Karta firmowa dla osób prawnych jak zgłosić. W jaki sposób dokonuje się płatności kartą firmową? Przechowywanie, wydawanie i zwrot kart firmowych

Zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw często posiadają wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, gdyż bez nich normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest po prostu niemożliwe. Ponadto wszystkie transakcje związane z wydatkami i dochodami muszą być uważnie monitorowane przez księgowych i odzwierciedlane w dokumentach sprawozdawczych. I na przykład w duże przedsiębiorstwa jego menadżer musi finansować kilka działów, które płacą za określone towary i usługi. To właśnie dla wygody płatności oferują banki karty firmowe. Następnie porozmawiamy o tym, do czego służy karta firmowa osoby prawne.

Co to jest

Firmowa karta bankowa osoby prawnej to: w prostych słowach, plastik bankowy powiązany z rachunkiem bieżącym przedsiębiorcy. W rzeczywistości fizycznie niewiele różni się od kart plastikowych, do których jesteśmy przyzwyczajeni, niemniej jednak ma kilka własnych cech, a także swój specjalny cel. Korzystając z karty firmowej, pracownicy mają możliwość płacenia za towary i usługi na potrzeby przedsiębiorstwa w Rosji lub za granicą.

Należy pamiętać, że karta firmowa nie jest przeznaczona do przelewów wynagrodzenie i świadczenia społeczne.

Dlaczego firma musi wystawić bankowy instrument płatniczy? W rzeczywistości jest to integralny instrument płatniczy, ponieważ każda firma prawie codziennie przeprowadza jakieś transakcje kosztowe, a każdej z nich towarzyszy duży obieg dokumentów, co komplikuje pracę księgowego. Płatnicza karta bankowa połączona z rachunkiem bieżącym osoby prawnej pozwala uprościć system płatności i skuteczniej śledzić wszystkie wydatki.

Nawiasem mówiąc, nie sposób nie zauważyć, że przedsiębiorca może wydać kilku pracownikom kilka nieosobowych kart bankowych, przy czym każda karta jest powiązana z jednym kontem głównym, a przy przeprowadzaniu transakcji kosztowych środki będą pobierane z ogólny rachunek bieżący osoby prawnej. Ponadto menedżer może ustawić określony limit dla każdej indywidualnej karty.

Sto to karta firmowa: definicja

Dlaczego osoby prawne korzystają z plastiku płatniczego?

Każda firma niewątpliwie ma swój powód wydawania kart płatniczych. Jednakże użycie firmowych kart bankowych może być wymagane w następujących przypadkach:

• wydatki pracowników oddelegowanych;
• wydatki na rozrywkę;
• płatność za usługi komunalne;
• rozliczenia z dostawcami;
• płatność za artykuły papiernicze;
• płatności za inne usługi związane z działalność gospodarcza.

Jak widać karta firmowa to uniwersalne narzędzie, za pomocą którego można płacić za towary i usługi. Oznacza to, że jest to ten sam instrument płatniczy, z którego korzysta większość osób fizycznych, ale tylko karty firmowe są przeznaczone nie na osobiste potrzeby pracowników, ale na potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa.

Korporacyjna karta kredytowa: funkcje usług

Zakres usług finansowych banków jest dość szeroki i dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i prawnych, odpowiednio każdego przedsiębiorcy fakultatywnie może wydać karta debetowa lub kredyt. W związku z tym debet jest łatwiejszy do zarejestrowania, ponieważ nie posiada limitu kredytowego, zatem wszelkie wydatki będą dokonywane w ramach salda rachunku bieżącego przedsiębiorcy.

Firmowa karta kredytowa wydawana jest na osobisty wniosek osoby prawnej. Karta z limit kredytowy pozwala na pokrycie bieżących wydatków przedsiębiorstwa kosztem fundusze kredytowe słoik. Ustalono limit kredytowy instytucja finansowa dla każdego klienta indywidualnie uwzględniany jest średni obrót za okres rozliczeniowy. W związku z tym limit kredytowy nie może przekraczać wysokości miesięcznych wpływów na karcie.

Przy okazji, osoby prawne, podobnie jak osoby fizyczne, mają obowiązek płacić bankowi odsetki za wykorzystanie limitu kredytowego.

Rejestracja karty firmowej

Jeśli więc Twoja firma potrzebuje plastikowego instrumentu płatniczego, możesz go łatwo otworzyć Bank komercyjny. Jako emitent powinieneś wybrać instytucję finansową, w której posiadasz rachunek bieżący. Nawiasem mówiąc, warto od razu określić krąg urzędników, którzy otrzymają plastikową zapłatę, czyli pracownicy firmy odpowiedzialność zawodowa które są powiązane z transakcjami wydatków. Na przykład karta jest zwykle potrzebna dyrektorowi i jego zastępcy, głównemu księgowemu i innym urzędnikom.

Aby więc otrzymać plastik, należy przede wszystkim skontaktować się z bankiem i napisać wniosek o wydanie karty. Nawiasem mówiąc, bank oferuje kilka produktów dla klientów korporacyjnych, w tym różnego rodzaju karty plastikowe. Przed dokonaniem właściwego wyboru należy dokładnie przestudiować taryfy usług, metody uzupełniania konta, limity, stopy procentowe dla kart kredytowych, warunków przeliczania walut, okresu ważności i innych niuansów.

Nawiasem mówiąc, jeśli przedstawiciel zarządu przedsiębiorstwa wydaje kilka kart powiązanych z jednym kontem, to musi zebrać dane od wszystkich pracowników, którzy w przyszłości będą korzystać z plastiku. Oznacza to, że bank musi podać dane paszportowe pracowników.

