Головна Дебетові карти Складський облік: основи організації складського обліку у магазині. Організація роботи складу. Опис BPMN схеми додаються Які документи використовуються на складі

Складський облік: основи організації складського обліку у магазині. Організація роботи складу. Опис BPMN схеми додаються Які документи використовуються на складі

Незалежно від типу діяльності та виду вироблених товарів, керівництво будь-якої компанії стикається з правильним устроєм господарства. Тому вкрай важливо знати правила ведення та організації складського обліку матеріалів на підприємстві, оскільки це дозволить точно контролювати товарне пересування і завжди знати будь-які зміни. Правильний підхід до вирішення цього питання допоможе запобігти грошовим втратам і навіть примножити прибуток. Більше того, це благотворно впливає на конкурентоспроможність та залучає нових партнерів чи інвесторів.

Визначення

Цей термін необхідний уточнення постійного та кількісного обліку, здійснюваного у приміщеннях, створених для зберігання товарів. Для реалізації залучаються особливі облікові карти, які затверджені законом РФ і дозволяють вільно фіксувати різні матеріали в коморі. Їх заповненням займається МОЛ (завідувач або комірник), що підписується укладений договір про працевлаштування. У цьому контракті одночасно вказуються обсяги виконуваної роботи та рівень відповідальності, який накладається на працівника при появі втрат об'єктів, що зберігаються.

Законодавчі акти

Основним документом, регулюючим це, є розпорядження Міністерства фінансів РФ від 09.06.2001 №44н. Проте кредитні та бюджетні фірми не поповнюють перелік тих, хто йому підпорядковується. Грунтуючись на цьому акті, проводити облік складів може лише спеціально призначене матеріально відповідальне фізична особа. Ця постанова додатково вносить уточнення до переліку цінностей, що належать до МПЗ та потребують зберігання.

Важливі визначення

Облік складських операцій: що це таке, як його вести, які у нього нюанси, вимоги, регулюючі фактори та особливості? Це далеко не повний список питань, які необхідно знати будь-якій фірмі, яка планує здійснювати успішну діяльність на сучасному ринку. Але перед тим як розібрати такі моменти, необхідно усвідомити такі терміни, що є основою цієї галузі:

Склад – це приміщення, створене та експлуатоване для тимчасового або постійного зберігання МПЗ та їх підготовки до подальшого застосування у промислових цілях чи відправлення замовнику.
Матеріально-виробничі запаси – це цінні об'єкти, які вважаються такими на підставі пункту 2 ПБО 5/01.

Як МПЗ можуть виступати:

Предмети, сировину чи напівфабрикати, що виконують роль базису до створення реалізованих товарів чи інших напрямів компанії.
Цінності, готові до збуту.
Фінансові ресурси, використовувані підтримки побутових і управлінських потреб підприємства.

МПЗ не вважаються:

Активи, призначені для застосування на тривалому терміні(Вони розцінюються як основний засіб)».
Незавершені товари.

Для чого це потрібно

Організація складського обліку товарно- матеріальних цінностейпотрібна для контролювання таких параметрів:

Залишковий обсяг та номенклатура продуктів, що знаходяться у коморі або в торговому залі.
Показник продажів.
Термін зберігання.
Розрахункові періоди.
Груповий обіг товару.

Крім цього, облік дозволяє запобігти втратам, збиткам і псуванню майна. Будь-які фінансові вкладення, Витрачені створення автоматизованих систем, окупаються вже у перші дні застосування.

Організація

Грамотні організаційні заходи – це запорука успішної діяльності будь-якого підприємства. Для довготривалої стабільності та ефективності роботи використовуються партійні та сортові облікові системи. Сьогодні існує кілька способів створення максимально зручних умов для зберігання, завдяки чому вдається заощадити час та підвищити продуктивність.

Використання карток

Якщо основу обліку складів становлять оборотні відомості, то одночасно залучаються дві вищезгадані стратегії. Перша має на увазі під собою застосування картки, що відкривається на будь-який різновид ТМЦ. Вона відображає кількісно-сумову інформацію, де заповнюється найменування первинної облікової документації. Застосування карток також необхідне зазначення залишків перше число і оборотний місячний розрахунок. Це дає можливість скласти відомості з обігу та звірити карткові дані про те, що надає бухгалтерія.

Сальдова перевірка

Її відмінністю є відсутність необхідності залучення бухгалтерів і складання оборотних паперів. Вона реалізується в розрізі суброзрахунків, товарних груп та балансних рахунків, що застосовуються у грошовому еквіваленті. Усі маніпуляції здійснюються МОЛ, що заповнює облікову книгу чи журнал. Бух. відділ відповідає за прийом первинної документації та зіставлення отриманих відомостей.

Партійна

Її відмінність – це відокремлене зберігання кожної партії, що має власну картку у 2 екземплярах. Одна з них надсилається в бухгалтерію, а друга залишається в коморі і розцінюється як регістр, що враховує. Заповнюючи цей акт, працівник зобов'язаний вказати дату та час, його номер, тип перевезення, реквізити постачальника, ім'я товару, місце відправлення, вагу та сорт. При витраті всіх партійних запасів завідувач та товарознавець залишають особисті підписи на картці та відправляють її бухгалтеру для подальшої перевірки. Якщо буде виявлено недостачу, вона спишеться на витрати звернення (тільки якщо її показник не перевищив норму припустимого зменшення).

