Cum se efectuează un inventar al documentelor contabile la o întreprindere. Inventar: instrucțiuni pas cu pas. Organism care efectuează inspecție și contabilitate

Metode contabilitate

Conformitatea clasificării proprietăților cu structura bilanţului.

Clasificarea prezentată a proprietății se reflectă în construcția structurii bilanţului.

Formula echilibrului de bază A=P

Generați un bilanț pentru următorul set de tipuri de proprietate:

Mijloace fixe 20 unități;

Capitalul autorizat 80 de unitati;

Capital de rezerva 10 unitati;

Materiale 15 unități;

Profit 20 de unitati;

WIP 15 unități;

Cont curent 60 unitati;

Credite 20 de unitati;

Casa de marcat 20 unitati.

Metodele contabile sunt un set de metode și tehnici contabile.

Există 4 metode:

1. Documentatie si inventariere;

2. Conturi și intrare dublă;

3. Evaluare și calcul;

4. Bilanț și raportare.

Documentație- confirmarea scrisă a unei tranzacții comerciale finalizată, dându-i forță juridică și confirmând faptul finalizarii și oportunității tranzacției. Documentele contabile primare pot fi acceptate pentru contabilitate numai dacă sunt compilate conform formularului conținut în albumele formelor unificate ale documentației primare (formele documentelor primare sunt aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse). Documentele primare trebuie întocmite în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia (regula contabilului ar trebui să fie: „Fără document - fără înregistrare”).

Cerințe de documentare:

Numele organizației și documentul;

data la care a fost completat documentul;

Contoare de funcționare;

Detaliile incomplete trebuie să conțină liniuțe;

Semnătura persoanei responsabile de completarea documentului.

Documentele constau din elemente individuale numite detalii. Clasificarea detaliilor:

Calitative (detalii - atribute) și formarea detaliilor (indicatori);

Permanent (niciodată sau perioadă lungă de timp fără schimbare, acesta este numele, adresa organizației etc.) și variabile.

Înainte de introducerea documentelor primare în registrele contabile, acestea sunt verificate din punct de vedere al formei (din punct de vedere al legalității operațiunilor efectuate), al conținutului (completând toate detaliile necesare) și al corectitudinii calculelor aritmetice. După această verificare, sunt introduse conturile de corespondență (înregistrări). Ca urmare a analizei conținutului documentelor contabile, se realizează trei acțiuni contabile principale: evaluare, identificarea după timp, clasificarea după nomenclatura conturilor (corespondență). Sunt permise corecții în documentele primare, cu excepția documentelor de numerar și bancare (barare cu o linie subțire și semnare).

Clasificarea documentelor

După scop documentele sunt impartite:

Documente organizatorice și administrative, întocmite înainte de finalizarea tranzacției și care conțin permisiunea de a efectua o tranzacție comercială (comenzi de acceptare, demitere, cecuri bancare, cerințe pentru eliberarea materialelor etc.) și nu servesc drept bază pentru contabilitate înregistrări;

Documentele justificative confirmă necesitatea finalizării tranzacției, iar pentru persoanele responsabile financiar reprezintă o justificare (facturi de mărfuri și transport, comandă de primire numerar etc.);

Documente contabile utilizate pentru simplificarea și accelerarea procesului contabil și întocmite pe baza documentelor administrative sau sursă pentru sistematizarea evidenței contabile și determinarea corespondenței conturilor (amortizare etc.);

Documente executive intocmite la momentul tranzactiei si care contin informatii despre aceasta (facturi, cereri de plata etc.);

Documente combinate care au caracteristici ale mai multor documente (certificat de călătorie, raport de cheltuieli, statul de plată etc.).

După gradul de generalizare(ordinea de întocmire) documentele se împart în:

Primar, înregistrarea și reflectarea tranzacțiilor comerciale la momentul finalizării acestora (acte de acceptare, facturi, comenzi de numerar etc.);

Secundar (consolidat), format pe baza documentelor primare (raport de material de depozit pe baza documentelor de intrare si iesire, raport de avans).

După volumul de conținut(modul de acoperire a faptelor vieții economice) documentele se împart în:

O singură dată, adică pentru o singură tranzacție comercială (comenzi în numerar de primire și cheltuieli etc.);

cumulativ ( carduri cu limită, reflectând eliberarea multiplă de materiale etc.).

După locul de compilare documentele sunt impartite:

Documente interne (documente primare de revendicare, facturi, comenzi de numerar). Unele dintre ele depășesc organizația (ordine de plată, cerințe etc.)

Documente externe (extrase de cont, facturi furnizori etc.).

După numărul de posturi contabile documentele sunt:

Linie unică (conținând o singură poziție);

Multilinie (numărare etc.).

După natura faptelor economice viaţă:

Material;

Bani gheata;

Serviciu;

După gradul de tipificare:

Standard;

Non-standard.

Până la termenul limită:

Urgent;

Neurgent.

În funcție de autenticitatea compoziției:

Autentic;

Calea documentelor de la momentul întocmirii lor până la livrarea în arhivă, incluzând toate etapele procesării (verificare, grupare, înregistrare și înscriere în registrele contabile) se numește flux documentar (întocmit de contabilul-șef al întreprinderii).

Tehnologia de procesare a documentelor:

1. Verificarea documentelor primare, care constă în verificarea completării documentului, corectitudinii operațiilor aritmetice și verificarea de fond;

2. Impozitarea, adică conversia măsurilor cantitative în cele monetare;

3. Gruparea, adică întocmirea documentelor pentru înscrieri în registrele contabile corespunzătoare;

4. Înregistrarea și înregistrarea documentelor în registrele contabile - documente de sinteză;

5. Generalizarea bilanțului, adică formarea documentelor de raportare.

Cerințe de stocare a documentelor:

1. Toate grupele de documente (documente primare, registre contabile, documente rezumative de bilanţ) trebuie stocate separat;

2. Accesul persoanelor neautorizate la documentele contabile este interzis;

3. La expirarea perioadei de păstrare a documentelor, unele dintre documente trebuie distruse cu participarea unei comisii special create. Documentele durabile sunt depozitate în arhive.

Șeful organizației este responsabil de fondul documentar al întreprinderii.

Inventar(de la cuvântul latin - găsesc, descopăr) se realizează cu scopul de a aduce datele contabile în conformitate cu prezența efectivă a bunurilor materiale.

Discrepanțele dintre datele contabile și disponibilitatea reală a obiectelor de valoare pot fi cauzate de pierderi naturale (contracție, dispersie), ca urmare a calculelor greșite, măsurătorilor și erorilor aritmetice în calcule. Un inventar al proprietății se efectuează în funcție de locația acesteia și de persoanele responsabile financiar. Cantitatea, data și articolele de inventar sunt stabilite de manager. Există inventariere complete (acoperă toate categoriile de fonduri, inclusiv cele acceptate pentru păstrare) și parțial (pentru anumite categorii de bunuri). Pentru realizarea inventarierii se creează comisii de inventariere și anume: una permanentă, condusă de un manager, și comisii de lucru.

