Contabilitatea depozitului: elementele de bază ale organizării contabilității depozitului într-un magazin. Organizarea lucrărilor de depozit. Descriere. Se ataseaza diagramele BPMN Ce documente se folosesc in depozit?

Indiferent de tipul de activitate și tipul de bunuri produse, conducerea oricărei firme se confruntă cu structura corectă a economiei. Prin urmare, este extrem de important să cunoașteți regulile de menținere și organizare a evidențelor de depozit ale materialelor la întreprindere, deoarece acest lucru vă va permite să controlați cu exactitate mișcarea mărfurilor și să fiți întotdeauna la curent cu orice modificări. Abordarea corectă a soluționării acestei probleme va ajuta la prevenirea pierderilor financiare și chiar la creșterea profiturilor. Mai mult, acest lucru are un efect benefic asupra competitivității și atrage noi parteneri sau investitori.

Definiție

Acest termen este necesar pentru a clarifica contabilitatea permanentă și cantitativă efectuată în spațiile amenajate pentru depozitarea mărfurilor. Pentru implementare, se folosesc carduri de contabilitate speciale, care sunt aprobate de legea Federației Ruse și vă permit să înregistrați liber diferite materiale în depozit. Acestea se completează de către MOL (manager sau depozitar), care semnează contractul de muncă completat. Acest contract indică imediat volumul muncii prestate și nivelul de responsabilitate care este impus salariatului în cazul pierderii obiectelor depozitate.

Acte legislative

Principalul document care reglementează această problemă este ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 06/09/2001 nr. 44n. Cu toate acestea, firmele de credit și buget nu se alătură listei celor care îi raportează. În baza acestui act, doar o persoană special desemnată responsabilă financiar poate efectua evidența inventarului depozitelor. individual. Această rezoluție clarifică în continuare lista bunurilor de valoare legate de rezervele minerale și care necesită depozitare.

Definiții importante

Contabilitatea operațiunilor din depozit: ce este, cum se efectuează, care sunt nuanțele, cerințele, factorii de reglementare și caracteristicile sale? Aceasta nu este o listă completă de întrebări pe care orice companie care intenționează să desfășoare activități de succes în lume trebuie să le cunoască. piata moderna. Dar înainte de a privi astfel de puncte, este necesar să înțelegem următorii termeni care stau la baza acestei industrii:

• Un depozit este o incintă creată și exploatată pentru depozitarea temporară sau permanentă a materialelor și materialelor și pregătirea acestora pentru utilizare ulterioară în scopuri industriale sau expediere către client.
• Stocurile sunt obiecte de valoare care sunt considerate astfel în baza paragrafului 2 din PBU 5/01.

Următoarele pot acționa ca MPZ:

• Articole, materii prime sau semifabricate care servesc drept bază pentru crearea mărfurilor vândute sau a altor zone ale companiei.
• Obiecte de valoare gata de vânzare.
• Resurse financiare utilizate pentru a susține nevoile zilnice și administrative ale întreprinderii.

MPZ nu sunt luate în considerare:

• Active destinate utilizării pe termen lung(sunt considerate ca fiind mijloacele principale).”
• Bunuri neterminate.

De ce este necesar acest lucru?

Organizarea contabilitatii de depozit a marfurilor bunuri materiale necesare pentru a controla următorii parametri:

• Volumul rezidual și gama de produse situate în cămară sau la etajul vânzărilor.
• Indicator de vânzări.
• Termen de valabilitate.
• Perioade de facturare.
• Cifra de afaceri de marfa de grup.

În plus, contabilitatea vă permite să preveniți pierderile, daunele și deteriorarea proprietății. Orice investitii financiare banii cheltuiți pentru crearea de sisteme automate se plătesc deja în primele zile de implementare.

Organizare

Măsurile organizaționale competente sunt cheia pentru funcționarea cu succes a oricărei întreprinderi. Pentru stabilitatea pe termen lung și eficiența operațională, se folosesc sisteme de contabilitate pe lot și grad. Astăzi, există mai multe modalități de a crea cele mai convenabile condiții de depozitare, economisind astfel timp și crescând productivitatea.

Folosind carduri

Dacă baza contabilității de depozit sunt fișele cifrei de afaceri, atunci cele două strategii de mai sus sunt utilizate simultan. Prima presupune utilizarea unui card care se deschide la orice tip de inventar. Afișează informații cantitative și totale, unde este completat numele documentației contabile primare. Utilizarea cardurilor este, de asemenea, necesară pentru a indica soldurile în prima zi și bilanţul lunar. Acest lucru face posibilă întocmirea declarațiilor privind cifra de afaceri și compararea datelor cardului cu ceea ce furnizează departamentul de contabilitate.

Verificarea soldului

Caracteristica sa distinctivă este absența necesității de a implica contabili și de a întocmi acte negociabile. Este implementat în contextul subconturilor, grupelor de produse și conturilor de bilanţ utilizate în termeni monetari. Toate manipulările sunt efectuate de MOL, care completează o carte de cont sau un jurnal. Buh. Departamentul este responsabil de primirea documentației primare și de colectarea informațiilor primite.

Parte

Diferența sa este stocarea separată a fiecărui lot, care are propriul card în 2 copii. Unul dintre ele este trimis la departamentul de contabilitate, iar al doilea rămâne în magazie și se consideră că ține cont de registru. La completarea acestui act, angajatul trebuie să indice data și ora, numărul acestuia, tipul de transport, detaliile furnizorului, denumirea produsului, locul de expediere, greutatea și clasa. Când toate proviziile de lot sunt epuizate, managerul și comerciantul lasă semnături personale pe card și îl trimit contabilului pentru verificare ulterioară. Dacă se constată un deficit, acesta va fi anulat ca costuri de distribuție (doar dacă indicatorul său nu depășește rata de pierdere admisă).

Unde sunt folosite depozitele?