Де використовуються складські приміщення

Склад необхідний зберігання та реалізації підготовчих заходів для відправлення у виробничий цикл чи споживчому збуту. Як правило, він використовується для заощадження протягом певного часу:

Товар для продажу.
Готові продукти, призначення яких ще встановлено.
Виробнича сировина.
Запасні деталі, що використовуються для ремонту або інших цілей.
Спецодяг чи форма.

Різновиди складів

Сьогодні виділяють 3 основні типи складського господарства. Перший ґрунтується на функціонуванні:

Матеріальні – необхідні збереження цінностей, які застосовуються для промислового процесу.
Внутрішньовиробничі – позацехові і внутрішньоцехові, у яких зберігаються активи, необхідні підтримки стабільного функціонування підприємства.

Виходячи з виду ресурсів, що зберігаються, вони бувають наступних типів:

Універсальні – актуальні практично всім МПЗ.
Вузконаправлені – «заточені» під певні об'єкти.

Остання класифікація заснована на місці розташування:

Централізовані.
«Проміжні» – комори розміщуються біля підприємства.

Хто відповідає

Обов'язковий робочий штат включає такі кваліфіковані спеціальності:

Завідувач – відповідає за організацію процесу серед підлеглих, відповідає за цілісність матеріальних цінностей.
Комірник - враховує наявні продукти.
Вантажники – переміщують МПЗ у межах комори, підприємства чи завантажують у транспортний засіб.
Молодший робочий персонал – підтримує чистоту території та відповідність гігієнічним нормам.

Нюанси зберігання

Для забезпечення стабільності та правильності роботи необхідно враховувати безліч важливих моментів, серед яких:

Обов'язкове наявність пристроїв зберігання МПЗ.
Збереження всіх типів, марок, сортів та партій здійснюється в відокремлених осередках.
Залучення вимірювальних приладів.
Закладка активів зберігання з одного боку, а випуску – з протилежної.
Раціональні розподільники вільної площі.
Інноваційна автоматизація робіт та процесів, що здійснюються на складському приміщенні.
Однорідні активи видаються у певній послідовності («старі» отримують першочергово).

Як вести

Виділити єдиний та універсальний спосіб практично неможливо. Це залежить від обсягу номенклатури та асортименту товарів. Сьогодні застосовуються такі методики:

Номенклатурна – передбачає розподіл на групи (вся продукція має індивідуальну картку). Підходить для невеликого асортименту.
Сортова – проводиться групове та підгрупове об'єднання, враховуючи окремі товарні позиції.
Партійна – одночасно може бути як головним, і допоміжним методом. Відрізняється зручністю у проведенні розрахунків із постачальниками.
Партійно-сортова – прийняті товари враховуються попартійно, після чого всі постачання поділяються сортовими методами.

Базові складські маніпуляції у магазині

Головні процеси, що проводяться в компанії, включають:

Товарне оприбуткування від постачальників із подальшим перерахунком.
Перевірка супровідного документообігу.
Введення даних у встановлені форми (на папері або за допомогою комп'ютерних технологій).
Відправлення продукції до торгового залу або одразу замовнику.
Введення відомостей про відвантажений товар у спеціальну форму.
Інвентаризація.
Постановка бухгалтерії до відома у разі змін.
Проведення списання при підтвердженні псування чи недостачі.
Внесення корективів до товарних параметрів.

Необхідні документи

Усі маніпуляції, які у комор з МПЗ, повинні чітко відображатися у відповідних відомостях. Первинна документація потрібна на підтвердження всіх процедур, що проводяться з активами. Вона регулюється законом РФ і при неправильному заповненні призводить до серйозних наслідків.

Документи, що застосовуються під час прийому товару

Перелік документації:

накладна від постачальника;
М-4. Прибутковий складський ордер;
товарно-транспортна накладна;
М-7. Акт приймання продукції;
прибуткова накладна;
Торг-1. Акт приймання матеріалів;
Торг-2. Акт про розбіжність за якістю та кількістю при прийманні ТМЦ.

Документи, що застосовуються при зберіганні, транспортуванні та відпуску продукції

Перелік паперів:

Торг-11. Товарний ярлик;
М-17. Картка обліку матеріалів;
М-11. Вимога-накладна;
Торг-13. Документ на внутрішній рух та передачу товарів;
М-15. Папери на відпуск матеріалів;
Торг-12. Товарна накладна;
Торг-16. Списання продукції.

Послідовність складського обліку у магазині: як правильно організувати виробництво

Будь-яка фірма зацікавлена у просуванні своєї діяльності над ринком. Щоб уникнути фінансових втрат, рекомендується дотримуватись наступного алгоритму дій:

Постачальник доставляє продукцію разом із усією необхідною документацією.
Перевірка ТСД та порівняння фактичних даних із написаною на папері інформацією.
Заповнення журналу реєстрації.
Відправлення товару на склад та підготовка прибуткової накладної.
Оформлення внутрішньої документації ТОРГ-12 (при транспортуванні з комори).
Створення касового ордера.
Роздрукування інвентаризаційних відомостей та ревізія.