Inventarul se realizează în mai multe etape:

Obligatoriu numărarea, cântărirea, măsurarea bunurilor materiale, întocmirea fișelor de inventar (în timpul inventarierii RD și KZ se întocmesc extrase de cont);

Evaluarea fondurilor identificate, numărate și descrise conform evaluării inițiale sau modificate (ca urmare a deteriorării calității);

Identificarea discrepanțelor între disponibilitatea reală și datele contabile;

Înregistrarea rezultatelor stocurilor și reflectarea discrepanțelor în contabilitate și raportare.

Pe baza rezultatelor inventarierii se intocmesc liste de inventariere (acte de inregistrare a soldurilor efective) si fise de comparatie pentru acele elemente de active materiale pentru care au fost identificate abateri, adica surplusuri sau lipsuri. Surplusurile identificate sunt capitalizate la prețurile de piață și creditate în rezultatele financiare, lipsurile identificate la costul real, în limitele normelor de pierdere, sunt anulate drept cheltuieli, iar lipsurile în exces sunt anulate persoanei în vină (dacă există) sau rezultatelor financiare.

Inventarierea se efectuează în conformitate cu planurile de implementare a acestora, inventarele neprogramate se efectuează atunci când are loc o schimbare a persoanei responsabile material, când sunt dezvăluite fapte de furt de proprietate, în timpul reorganizării întreprinderii, când are loc o schimbare. în management etc.

Legislația actuală privind contabilitatea, precum și Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 49 din 13 iunie 1995 stabilesc reglementări pentru activitățile de inventariere, pe care fiecare entitate comercială este obligată să le respecte.

Inventar: linii directoare și motive pentru realizarea acestuia

Instrucțiuni detaliate privind modul de realizare a unui inventar și de documentare a acestuia sunt cuprinse în „Orientările pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare”, aprobate prin ordinul de mai sus.

Instrucțiunile conțin cerințe pentru procedura de începere și desfășurare a activităților de inventariere, precum și motive specifice care pot sta la baza implementării acesteia. Astfel de motive includ:

• inventarul planificat;
• reevaluarea proprietății;
• reorganizarea sau restructurarea efectuată la întreprindere;

• constatarea faptului de furt sau deteriorare a proprietății, precum și pierderea acesteia din cauza forței majore (incendiu, dezastre naturale etc.);
• transferul proprietății întreprinderii spre închiriere cu vânzarea ulterioară a acesteia.

Cum să documentezi corect un inventar

Documentarea inventarului este una dintre componentele obligatorii ale inspecției.

Documentele utilizate în cadrul activităților de verificare pot fi întocmite independent sau folosind formulare standardizate aprobate prin Rezoluțiile Goskomstat nr. 88 din 18.08.1998 și nr. 26 din 27.03.2000 (toate formularele conțin abrevierea „INV”).

Există o serie de reguli pentru pregătirea documentelor de inventar:

• raportul de inspecție generat nu trebuie să conțină coloane goale. În cazul în care lipsesc informațiile solicitate, se plasează o liniuță în câmpul de completat;
• inventarele și actele cu mai multe pagini trebuie fixate secvenţial, iar toate paginile documentului trebuie numerotate;
• la completarea actelor se folosesc denumiri de nomenclatură și unități de măsură general acceptate în contabilitate;
• toate corecțiile efectuate la completarea documentului trebuie precizate în note de subsol și certificate de toți membrii comisiei de inventariere, precum și prin semnătura persoanelor responsabile financiar;
• Documentele contabile de inventar sunt avizate de toate persoanele care participă la audit.

Documente de inventar: pachet „starter”.

Înainte de a începe activitățile, este necesar să se întocmească documente pentru realizarea unui inventar:

• elaborează și aprobă procedura și programul de desfășurare a inspecției;
• crearea listelor de inventar (lista obligațiilor și proprietăților pentru inspecție);
• emite un ordin de efectuare a inventarierii;
• obtine chitante in forma stabilita de la persoane responsabile financiar.

Inventarele planificate sunt efectuate la o frecvență stabilită de întreprindere. Frecvența inspecțiilor activelor materiale și obligațiilor financiare este stabilită de proprietar în mod independent și trebuie să se reflecte în actele locale - Reglementări privind Contabilitatea, Politicile Contabile ale Întreprinderii etc., aprobate și puse în aplicare în mod corespunzător.

Ordinea de inventar: aspecte principale

Un ordin de efectuare a unui inventar poate fi emis folosind un formular unificat (nr. INV-22) sau dezvoltat independent.

Ordinul specifica:

• date privind numirea și componența comisiei de inventariere - se indică componența grupului de inspecție, împărțită în președintele comisiei și membrii acesteia, cu indicarea posturilor ocupate;
• perioada de realizare a inventarierii, indicând datele exacte de începere și încheiere a lucrărilor comisiei, precum și termenele limită pentru depunerea documentelor de raportare asupra inspecției;
• motivele inspecției - motivul inventarierii din comandă trebuie să se reflecte într-o formulare precisă (inspecție programată, schimbarea persoanelor responsabile material etc.).

După ce managerul semnează și înregistrează ordinul de efectuare a inventarierii într-un jurnal special (Formular nr. INV-23), comisia are dreptul de a începe procedura de verificare. La completarea documentelor de inventar, comisia indică detaliile de înregistrare a comenzii în fiecare dintre ele.

Inventar: formulare de documente completate pe baza rezultatelor inspecției

Rezultatele inspecției sunt înregistrate în stocuri, de obicei compilate în trei exemplare, și atunci când sunt menținute la întreprindere formular electronic contabilitate – și în formă electronică.

Înregistrarea inventarului se realizează în două etape principale:

• când comisia verifică disponibilitatea efectivă a obiectelor inspectate, se întocmesc rezultate preliminare ale verificării și se transferă directorului și contabilului șef al întreprinderii în aceeași zi;
• După reconcilierea datelor privind disponibilitatea efectivă cu datele contabile, se întocmește rezultatul final al verificării inventarului - un act de inventariere.

În timpul inspecției, Comisia documentează inventarul completând următoarele formulare -

• evidențe și acte de inventar:

• pentru active fixe (Nr. INV-1) și active necorporale (Nr. INV-1a),
• după marfă valori materiale(Nr. INV-3, Nr. INV-4), incl. acceptat pentru depozitare și în tranzit (Nr. INV-5, Nr. INV-6),
• pe metale prețioase și produse realizate din acestea, pietre prețioase (Nr. INV-8, Nr. INV-8a, Nr. INV-9),
• De valori mobiliareși BSO (Nr. INV-16),
• pentru decontări cu debitori și creditori, furnizori și clienți, pentru datorii la împrumuturi și credite (Nr. INV-17),

• În cazul în care se constată discrepanțe între datele contabile și cele reale, se întocmesc situații de comparație care includ:

• pentru activele fixe și imobilizările necorporale (Nr. INV-18),
• conform mărfurilor şi materialelor (Nr. INV-19).

Fișele de potrivire conțin informații despre surplusuri și lipsuri descoperite în timpul inventarierii. În plus, explicațiile corespunzătoare trebuie solicitate persoanelor responsabile din punct de vedere financiar.

Documentul final al inventarierii este declarația de evidență a rezultatelor auditului inventarului (formular nr. INV-26), care reflectă informații complete despre auditul efectuat. Acest document de sinteză reflectă sumele tuturor lipsurilor și excedentelor detectate defalcate pe conturi contabile, precum și unde vor fi atribuite pierderile din lipsuri (făptuitorilor, reclasării etc.).

