Jak provést inventuru účetních dokladů v podniku. Inventář: pokyny krok za krokem. Kontrolní a účetní orgán

Metody účetnictví

Soulad s klasifikací struktury bilance majetku.

Prezentovaná klasifikace majetku se promítá do konstrukce bilanční struktury.

Základní bilanční vzorec A=P

Vytvořte rozvahu pro následující sadu typů nemovitostí:

Dlouhodobý majetek 20 jednotek;

Povolený kapitál 80 jednotek;

Rezervní kapitál 10 jednotek;

Materiály 15 jednotek;

Zisk 20 jednotek;

WIP 15 jednotek;

Zúčtovací účet 60 jednotek;

Kredity 20 jednotek;

Pokladna 20 jednotek

Účetní metody jsou souborem metod a technik účtování.

Existují 4 způsoby:

1. Dokumentace a inventarizace;

2. Účty a podvojné účetnictví;

3. Vyhodnocení a výpočet;

4. Bilance a výkaznictví.

Dokumentace- písemné potvrzení o provedené obchodní transakci, udělující její právní moc a potvrzující skutečnost dokončení a účelnosti transakce. Primární účetní doklady mohou být přijaty k účetnictví pouze v případě, že jsou sestaveny ve formě obsažené v albech jednotných forem primární dokumentace (formy primárních dokumentů jsou schváleny Státním statistickým výborem Ruské federace). Primární dokumenty by měly být vypracovány v době transakce nebo bezprostředně po jejím dokončení (pravidlo účetního by mělo znít: "Žádný doklad - žádný záznam").

Požadavky na dokumentaci:

Název organizace a dokument;

Datum dokončení dokumentu;

Provozní měřiče;

V prázdných detailech musí být pomlčky;

Podpis osoby odpovědné za vyplnění dokumentu.

Dokumenty se skládají ze samostatných prvků, které se nazývají náležitosti. klasifikace rekvizit:

Kvalitativní (náležitosti - znaky) a tvorba detailů (ukazatele);

Trvalé (nikdy nebo dlouho nemění, jedná se o název, adresu organizace atd.) a proměnné.

Před vložením prvotních dokladů do účetních evidencí se kontroluje jejich forma (z hlediska zákonnosti provedených operací), obsah (vyplnění všech potřebných údajů) a správnost aritmetických výpočtů. Po této kontrole je sepsána korespondence účtů (zaúčtování). Výsledkem analýzy obsahu účetních dokladů jsou tři hlavní účetní úkony: ocenění, identifikace podle času, třídění podle číselníku účtů (korespondence). Opravy v primárních dokladech, kromě hotovostních a bankovních, jsou povoleny (přeškrtnutí tenkou čarou a připojení podpisu).

Klasifikace dokumentů

Po domluvě dokumenty jsou rozděleny:

Organizační a administrativní, vypracované před dokončením obchodu a obsahující povolení k provedení obchodní transakce (příkazy k přijetí, propuštění, bankovní šeky, požadavek na vydání materiálů atd.) a neslouží jako podklad pro záznamy ;

Podklady potvrzují nutnost dokončení operace a pro hmotně odpovědné osoby jsou omluvou (nákladní listy, pokladní doklady apod.);

Účetní doklady sloužící ke zjednodušení a zrychlení účetního procesu a sestavované na základě administrativních nebo podpůrných dokladů k systematizaci účtů a zjišťování souvztažnosti účtů (odpisy apod.);

Výkonné dokumenty vystavené v době transakce a obsahující informace o ní (faktury, žádosti o platbu atd.);

Sdružené doklady, které mají vlastnosti více dokladů (cestovní list, zálohová zpráva, mzdový list atd.).

Podle stupně zobecnění(pořadí přípravy) dokumenty se dělí na:

Primární, fixující a reflektující obchodní transakce v době jejich dokončení (akceptační certifikáty, faktury, hotovostní příkazy atd.);

Sekundární (konsolidované), generované na základě primárních dokladů (materiálová sestava skladu na základě příchozích a odchozích dokladů, zálohová sestava).

Podle obsahu(způsob pokrytí faktů hospodářského života) se dokumenty dělí na:

Jednorázově, tedy na jednu obchodní transakci (příchozí a odchozí hotovostní příkazy apod.);

Kumulativní (limitní karty odrážející vícenásobné vydání materiálů atd.).

Místo kompilace dokumenty jsou rozděleny:

Doklady pro interní potřebu (primární doklady-požadavky, nákladní listy, pokladní příkazy). Některé z nich přesahují rámec organizace (platební příkazy, poptávky atd.)

Externí doklady (výpis z účtu, dodavatelské faktury atd.).

Podle počtu účetních pozic dokumenty jsou:

Jednořádkový (obsahující jednu pozici);

Víceřádkový (účet atd.).

Z povahy faktů ekonomickýchživot:

materiál;

Hotovost;

Servis;

Podle stupně typizace:

Standard;

Nestandardní.

Podle data splatnosti:

Urgentní;

Neurgentní.

Podle pravosti kompilace:

Originální;

Cesta dokumentů od sestavení až po archivaci, včetně všech fází zpracování (ověření, seskupování, evidence a zápis do účetních registrů), se nazývá tok dokumentů (sestavuje hlavní účetní podniku).

Technologie zpracování dokumentů:

1. Ověřování prvotních dokladů, které spočívá v kontrole vyplnění dokladu, správnosti početních operací a ověření ve věci samé;

2. Zdanění, tedy přeměna kvantitativních měřidel na peněžní;

3. Seskupování, tedy příprava podkladů pro zápisy do příslušných účetních registrů;

4. Evidence a evidence dokumentů v účetních evidencích - konsolidované dokumenty;

5. Zobecnění bilance, tj. tvorba výkazů.

Požadavky na ukládání dokumentů:

1. Všechny skupiny dokladů (prvotní doklady, účetní evidence, doklady bilančního souhrnu) musí být uloženy odděleně;

2. Přístup neoprávněných osob k účetním dokladům je zakázán;

3. Po uplynutí lhůty pro uložení dokumentů musí být část dokumentů zničena za účasti speciálně vytvořené komise. Neobnovitelné dokumenty jsou archivovány.

Za dokumentační fond podniku odpovídá vedoucí organizace.

Inventář(z latinského slova - najít, objevit) se provádí za účelem uvedení účetních údajů do souladu se skutečnou přítomností hmotného majetku.

Nesrovnalosti mezi účetními údaji a skutečnou dostupností cenností mohou být způsobeny přirozenými úbytky (smršťování, rozstřikování) v důsledku chybných výpočtů, měření a aritmetických chyb ve výpočtech. Inventarizace majetku se provádí podle jeho umístění a finančně odpovědných osob. Množství, datum provedení, předměty inventury stanoví vedoucí. Existují úplné (zahrnuje všechny kategorie fondů, včetně těch, které byly přijaty do úschovy) a částečné inventury (u určitých kategorií majetku). K provedení inventarizace se zřizují inventarizační komise, a to: trvale jednající v čele s vedoucím a pracovní komise.

