przeprowadzania inwentaryzacji.

Tabela 4

Błędy inwentaryzacyjne i ich konsekwencje.

	Lista naruszeń	Możliwe konsekwencje
	Skład komisji inwentaryzacyjnej nie jest zatwierdzany przez szefa	Nie ma powodu do inwentaryzacji
	Udokumentowano nieobecność przynajmniej jednego z członków komisji podczas inwentaryzacji
	Zamówienie nie określa terminu inwentaryzacji	Nie ma powodu, aby rozpoczynać inwentaryzację
	W przerwach w pracy komisji osobom postronnym nie odmawia się wstępu do pomieszczeń, w których przechowywane są akta inwentarzowe	Dokonywanie korekt, które zniekształcają wyniki inwentaryzacji
	W przypadku braku możliwości zaprzestania działalności gospodarczej dokumenty pokwitowań i rozchodów nie są zatwierdzane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej	Istnieje możliwość wystawienia wcześniej niewystawionych wpływów i rozchodów
	Nie pobierano pokwitowań od osób odpowiedzialnych finansowo, że wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące były przekazywane do działu księgowości	W przypadku wykrycia naruszeń można przedstawić dokumenty pokwitowań i wydatków wystawione w okresie inwentaryzacji.
	Dane księgowe są porównywane z rzeczywistą dostępnością, a nie odwrotnie. (Idealnie spisy inwentaryzacyjne sporządza się ręcznie po fakcie)	Istnieje możliwość zniekształcenia danych rzeczywistych zgodnie z danymi księgowymi
	Spis inwentarzowy sporządza się w jednym egzemplarzu	Wyniki inwentaryzacji są nieprawidłowe
	Sumy muszą być zweryfikowane na każdej stronie - liczba słownie, liczba cyfr i ilość wartości rzeczowych, a także suma w ujęciu fizycznym, nawet jeśli obliczenie zostało przeprowadzone w kategoriach pieniężnych	Możliwość nieautoryzowanych poprawek
	Na każdej stronie nie ma wpisu „Ceny, sumy sprawdzone” i podpisu osoby odpowiedzialnej finansowo	Spis inwentarzowy nie jest dokumentem, na podstawie którego można dochodzić roszczeń wobec osób odpowiedzialnych finansowo
	Błędy i poprawki nie są podpisywane ani poświadczane przez członków komisji	Poprawki uważa się za nieważne
	Spis inwentaryzacyjny po zatwierdzeniu wyników zawiera puste wiersze. (wszystkie muszą być przekreślone)	Istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowych danych
	Na ostatniej stronie spisu inwentarzowego brak jest podpisu osoby odpowiedzialnej finansowo, że nie ma on żadnych roszczeń wobec członków komisji i potwierdzenia, a także, że przyjmuje na przechowanie mienie wskazane w inwentarzu	Brak podstaw do zgłaszania roszczeń wobec osoby odpowiedzialnej finansowo w przypadku braków

Komisja inwentaryzacyjna nie ponosi odpowiedzialności za niedokładność danych przekazanych przez inne organizacje i wykorzystanych do sporządzenia aktów inwentaryzacyjnych dotyczących wartości materialnych, za których bezpieczeństwo w momencie inwentaryzacji pracownicy organizacji nie ponoszą odpowiedzialności.

Każda osoba w roli kupującego spotkała się przynajmniej raz z inwentaryzacją towaru. Na przykład, gdy dział lub cały sklep z napisem „Księgowość” jest zamknięty w godzinach pracy. Jego celem jest znalezienie rozbieżności w rzeczywistej dostępności towarów z danymi znajdującymi się w systemie księgowym organizacji. Aby nie wstrzymywać sprzedaży, wiele sklepów organizuje przeprowadzenie inwentaryzacji i opracowanie jej wyników weekendy lub nawet w nocy.

W tym artykule przeanalizujemy cały proces krok po kroku. A w naszym serwisie możesz pobrać wszystkie potrzebne do tego dokumenty: formularze i próbki zlecenia inwentaryzacyjnego, inwentaryzację towaru, arkusz zestawienia, akt odpisu i całą resztę. A w MySklad możesz zrobić inwentaryzację online. Mamy samouczek wideo, jak to zrobić. Zarejestruj się i wypróbuj teraz: to nic nie kosztuje.