Актуальність складської автоматизації

Технологічний процес дозволяє значно прискорити сучасне виробництво та полегшити людську працю. Впровадження автоматизованих систем дає можливість не тільки помітно скоротити час на підготовку та заповнення документації, але й контролювати всі операції, що проводяться у віддаленому режимі через інтернет. За допомогою автоматизації можна проводити аналіз залишків, розподіляти об'єкти по зонах зберігання, керувати резервуванням, полегшити інвентаризацію та сильно збільшити ефективну площу приміщення. Компанія "Клеверенс" протягом багатьох років займається успішною реалізацією високоякісної продукції, яка зможе забезпечити тривалий термін служби обладнання за допомогою сучасного програмного забезпечення.

Відповідальність

МПЗ – це вагома частка активів фірми, тому уповноважені особи обов'язково відповідальні виникнення проблем чи порушень. Ці нюанси завжди вказані у договорі про працевлаштування, що укладається із співробітниками. Основними регулюючими статтями виступають номери 120 НК, 232, 241 та 243 ТК РФ.

Застосування журналів при сортовому огляді

Впровадження в робочий процес цього методу передбачає відкриття комірником однієї або декількох сторінок у товарному журналі на всі сорти та назви продуктів. Їхня кількість залежить від операційного обсягу. Заголовок такої карти містить артикул, ім'я, сорт та інші відомості, що виконують роль відмінних рис. Вільне на папері місце заповнюється інформацією про прихід, витрати та залишки. Законодавство РФ дозволяє використовувати кілька журнальних форм, тому можна підібрати оптимальний собі варіант.

Як проводиться уцінка ТМЦ

Навіть знаючи, як вести облік матеріалів на складі, не вдасться запобігти зниженню вартості. Щоб правильно її оформити, потрібно заповнити відповідний акт, який оформляється у двох примірниках (перший прямує бухгалтерам, а другий – завідувачу). Його пописує лише відповідальна особа, яка представляє комісію. В окремих випадках допускається прикріплення одного екземпляра до товарної накладної.

Системи управління

Для покращення роботи компанії керівництво залучає спеціальну програму. Вона буває декількох видів і структур, але має подібні функції. Серед них:

Розподіл матеріалів по осередках зберігання, партіям та МОЛ.
Динамічний перерахунок залишкової продукції.
Контролює вантаж при його транспортуванні.
Залучення кількох методів формування товарних цін.
Інвентаризація з подальшим створенням звітів.
Підготовка прибутково-складських ордерів.
Товарна переоцінка.

Основи складського обліку та діловодства: актуальні програми

Незважаючи на існування безлічі різних програмних забезпеченьНайбільшою популярністю користується однойменна «1С». Цей софт дозволяє одночасно захопити не один напрямок господарської діяльностіорганізації. Це контроль за продажними правилами, ресурсами, фінансовими коштами, закупівлею та доставкою. Головними перевагами «2С» можна сміливо назвати простоту в експлуатації, ідеальну відповідність законам Росії та можливість вносити корективи з урахуванням індивідуальних вимог.

Висновок

Організація стабільної та ефективної роботи на будь-якому підприємстві – це копітка праця, яка потребує відповідального підходу з боку керівництва та робочого персоналу. Однак правильне ведення документації та вивчення всіх виробничих нюансів дозволить значно полегшити ці процеси та примножити прибуток. Однією з основних складових діяльності фірми є розуміння, як вести облік ТМЦ складі. Ці знання допоможуть збільшити якість сервісу, прискорити доставку та підвищити показник продажу. Будь-яка організація, зацікавлена в особистісному розвитку та збільшення своєї конкурентоспроможності, має володіти навичками облікових маніпуляцій.

Кількість показів: 7329

Пропонована нами програма дозволяє проводити облік продажу товарів із мінімальними витратами. Наш додаток допомагає автоматизувати та оптимізувати процес обліку складських та торгових операцій, суттєво заощаджуючи як фінансові засоби, і трудовитрати персоналу. Досягти такого результату дозволяє зручний інтерфейс програми.

Програма з управління товарами на складі та торгівлі містить у собі такі модулі:

складський облік (прийом, відвантаження продукції, облік різних товарів, інвентаризація, внутрішнє переміщення);
роздрібна торгівля(Розрахунок здачі, контроль продажу, облік ТМЦ, сканер штрих-коду, друк будь-яких етикеток);
оптові продажі (статуси, виставлення рахунків на послуги, резервування товарів, друк рахунків, накладних, договорів та актів);
інтеграція з усім необхідним обладнанням (сканером штрих-кодів, принтером етикеток);
друк документів (про продаж, відвантаження зі складу тощо);
аналітичні звіти;
розмежування доступу між користувачами та відділами;
налаштування під завдання замовника.

Переваги сервісу МійСклад

За допомогою нашої програми ви зможете віддалено здійснювати облік товару, що реалізується. Програма може працювати з будь-якого портативного пристрою (нетбука, планшета, телефону), що має доступ до Інтернету. Використовувати сервіс можна за невелику абонентську плату, яка включає підтримку користувачів.

З нашою програмою складського обліку залишків товару та інших операцій стало справді зручніше!