Inventarizace se provádí v několika fázích:

Povinné počítání, vážení, měření hmotného majetku, sepisování inventurních listů (při inventarizaci DZ a KZ se sepisují výpisy z účtu);

Zhodnocení zjištěných, vypočtených a popsaných finančních prostředků podle původního nebo upraveného odhadu (v důsledku zhoršení kvality);

Identifikace nesrovnalostí mezi skutečnou dostupností a účetními údaji;

Evidence výsledků inventarizace a zohlednění nesrovnalostí v účetnictví a výkaznictví.

Na základě výsledků inventarizace se sestavují inventurní soupisy (úkony odstraňování skutečných stavů) a srovnávací výkazy pro ty položky hmotného majetku, u kterých jsou zjištěny odchylky, tj. přebytky nebo manka. Zjištěné přebytky jsou připsány v tržních cenách a připsány k finančním výsledkům, zjištěné manko ve skutečných nákladech v mezích ztráty je odepsáno do nákladů a přebytek - viníkovi (pokud existuje) nebo do finančních výsledků.

Inventarizace se provádí v souladu s plány jejich provádění, neplánované inventury se provádějí při změně hmotně odpovědné osoby, při zjištění skutečností krádeží majetku, při reorganizaci podniku, při změně vedení atd.

Současná právní úprava účetnictví, jakož i vyhláška Ministerstva financí Ruské federace č. 49 ze dne 13. 6. 1995 stanoví vyhlášku o inventarizačních opatřeních, kterou je každý podnikatelský subjekt povinen dodržovat.

Inventář: pokyny a důvody, proč to dělat

Podrobný návod, jak provést inventuru a dokladovat ji, obsahuje „Směrnice pro inventarizaci majetku a finančních závazků“, schválenou výše uvedeným příkazem.

Směrnice obsahuje požadavky na postup při zahájení a provádění inventarizačních činností, jakož i konkrétní důvody, které mohou být základem pro jeho realizaci. Mezi tyto důvody patří:

• plánovaná inventura;
• přecenění majetku;
• reorganizace nebo restrukturalizace provedená v podniku;

• zjištění skutečnosti krádeže nebo poškození majetku, jakož i jeho ztráty v důsledku okolností vyšší moci (požár, přírodní katastrofy atd.);
• převod majetku podniku do pronájmu s jeho následným prodejem.

Jak správně dokladovat inventuru

Dokumentace inventury je jednou z povinných součástí auditu.

Dokumenty používané při ověřovací činnosti lze sestavovat samostatně nebo použít jednotné formuláře schválené vyhláškami Státního výboru pro statistiku ze dne 18. srpna 1998 č. 88 a ze dne 27. března 2000 č. 26 (všechny formuláře obsahují zkratku „INV“ ).

Existuje řada pravidel pro evidenci inventárních dokladů:

• generované kontrolní hlášení by nemělo obsahovat prázdné sloupce. Pokud požadované informace chybí, je do pole pro vyplnění vložena pomlčka;
• vícestránkové soupisy a akty musí být postupně upevněny a všechny stránky dokumentu musí být očíslovány;
• při vyplňování aktů se používají nomenklaturní označení a měrné jednotky obecně uznávané v účetnictví;
• veškeré opravy provedené při vyplňování dokladu musí být uvedeny v poznámkách pod čarou a ověřeny všemi členy inventarizační komise, jakož i podpisem hmotně odpovědných osob;
• doklady o účtování zásob jsou potvrzeny všemi osobami zúčastněnými na auditu.

Inventární doklady: „startovací“ balíček

Před zahájením akce je nutné připravit podklady pro inventarizaci:

• vypracovat a schválit postup a harmonogram auditu;
• generovat inventurní záznamy (seznam závazků a majetku pro ověření);
• vydat příkaz k provedení inventury;
• přijímat stvrzenky stanoveného formuláře od hmotně odpovědných osob.

Plánované inventury se provádějí v cyklu stanoveném podnikem. Četnost kontrol hmotného majetku a finančních závazků si stanovuje vlastník samostatně a měla by být zohledněna v místních zákonech - vyhláška o účetnictví, účetní politika podniku atd., které jsou schváleny a uplatňovány.

Pořadí zásob: hlavní aspekty

Inventární příkaz může být vystaven v jednotné podobě (č. INV-22), nebo vypracován samostatně.

Objednávka specifikuje:

• údaje o jmenování a složení inventarizační komise - uvádí se složení kontrolní skupiny s rozdělením na předsedu komise a její členy s uvedením zastávaných funkcí;
• období inventarizace s uvedením přesných dat zahájení a ukončení práce komise, jakož i lhůt pro poskytnutí podkladů pro podávání zpráv o auditu;
• důvody kontroly - důvod inventarizace v objednávce musí být promítnut do přesné formulace (plánovaná kontrola, změna hmotně odpovědných osob apod.).

Poté, co manažer podepíše a zaeviduje objednávku inventury ve zvláštním deníku (formulář č. INV-23), má komise právo zahájit proces ověřování. Při vyplňování inventárních dokladů uvádí provize v každém z nich registrační údaje objednávky.

Inventarizace: formuláře dokladů vyplněné na základě výsledků auditu

Výsledky kontroly se zapisují do inventurních soupisů, které se vyhotovují zpravidla ve třech vyhotoveních a při vedení elektronické podoby účetnictví v podniku jsou i v elektronické podobě.

Zpracování zásob se provádí ve dvou hlavních fázích:

• když komise kontroluje skutečnou dostupnost kontrolovaných předmětů, jsou vypracovány předběžné výsledky kontroly a předány vedoucímu a hlavnímu účetnímu podniku ve stejný den;
• po sesouhlasení údajů o skutečné dostupnosti s účetními údaji je sestaven konečný výsledek inventarizační kontroly - inventarizační akt.

Během inspekce Komise zdokumentuje soupis vyplněním následujících formulářů -

• inventarizační záznamy a úkony:

• pro dlouhodobý majetek (č. INV-1) a nehmotný majetek (č. INV-1a),
• za komoditu materiální hodnoty(č. INV-3, č. INV-4), vč. přijat do úschovy a na přepravu (č. INV-5, č. INV-6),
• o drahých kovech a výrobcích z nich, drahých kamenech (č. INV-8, č. INV-8a, č. INV-9),
• Podle cenné papíry a BSO (č. INV-16),
• o vyrovnání s dlužníky a věřiteli, dodavateli a kupujícími, o pohledávkách z půjček a úvěrů (č. INV-17),

• pokud jsou zjištěny nesrovnalosti mezi účetními a skutečnými údaji, sestaví se kontrolní výkazy, včetně:

• pro dlouhodobý a nehmotný majetek (č. INV-18),
• podle zboží a materiálu (č. INV-19).

Informace o přebytcích a nedostatcích zjištěných při inventarizaci se zapisují do porovnávacích listů. Kromě toho je třeba vyžádat si příslušná vysvětlení od hmotně odpovědných osob.

Závěrečným dokladem provedené inventarizace je výpis výsledků inventarizační kontroly (formulář č. INV-26), který odráží úplné informace o auditu. V tomto souhrnném dokladu jsou uvedeny výše všech zjištěných manků a přebytků v členění podle účetních účtů a také to, kde budou ztráty z manka připsány (pachatelům, třídění atd.).