Alinierea acreditărilor

Pe baza rezultatelor inventarierii, dacă există discrepanțe între disponibilitatea reală și datele contabile (clauza 5.1 din Ghid):

• proprietatea în excedent - trebuie valorificată și atribuită rezultatului activității economice a întreprinderii, cu identificarea ulterioară a responsabililor și a motivelor formării excedentului;
• pierderea în limite acceptabile este anulată ca costuri de distribuție pe baza ordinului managerului;
• lipsurile care depășesc limitele permise de pierdere naturală, sau daune materiale sunt atribuite persoanei vinovate (și dacă nu este stabilită, se anulează drept cheltuieli).

Rezultatul inventarierii trebuie reflectat în contabilitatea și raportarea lunii în care a fost finalizată inspecția, iar pentru inventarierea anuală - în raportul anual.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Caracteristicile subiectului, metoda contabila si fluxul documentelor. Procedura de constituire si contabilitate rezultate financiare activitatile organizatiei. Inventarul, rolul și semnificația acestuia în contabilitate. Procedura de realizare și înregistrare a rezultatelor acesteia.

lucrare de curs, adăugată 08.12.2010


Esența, procedura și calendarul inventarierii în contabilitate. Procedura fluxului de documente. Reguli și standarde pentru întocmirea inventarelor și potrivirea situațiilor la întreprindere. Contabilitatea Întreprinderii Unitare de Stat Federal „MGLC „Mordivlesprom” și reflectarea rezultatelor acesteia în contabilitate.

lucrare de curs, adăugată 12.10.2008


Baza teoretica inventarierea stocurilor. Proceduri tehnice și fizice, documentație și rezultate ale inventarului. Reflectarea rezultatelor stocurilor în contabilitate.

lucrare de curs, adăugată 13.02.2011


Corespondența dintre cantitatea și calitatea proprietății specificate în bilanțși proprietatea aflată efectiv la întreprindere. Inventar Bani. Procedura și calendarul inventarierii. Reflectarea rezultatelor în contabilitate.

rezumat, adăugat 18.04.2009


Reflectarea rezultatelor inventarului în contabilitate, obiectivele și momentul implementării acestuia. Conceptul și componența proprietății. Procedura pentru efectuarea unui inventar al proprietății deținute în custodia unei organizații folosind exemplul întreprinderii LLC Metallurg.

lucrare curs, adăugată 22.01.2015


Definirea, caracteristicile și clasificarea mijloacelor fixe, caracteristicile inventarului acestora. Aspecte de organizare a documentației inventarului mijloacelor fixe, procedura de implementare a acestuia și reflectarea rezultatelor acestuia în contabilitate.

lucrare curs, adăugată 03.03.2013


Conceptul de active necorporale, clasificarea lor, caracteristicile documentării mișcării. Procedura de efectuare a inventarierii și documentarea rezultatelor imobilizărilor necorporale. Întocmirea rezultatelor inventarului în contabilitate.

teză, adăugată 19.11.2015


Conceptul, tipurile și calendarul inventarului în organizațiile rusești. Inventarierea anumitor tipuri de proprietăți și obligații financiare. Reguli pentru reflectarea datelor sale în contabilitate. Dezavantaje în procedura de realizare a inventarierii în organizații.

lucrare curs, adăugată 24.03.2015

Esența și sensul documentelor.

Clasificarea documentelor.

Cerințe menționate în documente.

Registre contabile.

Fluxul documentelor.

Inventarul, tipurile și semnificația acestuia.

1. Esența și sensul documentelor

Procedura de întocmire a documentelor este stabilită de Legea federală „Cu privire la contabilitate” la articolul 9 și „Regulamentul privind documentele și fluxul de documente în contabilitate”, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al URSS nr. 105 din 29 iulie 1983.

Documentație - acesta este un ordin scris de a efectua o tranzacție comercială sau o confirmare scrisă a faptului tranzacției.

Documentele sunt sursa contabilității informatii economice, folosit în management, control și analiză activitate economică, asigură siguranța proprietății, au semnificație juridică și juridică și sunt dovezi scrise în litigii.

Formele documentelor contabile primare sunt dezvoltate de Goskomstat, Gosstroy, Ministerul Muncii și Banca Centrală a Federației Ruse.

Indicatorii și valorile în forme unificate în organizație nu ar trebui să se modifice;

Numerarul și documentele bancare nu pot fi modificate.

2. Clasificarea documentelor.

Diversele activități financiare și economice ale unei organizații necesită diferite tipuri de documente. Pentru utilizarea corectă a documentelor contabile este necesară clasificarea științifică a acestora.

Sub clasificarea documentelorînţelege gruparea lor în funcţie de anumite caracteristici. Principalele caracteristici după care sunt clasificate documentele contabile și tipurile de documente sunt prezentate în Tabelul 1.

După scop documentele se împart în administrative, justificative, contabile și combinate.

tabelul 1

Clasificarea documentelor

Semne clasificări	Tipuri de documente	Caracteristică
1. conform instrucțiunilor	a) organizatorice si administrative	reflectă problemele managementului general al întreprinderii și ale activităților sale economice	Împuternicire
b) exculpator (executiv)	confirma finalizarea unui fapt de afaceri	Factura fiscala Chitanță comandă numerar Utilizabil comandă în numerar Transportul mărfurilor factura fiscala
c) contabilitate înregistrare	nu au semnificație independentă, sunt atașate la documente administrative sau justificative; folosit pentru organizarea conturilor	Costuri Fișa de distribuție Informații contabile
d) combinate	combina proprietățile documentelor administrative, justificative și ale documentelor contabile; simplificarea procesării contabile și a numărului de documente	Extras de plată Cartela de gard limită
2. după grad generalizări	a) primar	reflectă pentru prima dată fapte economice realizate	Chitanță Chitanță
b) secundar (rezumat)	întocmit pe baza unor documente primare, rezumând date și grupând fenomene economice	Costuri Raport în avans
3. prin metoda informație	a) o singură dată	reflectă o singură tranzacție comercială	Chitanță comandă numerar Cerere de eliberare a materialelor
b) cumulativ	reflectă tranzacții omogene efectuate în momente diferite și repetate periodic	Cartela de gard limită
4. local întocmirea	a) intern	compune și execută în această organizație	Extras de plată
b) extern	constituie în alte organizaţii	Ordin de plata
5. după cantitate	a) cu o singură linie
b) multilinie		Transportul mărfurilor factura fiscala

administrativ Acestea sunt documente care conțin un ordin pentru a efectua o anumită tranzacție comercială. Scopul lor principal este de a transmite instrucțiuni de la conducere către executanții direcți. Multe operațiuni sunt efectuate numai dacă există un document administrativ corespunzător. Documentele administrative includ ordine, instrucțiuni, înregistrări ale angajării și concedierii de la locul de muncă și vacanțe. Aceste documente nu conțin încă confirmarea faptelor tranzacțiilor, prin urmare, în sine, ele nu pot servi drept bază pentru reflectarea tranzacțiilor în contabilitate.

Exculpator (sau executiv) Acestea sunt documente care oficializează tranzacții care au fost deja efectuate. Acestea sunt întocmite în momentul tranzacțiilor și confirmă faptul executării ordinului sau instrucțiunii. De exemplu, extrase de plată, facturi, acte, facturi, chitanțe care indică primirea valorilor și multe altele.