Este necesar un depozit pentru depozitarea și implementarea activităților pregătitoare pentru expedierea către ciclul de producție sau vânzări consumatori. De regulă, este folosit pentru a economisi într-o anumită perioadă de timp:

• Produs de vanzare.
• Produse finite a căror utilizare nu a fost încă stabilită.
• Materii prime de producție.
• Piese de schimb folosite pentru reparații sau alte scopuri.
• Salopeta sau uniforma.

Tipuri de depozite

Astăzi există 3 tipuri principale de depozitare. Primul se bazează pe funcționarea:

• Material - necesar pentru păstrarea valorilor care sunt utilizate pentru procesul industrial.
• În producție – off-shop și intra-shop, în care sunt depozitate activele necesare menținerii funcționării stabile a întreprinderii.

Pe baza tipului de resurse stocate, acestea sunt de următoarele tipuri:

• Universal – relevant pentru aproape toate MPZ-urile.
• Îngust direcționat - „adaptat” la anumite obiecte.

Cea mai recentă clasificare se bazează pe locație:

• Centralizat.
• „Intermediar” - depozitele sunt situate pe teritoriul întreprinderii.

Cine este responsabil

Forța de muncă obligatorie include următoarele specialități calificate:

• Manager - responsabil cu organizarea procesului în rândul subordonaților, este responsabil pentru integritatea bunurilor materiale.
• Depozitar – ia în considerare produsele disponibile.
• Încărcătoare - mută materiale într-un depozit, întreprindere sau le încarcă într-un vehicul.
• Personal junior – menține curățenia zonei și respectarea standardelor de igienă.

Nuanțe de depozitare

Pentru a asigura stabilitatea și funcționarea corectă, trebuie luate în considerare multe puncte importante, inclusiv:

• Disponibilitatea obligatorie a dispozitivelor de stocare pentru stocuri.
• Toate tipurile, mărcile, soiurile și loturile sunt stocate în celule separate.
• Implicarea instrumentelor de măsură.
• Activele sunt gajate pentru depozitare pe o parte și pentru eliberare pe cealaltă parte.
• Alocatori raționali ai spațiului liber.
• Automatizare inovatoare a lucrărilor și proceselor efectuate într-un depozit.
• Activele omogene sunt emise într-o anumită secvență (cele „vechi” primesc prioritate).

Cum să conduci

Este aproape imposibil să evidențiem o metodă unică și universală. Aceasta depinde de volumul gamei de produse și de gama de produse. Următoarele metode sunt folosite astăzi:

• Nomenclatura - nu prevede împărțirea în grupuri (toate produsele au un card individual). Potrivit pentru sortimente mici.
• Se realizează agregarea varietale – grupe și subgrupe, ținând cont de articolele individuale ale produsului.
• Petrecere - poate fi simultan atât metoda principală, cât și cea auxiliară. Este convenabil pentru efectuarea plăților către furnizori.
• Lot-varietal - mărfurile acceptate sunt numărate lot cu lot, după care toate livrările sunt împărțite pe metode varietale.

Operațiuni de bază ale depozitului într-un magazin

Principalele procese desfășurate în companie includ:

• Primirea mărfurilor de la furnizori cu recalculări ulterioare.
• Verificarea fluxului de documente însoțitoare.
• Introducerea datelor în formulare stabilite (pe hârtie sau folosind tehnologia informatică).
• Trimiterea produselor la nivelul de vânzări sau direct către client.
• Introducerea informațiilor despre mărfurile expediate într-un formular special.
• Inventar.
• Anunțarea departamentului de contabilitate atunci când apar modificări.
• Stergere la confirmarea deteriorării sau a lipsei.
• Efectuarea de ajustări la parametrii produsului.

Documente necesare

Toate manipulările efectuate în depozitele cu provizii alimentare trebuie să fie corect afișate în declarațiile relevante. Documentația primară este necesară pentru a confirma toate procedurile care sunt efectuate cu active. Este reglementat de legea Federației Ruse și, dacă este completat incorect, duce la consecințe grave.

Documentele folosite la primirea mărfurilor

Lista documentatiei:

• factura de la furnizor;
• M-4. Primire comanda depozit;
• scrisoare de parcurs;
• M-7. certificat de acceptare a produsului;
• Chitanta;
• Negocierea-1. Certificat de acceptare material;
• Negocierea-2. Raportați despre discrepanțe de calitate și cantitate la acceptarea mărfurilor și materialelor.

Documentele utilizate în timpul depozitării, transportului și eliberării produselor

Lista lucrărilor:

• Negocierea-11. Eticheta produsului;
• M-17. Card de contabilitate materiale;
• M-11. Cerință-factură;
• Negocierea-13. Document de circulație internă și transfer de mărfuri;
• M-15. Hârtii pentru eliberarea materialelor;
• Negociere-12. Lista de ambalare;
• Negociere-16. Radierea produselor.

Secvența contabilității depozitului într-un magazin: cum să organizați corect producția

Orice companie este interesată să-și promoveze activitățile pe piață. Pentru a evita pierderile financiare, se recomandă să respectați următorul algoritm de acțiuni:

• Furnizorul livrează produsele împreună cu toată documentația necesară.
• Verificarea TSD-ului și compararea datelor reale cu informațiile scrise pe hârtie.
• Completarea jurnalului de bord.
• Trimiterea mărfurilor la depozit și pregătirea bonului de livrare.
• Întocmirea documentației interne TORG-12 (în timpul transportului din camera de depozitare).
• Crearea unei comenzi de numerar.
• Tipărirea informațiilor de inventar și auditare.

Relevanța automatizării depozitelor

Procesul tehnologic poate accelera semnificativ producția modernă și poate facilita munca umană. Introducerea sistemelor automatizate face posibilă nu numai reducerea semnificativă a timpului de pregătire și completare a documentației, ci și controlul tuturor operațiunilor în curs de la distanță prin Internet. Prin automatizare, puteți analiza solduri, distribui obiecte în zonele de depozitare, gestionați rezervările, facilitați inventarul și creșteți foarte mult suprafața efectivă a spațiilor. De mulți ani, compania Cleverens vinde cu succes produse de înaltă calitate care pot asigura o durată lungă de viață a echipamentelor folosind software-ul modern.