Shoda pověření

Podle výsledků inventarizace, pokud existují nesrovnalosti mezi skutečnou dostupností a účetními údaji (bod 5.1 pokynů):

• přebytečný majetek - měl by být aktivován a připsán k výsledku hospodářské činnosti podniku s následnou identifikací pachatelů a důvodů vzniku přebytků;
• ztráta v přijatelných mezích - odepsána do distribučních nákladů na základě příkazu vedoucího;
• manko překračující povolené limity přirozené ztráty nebo škody na majetku - jsou připisovány viníkovi (a pokud toto není zjištěno, je odepsáno do nákladů).

Výsledek inventarizace by se měl projevit v účetnictví a vykazování za měsíc, ve kterém byl audit dokončen, a pro roční inventuru - ve výroční zprávě.

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Podobné dokumenty

Charakteristika předmětu, způsob účtování a pracovní postup. Postup při vzniku a účtování finanční výsledkyčinnosti organizace. Zásoby, jejich role a význam v účetnictví. Postup pro vedení a účtování jeho výsledků.

semestrální práce, přidáno 8.12.2010


Podstata, postup a načasování inventarizace v účetnictví. Pořadí toku dokumentů. Pravidla a standardy pro sestavování inventur a kompletačních výkazů v podniku. Účetnictví pro FSUE "MGLK "Mordovlesprom" a odraz jeho výsledků v účetnictví.

semestrální práce, přidáno 12.10.2008


Teoretický základ inventarizační soupis. Technické a fyzikální postupy, dokumentování a odvozování výsledků inventarizace zásob. Promítnutí výsledků inventury do účetnictví.

semestrální práce, přidáno 13.02.2011


Soulad mezi množstvím a kvalitou majetku uvedeného v rozvaze a majetkem skutečně umístěným v podniku. Inventář Peníze. Postup a načasování inventury. Odraz výsledků v účetnictví.

abstrakt, přidáno 18.04.2009


Promítnutí výsledků inventarizace do účetnictví, účel a načasování jejího provedení. Pojem a skladba majetku. Postup pro provádění soupisu majetku v držení organizace na příkladu podniku LLC "Metallurg".

semestrální práce, přidáno 22.01.2015


Definice, charakteristika a klasifikace dlouhodobého majetku, znaky jeho inventarizace. Aspekty organizace dokladování inventarizace dlouhodobého majetku, postup při jejím provádění, promítnutí do účtování jejích výsledků.

semestrální práce, přidáno 3.3.2013


Pojem nehmotný majetek, jeho klasifikace, znaky dokladování pohybu. Postup při provádění inventarizace a dokládání výsledků nehmotného majetku. Sestavování výsledků inventarizace v účetnictví.

práce, přidáno 19.11.2015


Koncepce, typy a načasování inventarizace v ruských organizacích. Inventarizace určitých druhů majetku a finančních závazků. Pravidla pro zohlednění jeho údajů v účetnictví. Nedostatky v postupu při provádění inventarizace v organizacích.

semestrální práce, přidáno 24.03.2015

Podstata a význam dokumentů.

Klasifikace dokumentů.

Požadavky na dokumenty.

účetní registry.

Tok dokumentů.

Inventář, jeho druhy a význam.

1. Podstata a význam dokumentů

Postup při sestavování dokladů je stanoven federálním zákonem „O účetnictví“ v článku 9 a „Předpisy o dokladech a pracovním postupu v účetnictví“, schváleným nařízením Ministerstva financí SSSR č. 105 ze dne 29. července 1983.

Dokumentace - jedná se o písemný příkaz k provedení obchodního obchodu nebo písemné potvrzení skutečnosti obchodu.

Zdrojem účetnictví jsou doklady ekonomické informace používané v řízení, kontrole a analýze ekonomická aktivita, zajišťují bezpečnost majetku, mají právní a právní význam, jsou písemným důkazem ve sporech.

Formy primárních účetních dokumentů Státního statistického výboru, Gosstroy, Ministerstva práce a Centrální banky Ruské federace jsou vyvíjeny.

Ukazatele a hodnoty v jednotných formách v organizaci by se neměly měnit, lze je podle potřeby doplňovat.

Hotovost a bankovní doklady nepodléhají změnám.

2. Klasifikace dokumentů.

Různorodé finanční a ekonomické aktivity organizace vyžadují různé typy dokumentů. Pro správnou aplikaci účetních dokladů je nezbytné jejich vědecké třídění.

Pod klasifikace dokumentu chápat jejich seskupení podle určitých charakteristik. Hlavní znaky, podle kterých jsou účetní doklady klasifikovány a typy dokladů, jsou uvedeny v tabulce 1.

Po domluvě doklady se dělí na administrativní, odůvodňující, účetní a kombinované.

stůl 1

Klasifikace dokumentů

znamení klasifikace	Typy dokumentů	Charakteristický
1. po domluvě	a) organizační a administrativní	odrážejí problematiku obecného řízení podniku a jeho ekonomických činností	Plná moc
b) zproštění viny (jednatel)	potvrdit spáchání ekonomické skutečnosti	faktura Příchozí hotovostní příkaz Spotřební materiál hotovostní příkaz Doprava zboží nákladní list
c) účetnictví design	nemají samostatný význam, jsou připojeny k administrativním nebo podpůrným dokumentům; slouží k uspořádání účtů	Výpočet Distribuční list Účetní informace
d) kombinované	kombinovat vlastnosti administrativních, podpůrných dokumentů a účetnictví; zjednodušit zpracování účetnictví a počet dokladů	Výpis platby Limitní plotová karta
2. podle stupně zobecnění	a) primární	poprvé odrážejí dosažená ekonomická fakta	Účtenka Účtenka
b) sekundární (souhrn)	sestaven na základě prvotních podkladů, sumarizující data a seskupující ekonomické jevy	Výpočet Předběžná zpráva
3. mimochodem informace	a) jednorázově	odrážet jednu obchodní transakci	Příchozí hotovostní příkaz Požadavek na uvolnění materiálů
b) kumulativní	odrážejí homogenní operace prováděné v různých časech a periodicky se opakující	Limitní plotová karta
4. na místě sestavování	a) vnitřní	skládat a provádět v této organizaci	Výpis platby
b) vnější	tvoří v jiných organizacích	Platební příkaz
5. podle množství	a) jednovrstvé
b) víceřádkový		Doprava zboží nákladní list

manažerské nazývané takové dokumenty, které obsahují příkaz k provedení určité obchodní transakce. Jejich hlavním účelem je předávání pokynů od jednatelů přímým vykonavatelům. Mnoho operací se provádí pouze v případě, že existuje příslušný administrativní dokument. Administrativní dokumenty zahrnují příkazy, pokyny, záznamy o přijetí a propuštění z práce a dovolené. Tyto doklady ještě neobsahují potvrzení o skutečnostech transakcí, proto samy o sobě nemohou sloužit jako podklad pro zaúčtování transakcí v účetnictví.

zproštění viny (nebo jednatele) nazývané dokumenty, které sepisují již provedené transakce. Jsou sestavovány v době transakce a potvrzují skutečnost provedení příkazu nebo pokynu. Například mzdové výkazy, faktury, úkony, faktury, potvrzení o převzetí cenin a mnoho dalších.