Pamiętaj, że nie później niż 7 dni od otrzymania plastiku musisz poinformować o założeniu konta w Urząd podatkowy.

Funkcje użytkowania

Procedura korzystania z kart firmowych musi zostać zatwierdzona przez kierownictwo firmy. Dlatego też rekomenduje się stworzenie regulaminów dotyczących trybu posługiwania się kartami firmowymi. Przepisy te muszą zawierać kilka informacji:

• lista dozwolonych transakcji kartami plastikowymi;
• limit miesięcznych wydatków na każdego pracownika, w zależności od jego obowiązków służbowych;
• okres, w którym pracownik korzysta z instrumentu płatniczego;
• tryb i terminy składania raportów z transakcji wydatkowych;
• wykaz dokumentów, które pracownik ma obowiązek przedstawić jako sprawozdanie z wydatków;
• przedstawienie pokwitowania w celu ochrony danych dostępowych konto karty(zachowanie w tajemnicy kodu PIN);
• odpowiedzialność za naruszenie zasad sytuacji.

Informujemy, że zasady otwierania i korzystania z rachunków kart osób prawnych regulują przepisy prawa, tj. Kodeks Pracy, Kod podatkowy, Prawo Federalne i regulacje Banku Centralnego.

Podajmy przykład: otwierając rachunek karty w przedsiębiorstwie, przedstawiciel zarządu musi wydać polecenie, na podstawie którego określona lista urzędników będzie korzystać z karty płatniczej na służbie. Pracownicy firmy muszą zapoznać się z tym poleceniem, a oni z kolei muszą złożyć kierownictwu wniosek o wydanie kart plastikowych w celu dokonania określonych wydatków. Ponadto księgowy ma obowiązek prowadzić dziennik, w którym będzie prowadził zapisy dotyczące akceptacji i wydawania kart płatniczych określonym pracownikom, wskazując wysokość wydatków i cel płatności.

Należy zaznaczyć, że na koniec miesiąca bank ma obowiązek przekazać posiadaczowi karty raport o przepływie środków, czyli o transakcjach przychodzących i wychodzących.

I wreszcie zwróć szczególną uwagę na fakt, że pracownicy firmy mają obowiązek przedstawiania pełnego raportu z poniesionych wydatków. Dokumenty księgowe obejmują faktury, wpływy gotówkowe, dowody sprzedaży, dokumenty, które wskażą przeznaczenie Pieniądze. Nawiasem mówiąc, wypłata gotówki z karty płatniczej nie jest zabroniona; jedynym zastrzeżeniem jest to, że w celu wykorzystania tych środków należy również przedstawić pełny raport w postaci zleceń płatniczych, wpływów gotówkowych i dowodów sprzedaży. Ci pracownicy, którzy nadużyli gotówka należy ukarać w następujący sposób: kwota środków, o której dział księgowości nie otrzymał raportu, zostanie potrącona z wynagrodzenia pracownika.

Korzystanie z kart firmowych

Zapisy księgowe

Księgowy musi uważnie monitorować wszystkie transakcje przychodzące i wychodzące w firmie. Obecnie księgowość prowadzona jest w specjalistycznym programie 1C. Zgodnie z ustalonymi zasadami zapisy księgowe dla kart firmowych rozliczane są na specjalistycznym koncie nr 55. W przypadku kart plastikowych zapisy będą wyglądać następująco:

• D-t 55.04, K-t 51 – wpływ środków na rachunek karty;
• D-t 71.01, K-t 55.04 – operacja kosztowa;
• Dt 91.02, Kt 55.04 – prowizja w instytucji finansowej.

Zalety korporacyjnych kart płatniczych

Przede wszystkim należy zauważyć, że karta płatnicza jest uniwersalnym instrumentem płatniczym, z którego można korzystać w Rosji i za granicą. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw, które często wysyłają swoich pracowników za granicę. Rzeczywiście w tym przypadku nie muszą wymieniać waluty, aby zapłacić za towary i usługi w walucie obcej; przeliczenie odbywa się automatycznie.

Plastikowe karty firmowe mają także inne oczywiste zalety:

1. Zarząd czy urzędnik firmy nie musi za każdym razem kontaktować się z bankiem, aby otrzymać niezbędną kwotę na określone wydatki, m.in. związane z organizacją podróży służbowej dla pracowników.
2. Obsługa kart firmowych jest tańsza niż prowizja za otrzymanie środków z banku.
3. Wystarczy otworzyć jedno konto karty w banku i otrzymać kilka kart płatniczych dla pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków realizują transakcje kosztowe na potrzeby firmy.
4. Dzięki kartom plastikowym łatwo jest śledzić wydatki pracowników.
5. Konto karty możesz doładować na kilka sposobów, w tym także zdalnie, korzystając z usług internetowych.
6. Korzystając z kart bankowych, możesz otrzymać gotówkę o każdej porze dnia, ponieważ bankomaty działają przez całą dobę, ale oddziały banków działają według określonego harmonogramu.
7. Jeśli posiadasz kartę firmową, procedura odbioru środków przez pracowników znacznie upraszcza pracę działu księgowości; aby otrzymać gotówkę, wystarczy otrzymać kartę plastikową za pokwitowaniem, procedura rejestracji wydania gotówki jest dłuższa;
8. Wreszcie ostatnią zaletą jest bezpieczeństwo, ponieważ środki na rachunku karty są niezawodnie chronione przed nieuczciwymi działaniami osób trzecich, są prawie niemożliwe do kradzieży, nawet jeśli karta zostanie zgubiona, a także można ją łatwo zablokować i ponownie wydać.