Responsabilitate

Inventarul reprezintă o parte semnificativă a activelor unei companii, astfel încât persoanele autorizate sunt în mod necesar răspunzătoare pentru apariția unor probleme sau încălcări. Aceste nuante sunt intotdeauna specificate in contractul de munca incheiat cu angajatii. Principalele articole de reglementare sunt numerele 120 din Codul Fiscal, 232, 241 și 243 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Utilizarea revistelor în timpul inspecției varietale

Introducerea acestei metode în procesul de lucru presupune deschiderea de către depozitar a uneia sau mai multor pagini în revista de produse pentru toate soiurile și denumirile produselor. Numărul lor depinde de volumul de operare. Titlul unui astfel de card conține numărul articolului, numele, clasa și alte informații care servesc ca caracteristici distinctive. Spațiul liber pe hârtie este umplut cu informații despre chitanțe, cheltuieli și solduri. Legislația Federației Ruse permite utilizarea mai multor formulare de jurnal, astfel încât să puteți alege cea mai bună opțiune pentru dvs.

Cum se efectuează reducerea stocului?

Chiar și știind cum să ținem evidența materialelor dintr-un depozit, nu se va putea preveni o scădere a costurilor. Pentru a-l oficializa corect, va trebui să completați actul corespunzător, întocmit în două exemplare (primul este trimis contabililor, iar al doilea managerului). Este semnat doar de persoana responsabilă care reprezintă comisia. În unele cazuri, este permisă atașarea unui exemplar la bonul de livrare.

Sistem de control

Pentru a îmbunătăți performanța companiei, conducerea folosește un program special. Vine în mai multe tipuri și structuri, dar are funcții similare. Printre ei:

• Distribuția materialelor între celule de depozitare, loturi și MOL.
• Recalcularea dinamică a produselor reziduale.
• Controlul încărcăturii în timpul transportului acesteia.
• Implicarea mai multor metode de formare a prețurilor mărfurilor.
• Inventar cu crearea ulterioară a rapoartelor.
• Intocmirea comenzilor de receptie si depozit.
• Reevaluarea mărfurilor.

Bazele contabilității de depozit și ale muncii de birou: programe curente

În ciuda existenței multor diferite software Cel mai popular este cel cu același nume „1C”. Acest software vă permite să capturați simultan mai mult de o direcție activitate economică organizatii. Acesta este controlul asupra regulilor de vânzări, resurse, resurse financiare, achiziții și livrare. Principalele avantaje ale „2C” pot fi numite în siguranță ușurință în operare, conformitate ideală cu legile ruse și capacitatea de a face ajustări ținând cont de cerințele individuale.

Concluzie

Organizarea muncii stabile și eficiente la orice întreprindere este o muncă minuțioasă care necesită o abordare responsabilă din partea conducerii și a personalului de lucru. Cu toate acestea, documentarea corectă și studiul tuturor nuanțelor de producție vor facilita în mod semnificativ aceste procese și vor crește profiturile. Una dintre componentele principale ale activităților unei companii este înțelegerea modului de a ține evidența articolelor de inventar dintr-un depozit. Aceste cunoștințe vor ajuta la îmbunătățirea calității serviciilor, la accelerarea livrării și la creșterea vânzărilor. Orice organizație interesată de dezvoltarea personală și de creșterea competitivității acesteia trebuie să aibă abilități de manipulare contabilă.

Număr de afișări: 7329

Programul pe care îl oferim vă permite să înregistrați vânzarea mărfurilor cu costuri minime. Aplicația noastră ajută la automatizarea și optimizarea procesului de contabilizare pentru operațiunile de depozit și comerț, economisind semnificativ atât resurse financiare, precum și costurile cu personalul de muncă. Interfața de aplicație ușor de utilizat vă permite să obțineți acest rezultat.

Programul de gestionare a mărfurilor în depozite și comerț conține următoarele module:

• contabilitatea depozitului (recepția, expedierea produselor, contabilitatea diverselor mărfuri, inventarierea, mișcarea internă);
• cu amănuntul(calculul modificării, controlul vânzărilor, contabilizarea articolelor de inventar, scaner de coduri de bare, tipărirea oricăror etichete);
• vânzări en-gros (stare, facturare pentru servicii, rezervare de mărfuri, tipărire facturi, facturi, contracte și acte);
• integrare cu toate echipamentele necesare (scanner de coduri de bare, imprimanta de etichete);
• tipărirea documentelor (vânzări, expediere din depozit etc.);
• rapoarte analitice;
• controlul accesului între utilizatori și departamente;
• personalizare pentru a se potrivi nevoilor clientului.

Avantajele serviciului MySklad

Folosind programul nostru, puteți urmări de la distanță bunurile vândute. Aplicația poate funcționa de pe orice dispozitiv portabil (netbook, tabletă, telefon) cu acces la Internet. Puteți utiliza serviciul pentru o mică taxă de abonament, care include asistență pentru utilizatori.

Cu programul nostru de contabilizare în depozit a mărfurilor rămase și a altor operațiuni, a devenit cu adevărat mai convenabil!

Un software unic gratuit pentru inventarierea mărfurilor într-un depozit acceptă un scaner de coduri de bare. Folosind acest serviciu, puteți procesa rapid și ușor o mare cantitate de informații actuale, și anume:

• înregistrarea recepțiilor de mărfuri;
• controlează vânzările, retururile și soldurile;
• efectuarea inventarelor programate și neprogramate ale mărfurilor;
• tipăriți facturile.

Pentru a începe să îl utilizați, trebuie să descărcați un program gratuit de contabilitate a soldurilor.