účetní doklady nazývané takové dokumenty, které jsou vytvářeny účetním aparátem pro přípravu účtů, jakož i pro usnadnění, snížení a zjednodušení těchto účtů. Účetní doklady jsou sestavovány v účetním oddělení na základě dříve vystavených administrativních a podkladů. Jsou navrženy tak, aby odrážely účetní záznamy v účetních registrech za účelem urychlení účetního procesu. V těchto dokumentech není uveden žádný příkaz k provedení obchodní transakce a neexistuje potvrzení o skutečnosti jejího dokončení. Například výpočet výše nároku na pojistnou událost, výpočet odpisů dlouhodobého a nehmotného majetku, výpočty komoditních ztrát atp. Součástí účetních dokladů jsou i účetní výkazy. Jsou sestavovány v případech, kdy je nutné převést částku z jednoho účtu na druhý, formalizovat uzavření účtu, opravit chyby v účtech atd. Potřeba toho vzniká poměrně často, a proto jsou certifikáty tohoto druhu v účetní praxi velmi běžné.

Kombinovaný nazývají se takové dokumenty, které kombinují vlastnosti několika typů dokumentů: administrativní a odůvodňující, odůvodňující a účetní dokumenty atd. Slouží jednak jako příkaz k provedení této operace, tak i jako zdůvodnění její realizace, fixují transakci a zároveň obsahují označení pořadí, v jakém se promítá do účetnictví. Například pokladní příjmy a výdaje, zálohová hlášení odpovědných osob, požadavky na výdej materiálů, limitní plotové karty, mzdové výkazy, oznámení o peněžních příspěvcích na běžný účet atd. Kombinace vlastností více typů dokladů v jednom dokladu zjednodušuje jejich účetní zpracování, snižuje počet dokladů a náklady na jejich pořízení. Kombinované dokumenty jsou sestavovány za účelem snížení počtu dokumentů o obchodních transakcích, které se v organizaci mnohokrát opakují v krátkém období.

Mimochodem (pořadí kompilace) rozlišovat mezi primárními a konsolidovanými dokumenty.

Hlavní nazývané dokumenty, které odrážejí všechny obchodní transakce bezprostředně v okamžiku jejich provize. Jsou prvním formálním důkazem, že tyto operace byly skutečně provedeny. Primární dokumenty zahrnují hotovostní příchozí a odchozí objednávky, nákladní listy, akceptační certifikáty, objednávky, účtenky atd. Jako dobropis může sloužit i příklad primárního dokladu. Sestavuje se při příjmu materiálů na sklad a označuje splnění objednávky, která mu byla dána při jejich převzetí skladovatelem.

Konsolidované tzv. dokumenty sestavené na základě primárních dokumentů. Odrážejí transakce dříve provedené příslušnými primárními dokumenty. Sestavování sekundárních dokladů přímo nesouvisí s obchodními transakcemi, pouze tyto transakce evidují podle údajů primárních dokladů. Konsolidované doklady umožňují snížit počet záznamů v účetních účtech. Souhrnné doklady zahrnují vývojové tabulky, seskupovací listy, rozdělovací listy, sestavy (listy) o pohybu výrobků a materiálů, zálohovou sestavu apod. Zálohová sestava se vyplňuje na základě prvotních dokladů, které označují veškeré vynaložené výdaje odpovědná osoba. Součástí souhrnných dokladů jsou i mzdové výkazy mezd nebo výkazy výstupů. hotové výrobky, různé interní sestavy (například sestava o pohybu hmotného majetku ve skladu) atd. Všechny tyto doklady nutně obsahují další údaje, kromě těch, které jsou k dispozici v primárních dokladech, které sloužily jako podklad pro jejich sestavení . Souhrnné doklady tedy slouží za prvé ke spojení dat primárních dokladů a získání agregovaných ukazatelů a za druhé k seskupení dat primárních dokladů za účelem získání dalších informací o evidovaných transakcích a promítnutí těchto transakcí do nové sekce. Proto se jako prostředek zpracování původních transakčních dat používají souhrnné doklady.

Cestou reflexe doklady o obchodních transakcích se dělí na jednorázové a kumulativní.

Jednou dokumenty odrážejí jednu nebo několik obchodních transakcí současně. Charakteristickým rysem těchto dokumentů je, že ihned po jejich vyhotovení jsou převedeny do účetního oddělení a mohou sloužit jako podklad pro účetní záznamy. Například účtenka na materiál, odhady nákladů, faktury, potvrzení o přijetí, hotovostní příkazy, peněžní šeky atd.

Kumulativní dokumenty slouží k formalizaci homogenních operací prováděných v podniku v různých časech (týden, desetiletí, půl měsíce). Jsou sestavovány za účelem snížení počtu dokumentů vydávaných pro ty operace, které jsou v podniku prováděny mnohokrát v krátkém čase. Například denní příjmový list výdeje surovin, osobní mzdové účty, docházka, výkaz o provedené práci atd.

Místo kompilace dokumenty se dělí na interní a externí.

Interní dokumenty jsou vyrobeny v rámci podniku. Sestavují obchodní transakce prováděné pouze v rámci podniku. Tyto dokumenty nepřekračují hranice podniku, například mzdové výkazy, příjmové a výdajové pokladní příkazy atd.

Externí dokumenty jsou vyhotoveny mimo daný podnik, sepisují transakce prováděné mezi podniky. Například faktury, faktury, faktury protistran.

Samostatné interní dokumenty se stávají externími v důsledku obchodních transakcí, například peněžní šeky, platební příkazy.

Při vyplňování interních dokladů stačí uvést pouze požadované náležitosti a při sepisování externích dokladů je navíc nutné doplnit další údaje dokladů pro doplnění popisu obchodní transakce.

Podle kvality dokumenty mohou být plnohodnotný A vadný. Plnohodnotný dokument je takový, který je vyhotoven v předepsané formě, má všechny požadované náležitosti a správně odráží skutečně dokončenou a legitimní obchodní transakci.

Dokument, který tyto požadavky nesplňuje, je vadný.

Podle míry využití výpočetní techniky při zpracování dokladů se dělí na doklady vyplněné ručně, částečně vyplněné na strojích (tj. doklady vyhotovené na hlavičkovém papíře) a kompletně vyhotovené na strojích (mzdový list, nákladní list, faktura, inventurní soupis atd.).

Vypracovávání dokumentů je časově náročný proces. Využití osobních počítačů v účetnictví umožňuje vyplnit dokumenty kompletně na strojích, což zvyšuje produktivitu práce a přispívá k její vědecké organizaci.

Pro správnou organizaci účetnictví a včasné promítnutí obchodních transakcí na účetnictví je nutné striktně dodržovat požadavky na přípravu podkladů.

3. Požadavky na doklady

Hlavní požadavky na účetní doklady jsou uvedeny v článku 9 federálního zákona č. 129-FZ „O účetnictví“.