Więc od czego zacząć? Musisz być przygotowany na to, że będziesz musiał wydać dodatkowe zasoby - czas i pieniądze. Zalicza się do nich: oderwanie pracowników sklepu od ich głównych obowiązków oraz dopłaty dla personelu za pracę w godzinach nadliczbowych, utracone korzyści wynikające z wstrzymania sprzedaży na czas trwania inwentaryzacji. Jeśli firma składa się z jednej osoby i tą osobą jesteś Ty, podczas audytu będziesz musiał pełnić jednocześnie kilka funkcji: dyrektora, osoby odpowiedzialnej finansowo i księgowej. Dlatego tak ważne jest, aby każdy przedsiębiorca wiedział, jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację i sformalizować jej wyniki.

Czas inwentaryzacji

Termin inwentaryzacji w Federacji Rosyjskiej określają odpowiednie przepisy dotyczące rachunkowości i sprawozdawczości. Konieczne jest więc przeprowadzenie audytu:

• przy przekazywaniu majątku organizacji do wynajęcia, wykupu, sprzedaży;
• przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego;
• przy zmianie osób odpowiedzialnych finansowo (w dniu przyjęcia i przekazania spraw);
• przy ustalaniu faktów kradzieży i uszkodzenia kosztowności;
• w przypadku klęsk żywiołowych, pożaru, wypadków lub innych sytuacji awaryjnych spowodowanych ekstremalnymi warunkami;
• po likwidacji (reorganizacji) organizacji.

Z reguły w sklepie i magazynie co miesiąc przeprowadzana jest inwentaryzacja - w celu kontroli pracy personelu i stanu rozliczenia towarów jako całości. Ta procedura jest konieczna nie tylko dlatego, że jest obowiązkowa. Korzystając z takiego mechanizmu monitorowania pracy swojej firmy, będziesz mógł ocenić jakość pracy pracowników, na czas zidentyfikować wadliwy towar, a także usunąć z asortymentu to, co z jakiegoś powodu nie jest na sprzedaż.

Procedura przeprowadzania inwentaryzacji

W ramach inwentaryzacji w sklepie i magazynie tak naprawdę trzeba policzyć i ocenić towar znajdujący się na stanie, wypełnić spis inwentaryzacyjny, w przypadku jakichkolwiek problemów – jakościowych lub braku towaru – sporządzić odpowiednie akty, oraz następnie przenieś skompilowany inwentarz i działa w rachunkowości. Tam na ich podstawie sporządzony zostanie arkusz zestawienia, który odzwierciedla wyniki inwentaryzacji dla każdego produktu. Na ostatnim etapie sporządzane jest zestawienie wyników zawierające uogólnione wyniki, wydawane jest polecenie (dyspozycja) zatwierdzenia wyników inwentaryzacji, dokonywane są zmiany w księgowości, podejmowana jest decyzja o odzyskaniu odszkodowania od osób odpowiedzialnych materialnie.

Proces ten jest dość skomplikowany, szczególnie dla początkujących, dlatego opracowaliśmy tabelę, która jasno Ci to powie jak przeprowadzić inwentaryzację.

Scena	działania	Dokument (formularz)
Przygotowanie do inwentaryzacji i pobranie prowizji	Dyrektor wydaje polecenie i tworzy prowizję, w skład której wchodzi osoba odpowiedzialna materialnie i księgowy, jeśli występuje. Jeśli nie, to tylko siebie, ale w różnych rolach funkcjonalnych.	Inwentaryzacja towarów za pomocą specjalnych programów i usług Powiedzieliśmy już powyżej, że system automatyzacji księgowości znacznie upraszcza inwentaryzację. Zawsze wiesz, ile produktu powinno znajdować się w sklepie lub magazynie. Wprowadzając rzeczywiste dane, można szybko zobaczyć zbieżność wskaźników, niedoborów i nadwyżek, zarówno w sztukach, jak iw pieniądzach. Z pomocą usługi w chmurze do zarządzania handlem MySklad inwentarz towarów staje się prostym i szybkim zadaniem. Ręcznie lub za pomocą skanera kodów kreskowych można wypełnić formularz INV-3 według aktualnej dostępności i wydrukować ten spis w celu przekazania go do działu księgowości. Dodatkowo w naszym serwisie możesz bezpłatnie prowadzić ewidencję magazynową, ewidencjonować przyjęcie i zużycie towaru oraz wydrukować dokumenty niezbędne do prowadzenia działalności handlowej. Jeśli zdecydujesz się zautomatyzować księgowość w swojej organizacji handlowej, MoySklad będzie idealnym rozwiązaniem, niezależnie od tego, jaki rodzaj działalności prowadzisz: hurtownię, detal czy sklep internetowy.