Sistem de înregistrare a mișcării mărfurilor și serviciilor

Folosind serviciul MyWarehouse, puteți automatiza și simplifica semnificativ procesul de management al produsului. Folosind programul nostru, veți aprecia toate beneficiile unei aplicații de contabilitate a produselor care este ideală pentru orice tip de vânzări. Serviciul nostru va facilita contabilitatea de rutină a vânzării de bunuri și servicii.

Toate modulele (în special contabilizarea produselor și serviciilor, crearea documentelor și trimiterea facturilor) au un grad ridicat de confidențialitate și sunt protejate în mod fiabil de hacking, deoarece canalele criptate sunt folosite pentru transmiterea datelor.

Contabilitatea corectă a depozitului și fluxul documentelor vă permit să desfășurați afaceri în mod eficient conditii moderne. Aproape orice organizație comercială sau de producție are un depozit - cu suprafețe mari sau mici, cu o gamă largă sau minimă de mărfuri, materii prime sau consumabile amplasate acolo. În toate cazurile, indiferent de dimensiunea întreprinderii, este necesară o contabilitate eficientă a activelor din depozit - să vedem ce este și prin ce mijloace poate fi realizată.

Contabilitatea depozitului: ce este și de ce este necesară?

Contabilitatea depozitului este un set de proceduri care vizează documentarea diferitelor operațiuni din depozit. Cele principale includ:

• acceptarea bunurilor (materii prime, materiale) de la furnizor;
• plasarea produsului;
• circulația mărfurilor între depozite (și alte departamente conexe);
• eliberarea mărfurilor din depozit într-un scop sau altul (pentru expediere, pentru producție).

Aceste operațiuni pot fi detaliate în diferite moduri. De exemplu, acceptarea mărfurilor include de obicei:

• primirea mărfurilor (materii prime, materiale) de la furnizor;
• acceptarea mărfurilor pentru contabilitate;
• verificarea mărfii pentru a se asigura că caracteristicile efective de livrare corespund cu cele menționate în documentația de însoțire.

Video - contabilitate depozit si distributie produs in serviciul SUBTOTAL (LINK):

Datorită contabilității operațiunilor din depozit, o entitate comercială are oportunitatea de a:

1. Exercitați controlul:

• peste inventarul curent (știind ce, unde și în ce cantitate este);
• peste stări semnificative de consumator ale produsului (de exemplu, datele sale de expirare);
• asupra circulației mărfurilor către depozit, în cadrul depozitului, între depozit și alte departamente (știind ce, unde și în ce cantitate a fost primită sau eliberată).

1. Optimizați(folosind datele reflectate în documentația contabilă pentru astfel de tranzacții):

• completitudinea inventarului în depozite, la nivelul vânzărilor (în producție);
• volumele de vânzări;
• scheme de organizare a depozitării mărfurilor;
• proceduri de interacțiune cu furnizorii;
• cifra de afaceri a mărfurilor.

Contabilitatea ajută, de asemenea, la creșterea transparenței operațiunilor – din punct de vedere al adaptabilității acestora la monitorizarea acțiunilor neautorizate ale angajaților, identificând și corectând greșelile pe care le comit.

Contabilitatea depozitului poate fi:

• nomenclatură(când obiectul contabilității este un articol de marfă separat);
• varietale(când diverse categorii („grade”) devin obiecte contabile suplimentare, în care pot fi combinate bunuri de diferite poziții;
• parte(când se introduc în contabilitate unități și mai mari („loturi”), combinând mai multe categorii de bunuri).

Desigur, aceste opțiuni contabile pot fi aplicate alternativ în funcție de domeniul specific de management al depozitului (și astfel se completează reciproc). O întreprindere mică se caracterizează prin zone cu contabilitate predominant nomenclatură. Cu cât afacerea este mai mare, cu atât apar mai multe parcele cu contabilitatea soiurilor și a loturilor.

Video - caracteristici de menținere și organizare a contabilității de depozit la o întreprindere:

Indiferent de tipul de contabilitate, întreprinderile folosesc forme unificate de documentare a operațiunilor din depozit. Utilizarea acestora se datorează nu numai soluționării sarcinilor de mai sus, care țin de controlul și optimizarea depozitului, ci și cerințelor privind contabilitatea (pe care toate entitățile comerciale în statutul de entitati legale).

Documentatie in stoc

Listele de documente de depozit utilizate de întreprinderile rusești sunt în mare parte unificate. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea acestor formulare trebuie să respecte cerințele Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea (LINK). Cele unificate au dreptate și nu este nevoie să cauți o alternativă la ele.

Se poate observa că fiecare document de depozit (un grup de documente de același tip), de regulă, se referă la o anumită operațiune de depozit (sau secvență de operațiuni). Astfel, în depozitele rusești folosesc:

1. La documentare acceptarea mărfurilor:

• factura de la furnizor (marfa se primeste pe baza acestuia);
• factura - emisa chiar de entitatea comerciala (utilizata la inregistrarea bunurilor primite);
• scrisoare de trăsură - întocmită după un formular unificat Nr. 1-T(utilizat pentru a documenta acceptarea și transferul bunurilor care sunt livrate pe unul sau altul vehicul);
• comanda de primire conform formularului M-4(utilizat pentru înregistrarea mărfurilor primite direct la depozit și se emite, de regulă, pe bază de facturi);
• certificat de acceptare a materialelor în formă M-7(utilizat în cazul unor discrepanțe între caracteristicile de livrare reale și cele declarate);
• certificat de acceptare in forma TORG-1(utilizat după verificarea completă a caracteristicilor declarate ale furnizării și certificarea conformității acesteia cu cele efective);
• declararea discrepanțelor de formă TORG-2(utilizat dacă încă au existat discrepanțe).

1. La documentare plasarea produsului:

• eticheta produsului conform formei TORG-11(reflecta principalele caracteristici ale produsului si cantitatea acestuia, necesare la intocmirea inventarelor);
• fișă contabilă materiale conform formularului M-17(utilizat pentru a înregistra primirea și eliminarea materialelor în raport cu locația lor).