Swoją drogą główną zaletą karty jest to, że wystarczy raz skontaktować się z bankiem i napisać wniosek o wydanie w przyszłości w ciągu 3 lat, można z niej korzystać bez dodatkowych wizyt w instytucjach finansowych. Następnie po upływie terminu ważności można zamówić nowy plastik.

Dzięki temu dla każdego przedsiębiorcy będzie oczywiste, dlaczego karty firmowe są potrzebne. Pozwalają dokładnie monitorować wydatki pracowników i skracają czas potrzebny na wydanie gotówki w celu przeprowadzenia transakcji wydatkowych. Dodatkowo pozyskanie plastiku bankowego będzie proste i szybkie w każdym banku komercyjnym.

Działy księgowe wielu firm są zaśmiecone takimi notatkami. Księgowość osób odpowiedzialnych w organizacjach, których działalność wiąże się z licznymi wydatkami na podróże i rozrywkę, przyprawia księgowych o ciągły ból głowy. W przypadku tych operacji zawsze występuje duży przepływ dokumentów. Karty mają za zadanie ułatwić procedurę wydania środków na rachunek.

Plastik firmowy to pełnoprawny środek płatniczy, którego posiadacz może dokonywać zakupów, płacić za usługi oraz otrzymywać gotówkę w kraju i za granicą. The instrument finansowy nie można wykorzystać na transfery wynagrodzeń ani świadczenia socjalne.

Na czyj koszt jest bankiet?

Dla organizacji, które ze względu na swoją działalność współpracują z dużą liczbą firm, karty korporacyjne są opłacalne, wygodne i prestiżowe.

Osoby prawne mogą wydawać debet (rozliczenie) Lub karta kredytowa .

Najczęściej zamawiają pierwszą opcję, ponieważ korzystając z niej wydają fundusze własne organizacje. Przedsiębiorstwo samo ustala listę osób odpowiedzialnych, które mają dostęp do pieniędzy firmy. Bank wydaje wymaganą liczbę kart, które można powiązać z kontem ogólnym lub dla każdej kopii otwierane jest specjalne konto. Organizacja ma możliwość ustalania ogólnych limitów wydatków i limitów finansowych dla pracowników.

Korzystanie z korporacyjnych kart kredytowych oznacza, że ​​płatności będą dokonywane przy użyciu pożyczonych środków dostarczonych przez bank. Za skorzystanie z pożyczki firma będzie musiała płacić odsetki, dlatego tego typu plastik wydawany jest rzadziej, głównie dla menadżerów wyższego szczebla firm.

Karta, która jest zawsze w użyciu

Jakie funkcje spełnia karta firmowa? Jest to konieczne dla:

• wydatki na rozrywkę;
• koszty podróży;
• płatności ekonomiczne i użytkowe spółki;
• zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona finansów przed utratą, kradzieżą i nieuprawnionym wydatkiem;
• oszczędności na transakcjach bankowych i walutowych;
• zmniejszenie obciążenia działu księgowości;
• kontrola operacyjna i zarządzanie gotówką przedsiębiorstwa.

Karta firmowa pomaga analizować i minimalizować wydatki organizacyjne firmy, zwiększa szybkość płatności za towary i usługi (w porównaniu do innych formy bezgotówkowe Zapłata). Wszelkie niezbędne operacje można wykonać w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności odwoływania się do dzień operacyjny w bankach.

Gdzie mogę zdobyć plastik dla osób odpowiedzialnych?

Jest popyt na ten produkt, dlatego instytucje kredytowe aktywnie go oferują.

- Sberbank wydaje swoim klientom firmowe karty debetowe Visa/MasterCard Business. O otwarcie rachunku karty mogą ubiegać się osoby prawne (rezydenci i nierezydenci), indywidualni przedsiębiorcy, notariusze i prawnicy. Do listy zatwierdzonej przez bank dokumenty założycielskie W załączeniu rejestr zawierający wykaz i dane paszportowe pracowników - przyszłych posiadaczy plastiku firmowego.

Konto otwierane jest dla osoby prawnej bezpłatnie. Opłata za obsługę każdej kopii karty wynosi 1200 rubli. dla rachunków rublowych i 50 EURO/USD dla rachunków walutowych. Jest minimum opłata wstępna- od 2400 rub. (od 100 EURO/USD w walucie obcej). Produkt kartowy Visa/MasterCard Business „Budget” wydawany jest bezpłatnie i nie wymaga obowiązkowej wpłaty środków.

- Bank24.ru wydaje karty firmowe kilku kategorii: Visa Instant Issue ( natychmiast uwalniany plastik) Klasyczna wiza i prestiżowe Złota wiza.

Osobliwością pierwszej karty jest to, że nie ma ona nazwy i można ją aktywować w momencie wydania. Jest wydawana bezpłatnie, ale ma znaczną wadę: karty nie można zwrócić, jeśli zostanie zablokowana w bankomatach zewnętrznych instytucji kredytowych. Ponadto tego plastiku nie można używać do płacenia za zakupy w Internecie.

Klasyczne i prestiżowe opcje kart korporacyjnych system płatności O wizę można ubiegać się składając wniosek w oddziale banku lub przez Internet. Opłata za wydanie karty uzależniona jest od rodzaju i okresu jej ważności. Roczna wiza Classic będzie kosztować 1 tysiąc rubli, a dwuletnia – 1500 rubli.

Koszt Visa Gold za podobne okresy wynosi 4 tysiące rubli. i 5500 rubli. odpowiednio. Karta ta pozwala jej posiadaczowi cieszyć się wszystkimi standardowymi korzyściami korporacyjnego plastiku, a także zapewnia szereg przywilejów międzynarodowego systemu płatności. Dodatkowo posiadacze kart premium mają zapewnione bezpłatne ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w podróży, pilną dostawę gotówki lub duplikatu karty, ubezpieczenie od ryzyka nieuprawnionego użycia karty oraz usługę informacyjną.