Унікальна безкоштовна програма обліку товарів на складі підтримує сканер штрих-кодів. За допомогою даного сервісу можна швидко та просто обробити великий обсяг поточної інформації, а саме:

реєструвати надходження товарів;
контролювати продаж, повернення та залишки;
проводити планові та позапланові інвентаризації товарів;
друкувати накладні.

Щоб почати користуватися, вам необхідно завантажити програму обліку залишків безкоштовно.

Система обліку руху товарів та послуг

За допомогою сервісу МійСклад ви зможете автоматизувати та суттєво спростити процес управління товаром. Користуючись нашою програмою, ви оціните всі переваги програми для обліку продукції, яка ідеально підходить для будь-яких видів продажу. Наш сервіс полегшить рутинний облік продажу товарів та послуг.

Усі модулі (особливо облік продукції та послуг, створення документів та відправка накладних) мають високий ступінь конфіденційності та надійно захищені від злому, оскільки для передачі даних використовуються зашифровані канали.

Правильно поставлений складський облік та документообіг складу дозволяє ефективно вести бізнес у сучасних умовах. Майже будь-яка торгова або виробнича організація має склад - з великими або малими площами, з широким або мінімальним асортиментом товарів, сировини або матеріалів, що розміщуються там. У всіх випадках, незалежно від масштабів підприємства, необхідний ефективний облік складських активів - розглянемо, що він є і якими засобами можна здійснити.

Складський облік: що це таке і навіщо він потрібний

Складський облік - сукупність процедур, вкладених у документування різних складських операцій. До основних відносяться:

прийом товару (сировини, матеріалу) від постачальника;
розміщення товару;
переміщення товару між складами (та іншими суміжними підрозділами);
відпустку товару зі складу у тих чи інших цілях (на відвантаження, у виробництво).

Ці операції можуть бути по-різному деталізовані. Наприклад, прийом товару, як правило, включає:

оприбуткування товару (сировини, матеріалу) від постачальника;
прийняття товару до обліку;
перевірку товару щодо відповідності фактичних характеристик поставки тим, що заявлені у супровідній документації.

Відео - складський облік та товарорух у сервісі SUBTOTAL (ПОСИЛКА):

Завдяки обліку складських операцій суб'єкт господарювання отримує можливість:

Здійснювати контроль:

над поточними товарними залишками (знаючи, що, де й у кількості лежить);
над значущими споживчими статусами товару (наприклад, термінами його придатності);
над переміщенням товарів на склад, у рамках складу, між складом та іншими підрозділами (знаючи, що, куди та в якій кількості прийнято чи відпущено).

Оптимізувати(з використанням даних, які відображені в обліковій документації щодо таких операцій):

комплектність запасів на складах, у торговому залі (з виробництва);
обсяги продажу;
схеми організації зберігання товарів;
процедури взаємодії із постачальниками;
оборотність товарів.

Також облік сприяє збільшенню прозорості операцій - з точки зору їх пристосованості до контролю на предмет несанкціонованих дій працівників, виявлення та коригування помилок, що допускаються ними.

Складський облік може бути:

номенклатурним(Коли об'єктом обліку є окремо взята товарна позиція);
сортовим(коли додатковими об'єктами обліку стають різні категорії («сорти»), в які можуть бути об'єднані товари різних позицій;
партійним(коли в облік вводяться ще масштабніші одиниці («партії»), які об'єднують у собі кілька категорій товарів).

Безумовно, зазначені варіанти обліку можуть застосовуватися по черзі залежно від конкретної ділянки керування складом (і таким чином доповнювати один одного). Для малого підприємства характерні ділянки із переважно номенклатурним обліком. Чим більший бізнес, тим більше з'являється дільниць із сортовим та партійним обліком.

Відео - особливості ведення та організації складського обліку на підприємстві:

Незалежно від типу обліку на підприємствах застосовують уніфіковані форми документації складських операцій. Їх застосування зумовлене як вирішенням зазначених вище завдань, пов'язані з контролем і оптимізацією складу, але й вимогами у частині бухобліку (який зобов'язані вести все суб'єкти господарювання у статусі юридичних осіб).

Документація на складі

Переліки складських документів, які використовуються російськими підприємствами, переважно уніфіковані. Це зумовлено тим, що більшість із таких форм мають відповідати вимогам Закону № 402-ФЗ про бухоблік (ПОСИЛКА). Уніфіковані саме відповідають, і немає необхідності шукати їм альтернативу.

Можна зазначити, кожен складський документ (група однотипних документів), зазвичай, належить до певної складської операції (чи послідовності операцій). Так, на російських складах використовуються:

При документуванні прийому товару:

накладна від постачальника (на її основі припадає товар);
прибуткова накладна - оформлювана самим господарюючим суб'єктом (використовується для постановки товару, що надійшов на облік);
товарно-транспортна накладна - складена за уніфікованою формою №1-Т(використовується для документування прийому-передачі товару, який доставлений на тому чи іншому транспортному засобі);
прибутковий ордер за формою М-4(використовується для обліку товарів, що надійшли безпосередньо на склад та оформляється, як правило, на підставі накладних);
акт про приймання матеріалів за формою М-7(використовується при розбіжностях за фактичними та заявленими характеристиками поставки);
акт про приймання за формою ТОРГ-1(використовується після повної перевірки заявлених характеристик постачання та посвідчення її відповідності фактичною);
акт про розбіжності за формою ТОРГ-2(Використовується, якщо розбіжності все-таки були).