Documente contabile Acestea sunt documentele care sunt create de aparatul contabil pentru intocmirea conturilor, precum si pentru a le facilita, reduce si simplifica pe acestea din urma. Documentele contabile se intocmesc in compartimentul de contabilitate pe baza documentelor administrative si justificative emise anterior. Acestea sunt concepute pentru a reflecta înregistrările contabile în registrele contabile pentru a accelera procesul contabil. Aceste documente nu contin un ordin de realizare a unei tranzactii comerciale si nu exista nicio confirmare a faptului finalizarii acesteia. De exemplu, calcularea sumei unei daune, calcularea amortizarii mijloacelor fixe și a activelor necorporale, calcularea pierderilor de mărfuri etc. Documentele contabile includ și certificate contabile. Se intocmesc in cazurile in care este necesara virarea unei sume dintr-un cont in altul, inchiderea unui cont, corectarea erorilor facute in evidenta contabila etc. Necesitatea acestui lucru apare destul de des și, prin urmare, certificatele de acest fel sunt practica contabila foarte comun.

Combinate Acestea sunt documente care combină caracteristicile mai multor tipuri de documente: documente administrative și bonuri, bonuri și documente contabile etc. Acestea servesc atât ca ordin pentru efectuarea unei operațiuni date, cât și ca justificare pentru executarea acesteia, înregistrează tranzacția efectuată și conțin în același timp instrucțiuni privind procedura de reflectare a acesteia în conturi. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, rapoarte anticipate ale persoanelor responsabile, cerințe pentru eliberarea materialelor, carduri de limită, borderouri de plată, anunțuri privind depozitele de numerar în contul curent etc. Combinația de caracteristici ale mai multor tipuri de documente într-un singur document simplifică procesarea lor contabilă, reduce numărul de documente și costurile achiziției lor. Documentele combinate sunt întocmite pentru a reduce numărul de documente privind tranzacțiile comerciale care se repetă într-o organizație de multe ori într-o perioadă scurtă.

După metodă (ordine de compilare) distinge între documentele primare și cele rezumative.

Primar Acestea sunt documente care reflectă toate tranzacțiile comerciale imediat la momentul finalizării lor. Ele sunt prima dovadă formală că aceste operații au fost efectiv efectuate. Documentele primare includ ordine de încasări și cheltuieli de numerar, facturi, certificate de acceptare, comenzi, chitanțe etc. Un exemplu de document primar poate fi, de asemenea, o comandă de primire. Se întocmește la sosirea materialelor la depozit și indică faptul că depozitarul a îndeplinit ordinul care i-a fost dat să le primească.

Consolidat Acestea sunt documente întocmite pe baza documentelor primare. Acestea reflectă tranzacții care au fost documentate anterior în documentele primare relevante. Întocmirea documentelor secundare nu este direct legată de tranzacțiile comerciale, acestea înregistrează doar aceste tranzacții conform datelor documentelor primare. Documentele consolidate vă permit să reduceți numărul de înregistrări în conturile contabile. Documentele de sinteză includ tabele de dezvoltare, fișe de grupare, fișe de distribuție a cheltuielilor, rapoarte (deconturi) privind circulația produselor și materialelor, raport de avans etc. Raportul de avans se completează pe baza documentelor primare, care indică toate cheltuielile efectuate de către persoană responsabilă. Documentele consolidate includ, de asemenea, extrase de plată sau extrase de eliberare produse terminate, diverse rapoarte interne (de exemplu, un raport privind mișcarea bunurilor materiale într-un depozit) etc. Toate aceste documente conțin în mod necesar date suplimentare pe lângă cele cuprinse în documentele primare care au servit ca bază pentru întocmirea lor. Deci, documentele de sinteză servesc, în primul rând, la combinarea datelor din documentele primare și la obținerea de indicatori agregați și, în al doilea rând, la gruparea datelor din documentele primare pentru a obține informații suplimentare despre tranzacțiile contabile și a reflecta aceste tranzacții într-un nou context. În consecință, documentele rezumative sunt utilizate ca mijloc de procesare a datelor de tranzacție sursă.

Prin metoda reflexiei documentele tranzacțiilor comerciale sunt împărțite în unică și cumulative.

O dată documentele reflectă una sau mai multe tranzacții comerciale simultan. O trăsătură distinctivă a acestor documente este că imediat după pregătire sunt transferate departamentului de contabilitate și pot servi drept bază pentru înregistrările contabile. De exemplu, o comandă de primire pentru materiale, estimări de costuri, facturi, certificate de acceptare, comenzi de numerar, chitanțe de numerar etc.

Cumulativ documentele sunt folosite pentru oficializarea tranzacțiilor omogene efectuate la întreprindere în momente diferite (pentru o săptămână, un deceniu, o jumătate de lună). Acestea sunt întocmite în scopul reducerii numărului de documente emise pentru acele operațiuni care se efectuează la întreprindere în mod repetat într-un timp scurt. De exemplu, o fișă zilnică de primire pentru eliberarea materiilor prime, conturi de salarii personale, o fișă de pontaj, o declarație de muncă efectuată etc.

După locul de compilare documentele sunt împărțite în interne și externe.

Documente interne constituite în cadrul întreprinderii. Ele formalizează tranzacțiile comerciale efectuate numai în cadrul întreprinderii. Aceste documente nu depășesc limitele întreprinderii, de exemplu, extrase de plată, încasări și cheltuieli în numerar etc.

Extern documentele sunt întocmite în afara întreprinderii date; ele formalizează tranzacțiile efectuate între întreprinderi. De exemplu, facturi, facturi, facturi ale contrapartidelor.

Ca urmare a tranzacțiilor comerciale, anumite documente interne devin externe, de exemplu, cecuri de numerar, ordine de plată.

La completarea documentelor interne, este suficient să indicați doar detaliile necesare, iar la întocmirea documentelor externe, este necesar să adăugați detalii suplimentare ale documentului pentru a completa descrierea tranzacției comerciale.

Pe baza caracteristicilor calitative documentele pot fi cu drepturi deplineȘi inferior. Un document care este complet este unul care este întocmit în forma prescrisă, are toate detaliile necesare și reflectă corect o tranzacție comercială cu adevărat finalizată și legală.

Un document care nu îndeplinește aceste cerințe este incomplet.

După gradul de utilizare a tehnologiei informatice la întocmirea documentelor, acestea sunt împărțite în documente completate manual, completate parțial cu mașina (adică documente întocmite pe antet) și completate integral cu mașina (avis de plată, factură, factură, listă de inventar etc.).

Elaborarea documentelor este un proces care necesită multă muncă. Utilizarea calculatoarelor personale în contabilitate face posibilă completarea documentelor în întregime pe mașini, ceea ce crește productivitatea muncii și contribuie la organizarea sa științifică.

Pentru organizarea corectă a contabilității și reflectarea în timp util a tranzacțiilor comerciale în conturi, este necesar să se respecte cu strictețe cerințele pentru întocmirea documentelor.

3. Cerințe pentru documente

Cerințele de bază pentru documentele contabile sunt prezentate în articolul 9 din Legea federală nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare.