1. La documentare circulatia marfurilor:

• factura conform formularului M-11(utilizat la documentarea mișcării mărfurilor în cadrul diferitelor divizii ale organizației);
• factura conform formularului TORG-13(utilizat atunci când se mută mărfuri între structurile superioare și cele-mamă ale unei holding sau alte structuri corporative care subordonează o entitate comercială alteia).

1. La documentare eliberarea mărfurilor din depozit:

• factura conform formularului M-15(utilizat la trimiterea mărfurilor către o altă organizație sau la vânzarea acestora);
• factura conform formularului TORG-12(utilizat la vânzarea mărfurilor direct din depozit);
• declarație de anulare în formă TORG-16(se aplică în cazul în care produsul își pierde calitățile de consumator și este supus anulării).

Un exemplu de scenariu practic pentru utilizarea documentației specificate:

1. Expeditorul, care a livrat marfa de la furnizor, dă documentele de expediere persoanei care lucrează la organizația de primire.

1. O persoană din organizația care primește se uită la aceste documente, întocmește facturile necesare și le înregistrează în modul prescris.

1. Mărfurile sunt mutate în depozit, iar pentru acestea se eliberează o chitanță.

1. In raport cu marfa plasata se efectueaza periodic un inventariere de catre comisia de inventariere (folosind diverse stocuri).

1. Mărfurile sunt mutate din depozit în producție - iar acest lucru este certificat de factura TORG-12.

Principalele documente indicate mai sus (desigur, lista de mai sus nu este exhaustivă) documente, prin urmare, reflectă faptul că anumite operațiuni cu mărfurile ca parte a deplasării acestora în depozit (și în raport cu depozitul). Aceste acțiuni sunt în mod evident efectuate de o persoană (sau o mașină, dacă depozitul este robotizat - dar este și programat de o persoană, iar acesta se asigură că mașina reproduce acțiuni tipice umane). Aceste acțiuni (precum și procedurile de documentare a acestora) durează ceva timp și necesită anumite investiții în forță de muncă.

Video - cum antreprenor individual păstrați evidențe de inventar în serviciul Compania mea (LINK):

În consecință, este în interesul unei entități economice să minimizeze timpul și costurile cu forța de muncă asociate cu:

• cu realizarea operațiunilor în sine cu mărfuri în cadrul depozitului;
• cu documentarea acestor tranzacții în diverse documente contabile (precum și utilizarea practică a unor astfel de documente ulterior).

Automatizarea contabilității depozitului contribuie la rezolvarea acestor două probleme. Adică utilizarea de programe care:

• accelerarea si optimizarea procedurii de completare si utilizare a documentelor contabile;
• determinați (ajutați la determinarea) cei mai buni algoritmi pentru efectuarea operațiunilor din depozit (pe care lucrătorii din depozit sunt ulterior recomandați sau instruiți să urmeze).

Evident, cu cât întreprinderea este mai mare, cu atât va fi mai solicitată optimizarea - în cel puțin două dintre aceste domenii. Și, în consecință, automatizare folosind programe speciale de calculator.

Există un număr mare de acestea pe piața rusă (precum și pe piața mondială). Să încercăm să evidențiem criteriile cheie pe care te poți concentra atunci când alegi astfel de soluții.

Cum să alegeți software-ul pentru automatizarea stocurilor

Criteriile de bază includ:

1. Desigur, ca atare funcţionalitate.

Principalele caracteristici pe care un consumator le așteaptă de la un program modern de automatizare a depozitelor:

• adaptabilitate la completarea automată a formularelor standardizate și a altor formulare contabile (opțional, pe baza documentelor generate anterior, datelor contabile, mijloace automate de monitorizare a mișcării mărfurilor - coduri de bare, etichete RFID);
• adaptabilitate la descărcarea rapidă a documentelor din depozit în formate de fișiere comune - de exemplu, Excel;
• compatibilitate cu module externe de contabilitate (de exemplu, programe de linie 1C);
• capacitatea de a trimite rapid documente destinatarilor (atât în ​​cadrul companiei, cât și în afara acesteia);
• prezența mijloacelor de control asupra diferitelor stări ale produsului („primit”, „trimis”), caracteristicile sale cantitative („multe”, „puțin”, „epuizat”), proprietățile consumatorului („data expirării”) ;
• capacitatea de a căuta rapid datele necesare despre furnizor;
• capacitatea de a căuta rapid datele necesare după articol de produs, „grad”, „lot”;
• adaptabilitate la control de la distanță prin internet;
• adaptabilitate la calculul algoritmilor pe baza cărora se vor efectua operațiuni de depozit;
• adaptabilitate la planificarea cumpărăturilor (vacanță), minimizarea suprastocului;
• colectarea de statistici privind operațiunile din depozit, analiza acestora;
• disponibilitatea instrumentelor de automatizare;
• disponibilitatea unui sistem de monitorizare a erorilor (la completarea documentelor);
• adaptabilitate la urmărirea mișcării fizice a mărfurilor (dacă este disponibilă mijloace tehnice Identificare).

1. Specificația industriei.

Există soluții de depozitare care se potrivesc cel mai bine comerțului cu amănuntul. Există și industriale. Există cele care sunt concepute special pentru organizațiile de logistică ale căror depozite reprezintă principalul tip de infrastructură. Teoretic, este posibil să găsiți un produs universal - dar cu cât organizația este mai mare, cu atât procesele sale de afaceri sunt mai mult legate de specificul industriei operațiunilor din depozit. Și cu atât mai mare, în general, va fi nevoia de soluții care se potrivesc cel mai bine unui anumit segment. activitate economică.

1. Adaptabilitate la integrare program de depozit cu alte instrumente de automatizare a managementului întreprinderii.

Este destul de evident că automatizarea depozitelor este mai eficientă, cu atât mai adânc în infrastructura întreprinderii sunt introduse diverse instrumente software și hardware însoțitoare pentru automatizarea contabilității operațiunilor - scanere, TSD, etichete. Un rol joacă și măsura în care programul de depozit este adaptat pentru a se integra cu astfel de instrumente.