При документуванні розміщення товару:

товарний ярлик за формою ТОРГ-11(Відображає основні характеристики товару та його кількість, необхідний при складанні інвентаризаційних описів);
картка обліку матеріалів за формою М-17(застосовується для обліку надходження та вибуття матеріалів щодо місця їх розміщення).

При документуванні переміщення товару:

накладна за формою М-11(використовується при документуванні переміщення товарів у межах різних підрозділів організації);
накладна за формою ТОРГ-13(використовується при переміщенні товарів між вищою та головними структурами холдингу або іншої корпоративної структури підпорядкування одного господарюючого суб'єкта іншому).

При документуванні відпустки товару зі складу:

накладна за формою М-15(Використовується при відправленні товарів в іншу організацію або при здійсненні їх продажу);
накладна за формою ТОРГ-12(Використовується при продажу товарів безпосередньо зі складу);
акт про списання формою ТОРГ-16(застосовується, якщо товар втрачає споживчі якості та підлягає списанню).

Приклад практичного сценарію застосування зазначеної документації:

Експедитор, який доставив товар від постачальника, віддає людині, що працює на прийманні в організації, що приймає, товаропровідні документи.

Людина від приймаючої організації дивиться ці документи, оформляє необхідні накладні, реєструє в установленому порядку.

Товари переміщуються складу, ними оформляється прибуткова накладна.

Щодо розміщених товарів періодично провадиться інвентаризація - силами інвентаризаційної комісії (що використовує різні описи).

Товари переміщуються зі складу у виробництво – і це засвідчується накладний ТОРГ-12.

Зазначені вище основні (безумовно, наведений вище перелік - не вичерпний) документи, в такий спосіб, відбивають факт здійснення тих чи інших операцій із товаром у межах його руху складі (і щодо складу). Здійснює ці події, зрозуміло, людина (чи машина, якщо склад роботизований - але програмується вона до того теж людиною, і він забезпечує відтворення машиною типових дій людей). Ці дії (як і процедури їхнього документування) займають певний час і вимагають певних трудових вкладень.

Відео - як індивідуальному підприємцювести складський облік у сервісі Моя справа (ПОСИЛКА):

Відповідно, на користь господарюючого суб'єкта - звести до мінімуму тимчасові та трудові витрати, пов'язані:

із здійсненням самих операцій із товарами у межах складу;
з документуванням даних операцій на різних облікових документах (як і практичного використання таких документів згодом).

Вирішенню двох зазначених завдань сприяє автоматизація складського обліку. Тобто - застосування програм, які:

прискорюють та оптимізують процедуру заповнення та використання облікових документів;
визначають (сприяють визначенню) найкращих алгоритмів здійснення складських операцій (яким згодом рекомендується або наказується слідувати працівникам складу).

Очевидно, що більше підприємство, то більш затребуваною там буде оптимізація – за двома зазначеними напрямками як мінімум. І, відповідно, автоматизація за допомогою спеціальних комп'ютерних програм.

Таких російському (як і світовому) ринку - дуже багато. Спробуємо виділити ключові критерії, куди можна орієнтуватися під час виборів подібних рішень.

Як вибрати програмне забезпечення для автоматизації складського обліку

До базових критеріїв можна віднести:

Безумовно, як такі функціональні можливості.

Основні можливості, які від сучасної програми для складської автоматизації чекає на споживач:

пристосованість до автоматичного заповнення уніфікованих бланків та інших облікових форм (як варіант, на підставі раніше сформованих документів, даних бухобліку, автоматизованих засобів моніторингу руху товару – штрих-кодів, RFID-міток);
пристосованість до швидкого розвантаження складських документів у поширених файлових форматах - наприклад, Excel;
сумісність із зовнішніми обліковими модулями (наприклад, програмами лінійки 1С);
наявність можливості швидко розсилати документи за адресатами (як усередині компанії, так і за її межами);
наявність засобів контролю за різними статусами товару («отриманий», «відправлений»), його кількісними характеристиками («багато», «мало», «закінчився»), споживчими властивостями («термін придатності закінчується»);
можливість швидкого пошуку потрібних даних щодо постачальника;
можливість швидкого пошуку потрібних даних щодо товарної позиції, «сорту», «партії»;
пристосованість до віддаленого управління через Інтернет;
пристосованість до розрахунку алгоритмів, на підставі яких проводитимуться складські операції;
пристосованість до планування закупівель (відпустки), мінімізації затоварювання;
збір статистики за складськими операціями, їх аналіз;
наявність інструментарію для автоматизації;
наявність системи моніторингу помилок (у разі заповнення документів);
пристосованість до відстеження фізичного переміщення товару (за наявності технічних засобівідентифікації).

Галузеву специфікацію.

Є складські рішення, найкраще пристосовані до роздробу. Є – промислові. Є – ті, які розроблені спеціально для логістичних організацій, у яких склади – основний тип інфраструктури. Теоретично можна знайти універсальний продукт - але що більше організація, то більше її бізнес-процеси прив'язані до галузевої специфіки складських операцій. І тим більшою в загальному випадку буде потреба в рішеннях, які найкраще пристосовані до певного сегменту. економічної діяльності.