Următoarele cerințe se aplică documentelor contabile:

Acestea trebuie întocmite în timp util, adică în momentul efectuării tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia;

Documentul trebuie să fie de încredere, scris clar și să aibă un conținut clar.

Pentru pregătirea documentelor se aplică următoarele cerințe:

1. documentele trebuie întocmite pe formulare speciale;

2. documentele trebuie să respecte cu strictețe formele și detaliile stabilite;

3. documentul trebuie să conțină text și numere scrise clar și lizibil;

4. detaliile necompletate sunt barate cu o singură linie;

5. suma de bani indicat în cifre și cuvinte;

6. Documentul trebuie să conțină semnăturile funcționarilor care indică funcția.

Dacă specificul activităților organizației necesită crearea propriilor formulare contabile primare, a căror formă nu este prevăzută în albumele de formulare unificate, atunci acestea trebuie să conțină detalii obligatorii. Detaliile documentului sunt informațiile inițiale necesare conținute în documente. Detaliile obligatorii ale documentului includ:

Titlul documentului;

data întocmirii documentului;

numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

măsurarea tranzacțiilor comerciale în termeni fizici și monetari;

denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu executarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;

semnăturile personale ale acestor persoane și stenogramele lor (inclusiv cazurile de creare a documentelor folosind tehnologia informatică).

În funcție de natura tranzacției, cerințele reglementărilor, liniile directoare contabile și tehnologia de prelucrare a informațiilor contabile, detalii suplimentare pot fi incluse în documentele primare. În ordinea pentru politica contabila Formularele contabile primare elaborate la întreprindere trebuie să fie aprobate. Utilizarea formularelor învechite și arbitrare nu este permisă.

Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă cu cerneală, creion chimic, pastă de pix, folosind mașini de scris, mecanizare și alte mijloace care să asigure siguranța acestor înscrieri pe perioada de timp stabilită pentru păstrarea lor în arhivă. Este interzisă folosirea creionului pentru note. Rândurile libere din documentele primare trebuie tăiate. Formularele documentelor primare clasificate ca formulare stricte de raportare trebuie numerotate în ordinea stabilită de ministere și departamente (numerotare, metoda tipografică).

Lista persoanelor autorizate să semneze documentele contabile primare se aprobă de către șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Numărul de persoane care au dreptul de a semna documente pentru eliberarea de bunuri materiale deosebit de rare și costisitoare ar trebui limitat. Documentele utilizate pentru oficializarea tranzacțiilor comerciale cu fonduri sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoanele autorizate de aceștia. Fără semnătura contabilului șef sau a unei persoane autorizate de acesta, bănești și documentele de decontare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nevalide și nu trebuie acceptate pentru executare. În cazul unor neînțelegeri între șeful organizației și contabilul-șef cu privire la realizarea anumitor tranzacții comerciale, documentele contabile primare privind acestea pot fi acceptate spre executare cu ordin scris de la șeful organizației, care poartă întreaga responsabilitate pentru consecințele unor astfel de tranzacții și includerea datelor despre acestea în contabilitate și raportare contabilă. Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul acestora în termenul stabilit pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea sunt asigurate de persoanele care au întocmit și semnat aceste documente.

Nu sunt permise corecții la numerar și la documentele bancare. La alte documente contabile primare se pot face corecturi numai cu acordul participanților la tranzacții comerciale, care trebuie confirmat prin semnăturile acelorași persoane care au semnat documentele, indicând data corectărilor.

Documentele primare care au fost supuse procesării trebuie să aibă o marcă care exclude posibilitatea reutilizarii lor. Toate documentele atașate ordinelor de numerar primite și ieșite, precum și documentele care au servit ca bază pentru acumularea salariile, sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau inscripția scrisă de mână „Primit” sau „Plătit” indicând data (ziua, lună, an). În conformitate cu Reglementările privind contabilii șefi, este interzisă acceptarea spre executare și înregistrare a documentelor primare privind tranzacțiile care contravin legii și ordinea stabilită acceptarea, depozitarea și cheltuirea fondurilor, inventarului și a altor obiecte de valoare. Astfel de documente trebuie prezentate contabilului-șef al întreprinderii pentru luarea deciziilor.

Pentru controlul și eficientizarea procesării datelor privind tranzacțiile comerciale, documentele contabile consolidate sunt întocmite pe baza documentelor contabile primare. Documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe suport de hârtie și computer. În acest din urmă caz, organizația este obligată să elaboreze, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacții comerciale, precum și la solicitarea autorităților care exercită controlul în condițiile legii. Federația Rusă, instanțele și parchetele. În ceea ce privește automatizarea contabilității, detaliile documentelor primare pot fi înregistrate sub formă de coduri.

Departamentul de contabilitate are dreptul de a accepta doar documente complete pentru contabilitate. Prin urmare, toate documentele primite de departamentul de contabilitate sunt verificate în ceea ce privește conformitatea cu formele stabilite, corectitudinea completării detaliilor, acuratețea calculelor și calculelor aritmetice, legalitatea și oportunitatea tranzacțiilor comerciale. Pentru a asigura o utilizare corectă, acestea sunt clasificate în funcție de anumite caracteristici. După ce au fost utilizate pentru contabilitate, documentele sunt stocate în arhiva întreprinderii pentru o anumită perioadă de timp, apoi, în conformitate cu instrucțiunile, documentele cu valoare științifică și istorică sunt transferate în arhiva de stat, iar alte documente sunt distruse. Din momentul în care sunt întocmite și până când sunt depuse în arhivă, documentele parcurg o anumită cale și sunt utilizate în diferite etape ale procesului contabil, adică. efectuează fluxul de documente.

4. Registre contabile

Registrele contabile sunt foi de hârtie special adaptate pentru înregistrarea și gruparea datelor contabile. În aparență, registrele contabile sunt:

cărți (case de marcat, principal);

carduri (contabilitatea mijloacelor fixe, contabilitatea materialelor);

reviste (coli libere sau căptușite).

În funcție de tipurile de înregistrări efectuate, registrele se împart în:

cronologic (jurnal de înregistrare);

sistematic (registrul general de conturi);

combinate (comenzi jurnal).

După nivelul de detaliere al informațiilor conținute în registrele contabile, acestea sunt:

sintetice (registrul general de conturi);

analitice (carduri);

combinate (reviste de comandă).

Registrele contabile sunt concepute pentru a sistematiza și acumula informațiile conținute în documentele primare pentru reflectarea în conturi și situații financiare.

În registrele contabile se realizează înregistrarea și gruparea economică a informațiilor despre activitățile financiare și economice ale organizației. Ele înregistrează informații din documentele primare, le asigură siguranța și sintetizează informațiile reflectate în ele (Fig. 6).

Cel mai mare grad de siguranță a informațiilor este asigurat în registrele de contabilitate, ale căror pagini sunt numerotate, împletite și pe ultima pagină este indicat numărul total de pagini numerotate, semnate de contabilul-șef sau de altă persoană împuternicită. Anul deschiderii sale, numele organizației și un cont sintetic sunt înregistrate pe legarea cărții. Cu toate acestea, un singur angajat contabil poate lucra la un moment dat cu informațiile conținute în carte.

Cardurile sunt forme groase cu tabele imprimate pe ele, care sunt destinate utilizării pe termen lung. Nu sunt fixate împreună și sunt depozitate într-un dulap de fișiere (cutie specială). Mai mulți contabili pot lucra cu carduri în același timp, dar acestea se pierd ușor și de aceea este necesară înregistrarea cardurilor într-un registru special.