Produsele software specializate multifuncționale concepute pentru a rezolva probleme de bază specifice managementului depozitului formează o categorie separată de soluții - (Warehouse Management System, adică produse software, care sunt sisteme de management al depozitelor). În acestea, funcționalitatea specificată, specificațiile industriei și adaptabilitatea la integrare sunt implementate pe deplin.

Ce ar trebui luat în considerare suplimentar la organizarea contabilității de depozit

Atunci când implementați în practică programele de automatizare a contabilității de depozit (și aplicarea lor ulterioară), este logic să acordați atenție următoarelor nuanțe care caracterizează această zonă a managementului întreprinderii:

1. Utilizarea software-ului de depozit (și a soluțiilor de automatizare însoțitoare) necesită anumite calificări din partea lucrătorilor.

Prin urmare, este necesar să se asigure că aceștia sunt instruiți în prealabil cu privire la modul de lucru cu software-ul - și, cel mai bine, direct la sediul întreprinderii (pentru a le arăta angajaților în mod clar cum funcționează programul în legătură cu operațiunile din depozit cu care sunt familiarizați) .

1. Implementarea software-ului de depozit ar trebui să fie precedată de testare suficient de lungă - mai mult, în condiții reale (din nou, în legătură cu operațiunile efective ale depozitului).

Dacă întreprinderea a folosit în mod tradițional contabilitatea depozitului de hârtie (sau computerul, dar nu automat), atunci la început operațiunile de contabilitate a depozitului de hârtie se vor desfășura în paralel cu cele electronice - în ciuda faptului că acestea din urmă nu vor avea forță juridică (din moment ce pot să fie însoțită de întocmirea documentației cu erori) . Și dacă nu a fost folosit (nu există deloc experiență în implementarea sa), atunci are sens să amânăm temporar procedurile de producție până când programul este testat (o excepție este dacă erorile, din cauza specificului producției, sunt nu este critic și, ca urmare a comisionării lor, contrapărțile nu vor avea pretenții).

1. Personalul companiei (sau cel mai apropiat outsourcer) trebuie să aibă o persoană care are o înțelegere excepțională a setărilor „profunde” ale programului de depozit - și este gata să răspundă rapid la situație dacă „merge prost” sau funcționează într-un mod imprevizibil. .

Dacă există eșecuri în programul depozitului, într-un fel sau altul, producția va trebui să fie suspendată. Cel mai bine este dacă pauza este minimă - dar pentru aceasta oamenii potriviți trebuie să se apuce rapid de lucru.

Pentru antreprenorii individuali fără angajați, care vând bunuri din propria producție, precum și prestează servicii (efectuează muncă), se oferă ținând cont de modificările aduse Legii 54-FZ.

Anterior, ce ar trebui făcut dacă este detectată o evaluare greșită în timpul inventarierii.

Care este motivul apariției erorii FN 235 la casieriile ATOL și ce trebuie făcut într-o astfel de situație.

Video - contabilitate depozit în 1C:

Eficiența întreprinderii depinde de cât de corectă este. Atelierele trebuie să fie furnizate cu materii prime și componente în timp util, iar produsele finite trebuie să fie expediate la timp. Datele din depozit ne permit să apreciem prezența și natura mișcării bunurilor materiale. Rezumarea informațiilor se poate face în diferite moduri. Alegerea unei metode sau alteia depinde de specificul activităților întreprinderii și de politica sa financiară. Recent, diverse programe au devenit destul de populare, permițând contabilitatea depozitului într-un mod automat.

Metode

Contabilitatea depozitului poate fi efectuată în două moduri: pe lot și după gradul de produs. Procedura de compilare a documentației va depinde de metoda aleasă. În acest caz, indiferent de metodă, se realizează în unități naturale. Ordinele de primire și cheltuieli acționează ca documentație principală.

Specificații

Contabilitatea depozitului poate fi efectuată după numele produselor. Fiecare lot care intră în întreprindere este adăugat la varietatea de produse existentă. Fiecare persoană care poartă responsabilitatea financiară are un jurnal ( carte) contabilitate de depozit. Dacă întreprinderea folosește a doua metodă, fiecare lot este plasat separat de bunurile primite anterior. Pentru aceasta este creată un card special.

Nuanțe

Toate documentele primare legate de circulația mărfurilor sunt acceptate de contabilitate Controlul inventarului efectuate în contextul fiecărei zone de depozitare și după denumire (numerele articolului), grupe de materiale, subconturi, conturi sintetice. În acest scop, se pot folosi bilanțurile cifrei de afaceri sau metoda bilanțului. De regulă, se folosesc primele.

Caracteristici de utilizare a informațiilor de declarație

Cu metoda varietale, este compilat pentru fiecare articol cu ​​valoarea mărfurilor. Acesta reflectă mișcarea materialelor (veniturile și cheltuielile acestora), în conformitate cu informațiile din documentația primară. Card de depozit conţine calculul cifrei de afaceri lunare şi soldul la începutul perioadei următoare. Pe baza informațiilor primite se generează declarații. Acestea sunt compilate pentru fiecare depozit separat. Persoanele responsabile verifică informațiile. Dacă contabilitatea depozitului se realizează folosind metoda lotului, documentele de intrare și de ieșire sunt grupate în funcție de numerele articolului. Rezultatele sunt calculate din ele. Rezultatele sunt determinate separat de venituri și cheltuieli. Nu sunt generate carduri în acest caz. Rezultatele lunii sunt înscrise în fișele cifrei de afaceri. Informațiile de la acestea sunt comparate cu soldurile înregistrate în cardurile de depozit.