Prvotní účetní doklady jsou přijímány k zaúčtování, pokud jsou vyhotoveny v souladu s formou obsaženou v albech jednotných forem prvotní účetní dokumentace.

Požadavky na účetní doklady jsou následující:

Musí být vypracovány včas, to znamená v době operace nebo bezprostředně po jejím dokončení;

Dokument musí být spolehlivý a zároveň musí mít jasný obsah.

Na přípravu dokumentů se vztahují následující požadavky:

1. dokumenty musí být vypracovány na zvláštních formulářích;

2. dokumenty musí přísně odpovídat stanoveným formám a podrobnostem;

3. text a čísla musí být v dokumentu jasně a čitelně napsány;

4. prázdné údaje jsou přeškrtnuty jedním řádkem;

5. suma peněz uvedeno čísly a slovy;

6. Dokument musí obsahovat podpisy úředníků s uvedením funkce.

Pokud specifika činnosti organizace zahrnují vytváření vlastních primárních účetních formulářů, jejichž forma není stanovena v albech jednotných formulářů, musí obsahovat povinné údaje. Podrobnosti dokumentu jsou nezbytné počáteční informace, které jsou obsaženy v dokumentech. Mezi požadované dokumenty patří:

Název dokumentu;

datum vyhotovení dokumentu;

název organizace, jejímž jménem je dokument vypracován;

Měřiče obchodních transakcí ve fyzickém a peněžním vyjádření;

názvy funkcí osob odpovědných za provedení obchodní transakce a správnost jejího provedení;

osobní podpisy označených osob a jejich dešifrování (včetně případů vytváření dokumentů pomocí výpočetní techniky).

V závislosti na charakteru provozu, požadavcích regulačních předpisů, metodických pokynech pro účetnictví a technologii zpracování účetních informací mohou být v primárních dokumentech uvedeny další podrobnosti. V objednávce pro účetní politika primární účetní formuláře vypracované v podniku musí být schváleny. Použití zastaralých a libovolných formulářů není povoleno.

Zápisy do primárních dokumentů musí být prováděny inkoustem, chemickou tužkou, pastou z kuličkového pera, za použití psacích strojů, mechanizace a dalších prostředků k zajištění bezpečnosti těchto záznamů po dobu stanovenou pro jejich uložení v archivu. K psaní je zakázáno používat jednoduchou tužku. Volné řádky v primárních dokladech podléhají povinné pomlčce. Formuláře formulářů primárních dokumentů klasifikovaných jako formuláře s přísnou odpovědností musí být číslovány způsobem předepsaným ministerstvy a odbory (číslování, typografická metoda).

Seznam osob oprávněných podepisovat prvotní účetní doklady schvaluje vedoucí organizace po dohodě s hlavní účetní. Počet osob oprávněných podepisovat dokumenty pro vydávání zvláště vzácných a drahých hmotných aktiv by měl být omezen. Dokumenty, které formalizují obchodní transakce s hotovostí, podepisuje vedoucí organizace a hlavní účetní nebo jimi pověřené osoby. Bez podpisu hlavního účetního nebo jím pověřené osoby peněžní a vypořádací listiny, finanční a úvěrové závazky jsou považovány za neplatné a neměly by být přijaty k provedení. V případě neshody mezi vedoucím organizace a hlavním účetním o provádění určitých obchodních transakcí lze primární účetní doklady o nich přijmout k provedení s písemným příkazem vedoucího organizace, který nese plnou odpovědnost za důsledky těchto operací a zahrnutí údajů o nich do účetnictví a účetního výkaznictví. Včasné a kvalitní vyhotovení prvotních účetních dokladů, jejich předání ve stanovených lhůtách k promítnutí do účetnictví, jakož i spolehlivost údajů v nich obsažených, zajišťují osoby, které tyto doklady sestavily a podepsaly.

Opravy pokladních a bankovních dokladů nejsou povoleny. Opravy ostatních prvotních účetních dokladů lze provádět pouze po dohodě s účastníky obchodního styku, kterou je třeba stvrdit podpisy stejných osob, které doklady podepsaly, s uvedením data oprav.

Primární dokumenty, které byly zpracovány, musí mít značku, která vylučuje možnost jejich opětovného použití. Všechny dokumenty připojené k příchozím a odchozím hotovostním příkazům, jakož i dokumenty, které sloužily jako základ pro časové rozlišení mzdy, podléhají povinnému zrušení s razítkem nebo ručně psaným nápisem „Přijato“ nebo „Zaplaceno“ s uvedením data (den, měsíc, rok). V souladu s Předpisy o hlavních účetních je zakázáno přijímat k provedení a provedení primární dokumenty o transakcích, které jsou v rozporu se zákonem a zavedený řád přijímání, ukládání a vydávání finančních prostředků, inventáře a jiných cenností. Tyto dokumenty musí být předloženy hlavnímu účetnímu podniku k rozhodnutí.

Pro kontrolu a zefektivnění zpracování údajů o obchodních transakcích jsou na základě prvotních účetních dokladů sestavovány konsolidované účetní doklady. Primární a souhrnné účetní doklady lze vyhotovovat na papírových i počítačových médiích. V druhém případě je organizace povinna na své náklady vyhotovit kopie těchto dokladů na papíře pro ostatní účastníky obchodních transakcí, jakož i na žádost orgánů vykonávajících kontrolu v souladu se zákonem. Ruská Federace, soudy a státní zástupci. V rámci automatizace účetnictví lze detaily primárních dokladů evidovat ve formě kódů.

Účetní oddělení má právo zohlednit pouze plnohodnotné doklady. Proto jsou všechny doklady obdržené účetním oddělením kontrolovány z hlediska jejich souladu se stanovenými formuláři, správnosti vyplnění údajů, správnosti aritmetických výpočtů a výpočtů, zákonnosti a účelnosti obchodních operací. Aby bylo zajištěno správné použití, jsou klasifikovány podle určitých kritérií. Po použití v účetnictví jsou dokumenty po stanovenou dobu uloženy v archivu podniku a poté jsou v souladu s pokyny předány dokumenty vědecké a historické hodnoty do státního archivu a další dokumenty jsou zničeny. Od okamžiku sestavení do doby uložení do archivu procházejí dokumenty určitou cestou, používají se v různých fázích účetního procesu, tzn. provádět papírování.

4. Účetní registry

Účetní registry jsou speciálně upravené listy papíru pro evidenci a seskupování účetních údajů. Zdá se, že účetní registry jsou:

knihy (hotovostní, hlavní);

karty (účtování dlouhodobého majetku, účtování materiálu);

časopisy (volné nebo grafické listy).

Podle typů vytvořených záznamů se registry dělí na:

chronologické (logbook);

systematické (hlavní účetní kniha);

kombinované (časopisové objednávky).

Podle stupně podrobnosti informací obsažených v účetních registrech jsou to:

syntetická (hlavní kniha účtů);

analytické (karty);

kombinované (časopisy-objednávky).