Cardurile de cont sunt folosite pentru înregistrarea decontărilor și a fondurilor în contorul monetar; inventar - să contabilizeze activele materiale în termeni fizici și totale; multigrafic - pentru a reflecta un fapt al vieții economice cu mai multe dintre sumele sale constitutive (contabilizarea costurilor unui obiect). Foile libere (colile) nu au o prindere puternică, sunt realizate din hârtie liberă de format mare și sunt depozitate în mape separate. Utilizarea diferitelor tipuri de registre în contabilitatea activităților economice ale unei organizații este reglementată de reglementări și instrucțiuni de menținere a proceselor contabile și de mecanizare a acestora.

Reprezentarea grafică a registrelor contabile poate fi paralelă, secvențială și mixtă.

Înregistrarea tranzacțiilor comerciale în registrele contabile, numită înregistrare în cont, se realizează pe baza atribuirii conturilor la a treia etapă a procesării documentelor.

Totalitatea, conexiunile logice, metodele de construire a registrelor contabile determină forma de contabilitate utilizată Entitate economica. Caracteristicile comune tuturor formelor de contabilitate sunt: ​​intrarea dubla; înregistrări cronologice și sistematice în același timp; numărul de niveluri de generalizare a informațiilor; înregistrarea faptelor de activitate economică finalizate și așteptate.

5. Metode de corectare în registrele contabile

În registrele contabile pot apărea erori (locale și de tranzit). Cauzele lor pot fi oboseala și neglijența lucrătorilor, funcționarea defectuoasă a echipamentelor. Corectarea erorilor din registrele contabile trebuie justificată și confirmată prin semnătura persoanei care a efectuat corectarea, indicând data corectării.

Cele mai comune trei moduri speciale de a le remedia: metoda corecturii, metoda postărilor suplimentare și metoda „reversării roșii”.

1. Corectarea este utilizat atunci când o eroare este detectată imediat prin tăierea unei linii. Scrieți numărul corect deasupra sau în dreapta. Alături sunt plasate semnătura corectorului și data. Se poate elibera un certificat contabil. Nu sunt permise corecții în documentele bănești!

2. Metodă de cablare suplimentară se aplica daca inregistrarea se face corect, iar suma indicata este mai mica decat suma reala si se reflecta in multe registre. Eroarea se corectează prin întocmirea unei situații contabile, care indică și înregistrarea contabilă pentru diferență.

3. Metoda inversării roșii (intrare inversare, intrare cu roșu) - „înregistrări negative”, „scădere, retragere”. În cazul în care înregistrarea este întocmită greșit, aceasta se corectează prin întocmirea aceleiași înregistrări indicând aceeași sumă - o înregistrare de retur sau roșu, adică suma este supusă deducerii. Apoi se întocmesc înregistrările contabile corecte și se eliberează un certificat contabil.

Exemplu. A avut loc o tranzacție comercială: banii primiți în casa de marcat s-au ridicat la 20.000 de ruble. din contul curent.

1. Contabilul a făcut o înscriere eronată Dt 60 - Kt 51 - 20000.00

Intrare inversare Dt 60 - Kt 51 - 20000.00

2. Contabilul a făcut o înregistrare cu o eroare în valoare de Dt 50 - Kt 51 - 250.000,00

a) Intrare inversare Dt 50 - Kt 51 - 230000,00

b) Intrare inversare Dt 50 - Kt 51 - 250000,00

Cablaj corect Dt 50 - Kt 51 - 20000.00

Reversările roșii sunt, de asemenea, folosite pentru a reflecta economiile.

6. Fluxul documentelor

Documentele contabile prelucrate se păstrează în departamentul de contabilitate timp de 1 an, apoi se depun la arhivă. În conformitate cu Legea „Cu privire la contabilitate”, documentele contabile trebuie păstrate în arhive timp de cel puțin 5 ani.

Diagrama de flux de documente existentă arată mișcarea documentelor în organizație din momentul creării, verificării, procesării lor și până la transferul în arhivă. Fluxul documentelor este considerat a fi calea de mișcare a documentelor din momentul în care sunt compilate și până în momentul în care sunt depozitate în arhivă. Organizarea rațională a fluxului de documente este una dintre condițiile principale pentru organizarea corectă a contabilității.

Un document, ca purtător de informații, acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firme, asigurând interacțiunea părților acestora. Informațiile sunt baza pentru luarea deciziilor de management, servesc ca dovadă a implementării lor și o sursă pentru generalizări, precum și material pentru lucrări de referință și căutare. În plus, documentarea în multe cazuri este obligatorie, prevăzută de lege și reglementări guvernamentale, deci este unul dintre mijloacele de consolidare a statului de drept și control. Viteza de luare a deciziilor depinde în cele din urmă de claritatea și eficiența procesării și mișcării documentelor. Prin urmare, într-o organizație rațională, se acordă întotdeauna o mare atenție fluxului de documente, în special în contabilitate, unde procesarea în timp util a documentelor financiare poate duce la negativ consecințe economice. Stabilirea uneia sau alteia proceduri de flux de documente depinde de natura și caracteristicile tranzacțiilor comerciale și de înregistrarea lor contabilă, precum și de structura întreprinderii și a aparatului ei contabil. Pentru fiecare tip sau tip de documente (cerințe, facturi, facturi etc.), se elaborează o schemă specială de flux de documente sub forma unui grafic de flux de documente. Acest program indică prin ce autorități (locuri de muncă) și în ce secvență trece documentul și ce procese sunt efectuate în fiecare instanță pentru procesarea documentului și a înregistrărilor contabile pe baza acestuia.

Un flux de documente organizat corespunzător trebuie să îndeplinească două condiții principale: În primul rând, pentru fiecare document se stabilește calea cea mai scurtă, adică. numărul minim de autorități individuale (locuri de muncă) prin care trebuie să treacă fără deplasări inutile și repetate. În al doilea rând, pentru fiecare document se determină o perioadă minimă de trecere, limitată de timpul necesar pentru finalizarea lucrărilor cu documentul la fiecare instanță (redactare, execuție, prelucrare, contabilitate etc.).

Graficul fluxului de documente poate fi întocmit sub forma unei diagrame (Schema 1) sau a unei liste de lucrări privind crearea, verificarea și prelucrarea documentelor efectuate de fiecare divizie a întreprinderii, instituții, precum și de toți executanții, indicându-se acestora. relația și termenele limită pentru finalizarea lucrării.

Dacă firma este mare, atunci este necesar să se întocmească un program complet al fluxului de documente (Tabelul 2). Pentru elaborarea graficului, se recomandă să se ia ca bază „Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate”, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS la 29 iulie 1983 nr. 105.

masa 2

Nu are sens să îi familiarizezi pe toți angajații cu un program atât de global. Cel mai bine este să pregătiți un extras din programul pentru fiecare departament. Acesta trebuie să enumere toate documentele care se referă la sfera activităților unității și termenele în care acestea trebuie depuse.

În practică, unele companii utilizează o schemă mixtă de flux de documente. Adică, ei întocmesc un program și apoi sunt trimise extrase din acesta sub formă de diagrame și note unități structurale companiilor.