- Bank Moskwy opracowała kilka propozycji dla klientów korporacyjnych. Należą do nich Visa/MasterCard Business, a także karty premium (poziom Gold) międzynarodowych stowarzyszeń płatniczych. Produkowana jest również plastikowa karta Union Card (rosyjski system płatności).

Instytucja kredytowa oferuje nowym klientom otwierającym rachunek bieżący kartę firmową bez prowizji (choć nie dotyczy to kategorii prestiżowych). Produkty z kartą Premium wymagają wpłaty początkowej w wysokości 3000 USD i opłaty za pierwszy rok w wysokości 100 USD (drugi rok - 90 USD). Posiadacze kart Visa/MasterCard objęci są dodatkowo polisą ubezpieczeniową (wysokość ochrony uzależniona od rodzaju karty) od następstw nieszczęśliwych wypadków.

Podobne oferty kart korporacyjnych znajdują się w linii produktów Absolut Bank, Uralsib, Rosbank, Credit Europe Bank, Ak Bars Bank, Transcapitalbank, Investtorgbank, Alfa-Bank, MinB, Rosselkhozbank i innych.

Firmowa karta bankowa to nowoczesny, mobilny środek płatniczy, który umożliwia pracownikom dokonywanie zakupów i opłacanie rachunków w interesie organizacji niemal w każdym miejscu i o każdej porze. Powiemy Ci, czym są korporacyjne karty bankowe, czym różnią się od zwykłych, a także procedura ich wydawania i użytkowania.

Co to są karty firmowe

Pracownicy stale muszą coś płacić w imieniu i interesie swoich organizacji: wydatki na rozrywkę i podróże, rachunki od dostawców, media, materiały biurowe, bilety podróżne itp.

Aby nie płacić takich wydatków na własny koszt, pracownicy są zmuszeni skontaktować się z kasą organizacji w celu wystawienia rozliczeń suma pieniędzy, a także składać raporty dotyczące już wydanych środków. W takim przypadku należy przestrzegać limitu określonego w punktach 5 i 6 Rozporządzenia Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 7 października 2013 r. Nr 3073-U w przypadku wypłaty środków z kasy w ramach jednego umowa (100 000 rubli).

Ściągawka do artykułu od redakcji BUKH.1S dla tych, którzy nie mają czasu

1. Karta firmowa to rodzaj bankowych kart debetowych i kredytowych, które umożliwiają pracownikom przedsiębiorstwa samodzielne opłacanie gościnności, podróży i innych wydatków bezpośrednio związanych z działalnością gospodarczą organizacji.

2. Pieniądze na karcie firmowej są pieniędzmi samej organizacji, a podczas korzystania z karty pieniądze są automatycznie wydawane z jej rachunku bieżącego.

3. Karty firmowe są debetowe i kredytowe, imienne i na okaziciela, rublowe i walutowe.

4. Poinformuj organy podatkowe i środków pozabudżetowych Organizacje nie mają obowiązku wydawania kart firmowych.

5. Kart firmowych można używać zarówno do wypłat gotówki, jak i do płatności bezgotówkowych.

6. Organizacja samodzielnie zatwierdza procedurę zgłaszania środków wypłaconych i przelanych z karty firmowej.

Zatem standardowe wydawanie pieniędzy na konto wiąże się z pewnymi niedogodnościami: kosztami czasu, formalnościami i ograniczeniami w wysokości środków. Dużo wygodniejszą i nowocześniejszą alternatywą dla tej metody wydawania pieniędzy pracownikom jest korzystanie przez nich z firmowych kart bankowych.

Karta firmowa to rodzaj bankowych kart debetowych i kredytowych, które umożliwiają pracownikom przedsiębiorstwa samodzielne opłacanie gościnności, podróży i innych wydatków bezpośrednio związanych z działalnością gospodarczą organizacji.

Pieniądze na takiej karcie są pieniędzmi samej organizacji, a podczas korzystania z karty pieniądze są automatycznie wydawane z jej rachunku bieżącego. Alternatywnie z rachunku karty, z którym powiązana jest karta firmowa. Dlatego karty firmowe często mają limit wypłat i wydawania środków, aby zapobiec dużym stratom.

Prawo do korzystania z kart firmowych może zostać przyznane jednemu pracownikowi organizacji (na przykład głównemu księgowemu) lub kilku. Zazwyczaj karty firmowe posiadają dyrektor, księgowy, sekretarz, a także ci pracownicy, których działalność wiąże się z regularnymi wyjazdami służbowymi.

Karty korporacyjne dzielą się na następujące typy:

Obciążyć– do obliczeń wykorzystywane są środki własne organizacji. Jednocześnie istnieje możliwość podłączenia kredytu w rachunku bieżącym – w przypadku wyczerpania się środków własnych organizacji, bank zapewnia pożyczone środki w pewnym stopniu.

Kredyt– pracownicy wypłacają i płacą pieniędzmi nie od samej organizacji, ale pożyczonymi środkami należącymi do instytucji kredytowej.

Mogą być też karty spersonalizowane(są wydawane konkretnemu pracownikowi i mogą być używane tylko przez niego) oraz karty na okaziciela(bez nazwy, płatności i wypłaty z tych kart dozwolone są każdej osobie okazującej kartę do zapłaty).

Ponadto istnieją karty korporacyjne w rublach i walutach obcych. Rejestracja tego ostatniego jest uzasadniona w szczególności wówczas, gdy konieczne staje się pokrycie wydatków związanych z zagranicznymi wyjazdami służbowymi pracowników.