Účetní registry jsou navrženy tak, aby systematizovaly a shromažďovaly informace obsažené v primárních dokumentech pro odraz v účtech a v nich účetní závěrky.

V účetních registrech se provádí evidence a ekonomické seskupování informací o finanční a ekonomické činnosti organizace. Zaznamenávají informace z primárních dokumentů, zajišťují jejich bezpečnost a zobecňují informace v nich reflektované (obr. 6).

Nejvyšší míru bezpečnosti informací poskytují účetní knihy, jejichž všechny strany jsou očíslovány, svázány a na poslední straně je uveden celkový počet číslovaných stran podepsaný hlavním účetním nebo jinou oprávněnou osobou. Na obálce knihy je pevně stanoven rok jejího objevení, název organizace a syntetický účet. S informacemi obsaženými v knize však může pracovat vždy pouze jeden účetní.

Karty jsou tlusté formy s vytištěnými tabulkami, které jsou určeny k dlouhodobému používání. Nejsou spojeny dohromady a jsou uloženy v kartotéce (speciální krabici). S kartami může pracovat několik účetních současně, ale snadno se ztratí, a proto je nutná registrace karet ve speciální evidenci.

Karty smluv se používají pro účtování v peněžním měřiči úhrad a fondů; zásoby - účtovat o materiálových hodnotách v naturáliích a sumách; multigraf - odrážet jeden fakt ekonomického života v několika jeho dílčích částkách (zaúčtování nákladů na objekt). Volné listy (listy) nemají pevnou vazbu, jsou vyrobeny z volného papíru velkého formátu, jsou uloženy v samostatných složkách. Použití různých typů registrů v účetnictví o hospodářské činnosti organizace upravují ustanovení a pokyny pro vedení účetních procesů a jejich mechanizaci.

Grafy účetních registrů mohou být paralelní, sekvenční a smíšené.

Evidence obchodních transakcí v účetních evidencích, tzv. účetní evidence, se provádí na základě přiřazení účtu ve třetí fázi zpracování dokladů.

Celek, logické souvislosti, způsoby konstrukce účetních registrů určují použitou formu účetnictví ekonomický subjekt. Jednotícími znaky všech forem účetnictví jsou: podvojné účetnictví; chronologické a systematické záznamy současně; počet úrovní zobecnění informací; evidence minulých a očekávaných skutečností ekonomické činnosti.

5. Metody oprav v účetních registrech

V účetních registrech (místních a tranzitních) se mohou vyskytnout chyby. Důvody pro ně mohou být únava a nedbalost pracovníků, porucha zařízení. Oprava chyb v účetní evidenci musí být zdůvodněna a potvrzena podpisem osoby, která opravu provedla, s uvedením data opravy.

Nejběžnější tři speciální způsoby, jak je opravit: metodu opravnou, metodu dodatečného zaúčtování a metodu „červeného obratu“.

1. Opravné platí, když je chyba detekována okamžitě přeškrtnutím jednoho řádku. Psaní nad nebo napravo od správného čísla. Vedle toho je uveden podpis korektora a datum. Může být vystaven účetní výkaz. Opravy v peněžních dokladech nejsou povoleny!

2. Další způsob zapojení platí, pokud je zaúčtování správné a částka je nižší než skutečná částka a odráží se v mnoha registrech. Oprava chyby se provede sestavením účetního výkazu, kde je uveden i účetní zápis rozdílu.

3. Metoda červené strany (storno zápis, zápis červeně) - „záporné zápisy“, „snížení, výběr“. Pokud je zápis nesprávný, opraví se sepsáním stejného zápisu se stejnou částkou - obrácený zápis nebo červený, to znamená, že částka je odečitatelná. Poté je sepsán správný účetní zápis, je vystaven účetní doklad.

Příklad. Došlo k obchodní transakci: na pokladně byly přijaty peníze ve výši 20 000 rublů. z běžného účtu.

1. Účetní provedl chybné zaúčtování Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

Reverzní zápis Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

2. Účetní provedl zaúčtování s chybou ve výši 50 Dt - 51 Kt - 250 000,00

a) Reverzní zápis Dt 50 - Kt 51 - 230000,00

b) Reverzní zápis Dt 50 - Kt 51 - 250 000,00

Správné zapojení Dt 50 - Kt 51 - 20000,00

Červený obrat se používá také při zohlednění úspor.

6. Tok dokumentů

Zpracované účetní doklady jsou uloženy v účetním oddělení po dobu 1 roku, poté jsou archivovány. Účetní doklady musí být v souladu se zákonem „o účetnictví“ archivovány minimálně 5 let.

Stávající schéma workflow zobrazuje pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření, kontroly, zpracování a před přenesením do archivu. Za tok dokumentů se považuje způsob přesouvání dokumentů od okamžiku jejich sepsání do okamžiku jejich archivace. Racionální organizace workflow je jednou z hlavních podmínek správného nastavení účetnictví.

Dokument jako nosič informací působí jako nepostradatelný prvek vnitřní organizace každé instituce, podniku, firmy, zajišťující interakci jejich částí. Informace jsou základem pro přijímání manažerských rozhodnutí, slouží jako doklad o jejich realizaci a zdroj pro zobecnění, jakož i materiál pro referenční a rešeršní práci. Dokumentace je navíc v mnoha případech povinná, předepsaná zákonem a vládními akty, takže je jedním z prostředků posílení právního státu a kontroly. Rychlost rozhodování v konečném důsledku závisí na přehlednosti a efektivitě zpracování a pohybu dokumentů. V racionální organizaci je proto workflow vždy věnována velká pozornost, zejména v účetnictví, kde včasné zpracování finančních dokumentů může vést k negativním ekonomické důsledky. Stanovení jednoho nebo druhého pořadí oběhu dokumentů závisí na povaze a vlastnostech obchodních transakcí a jejich evidenci, jakož i na struktuře podniku a jeho účetním aparátu. Pro každý typ nebo druh dokumentů (požadavky, faktury, faktury atd.) je vytvořeno speciální schéma workflow ve formě plánu toku dokumentů. Tento rozvrh uvádí, kterými instancemi (pracovišti) a v jakém pořadí dokument prochází, a jaké procesy jsou v jednotlivých instancích prováděny pro zpracování dokladu a na něm založené účetní záznamy.

Správně organizovaný workflow musí splňovat dvě hlavní podmínky: Za prvé, pro každý dokument je nastavena nejkratší cesta, tzn. minimální počet jednotlivých instancí (zaměstnání), kterými musí projít bez zbytečných a opakovaných jízd. Za druhé, pro každý dokument je stanovena minimální doba průchodu omezená časovými limity nutnými k provedení práce s dokumentem v jednotlivých instancích (sestavení, provedení, zpracování, evidence atd.).

Harmonogram pracovního postupu může být sestaven ve formě diagramu (schéma 1) nebo seznamu prací na vytváření, ověřování a zpracování dokumentů prováděných každou divizí podniku, institucí, jakož i všemi výkonnými umělci s uvedením jejich vztah a načasování práce.