Пристосованість до інтеграціїскладської програми з іншими засобами автоматизації управління підприємством

Цілком очевидно, що автоматизація складу тим паче ефективна, що глибше в інфраструктурі підприємства впроваджено різні супутні програмно-апаратні засоби автоматизації обліку операцій - сканери, ТСД, мітки. Також відіграє те, наскільки складська програма пристосована до інтеграції з такими засобами.

Спеціалізовані багатофункціональні програмні продукти, призначені для вирішення основних завдань, характерних для управління складом, утворюють окрему категорію рішень - (Warehouse Management System, тобто, програмних продуктів, що є системами управління складом). Вони зазначений функціонал, галузева специфікація і пристосованість до інтеграції реалізовані повною мірою.

Що слід додатково врахувати під час організації складського обліку

При практичному впровадженні програм автоматизації складського обліку (і подальшому їх застосуванні) має сенс звернути на такі нюанси, що характеризують цю сферу управління підприємством:

Використання складського ПЗ (і супутніх рішень для автоматизації) вимагає певної кваліфікації від працівників.

Необхідно, таким чином, забезпечити завчасне їхнє навчання навичкам роботи з ПЗ - і найкраще безпосередньо на території підприємства (щоб показати співробітникам наочно роботу програми у співвіднесенні зі знайомими їм складськими операціями).

Впровадженню складського ПЗ має передувати достатньою мірою тривале його тестування - причому, в реальних умовах (знову ж таки, у прив'язці до фактично здійснюваних складських операцій).

Якщо на підприємстві традиційно застосовувався паперовий складський облік (або комп'ютерний, але не автоматизований), то спочатку паперові операції зі складського обліку будуть вестися паралельно з електронними - при тому, що другі не матимуть юридичної сили (оскільки можуть супроводжуватися складанням документації з помилками) . А якщо не застосовувався (взагалі немає досвіду його ведення) – то виробничі процедури має сенс тимчасово відкласти, доки програма не буде протестована (виняток – якщо помилки через специфіку виробництва не критичні, і внаслідок їх здійснення у контрагентів не буде претензій).

У штаті підприємства (або на найближчому аутсорсі) має бути людина, яка винятково якісно розуміється на «глибоких» налаштуваннях складської програми - і готова оперативно відреагувати на ситуацію, якщо вона «заглючить» або запрацює непередбачуваним чином.

При збоях у складській програмі так чи інакше доведеться припиняти виробництво. Найкраще, якщо пауза буде мінімальною – але для цього потрібні люди повинні приступати до роботи швидко.

Для ІП без найманих працівників, які продають товари власного виробництва, а також надають послуги (що виконують роботи) передбачено з урахуванням поправок до Закону 54-ФЗ.

Раніше що слід робити, якщо виявлено пересортицю під час інвентаризації.

З чим пов'язана поява помилки ФН 235 на касах АТОЛ і що робити у такій ситуації.

Відео - складський облік в 1С:

Від того, наскільки правильною є, залежить ефективність діяльності підприємства. Цехи повинні вчасно забезпечуватись сировиною та комплектуючими, готова продукція має відвантажуватись у строк. Дані складського облікудозволяють оцінити наявність та характер переміщення матеріальних цінностей. Узагальнення інформації може здійснюватися у різний спосіб. Вибір тієї чи іншої методу залежить від специфіки діяльності підприємства, його фінансової політики. Останнім часом досить популярні різноманітні програми, що дозволяють здійснювати складський облік у автоматизованому режимі.

Методи

Ведення складського облікуможе здійснюватися двома способами: за партіями та за сортами виробів. Від обраного методу залежатиме порядок складання документації. При цьому незалежно від способу здійснюється в натуральних одиницях. Як первинна документація виступають прибутково-витратні ордери.

Специфіка

Складський облік може здійснюватися за найменуванням товарів. Кожна партія, яка надходить на підприємство, додається до існуючого сорту продукції. Кожна особа, яка несе матеріальну відповідальність, має журнал ( книга) складського обліку. Якщо підприємстві використовується другий метод, кожна партія розміщується окремо від товарів, отриманих раніше. На неї заводиться спеціальна мапа.

Нюанси

Всю первинну документацію, пов'язану з переміщенням товарних цінностей, приймає Бухгалтерія. Складський облікздійснюється у розрізі кожної ділянки зберігання та за найменуваннями (номенклатурними номерами), групами матеріалів, субрахунками, синтетичними рахунками. І тому можуть використовуватися оборотні відомості чи сальдовий спосіб. Зазвичай, застосовуються перші.

Особливості використання інформації відомостей

При сортовому методі складається кожне найменування товарних цінностей. У ній відображається рух матеріалів (їх прихід-витрата), відповідно до інформації з первинної документації. Картка складського облікумістить розрахунок місячного обороту та залишок на початок наступного періоду. З отриманих відомостей формуються відомості. Вони складаються за кожен склад окремо. Відповідальні особи виконують звіряння інформації. Якщо складський облік здійснюється партійним методом, то прибутково-витратні документи групуються згідно з номенклатурними номерами. За ними розраховуються підсумки. Результати визначаються окремо після приходу та витрати. Картки при цьому не складаються. Підсумки місяця вносяться до оборотних відомостей. Відомості їх зіставляються із залишками, зафіксованими у картках складів.