Rejestracja kart firmowych

Procedurę wydawania i otrzymywania kart firmowych regulują Regulamin Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 grudnia 2004 r. nr 266-P „W sprawie wydawania kart płatniczych i transakcji dokonywanych przy ich użyciu”. Karty firmowe wydawane są przez banki na podstawie odpowiedniego wniosku organizacji.

Firmowa karta bankowa nie jest konto bankowe, ale jest tylko środkiem płatniczym (punkt 1.12 Regulaminu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 grudnia 2004 r. Nr 266-P). Dlatego otwarcie karty firmowej jest możliwe tylko wtedy, gdy organizacja posiada istniejące rachunki bankowe. Bez ważnego konta nie ma możliwości otrzymania karty.

Kartę firmową można powiązać z istniejącym rachunkiem bieżącym lub otworzyć dla takiej karty osobne konto. Jeśli organizacja otworzy specjalne konto karty, pieniądze na niej będą przechowywane autonomicznie i niezależnie od pieniędzy na rachunku bieżącym. Do jednego konta można podłączyć kilka kart firmowych.

Organizacje nie mają obowiązku informowania organów podatkowych i funduszy pozabudżetowych o wydaniu kart firmowych. Nie mają jednak obowiązku powiadamiania o otwarciu rachunków kart, gdyż obowiązek ten został zniesiony ustawą federalną nr 52-FZ z dnia 2 kwietnia 2014 r.

Otwierając rachunek karty dla karty firmowej, do wniosku o jego otwarcie (w imieniu osoby prawnej) dołącza się zwykle wyciąg z Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych, wniosek przyszłego posiadacza karty firmowej o wydanie kartę, jego paszport oraz pełnomocnictwo dla posiadacza karty z prawem do dysponowania środkami zgromadzonymi na karcie. Specjalny wykaz dokumentów ustala bank.

Bank oferuje również ustalenie określonych limitów odpisywania środków z karty. Dla każdej karty można ustawić indywidualne limity. Mogą mieć charakter stały lub tymczasowy. Na przykład w porozumieniu z organizacją bank może zabronić posiadaczom kart firmowych obciążania karty kwotą przekraczającą 10 000 rubli tygodniowo.

Karty firmowe

Jak myślisz, co utrudnia powszechne korzystanie z firmowych kart bankowych?

Korzystanie z kart firmowych

Kart firmowych można używać zarówno do wypłat gotówki, jak i do płatności bezgotówkowych. Ponadto, aby przeprowadzić te operacje, pracownicy nie muszą pisać żadnego wniosku, a kierownictwo nie musi wydawać osobnego dokumentu administracyjnego (klauzula 6.3 Dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210 -U). Nie ma konieczności przelewania pieniędzy z banku do kasy firmy i wystawiania ich do rozliczenia. Wypłacając gotówkę z karty firmowej, nie ma także konieczności przelewania tych pieniędzy przez kasę fiskalną.

Pieniądze korzystające z karty mogą zostać wypłacone i przelane na inne konto przez pracownika w dowolnym momencie, gdy zajdzie taka potrzeba. Szczególnym przypadkiem takiej potrzeby jest podróż służbowa.

Pracownik udając się w podróż służbową może płacić kartą firmową za bilety podróżne, paliwo i smary, pokoje hotelowe, obsługę stołówki i kawiarni, a także wszelkie związane z tym wydatki gościnne. Dodatkowo, jeśli posiadasz firmową kartę walutową, pracownik przebywający poza Rosją może swobodnie wypłacić walutę obcą z takiej karty.

Wszystkie pieniądze odpisane w ten sposób z karty firmowej automatycznie uznawane są za wydane na konto delegowanego pracownika. Pracownik powracający z podróży służbowej musi jedynie zgłosić poniesione wydatki na jednolitym formularzu nr AO-1.

Jednocześnie nie jest konieczne sporządzanie raportów ze wszystkich przypadków wydatkowania środków z karty. Ustawodawstwo nie zawiera takich zasad. Dlatego też pracownik ma prawo do jednorazowego zgłoszenia zaliczkowego wszystkich przypadków wypłaty i wydania środków z karty. Dostarczenie dokumentów potwierdzających (paragony, bilety podróżne itp.) odbywa się na zasadach ogólnych.

Organizacja niezależnie zatwierdza procedurę raportowania środków wypłaconych i przelanych z karty firmowej. Częstotliwość przekazywania takich raportów zaliczkowych do działu księgowości jest również ustalana przez samą organizację, biorąc pod uwagę charakter jej działalności gospodarczej.

Aby móc korzystać z firmowej karty bankowej, pracownik musi posiadać spersonalizowaną kartę firmową lub znajdować się na liście pracowników organizacji, którzy mają prawo posługiwać się niezarejestrowanymi kartami firmowymi. Lista ta jest zatwierdzana przez kierownika organizacji.

Przez główna zasada Ze względu na istotę karty firmowej nie można jej używać do celów:

• wypłata wynagrodzeń pracownikom;
• wypłata świadczeń i wynagrodzeń pracownikom;
• nabywanie towarów i usług na cele osobiste niezwiązane z działalnością gospodarczą organizacji.

Zasada ta nie oznacza jednak, że pieniędzy z karty firmowej nie można wykorzystać na powyższe cele. W rzeczywistości mogą, ponieważ ustawodawstwo nie zawiera żadnych ograniczeń w korzystaniu z kart firmowych. Jednocześnie wypłata pieniędzy z karty na cele nie określone potrzebami samej organizacji musi zostać odpowiednio sformalizowana. Aby więc wypłacić pensje, księgowy może wypłacić pieniądze z karty i wpłacić je do kasy organizacji, korzystając z polecenia odbioru gotówki.