Controlul asupra respectării de către executanți a programului de flux de documente pentru întreprindere sau instituție este efectuat de contabilul șef.

6. Inventar, tipurile și semnificația acestuia

Conceptul de inventar provine din cuvântul latin „inventira”, care înseamnă „a găsi”. Aceasta este o reconciliere a datelor contabile cu disponibilitatea obiectelor contabile în termeni fizici prin recalculare, cântărire, măsurare și degustare.

La întreprindere, la anumite momente se efectuează un inventar pentru a verifica acuratețea datelor contabile. Frecvența recomandată a inventarului este prezentată în Tabelul 3.

Tabelul 3

Frecvența minimă necesară a inventarului

Tipuri de proprietate și obligații financiare	Data	Numărul de cont contabil	Periodicitate
Mijloace fixe
Investiții de capital			O dată pe an (dar întotdeauna înainte de a pregăti situațiile financiare anuale)
Lucrări în curs de desfășurare și produse semifabricate produse interne			O dată pe an (dar întotdeauna înainte de a pregăti situațiile financiare anuale)
Neterminat renovare majorăși cheltuieli amânate			1 dată pe an
Animale tinere pentru îngrășare, păsări de curte, iepuri, animale și familii de albine, precum și animale de experiment		1 dată pe trimestru
Produse finite in depozite			1 dată pe an
Mărfuri în depozite și depozite de mărfuri industriale, în librării			1 dată pe an
Mărfuri în depozite și depozite alimentare			de 2 ori pe an
Mărfuri și ambalaje în magazine și alte întreprinderi cu amănuntul			de 2 ori pe an
Petrol și produse petroliere		bunuri 41, produse finite 43	1 dată pe lună
Metale prețioase și diamante			de 2 ori pe an
Colecțiile bibliotecii		în modul stabilit de ministere și departamente, dar nu mai puțin de o dată la 5 ani
Materii prime și alte active materiale			1 dată pe an
Numerar, documente bănești, obiecte de valoare și formulare stricte de raportare		1 dată pe lună
Decontări cu băncile (pe conturi curente și alte conturi, împrumuturi, fonduri primite de la buget etc.		imediat ce extrasele bancare sunt primite
Calcule pentru plăți la buget		1 dată pe trimestru
Decontari cu sucursale alocate bilanturilor independente si cu organizatii-mama		la data de 1 a fiecărei luni
Decontari cu debitorii si creditorii		De 2 ori pe an (dar intotdeauna inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale)

Există mai multe etape de inventariere:

Prima etapă este pregătitoare. Se emite un ordin de efectuare a inventarierii; este numită o comisie; se stabilesc termenii si obiectele pentru inventariere; se preiau chitante de la persoane responsabile financiar din care se afirma ca imobilul primit sub responsabilitatea lor a fost valorificat (sau radiat drept cheltuiala), toate documentele de cheltuieli si de primire au fost depuse la departamentul de contabilitate; soldurile sunt determinate pe baza datelor contabile; se verifică cântarele și alte aparate de măsură; camera în care se va efectua inventarierea este sigilată etc.

A doua etapă este cea principală. Verificare naturală și documentară. Se efectuează numărarea, cântărirea, măsurarea, căutarea documentelor care confirmă datele contabile privind existența drepturilor de proprietate, obligațiilor și rezervelor. Se intocmesc formulare tipizate de liste de inventariere si acte de inventariere. Verificarea disponibilității efective a proprietății se realizează cu participarea obligatorie a persoanelor responsabile material. Este inacceptabil să se completeze rapoarte de inventar din cuvintele acestor persoane. Nu este permis să lăsați rânduri goale în inventare; liniile goale sunt tăiate pe ultimele pagini. Inventarele sunt semnate de toti membrii comisiei de inventariere si de persoanele responsabile financiar. La sfârșitul inventarierii, aceștia din urmă dau o chitanță care confirmă inspecția proprietății de către comisie în prezența lor, absența oricăror pretenții și acceptarea bunurilor enumerate în inventar pentru păstrare. La verificarea disponibilității efective a proprietății în cazul unei schimbări a persoanelor responsabile material, angajatul care a acceptat proprietatea semnează în inventar pentru primire și cel care a predat-o - pentru livrarea acestei proprietăți. Se întocmesc inventare separate pentru bunurile păstrate în custodie, închiriate sau primite în vederea procesării.

A treia etapă este analitică. Datele reale obținute în urma auditului sunt comparate cu datele contabile, sunt identificate discrepanțe (excedente, lipsuri, subevaluare, supraevaluare) și sunt întocmite situații de comparație. Sunt utilizate următoarele formulare standard de fișă de potrivire: INV-18 pentru mijloace fixe, INV-19 pentru stocuri, INV-20 pentru comerțul cu ridicata, INV-21 pentru comerțul cu amănuntul. În această etapă, din ordinul managerului, pot fi efectuate verificări de control asupra corectitudinii inventarului. Acestea trebuie efectuate cu participarea membrilor comisiei de inventariere și a persoanelor responsabile din punct de vedere material înainte de deschiderea spațiilor în care a fost efectuat inventarul. Rezultatele verificărilor de control al corectitudinii inventarului se întocmesc într-un act (formular INV-24) și se înscriu în cartea de verificări de control al corectitudinii inventarului (formular INV-25).

A patra etapă este cea finală. Are loc ședința finală a comisiei de inventariere, la care se semnează formularul INV-26 „Declarația rezultatelor identificate prin inventariere”. În baza acesteia, se emite un ordin de la manager pentru aprobarea rezultatelor inventarierii și aducerea responsabililor la răspundere administrativă și financiară. Se fac înregistrări contabile. Se întocmesc cereri către autoritățile de anchetă și cererile către autoritățile judiciare.

Discrepanțele identificate în timpul inventarierii între disponibilitatea reală a proprietății și datele contabile trebuie să fie reflectate în conturile corespunzătoare. Surplusul de proprietate este contabilizat la valoarea de piață la data inventarierii. Lipsa bunurilor și deteriorarea acesteia în limitele normelor de pierdere naturală se atribuie costurilor de producție sau de circulație (conturi de cheltuieli), iar peste norme - pe cheltuiala persoanelor vinovate. Dacă făptuitorii nu sunt identificați sau instanța refuză să recupereze daunele de la aceștia, atunci pierderile din lipsa bunurilor și prejudiciul acesteia sunt anulate în rezultatele financiare.

Pentru a asigura legitimitatea și fiabilitatea rezultatelor inventarului, ar trebui luate măsuri pentru a respecta regulile de documentare și procedurile de inventariere.

Tabelul 4

Erorile de inventar și consecințele acestora.