Сальдовий метод

Він відрізняється тим, що бухгалтерія не здійснює сумовий та кількісний облік переміщення товарних цінностей у розрізі номенклатури. Оборотні відомості у своїй також формуються. Складський облік виконується у розрізі субрахунків, груп, балансових рахунків виключно у грошових одиницях. Матеріально-відповідальні працівники використовують первинні документи. На підставі їх виконується кількісний, а у випадках, передбачених у 264 пункті Методичних вказівок, також сумовий облік у складських картках. Фахівці фінансового відділу підприємства приймають первинну документацію та перевіряють її. Залишки товарних цінностей на перше число місяця заносяться до сальдової відомості. Нею може бути документ за ф. МХ-19, затверджений Постановою Держкомстату № 66 від 9 серпня 1999 р. Сальдова відомість надають склади разом із первинними паперами. Документ формується аналогічно оборотному, за винятком відображення приходу-витрати.

Журнал

При використанні сортового методу за кожним найменуванням відкривають одну або кілька сторінок книги. Це залежить від обсягу операцій, пов'язаних із прийомом чи витрачанням матеріалів. Також може заводитися окрема картка. Заголовок сторінки містить:

У частині, що залишилася, відображають прихід, витрата і вказують залишок продукції. Записи робляться відповідно до документа з кожної операції. Якщо обсяг матеріалів великий, використовується інформація із накопичувальних документів. Постанова №66 передбачає різні форми журналів. Наприклад, може здійснюватися з використанням ф. МХ-2.

Оформлення

Книга складського облікузаповнюється матеріально-відповідальним працівником. Як основу виступає документація про прийом/видачу товарних цінностей, переданих на зберігання. До журналу записують:

Дата прийому матеріалу.
Підрозділ, який передало ТМЦ.
Назва, одиницю виміру, ціну, вартість, кількість.
Місце зберігання.
Номер, дата оформлення документації щодо прийому-видачі ТМЦ.

Операції, пов'язані з прийняттям цінностей та їх наданням, підтверджуються підписами матеріально-відповідальних співробітників.

Інші форми

Журнал із ф. МХ-19 використовується на підприємствах, що здійснюють складський облік сальдовим методом. Інформація вказується виходячи з документів, складених співробітниками, відповідальними за зберігання. Картки перевіряються спеціалістами фінансового відділу. Правильність відображення інформації щодо залишків засвідчується підписом. Існує ще одна форма, яку використовують фахівці, що здійснюються складський облік. Виробництвоперіодично постачає готову продукціюу місця зберігання. Для оформлення таких операцій використовується накладна за ф. МХ-18. Вона оформляється у 2-х примірниках. Складає накладну матеріально відповідальний співробітник підрозділу, який передає на зберігання готові вироби. На підставі першого примірника цех, бригада, дільниця списує продукцію, а на підставі другого - особа, що приймає її оприбутковує. На накладній має стояти два підписи – приймача та здавача. Форма МХ-18 використовується також переробниками давальницької сировини у процесі передачі готових виробів на зберігання.

Партійний спосіб

При його використанні заповнюється документ форми МХ-10 у двох екземплярах. Він реєструється у спеціальній книзі. Як порядковий номер виступає номер партії. Один екземпляр форми залишається у місці зберігання і постає як регістр складського обліку, а другий - передається до бухгалтерії. Партією товару можна визнавати цінності, мають одне найменування, що надійшли від одного постачальника. До неї можна віднести вироби, доставлені одним або декількома видами транспорту.

Заповнення документів

При оформленні картки, складський працівник вказує дату складання та її номер, назву товару, реквізити акта про прийом та накладну, відомості про постачальника. Крім цього, в документ заноситься інформація про вид транспорту, місце відправлення, сорт і масу (кількість) виробів. Під час відпустки продукції карті відбивається дата видачі, номер видаткового документа, характеристики товару. Після того, як партія буде повністю видана, в ній ставлять підписи товарознавець та завідувач місця зберігання. Документ передається бухгалтерії для перевірки. Якщо під час неї буде виявлено нестачу виробів, то фахівець, не чекаючи інвентаризації, списує їх у межах нормальної спаду витрати на зверненні. Кількість товару, що бракує, понад неї стягується з матеріально-відповідального співробітника. Якщо виявляються надлишки, вони підлягають оприбуткуванню.

Акти (ф. МХ-12, МХ-11)

Ці документи оформлюються під час витрачання товарів. Форма МХ-12 використовується для відображення розбіжностей щодо приходу-видачі цінностей. В інших випадках використовується ф. МХ-11. Акти відбивають прихід-витрата кожної партії. Документи формуються комісією у 2-х примірниках. Один із них передається бухгалтерії пізніше наступного дня, другий залишає в собі матеріально-відповідальне обличчя.

Зниження цін при зберіганні

Вона виконується у разі морального старіння товарно-матеріальних цінностей, зниження їхнього купівельного попиту. Уцінку слід оформляти актом за ф. МХ-15. Документ складають у 2-х примірниках. В оформленні акта беруть участь члени спеціальної комісії. Один екземпляр направляють бухгалтерії, другий надається матеріально-відповідальному співробітнику на зберігання або прикладається до накладної для подальшої передачі організації, що займається реалізацією таких товарів, або постачальнику. На підприємствах, які здійснюють продаж виробів, знижки на прострочені, зіпсовані сезонні вироби затверджуються наказом керівництва. На підставі розпорядження спеціальна комісія таких організацій також складає акт за ф. МХ-15. У його табличній частині наводиться відсоток уцінки для кожного найменування, вартість до та після уцінки, різницю у ціні, ознаки зниження якості та ін.