Pracownicy mogą używać kart firmowych także do celów osobistych (nie da się tego prześledzić ani w porę zapobiec), ale wiąże się to z marnotrawstwem. Należy ją pokryć z wynagrodzenia pracownika.

BUKH.1S otworzył kanał w komunikatorze Telegram. Ten kanał codziennie pisze z humorem o głównych wiadomościach dla księgowych i użytkowników programów 1C. Aby zostać subskrybentem kanału, musisz zainstalować komunikator Telegram na swoim telefonie lub tablecie i dołączyć do kanału: https://t.me/buhru (lub wpisać @buhru w pasku wyszukiwania w Telegramie). Wiadomości o podatkach, księgowości i 1C - natychmiast w Twoim telefonie!

Osoba prawna powiązana z kontem. Przeznaczony do pokrywania wydatków związanych z działalnością gospodarczą lub podstawową działalnością firmy, w tym kosztów ogólnych, rozrywek, transportu i podróży, a także otrzymywania gotówki. Karta nie może być wykorzystywana do dokonywania wypłat wynagrodzeń i świadczeń socjalnych. W swojej istocie karta firmowa jest analogiem środków wydawanych na konto. Może być debetowa lub kredytowa.

Aby wydać kartę, osoba prawna musi zawrzeć z bankiem umowę w sprawie wydawania i obsługi kart firmowych, która zawiera informacje o pracownikach, którzy będą korzystać z tych kart. Do umowy należy dołączyć wnioski pracowników o wydanie kart oraz pełnomocnictwa dla nich od firmy. Aby otworzyć rachunek karty, należy dostarczyć odpowiednie dokumenty. W ciągu siedmiu dni roboczych od dnia otwarcia lub zamknięcia rachunku bankowego do obsługi kart firmowych należy powiadomić o tym urząd skarbowy (art. 23, 6 ust. 1 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Za naruszenie tego terminu grozi kara w wysokości 5 tysięcy rubli na podstawie art. 118 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

Możliwą do otwarcia liczbę kart w jednym rachunku każdy bank ustala według własnego uznania. Na przykład w Bank24.ru możesz połączyć nieograniczoną liczbę kart firmowych z jednym kontem.

Zalety stosowania kart firmowych dla organizacji:

Zmniejszenie kosztów operacyjnych i czasu związanego z wystawianiem kwot rozliczeniowych. Firma nie musi przyjmować środków pieniężnych z banku na wydatki służbowe, a także dostarczać ich i przechowywać;

Nie ma konieczności kupowania waluty obcej na zagraniczne wyjazdy służbowe, otwierania konta walutowego, a także wypełniania deklaracji przy przekraczaniu granicy. Środki zostaną pobrane z rachunku karty firmowej z automatycznym przeliczeniem na walutę kraju, w którym przebywa posiadacz karty;

Zarządzanie i kontrola wydatków firmy. Możliwość ustawiania limitów na kartach oraz łączenia informacji SMS pozwala na kontrolę wydatkowania środków przez uprawnionego pracownika w czasie rzeczywistym. Przykładowo organizacja może w dowolnym momencie doładować kartę lub zwiększyć limit transakcji delegowanego pracownika. Bank udostępnia także firmie szczegółowe zestawienie transakcji dokonanych kartami. Dzięki temu dział księgowości firmy może kontrolować celowe wydatkowanie środków przez pracowników;

Możliwość dokonywania płatności w kwotach powyżej 100 tysięcy rubli. Zgodnie z instrukcjami Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 20 lipca 2007 r. Nr 1843-U, płatności gotówkowe w Federacji Rosyjskiej między organizacjami, w tym indywidualni przedsiębiorcy płatności związane z ich działalnością gospodarczą, w ramach jednej umowy, mogą być dokonywane w kwocie nieprzekraczającej 100 tysięcy rubli. Płatności kartą firmową dotyczą płatności bezgotówkowych – w związku z tym ograniczenie to nie dotyczy transakcji kartami firmowymi;

Za pomocą karty możesz dokonywać zakupów w Internecie;

Całodobowy dostęp do środków na koncie organizacji. Możliwość odbioru gotówki z bankomatów w dowolnym momencie;

Możliwość podłączenia wszystkich kart firmowych do jednego konta karty z jednym limitem wydatków dla wszystkich pracowników organizacji lub podzielenia wszystkich kart firmowych na grupy z własnym limitem wydatków;

Zmniejsz ryzyko utraty gotówki lub kradzieży. W przypadku zgubienia karty Klient może ją zablokować oszczędzając środki;

Dobra alternatywa dla książeczki czekowej.

Ponadto, w zależności od rodzaju karty i programu bankowego, karty firmowe zapewniają określone rodzaje rabatów i korzyści.

Coroczne utrzymanie jednej karty firmowej w banki rosyjskieśrednio kosztuje od 1 tysiąca rubli. Na przykład w Avangard Bank coroczna konserwacja Karty MasterCard Biznes kosztuje 900 rubli, a MasterCard Gold kosztuje 2 tys. W St. Petersburgu Industrial Bank Akcyjny(SIAB) roczne utrzymanie karty będzie kosztować 1 tysiąc rubli.

Banki mogą ustalić minimalne saldo konta na karcie. Tak więc w Avangard Bank jest to 10 tysięcy rubli, w Promsvyazbank - 3 tysiące.

Zobacz, czym jest „Karta firmowa” w innych słownikach:

KARTA FIRMOWA- (pol. karta firmowa) – karta płatnicza, która umożliwia jej posiadaczowi dokonywanie transakcji na rachunku osoby prawnej. Bank wystawia C.K. na rzecz legalnych pracowników. osób, które korzystają z nich w celu pokrycia wydatków na podróże i rozrywkę... ...