Pokud je společnost velká, je nutné sestavit plnohodnotný harmonogram workflow (tabulka 2). Pro vypracování harmonogramu se doporučuje vzít za základ „Předpisy o dokladech a pracovním postupu v účetnictví“, schválené Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105.

tabulka 2

S takovým globálním rozvrhem nemá smysl seznamovat všechny zaměstnance. Nejlepší je připravit si výpis z rozpisu pro každou divizi. Musí v něm být uvedeny všechny dokumenty, které se vztahují k oboru činnosti jednotky, a časový rámec, ve kterém musí být předloženy.

V praxi některé firmy používají schéma smíšeného pracovního postupu. To znamená, že vytvoří rozvrh a poté se z něj přenesou výpisy ve formě diagramů a poznámek konstrukční jednotky společnosti.

Kontrolu nad souladem výkonných umělců s harmonogramem pracovního postupu pro podnik, instituci provádí hlavní účetní.

6. Zásoby, jejich druhy a význam

Pojem inventář pochází z latinského slova „inventář“, což znamená „najít“. Jedná se o sladění účetních dat s přítomností účetních objektů ve fyzickém vyjádření přepočítáním, vážením, měřením a ochutnáváním.

V podniku se v určitou dobu provádí inventura, aby se ověřila správnost účetních údajů. Doporučená frekvence inventury je uvedena v tabulce 3.

Tabulka 3

Minimální požadovaná frekvence inventur

Druhy majetku a finančních závazků	Uzávěrka	číslo účetního účtu	Periodicita
dlouhodobý majetek
Kapitálové investice			1x ročně (ale vždy před sestavením roční účetní závěrky)
Nedokončená výroba a polotovary vlastní výroby			1x ročně (ale vždy před sestavením roční účetní závěrky)
Nedokončený generální oprava a odložené výdaje			1x za rok
Mláďata na výkrm, ptáci, králíci, zvířata a včelí rodiny a také pokusná zvířata		1x za čtvrtletí
Hotové výrobky ve skladech			1x za rok
Zboží ve skladech a základnách průmyslového zboží, v knihkupectvích			1x za rok
Zboží ve skladech a sklady potravinářských výrobků			2x ročně
Zboží a obaly v obchodech a jiných podnicích maloobchodní			2x ročně
Ropa a ropné produkty		zboží 41, hotové výrobky 43	1x za měsíc
Drahé kovy a diamanty			2x ročně
Knihovní fondy		způsobem stanoveným ministerstvy a odbory, nejméně však jednou za 5 let
Suroviny a další hmotný majetek			1x za rok
Hotovost, peněžní dokumenty, ceniny a formy přísného hlášení		1x za měsíc
Vypořádání s bankami (na zúčtovacích a jiných účtech, úvěry, prostředky přijaté z rozpočtu atd.		po obdržení bankovních výpisů
Zúčtování plateb do rozpočtu		1x za čtvrtletí
Vypořádání s pobočkami vyčleněnými pro nezávislou bilanci a s vyššími organizacemi		1. dne každého měsíce
Vyrovnání s dlužníky a věřiteli		2x ročně (ale vždy před sestavením roční účetní závěrky)

Existuje několik fází inventarizace:

První etapa je přípravná. Je vydán příkaz k provedení inventury; je jmenována komise; jsou stanoveny termíny a předměty pro inventarizaci; od hmotně odpovědných osob se přebírají příjmy, že majetek převzatý do jejich odpovědnosti byl připsán (nebo odepsán jako náklad), všechny výdajové a příjmové doklady byly předloženy účetnímu oddělení; zůstatky jsou určeny účetními údaji; jsou kontrolovány váhy a další měřicí zařízení; zapečetí se místnost, kde bude inventura prováděna atd.

Druhá fáze je hlavní. Přirozené a listinné ověření. Provádí se počítání, vážení, měření, vyhledávání dokladů potvrzujících účetní údaje o existenci majetkových práv, závazků a rezerv. Jsou vypracovány standardní formuláře inventurních seznamů a inventarizačních úkonů. Ověřování skutečné dostupnosti majetku se provádí za povinné účasti finančně odpovědných osob. Je nepřípustné vyplňovat soupisové úkony ze slov těchto osob. V popisech není dovoleno nechávat prázdné řádky, na posledních stránkách jsou prázdné řádky přeškrtnuté. Inventarizaci podepisují všichni členové inventarizační komise a hmotně odpovědné osoby. Na konci inventarizace vydá tato potvrzení potvrzení o kontrole majetku komisí za jejich přítomnosti, o neexistenci jakýchkoli nároků a přijetí majetku uvedeného v soupisu do úschovy. Při kontrole skutečné disponibility majetku v případě změny hmotně odpovědných osob se zaměstnanec, který majetek převzal, podepisuje v inventuře v příjmu a ten, kdo tento majetek předal - v dodávce. O majetku v úschově, pronajatém nebo přijatém ke zpracování se sepisují samostatné inventury.

Třetí fáze je analytická. Skutečné údaje získané z auditu jsou porovnávány s účetními údaji, jsou identifikovány nesrovnalosti (přebytky, manka, podhodnocení, přecenění) a jsou sestavovány porovnávací výkazy. Používají se následující standardní formy kompletačních výkazů: INV-18 pro dlouhodobý majetek, INV-19 pro skladové položky, INV-20 pro velkoobchod, INV-21 pro maloobchod. V této fázi lze na příkaz vedoucího provádět kontrolní kontroly správnosti inventury. Měly by být provedeny za účasti členů inventarizační komise a hmotně odpovědných osob před otevřením prostor, ve kterých byla inventarizace provedena. Výsledky kontrolních kontrol správnosti inventury se sepisují zákonem (tiskopis INV-24) a zapisují se do účetní knihy kontrolních kontrol správnosti inventury (tiskopis INV-25).

Čtvrtá etapa je konečná. Koná se závěrečné zasedání inventarizační komise, na kterém je podepsán formulář INV-26 „Záznam o výsledcích zjištěných inventarizací“. Na základě toho je vydán příkaz vedoucího ke schválení výsledků inventarizace a přivedení pachatelů k administrativní a finanční odpovědnosti. Provádějí se účetní zápisy. Žádosti se podávají vyšetřujícím orgánům a žaloby soudním orgánům.

Nesoulad mezi skutečnou dostupností majetku a účetními údaji zjištěnými při inventarizaci by se měl promítnout do příslušných účtů. Přebytečný majetek je zaúčtován v tržní hodnotě k datu inventarizace. Nedostatek majetku a jeho poškození v mezích norem přirozené ztráty je připisováno výrobním nákladům nebo oběhu (účty nákladů) a nad rámec norem - na úkor pachatelů. Pokud nejsou pachatelé zjištěni nebo po nich soud odmítl vymáhat náhradu škody, jsou ztráty z nedostatku majetku a jeho poškození odepsány do hospodářského výsledku.

Aby byla zajištěna legitimita a spolehlivost výsledků inventarizace, měla by být přijata opatření k dodržení pravidel pro zpracování dokumentů a postupů pro provádění inventury.

Tabulka 4

Chyby v inventarizaci a jejich důsledky.