Metoda echilibrului

Diferă prin faptul că contabilitatea nu realizează o contabilitate sumativă și cantitativă a mișcării activelor mărfurilor pe gamă de produse. În acest caz, nici fișele de cifra de afaceri nu sunt generate. Contabilitatea de depozit se realizează în contextul subconturilor, grupelor, conturilor de bilanţ exclusiv în unități monetare. Angajații responsabili din punct de vedere financiar folosesc documente primare. Pe baza acestora se realizeaza contabilitate cantitativa si, in cazurile prevazute la paragraful 264 din Instructiunile metodologice, si totala in fise de depozit. Specialiștii din departamentul financiar al întreprinderii acceptă documentația primară și o verifică. Soldurile activelor de mărfuri în prima zi a lunii sunt înscrise în bilanţ. Poate fi un document conform f. MX-19, aprobat prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică Nr. 66 din 9 august 1999. Bilanțul este furnizat de depozite împreună cu actele primare. Documentul se formează în același mod ca un document negociabil, excluzând reflectarea veniturilor și cheltuielilor.

Revistă

Când se folosește metoda varietală, se deschid una sau mai multe pagini ale cărții pentru fiecare articol. Aceasta depinde de volumul operațiunilor asociate cu primirea sau consumul de materiale. De asemenea, poate fi creat un card separat. Titlul paginii contine:

Partea rămasă reflectă venituri, cheltuieli și indică soldul produselor. Înregistrările se fac în conformitate cu documentul pentru fiecare operațiune. Dacă volumul de materiale este mare, se folosesc informații din documentele cumulate. Rezoluția nr. 66 prevede diferite forme de reviste. De exemplu, se poate face folosind f. MX-2.

Decor

Cartea de depozit completate de angajatul responsabil financiar. Baza este documentarea de acceptare/eliberare a mărfurilor transferate spre depozitare. În jurnal se consemnează următoarele:

1. Data primirii materialului.
2. Divizia care a transferat bunurile și materialele.
3. Nume, unitate de măsură, preț, valoare, cantitate.
4. Depozitare.
5. Numărul, data înregistrării documentației pentru recepția și eliberarea obiectelor de inventar.

Operațiunile legate de acceptarea valorilor și furnizarea acestora sunt confirmate de semnăturile angajaților responsabili financiar.

Alte forme

Revista de f. MX-19 este utilizat în întreprinderile care efectuează contabilitatea de depozit folosind metoda echilibrului. Informațiile sunt indicate pe baza documentelor întocmite de angajații responsabili cu depozitarea. Cardurile sunt verificate de specialiștii departamentului financiar. Corectitudinea reflectării informațiilor asupra soldurilor este certificată printr-o semnătură. Există o altă formă pe care o folosesc specialiștii, realizată Controlul inventarului. Productie provizii periodic produse terminate spre zonele de depozitare. Pentru procesarea unor astfel de operațiuni, o factură conform f. MX-18. Se eliberează în 2 exemplare. Factura se intocmeste de catre angajatul responsabil material al departamentului care transfera produsele finite spre depozitare. Pe baza primului exemplar, atelierul, echipa, secțiunea anulează produsul, iar pe baza celui de-al doilea exemplar, persoana care o primește îl creditează. Factura trebuie să aibă două semnături - destinatarul și expeditorul. Forma MX-18 este folosită și de procesatorii de materii prime furnizate de client în procesul de transfer al produselor finite pentru depozitare.

Metoda lotului

Când îl utilizați, formularul de document MX-10 este completat în două copii. Este înscris într-o carte specială. Numărul de serie este numărul lotului. O copie a formularului rămâne la locul de depozitare și acționează ca un registru de depozit, iar a doua este transferată departamentului de contabilitate. Un lot de mărfuri poate fi recunoscut ca obiecte de valoare având același nume, primite de la un singur furnizor. Poate include și produse livrate prin unul sau mai multe moduri de transport.

Completarea documentelor

La eliberarea unui card, lucrătorul de la depozit indică data pregătirii și numărul acestuia, denumirea produsului, detaliile certificatului de acceptare și facturii, informații despre furnizor. În plus, în document sunt introduse informații despre tipul de transport, locul de plecare, clasa și greutatea (cantitatea) produselor. Pe măsură ce produsele sunt lansate, cardul reflectă data emiterii, numărul documentului de furnizare și caracteristicile produsului. După ce lotul este eliberat integral, acesta este semnat de merchandiser și managerul locației de depozitare. Documentul se trimite la departamentul de contabilitate pentru verificare. Dacă în timpul acestui proces este identificat un deficit de produse, specialistul, fără a aștepta inventarul, îl anulează în intervalul normal de pierdere drept costuri de manipulare. Cantitatea de bunuri lipsă care depășește aceasta este recuperată de la angajatul responsabil material. Dacă se identifică surplusuri, acestea sunt supuse valorificării.

Acte (forma MX-12, MX-11)

Aceste documente se eliberează la consumarea bunurilor. Formularul MX-12 este utilizat pentru a reflecta discrepanțele în primirea și eliberarea obiectelor de valoare. În alte cazuri, se folosește f. MX-11. Actele reflectă veniturile și cheltuielile pentru fiecare lot. Documentele sunt intocmite de comisie in 2 exemplare. Unul dintre ei este transferat la departamentul de contabilitate cel târziu a doua zi, al doilea este păstrat de persoana responsabilă financiar.

Reducere în timpul stocării

Se efectuează în cazul învechirii articolelor de inventar și al scăderii cererii acestora de către consumatori. Reducerea ar trebui să fie oficializată printr-un act conform f. MX-15. Documentul este întocmit în 2 exemplare. La întocmirea actului participă membri ai comisiei speciale. O copie este trimisă departamentului de contabilitate, a doua este furnizată angajatului responsabil material pentru depozitare sau atașată facturii pentru transferul ulterior către organizația comercială implicată în vânzarea unor astfel de bunuri sau către furnizor. La întreprinderile care vând produse, reducerile la produsele expirate, deteriorate, de sezon se aprobă prin ordin al conducerii. În baza ordinului, o comisie specială a unor astfel de organizații întocmește și act conform f. MX-15. Partea sa tabelară arată procentul de reducere pentru fiecare articol, costul înainte și după reducere, diferența de preț, semne de deteriorare a calității etc.