KARTA FIRMOWA- karta bankowa, która umożliwia jej posiadaczowi dokonywanie transakcji na rachunku osoby prawnej... Słownik pojęć i terminów sformułowanych w dokumenty regulacyjne ustawodawstwo rosyjskie

Uniwersalna karta elektroniczna- (UEK) plastikową kartę, dołączając dokument tożsamości, obowiązkowy ubezpieczenie zdrowotne, zaświadczenie o obowiązkowym ubezpieczeniu emerytalnym, płatnicza karta bankowa. Informacje... ...Wikipedia

KARTA KREDYTOWA- (Angielska karta kredytowa) spersonalizowana płatność dokument rozliczeniowy w formie spersonalizowanej plastikowej tabliczki, wydawanej przez bank wydający swoim deponentom w celu płatności bezgotówkowych, zakupu przez nich towarów i usług na kredyt w handlu detalicznym sieć handlowa,… … Słownik ekonomiczny

KARTY PŁATNICZE- narzędzie do płatności bezgotówkowych, służące do identyfikacji posiadacza karty w momencie dokonywania transakcji oraz do wystawiania dokumentów płatniczych określonych przepisami prawa i zasadami funkcjonowania systemów płatności kartowych. komputer. - jeden z… … Słownik encyklopedyczny finansów i kredytów

- – karta firmowa systemu płatności Visa. Nieprodukowany w Rosji, najczęściej używany w USA. Oferowane przez banki od 1994 roku. Karta ma na celu zmniejszenie kosztów i formalności w organizacjach, a mianowicie przy drobnych zakupach... ... Encyklopedia bankowości

Firmy, podobnie jak zwykli obywatele, mogą płacić za swoje wydatki kartami bankowymi. Jednak pomimo całej wygody takiego programu, istnieją pewne trudności w przetwarzaniu i rozliczaniu tych wydatków. Spróbujmy je rozważyć.

Stas Bely, Clerk.Ru

Aby wydać karta płatnicza Firma musi zawrzeć umowę z bankiem. Większość instytucji kredytowych świadczy takie usługi. Jeśli jednak organizacja (klient) zawiera umowę z bankiem, wówczas posiadacz karty bankowej jest indywidualny pełniący funkcję upoważnionego przedstawiciela firmy. Może to być zarówno dyrektor firmy, jak i dowolna inna osoba. To jego imię i nazwisko, a nie nazwa firmy, będzie wskazane na karcie.

Osoby prawne mogą otwierać dwa główne typy kart dla swoich pracowników. Pierwsza z nich to karta płatnicza, przeznaczona do dokonywania transakcji przez jej posiadacza w jej ramach ustalone przez bank kwoty środków pieniężnych, których rozliczenia dokonywane są ze środków spółki znajdujących się na jej rachunku bankowym. Druga karta to karta kredytowa. Rozliczenia na takich kartach dokonywane są ze środków udostępnionych przez bank w wysokości ustalonego limitu zgodnie z warunkami umowy kredytowej.

Zatem te dwa rodzaje kart bankowych różnią się od siebie tym, że w pierwszym przypadku, aby otrzymać kartę płatniczą, organizacja musi z góry przelać środki na już otwarty rachunek bankowy lub otworzyć specjalne konto karty w banku . W drugim przypadku bank faktycznie udziela organizacji pożyczki.

Klienci (tj. firmy) zawierają umowę z instytucja kredytowa, który określa szczegółowe warunki udostępniania środków pieniężnych na potrzeby rozliczeń transakcji dokonywanych przy użyciu kart płatniczych, karty kredytowe, procedura zwrotu przekazanych środków, a także naliczanie i płatność odsetek od określonych środków.

Posiadacz karty autoryzowany przez firmę może dokonywać transakcji przy użyciu kilku kart płatniczych i kredytowych wydanych przez jeden bank. Transakcje mogą być dokonywane na kilku rachunkach klienta przy użyciu jednej karty płatniczej lub karty kredytowej wydanej przez wydającą instytucję kredytową osobie upoważnionej przez klienta. Wszystko to musi być uwzględnione w umowie o świadczenie usług z bankiem.

Karta kredytowa wydawana jest bezpośrednio osobie fizycznej – posiadaczowi karty, która może dokonywać następujących operacji przy użyciu kart płatniczych i kredytowych:

Odbiór gotówki;

Zapłata wydatków związanych z działalnością gospodarczą, w tym pokrycie kosztów podróży i rozrywek na terytorium Federacja Rosyjska;

Odbiór gotówki w walucie obcej poza terytorium Rosji;

Płatność kosztów podróży i gościnności w walucie obcej poza terytorium Federacji Rosyjskiej.

Nawiasem mówiąc, firmy najczęściej korzystają z kart bankowych, aby opłacić wydatki związane z gościnnością i podróżami.

Dużą zaletą takich operacji jest to, że limit płatności gotówkowych w wysokości 60 tysięcy rubli nie dotyczy płatności za towary, roboty i usługi między organizacjami. Przecież ten limit dotyczy tylko płatności gotówkowych. A płatność za towary, pracę czy usługi kartą bankową „jest narzędziem płatności bezgotówkowych”.

W księgowości

Podstawą sporządzania rozliczeń i innych dokumentów odzwierciedlających kwoty transakcji dokonanych kartami płatniczymi w rachunkowości jest rejestr płatności lub dziennik elektroniczny. Obydwa dokumenty wystawiane są przez bank, przy czym rejestr wydawany jest najczęściej w formie papierowej, a dziennik w formie elektronicznej

Obciążenie lub uznanie środków z tytułu transakcji kartowych następuje z reguły nie później niż następnego dnia roboczego po dniu otrzymania przez bank rejestru płatności lub dziennika elektronicznego z jednego centrum rozliczeniowego. Następnie dokumenty te może uzyskać firma.