	Lista încălcărilor	Consecințele posibile
	Componența comisiei de inventariere nu se aprobă de către șef	Nu există niciun motiv pentru a efectua un inventar
	Se documentează absența a cel puțin unuia dintre membrii comisiei în timpul inventarierii
	Comanda nu indică termene limită pentru inventar	Nu există niciun motiv să începeți să faceți inventar
	În pauzele de lucru ale comisiei, accesul în incinta în care sunt depozitate evidențele de inventar nu este blocat pentru persoane din afară.	Efectuarea de corecții care denaturează rezultatele inventarului
	Dacă este imposibilă oprirea activităților comerciale, documentele de intrare și de ieșire nu sunt vizate de către președintele comisiei de inventariere	Este posibilă eliberarea documentelor de intrare și de ieșire neemise anterior
	Nu au fost preluate chitanțe de la persoanele responsabile financiar care să indice că toate documentele de intrare și de ieșire au fost depuse la departamentul de contabilitate	Dacă se constată încălcări, se pot prezenta documente de chitanță și cheltuieli emise în perioada de inventariere.
	Se face o comparație între datele contabile și disponibilitatea reală, și nu invers. (Este ideal să compilați inventarul manual, după fapt)	Există o posibilitate de denaturare a datelor reale în conformitate cu datele contabile
	Lista de inventar este compilată într-un singur exemplar	Rezultatele inventarului sunt nevalide
	Rezultatele trebuie verificate pe fiecare pagină - numărul în cuvinte, numărul camerelor și cantitatea bunurilor materiale, precum și totalul total în termeni fizici, chiar dacă numărarea a fost efectuată în termeni monetari	Există posibilitatea unor corecții neautorizate
	Pe fiecare pagină nu există nicio mențiune „Prețuri, rezultate verificate” și semnătura persoanei responsabile financiar	Lista de inventar nu este un document pe baza căruia se pot face pretenții împotriva persoanelor responsabile financiar
	Erorile și corecțiile nu sunt semnate sau certificate de membrii comisiei	Corecțiile sunt considerate nevalide
	Lista de inventar după aprobarea rezultatelor conține linii goale. (Toate acestea trebuie tăiate)	Este posibil să introduceți date suplimentare
	Pe ultima pagină a listei de inventariere nu există semnătura persoanei responsabile financiar care să ateste că nu are pretenții față de membrii comisiei și confirmare, precum și că acceptă spre păstrare bunul indicat în inventar.	Lipsa motivelor pentru a depune plângeri împotriva persoanei responsabile financiar atunci când sunt identificate lipsuri

Comisia de inventariere nu este responsabilă pentru lipsa de încredere a datelor furnizate de alte organizații și utilizate în scopul întocmirii actelor de inventariere a bunurilor materiale, pentru siguranța cărora la momentul inventarierii nu sunt responsabili angajații organizației.

Fiecare persoană în rolul de cumpărător a întâlnit cel puțin o dată un inventar de bunuri. De exemplu, atunci când un departament sau întregul magazin cu semnul „Contabilitate” este închis în timpul programului de lucru. Scopul său este de a găsi discrepanțe în disponibilitatea reală a bunurilor cu datele din sistemul contabil al organizației. Pentru a nu opri vânzările, multe magazine se aranjează Efectuarea unui inventar și înregistrarea rezultatelor acestuiaîntr-un weekend sau chiar noaptea.

În acest articol vom analiza întregul proces pas cu pas. Și în serviciul nostru puteți descărca toate documentele de care veți avea nevoie pentru aceasta: formulare și mostre ale unei comenzi de inventariere, un inventar de mărfuri, o fișă de potrivire, un act de anulare și toate celelalte. De asemenea, puteți completa un inventar online în MySklad. Avem instrucțiuni video despre cum să faceți acest lucru. Înregistrează-te și încearcă acum: este gratuit.

Deci de unde să încep? Trebuie să fii pregătit pentru faptul că va trebui să cheltuiești resurse suplimentare - timp și bani. Aceasta include: distragerea atenției angajaților magazinului de la sarcinile lor principale și plăți suplimentare către personal pentru munca suplimentară, profituri pierdute din oprirea comerțului în timpul perioadei de inventar. Daca firma este formata dintr-o singura persoana si aceasta persoana esti tu, in timpul auditului va trebui sa indeplinesti mai multe functii simultan: director, persoana responsabila financiar si contabil. Prin urmare, este important ca fiecare antreprenor să știe cum să efectueze corect un inventar și să documenteze rezultatele acestuia.

Termenele de inventariere

Momentul inventarului în Federația Rusă este determinat de reglementările relevante privind contabilitate și raportare. Deci, este necesar să se efectueze un audit:

• la transferul proprietății organizației pentru închiriere, răscumpărare, vânzare;
• inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale;
• la schimbarea persoanelor responsabile din punct de vedere material (în ziua acceptării și transferului cazurilor);
• la stabilirea faptelor de furt și deteriorare a bunurilor de valoare;
• în caz de dezastre naturale, incendii, accidente sau alte situații de urgență cauzate de condiții extreme;
• la lichidarea (reorganizarea) organizaţiei.

De regulă, inventarierea se efectuează în magazine și depozite în fiecare lună pentru a monitoriza activitatea personalului și starea de inventariere a mărfurilor în general. Această procedură trebuie efectuată nu numai pentru că este obligatorie. Folosind un astfel de mecanism de monitorizare a activității companiei dvs., veți putea evalua calitatea muncii angajaților, identificați în timp util bunurile defecte și eliminați din sortiment ceea ce dintr-un anumit motiv nu se vinde.

Procedura de inventariere

Ca parte a inventarului din magazin și din depozit, de fapt, trebuie să numărați și să evaluați mărfurile din stoc, să completați o listă de inventar, în cazul oricăror probleme - calitate sau lipsă de stoc - să întocmiți actele corespunzătoare. , iar apoi transferați inventarul și actele întocmite către departamentul de contabilitate. Acolo, pe baza acestora, se va întocmi o fișă de comparație, care reflectă rezultatele inventarului pentru fiecare produs. La ultima etapă se întocmește o situație de rezultate care conține rezultate generalizate, se emite un ordin (instrucțiune) de aprobare a rezultatelor inventarului, se efectuează modificări în contabilitate și se ia decizia de recuperare a daunelor de la persoanele responsabile financiar.

Procesul este destul de complicat, mai ales pentru începători, așa că am dezvoltat un tabel care vă va spune clar cum se face inventarul.

Etapă	Acțiuni	document (formular)
Pregatirea pentru inventariere si colectare comision	Directorul emite un ordin și creează o comisie, care include o persoană responsabilă financiar și un contabil, dacă este cazul. Dacă nu, atunci doar pe tine, dar în diferite roluri funcționale.	Inventarierea mărfurilor folosind programe și servicii speciale Am spus deja mai sus că sistemul de automatizare contabilă simplifică foarte mult procesul de inventariere. Știi întotdeauna cât de mult ar trebui să fie produs în magazin sau depozit. Când introduceți date reale, puteți vedea rapid convergența indicatorilor, lipsurile și excedentele, atât în ​​bucăți, cât și în bani. Utilizarea serviciului cloud pentru gestionarea comerțului MoySklad inventarul mărfurilor va fi o sarcină simplă și rapidă. Manual sau folosind un scanner de coduri de bare, puteți completa formularul INV-3 în funcție de disponibilitatea reală și puteți imprima acest inventar pentru transmitere către departamentul de contabilitate. În plus, în serviciul nostru puteți ține evidența depozitului în mod complet gratuit, puteți înregistra primirea și consumul de mărfuri și, de asemenea, puteți imprima documentele necesare tranzacționării. Dacă decideți să automatizați contabilitatea în organizația dvs. de tranzacționare, MoySklad va fi soluția ideală, indiferent de ce fel de afacere aveți: en-gros, retail sau magazin online.