	Seznam porušení	Možné následky
	Složení inventarizační komise neschvaluje přednosta	Není důvod dělat inventuru
	Při inventarizaci byla doložena nepřítomnost alespoň jednoho z členů komise
	Objednávka neuvádí termín inventury	Není důvod zahájit inventuru
	Během přestávek v práci komise není cizím osobám odepřen přístup do prostor, kde jsou uloženy inventární záznamy	Provádění oprav, které zkreslují výsledky inventury
	Není-li možné zastavit hospodářskou činnost, příjmové a výdajové doklady předseda inventarizační komise neschvaluje	Je možné vystavit dříve nevydané účtenky a výdejky
	Od finančně odpovědných osob nebyly převzaty účtenky, že všechny příchozí a odchozí doklady byly předány do účtárny	Pokud jsou zjištěna porušení, lze předložit příjmové a výdajové doklady vystavené během inventarizačního období.
	Účetní data se porovnávají se skutečnou dostupností a ne naopak. (Ideální je sestavit inventární seznamy ručně ručně až poté)	Existuje možnost zkreslení skutečných údajů v souladu s účetními údaji
	Inventární seznam je sestaven v jednom exempláři	Výsledky inventáře jsou neplatné
	Na každé stránce musí být ověřeny součty - počet slovně, počet čísel a množství věcných hodnot, jakož i součet ve fyzickém vyjádření, i když byl výpočet proveden v peněžním vyjádření	Možnost neoprávněných oprav
	Na každé stránce není položka „Ceny, součty zkontrolovány“ a podpis finančně odpovědné osoby	Inventární seznam není dokladem, na jehož základě lze uplatňovat nároky vůči finančně odpovědným osobám
	Chyby a opravy nepodepisují ani neosvědčují členové komise	Opravy jsou považovány za neplatné
	Inventární seznam po schválení výsledků obsahuje prázdné řádky. (Všechny je třeba přeškrtnout)	Je možné zadat další údaje
	Na poslední straně inventárního soupisu není uveden podpis finančně odpovědné osoby, že nemá vůči členům komise žádné nároky a potvrzení, jakož i to, že přebírá majetek uvedený v soupisu do úschovy.	Nedostatek důvodů pro uplatnění nároků vůči finančně odpovědné osobě v případě manka

Inventarizační komise neodpovídá za nesprávnost údajů poskytnutých jinými organizacemi a použitých pro účely sestavení inventurních aktů o materiálových hodnotách, za jejichž bezpečnost v době inventarizace neodpovídají zaměstnanci organizace.

Každá osoba v roli kupujícího se alespoň jednou setkala se soupisem zboží. Například když je v pracovní době uzavřeno oddělení nebo celá prodejna s nápisem "Účetnictví". Jeho účelem je najít nesrovnalosti ve skutečné dostupnosti zboží s údaji, které jsou v účetním systému organizace. Aby nedošlo k zastavení prodeje, mnoho obchodů zařizuje provedení inventury a zpracování jejích výsledků o víkendech nebo i v noci.

V tomto článku si celý proces krok za krokem rozebereme. A v naší službě si můžete stáhnout všechny dokumenty, které k tomu potřebujete: formuláře a vzory inventurní objednávky, inventuru zboží, porovnávací list, odpis a vše ostatní. A v MySkladu si můžete udělat inventuru online. Máme pro vás video návod, jak na to. Zaregistrujte se a vyzkoušejte nyní: je to zdarma.

Kde tedy začít? Musíte být připraveni na to, že budete muset vynaložit další zdroje - čas a peníze. Patří sem: odklon zaměstnanců prodejny od jejich hlavních povinností a příplatky personálu za práci přesčas, ušlý zisk ze zastavení prodeje po dobu inventury. Pokud společnost tvoří jedna osoba a touto osobou jste vy, budete muset při auditu vykonávat více funkcí současně: ředitel, finančně odpovědná osoba a účetní. Proto je důležité, aby každý podnikatel věděl, jak správně provést inventuru a formalizovat její výsledky.

Načasování inventury

Načasování inventury v Ruské federaci je stanoveno příslušnými předpisy o účetnictví a výkaznictví. Je tedy nutné provést audit:

• při převodu majetku organizace k pronájmu, odkupu, prodeji;
• před sestavením roční účetní závěrky;
• při změně finančně odpovědných osob (v den převzetí a předání případů);
• při zjišťování skutkového stavu krádeže a poškození cenných věcí;
• v případě přírodních katastrof, požárů, nehod nebo jiných mimořádných událostí způsobených extrémními podmínkami;
• při likvidaci (reorganizaci) organizace.

V obchodě a ve skladu se zpravidla každý měsíc provádí inventura - pro kontrolu práce personálu a stavu účtování zboží jako celku. Tento postup je nezbytný nejen proto, že je povinný. Pomocí takového mechanismu pro sledování práce vaší společnosti budete schopni vyhodnotit kvalitu práce zaměstnanců, včas identifikovat vadné zboží a odstranit ze sortimentu to, co není z nějakého důvodu na prodej.

Postup při provádění inventury

V rámci inventury na prodejně a ve skladu je totiž potřeba spočítat a vyhodnotit zboží na skladě, vyplnit inventurní soupis, v případě jakýchkoliv problémů - kvalita nebo nedostatek zásob - vypracovat příslušné akty a poté převést sestavenou inventuru a úkony v účetnictví. Tam bude na jejich základě vypracován porovnávací list, který odráží výsledky inventury pro každý produkt. V posledním kroku je sepsán výsledkový výkaz obsahující zobecněné výsledky, je vydán příkaz (pokyn) ke schválení výsledků inventarizace, jsou provedeny změny v účetnictví, je rozhodnuto o vymáhání škody po hmotně odpovědných osobách.

Proces je poměrně komplikovaný, zejména pro začátečníky, proto jsme vyvinuli tabulku, která vám to jasně napoví jak provést inventuru.

Etapa	Akce	dokument (formulář)
Příprava na inventarizaci a inkaso provize	Ředitel vydá příkaz a vytvoří komisi, její součástí je hmotně odpovědná osoba a případně účetní. Pokud ne, tak jedině on sám, ale v různých funkčních rolích.	Inventarizace zboží pomocí speciálních programů a služeb Již jsme si řekli výše, že systém automatizace účetnictví značně zjednodušuje inventarizaci. Vždy víte, kolik produktu by mělo být v obchodě nebo skladu. Při zadávání skutečných dat můžete rychle vidět sbližování ukazatelů, manka a přebytky, a to jak v kusech, tak v penězích. S pomocí cloudové služby pro správu obchodu MySklad inventář zboží se stává jednoduchým a rychlým úkolem. Ručně nebo pomocí čtečky čárových kódů můžete vyplnit formulář INV-3 dle aktuální dostupnosti a tento inventář vytisknout pro předání do účtárny. Navíc v naší službě můžete zdarma vést evidenci zásob, evidovat příjem a spotřebu zboží a tisknout doklady potřebné k obchodování. Pokud se rozhodnete pro automatizaci účetnictví ve vaší obchodní organizaci, MoySklad bude ideálním řešením, ať už provozujete jakýkoli druh podnikání: velkoobchod, maloobchod nebo internetový obchod.