To jest ważne!
Firma ma obowiązek poinformować urząd skarbowy o rejestracji karty. Podobnie jak w przypadku otwarcia każdego innego rachunku, firma musi powiadomić o tym fiskusa w ciągu dziesięciu dni. Naruszenie tego terminu pociąga za sobą karę w wysokości pięciu tysięcy rubli (art. 118 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Przelewy środków na rachunki kart muszą zostać odzwierciedlone w księgowości w następujący sposób:

D 55 subkonto „Rachunek karty specjalnej” K 51 „Rachunek bieżący”
Środki zostały przelane na rachunek karty bankowej z rachunku bieżącego

D 55 subkonto „Rachunek karty specjalnej” K 52 „Rachunek walutowy”
Środki zostały przelane na rachunek karty bankowej z rachunku walutowego

Kwota wynagrodzenia pobieranego przez bank za obsługę rachunku karty specjalnej stanowi w rachunkowości koszty operacyjne i jest ujmowana w ciężar rachunku 91 „Pozostałe przychody i wydatki”, subkonta „Pozostałe wydatki”.

W księgach rachunkowych organizacji, płacąc za usługi bankowe, dokonuje się następującego wpisu:

Płatne usługi bankowe

Najtrudniejsze jest jednak zorganizowanie księgowości analitycznej dla subkonta „Karta Specjalna”. Przecież rozliczenie tego subkonta musi być zorganizowane w kontekście konkretnych rachunków kart otwartych w konkretnym banku. Ponadto na rachunkowość analityczną istotny wpływ mają warunki wydawania i korzystania z kart bankowych oferowanych przez bank.

I tak np. przy zawieraniu umowy bank może nałożyć warunek posiadania minimalnego salda na rachunku organizacji (kaucja, która w wyjątkowych przypadkach może służyć do rozliczeń na pokrycie przekroczenia limitu wpłat). W takim przypadku wskazane jest korzystanie z subkont drugiego rzędu „Rachunek karty specjalnej – saldo minimalne” oraz „Rachunek karty specjalnej – limit wpłat”.

W przypadku otwarcia kilku kart do rachunku karty specjalnej, każdy posiadacz może dokonywać przy ich użyciu transakcji w ramach całkowitego limitu płatności. W takim przypadku księgowość analityczna posiadaczy kart nie jest wymagana do czasu wydania środków osobie odpowiedzialnej.

Jeśli każdy karta płatnicza odpowiada odrębnemu rachunkowi karty, wówczas w przypadku przekazania środków na specjalny rachunek karty do banku wysyłany jest specjalny wyciąg zawierający dane posiadacza oraz numery kart, a także kwoty, które mają zostać uznane na każdej karcie bankowej. W takim przypadku księgowość analityczna prowadzona jest w kontekście posiadaczy wydanych kart.

Otwierając kartę bankową w walucie obcej, należy pamiętać, że zgodnie z Regulaminem dot księgowość„Rachunkowość aktywów i pasywów, których wartość wyrażona jest w walucie obcej” PBU 3/2000, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 10 stycznia 2000 r. Nr 2n „W sprawie zatwierdzenia przepisów o rachunkowości” Rachunkowość aktywów i pasywów, których wartość wyrażona jest w walucie obcej” PBU 3/2000” (dalej jako PBU 3/2000), obca waluta, znajdujące się na specjalnym rachunku karty, muszą zostać przeszacowane w dniu transakcji oraz w dniu sporządzenia sprawozdania finansowego.

Powstałe różnice kursowe uwzględniane są w rachunkowości i rachunkowość podatkowa; Ponadto w obu rodzajach rachunkowości uwzględnia się kwoty różnic kursowych dochód nieoperacyjny(wydatki). W rachunkowości różnice kursowe przypisuje się wyniki finansowe i są odzwierciedlone na rachunku 91 „Inne przychody i wydatki”:

Subkonto D 55 „Rachunek karty specjalnej” Subkonto K 91 „Inne dochody”
Uwzględniana jest kwota dodatniej różnicy kursowej

Subkonto D 91 „Inne wydatki” Subkonto K 55 „Rachunek karty specjalnej”
Uwzględniana jest kwota ujemnej różnicy kursowej

Do raportu

Pieniądze pobrane z rachunku osoby prawnej uważa się za wydane na rachunek posiadacza karty bankowej. Dodatkowo posiadacz karty może bezpośrednio skorzystać z karty płatniczej w celu wypłaty gotówki. W takim przypadku pracownik musi przedstawić zaliczkowe raporty i dokumenty potwierdzające wydatki. Jeśli tego nie zrobił, a wyciąg bankowy wskazuje, że gotówka została pobrana z rachunku karty, księgowy organizacji odzwierciedla zadłużenie pracownika organizacji w następujący sposób:

D 73 „Rozliczenia z personelem” K 55 subkonto „Rachunek karty specjalnej”
Uwzględnia się odpis środków pieniężnych z rachunku karty specjalnej niepotwierdzony dokumentami pierwotnymi

Po otrzymaniu raportu wstępnego poniesione wydatki (związane z działalnością produkcyjną organizacji) są odzwierciedlane w sposób ogólny. Jeżeli wydatki poniesione przez pracownika organizacji nie są związane z działalnością produkcyjną organizacji, ta ostatnia jest zobowiązana do ich zwrotu. Zwrot tych kwot przez pracownika może nastąpić na dwa sposoby: albo pracownik organizacji wpłaca gotówkę do kasy organizacji, albo organizacja potrąca kwotę szkody z wynagrodzenia pracownika.