1C: Contabilitatea depozitului

Această aplicație vă permite să rezumați informații despre mișcarea articolelor de inventar. După cum este prescris Instrucțiuni pentru contabilitatea depozitului, este necesară efectuarea periodică a unui inventar. În timpul acestui proces, poate fi identificat un deficit sau un surplus. V 1C: Contabilitatea depozitului Sunt 2 documente. Primul este „Cerere-factură”, al doilea este „Mișcarea mărfurilor”. Care este diferența dintre ele? „Mișcarea mărfurilor” este folosită pentru a reflecta informații despre mișcarea bunurilor de valoare de la o locație de depozitare la alta. Se poate intocmi pe baza unui document de chitanta (factura, act). La completare sunt indicate depozitele expeditorului si destinatarului. Pentru a reflecta mișcarea valorilor, este creată fila „Marfuri”. Aici trebuie să indicați nomenclatura, conturile contabile, cantitatea. La mutarea mărfurilor dintr-o locație de depozitare angro într-o unitate de tranzacționare neautomatizată, costul cu amănuntul este indicat suplimentar. Contul contabil va fi completat automat dacă articolul este disponibil, în conformitate cu registrul. Informațiile despre preț sunt introduse în același mod.

Contabilitate depozit in EXCEL

Această aplicație este folosită de majoritatea companiilor. Este un element al Microsoft Office și implică lucrul cu foi de calcul. Acest lucru oferă o afișare convenabilă a informațiilor, vă permite să urmăriți și să analizați informațiile. Contabilitate depozit in EXCEL diferă prin simplitatea operațiunilor. Pentru a afișa complet informațiile, veți avea nevoie de 2-3 foi. Primul reflectă sosirea - primirea obiectelor de valoare la locul de depozitare. A doua fișă afișează informații despre consumul - eliminarea materialelor. A treia pagină este opțională. Ea reflectă starea actuală. De exemplu, poate afișa toate produsele care se află în depozit. Titlurile sunt formate pe fiecare foaie. Pentru a le fixa, trebuie să deschideți fila „Vizualizare”, apoi selectați elementul necesar.

Funcţional

Acest program este convenabil numai dacă compania efectuează un număr relativ mic de tranzacții. Politica financiară aleasă va fi, de asemenea, importantă. EXCEL poate fi incomod pentru organizațiile mijlocii. Este mai ușor să efectuați lucrări folosind metoda costului mediu ponderat decât folosind FIFO, care implică înregistrarea pentru fiecare obiect separat. Nu trebuie să uităm că EXCEL nu este baza de informatii. Aplicația nu este destinată funcționării cu mai mulți utilizatori.

Probleme posibile

Folosind EXCEL ca sistem automatizat poate provoca unele dificultăți. Principalele probleme sunt:

1. Necesitatea de a verifica din nou toate valorile tabelului în cazul unei erori minore. Specialiștii cheltuiesc o cantitate imensă de timp și efort pentru aceasta.
2. Necesitatea de a efectua manual operațiuni cu forță de muncă intensivă.
3. Dificultăți în verificarea acurateții informațiilor preluate din mai multe fișiere.

Acestea și alte probleme apar în practică destul de des și în mod neașteptat. Rezolvarea lor necesită mult timp, deoarece fără verificarea și eliminarea greșelilor făcute, munca ulterioară este imposibilă. Ținând cont de riscurile probabile, este mai indicat să folosiți 1C. Puteți achiziționa aplicația de pe platforma Microsoft Office. Este mai ușor de utilizat, dar are mai puține opțiuni. Programele moderne de contabilitate puternice vă permit să:

1. Creați o gamă de prețuri.
2. Editați indicatorii de cost.
3. Completați cererile clienților și corectați-le.
4. Luați în considerare expedierea produselor și recepția acestora.
5. Salvați automat facturile.
6. Păstrați statistici.
7. Construiți o bază de clienți.
8. Păstrați conturi.
9. Implementați automat markupuri.
10. Tipăriți facturile.
11. Cauta dupa nume.

Desigur, acestea nu sunt toate opțiunile disponibile în aplicațiile moderne. Capacitățile programelor variază semnificativ și depind de creatorul specific.

Rapoarte

Fiecare angajat responsabil din punct de vedere financiar trebuie să furnizeze documentația privind mișcarea obiectelor de valoare. Rapoartele cele mai utilizate sunt formele MX-20 și MX-20a. Primul document este utilizat cu metoda contabilității varietale, al doilea - cu metoda contabilității loturilor. În raportul de la f. Înregistrările MX-20 se fac pentru fiecare formular de chitanță/cheltuială, precum și pentru restul întregii game de produse. Documentul este prezentat sub forma unui bilanţ. Formularul MX-20a se completează prin sortiment (denumire) indicând volumul total al articolelor de inventar prin chitanță/cheltuială pentru ziua sau altă perioadă, conform rezultatelor lucrărilor acumulate anexate raportului. Cu o gamă mică și o cifră de afaceri de obiecte de valoare, este posibil să nu se întocmească reviste. În schimb, este permisă utilizarea rapoartelor lunare pe formularele specificate. Dacă sistemul de înregistrare a mișcării articolelor de inventar și a soldurilor acestora utilizate la întreprindere vă permite să obțineți informații fiabile și în timp util, precum și să asigurați un control eficient la locurile de stocare, cardurile nu trebuie să fie emise. Cu toate acestea, în orice caz, sunt necesare rapoarte privind mișcarea articolelor de inventar. Ele sunt, de asemenea, pregătite de angajați din depozit responsabili din punct de vedere material. Fiecare document este semnat. Ca și în alte cazuri, rapoartele sunt verificate de departamentul de contabilitate.