1С: Складський облік

Ця програма дозволяє узагальнювати інформацію про рух ТМЦ. Як наказує Інструкція зі складського облікунеобхідно періодично виконувати інвентаризацію. У результаті може виявлятися нестача чи надлишок. В 1С: Складський облікприсутні 2 документи. Перший – "Вимога-накладна", другий – "Переміщення товарів". Яка між ними різниця? "Переміщення товарів" застосовується для відображення відомостей про рух цінностей від місця зберігання на інше. Його можна оформлювати виходячи з документа про вступ (накладної, акта). При заповненні вказуються склади відправника та одержувача. Для відображення руху цінностей оформляється закладка "Товари". Тут слід зазначити номенклатуру, рахунки обліку, кількість. При переміщенні товару з оптового місця зберігання на неавтоматизоване торгове підприємство додатково вказується роздрібна вартість. Рахунок обліку буде заповнений автоматично за наявності номенклатури відповідно до регістру. Аналогічно вноситься інформація про ціну.

Складський облік у EXCEL

Ця програма використовується здебільшого підприємств. Це елемент Microsoft Office і передбачає роботу з електронними таблицями. Ця забезпечує зручне відображення інформації, дозволяє відстежувати та аналізувати відомості. Складський облік у EXCELвідрізняється простотою операцій. Для повноцінного відображення інформації знадобиться 2-3 аркуші. У першому відбивається прихід - надходження цінностей у місце зберігання. На другому аркуші відображаються відомості про витрату – вибуття матеріалів. Третя сторінка не є обов'язковою. На ній відбивають поточний стан. Наприклад, може показувати всі вироби, які є на зберіганні. На кожному аркуші формуються заголовки. Для їхнього закріплення потрібно відкрити вкладку "Вид", потім вибрати необхідний пункт.

Функціонал

Ця програма зручна тільки в тому випадку, якщо підприємство здійснює відносно невелику кількість операцій. Значення матиме і обрана фінансова політика. EXCEL може бути незручним для організацій середнього бізнесу. Найпростіше здійснювати роботу за методом середньозваженої вартості, ніж у ФІФО, що передбачає запис по кожному об'єкту окремо. Не слід забувати, що EXCEL - не інформаційна база. Додаток не призначений для розрахованої на багато користувачів роботи.

Ймовірні проблеми

Застосування EXCEL як автоматизованої системиможе викликати деякі складнощі. Основними проблемами є:

Необхідність перевірки всіх значень таблиць у разі припущення незначної помилки. Фахівці витрачають на це величезну кількість часу та сил.
Необхідність виконувати трудомісткі операції вручну.
Складнощі при звірянні достовірності інформації, взятої з кількох файлів.

Ці та інші проблеми виникають практично досить часто і несподівано. Їхнє рішення забирає багато часу, оскільки без повторної перевірки та усунення допущених помилок подальша робота неможлива. Зважаючи на можливі ризики, доцільніше використовувати 1С. Можна придбати програму на платформі Microsoft Office. Воно простіше у застосуванні, але має менше опцій. Сучасні потужні облікові програми дозволяють:

Формувати діапазон цін.
Редагувати показники вартості.
Оформляти заявки покупців та коригувати їх.
Враховувати відвантаження продукції, її прийом.
Автоматично зберігати накладні.
вести статистику.
Складати клієнтську базу.
Вести рахунки.
Автоматично здійснювати націнку.
Друкувати накладні.
Здійснювати пошук за найменуванням.

Безумовно, це далеко не всі опції, які є в сучасних програмах. Можливості програм значно відрізняються і залежить від конкретного творця.

Звіти

Кожен матеріально-відповідальний співробітник має надати документацію про рух цінностей. Найчастіше використовуються звіти за формами МХ-20 та МХ-20а. Перший документ застосовується при сортовому методі обліку, другий – за партійного. У звіті за ф. МХ-20 записи вносяться по кожному прибутковому/витратному бланку, а також по залишкам всього асортименту виробів. Документ подано у вигляді оборотно-сальдової відомості. Форма МХ-20а заповнюється за асортиментом (найменуванням) із зазначенням загального обсягу ТМЦ по приходу/расходу протягом дня чи інший період, відповідно до результатів накопичувальних паперів, доданих до звіту. При невеликій номенклатурі та оборотах цінностей допускається не оформлювати журнали. Натомість дозволено використовувати місячні звіти за вказаними формами. Якщо система обліку переміщення товарно-матеріальних цінностей та їх залишків, що використовується на підприємстві, дозволяє отримати достовірні та своєчасні відомості, а також забезпечити ефективний контроль на місцях зберігання картки можна не оформлювати. Проте у разі необхідні звіти про рух ТМЦ. Їх також оформлюють матеріально-відповідальні працівники складу. На кожному документі проставляється підпис. Як і інших випадках, звіти перевіряються бухгалтерією.