Poziom należności przeterminowanych. Należności przeterminowane: analiza, zarządzanie, najważniejsze punkty. Dlaczego dłużnik nie płaci i jak sobie z tym poradzić

11.09.2012

W organizacji produkcyjnej i technologicznej oferującej różnorodne produkty, usługi i stale rosnącą bazę klientów nie jest łatwo monitorować, jak dobrze klienci wywiązują się ze swoich zobowiązań. W swoim artykule dzieli się swoim doświadczeniem w budowaniu systemu kontroli należności w podobnych organizacjach. Elżbieta Iwanowa, dyrektor finansowy Diesel Technologies LLC.

Budowa systemu kontroli należności

- ważny składnik kapitału obrotowego każdej organizacji. Technologie diesla nie są wyjątkiem. Świadczymy usługi w zakresie obsługi i naprawy urządzeń zasilanych olejem napędowym. Branża samochodowa rozwija się, a wraz z nią rośnie liczba wyspecjalizowanych firm. Ciągle musisz być na nogach. Stosowanie takiego stymulatora sprzedaży jak udzielenie kredytu kupieckiego i odroczenie płatności nie jest bynajmniej narzędziem zbędnym w walce o potencjalnych klientów. Zarządzanie należnościami bezpośrednio wpływa na rentowność firmy i determinuje politykę udzielania kredytów i rabatów klientom.

Do głównych elementów systemu kontroli należności należą: kontrola i księgowanie umów z klientami, kontrola rejestracji sprzedaży towarów, ustalanie charakteru należności. Ponadto do zadań specjalisty finansowego naszej firmy w zakresie zarządzania należnościami należy:

1) określenie stopnia ryzyka niewypłacalności nabywców,

2) obliczenie prognozowanej wartości rezerwy na należności wątpliwe,

Należy pamiętać, że system kontroli należności musi obejmować wszystkie etapy sprzedaży towaru – od momentu zawarcia umowy z kupującym aż do faktycznej sprzedaży towaru.

W naszej firmie budowę systemu kontroli należności rozpoczęliśmy od utworzenia komitetu kredytowego. Doświadczenie w tworzeniu takiego działu w organizacji zdobywałam pracując w branży sprzedaży drewna. Jest to dość wąski rynek, a konkurencja na nim jest bardzo duża. Dział kredytowy pozwolił nam kontrolować relacje z klientami, tworząc jednocześnie komfortowe warunki współpracy. Kiedy w Diesel Technologies pojawili się problematyczni klienci, pomysł opracowania podobnego systemu, uwzględniającego wyłącznie specyfikę tej konkretnej branży, początkowo wydawał się nierealny. Zbyt różne struktury organizacyjne i różne profile działalności. Ostatecznie jednak koncepcja została opracowana i obecnie projekt jest aktywnie wdrażany.

Do zadań działu kredytowego firmy Diesel Technologies należy organizacja i wdrożenie systemu kontroli należności, a także dalsze jego utrzymanie na właściwym poziomie. Zaczęliśmy od zdefiniowania poziomów odpowiedzialności przy podejmowaniu decyzji wymagających zatwierdzenia przez członków komitetu kredytowego.

Prawnicy opracowali ujednoliconą formę umowy na dostawę towaru z odroczonym terminem płatności, obowiązującą wszystkie oddziały firmy.

Ta forma porozumienia została wprowadzona w życie odrębnym zarządzeniem dyrektora generalnego organizacji. Umowy dostawy z odroczonym terminem płatności zawarte w innej formie straciły ważność i podlegały ponownemu zawarciu. Klienci zostali o tym uprzedzeni odrębnym pismem informacyjnym wysyłanym do kontrahenta wraz z nowym formularzem umowy.

Ujednolicona umowa na dostawę towaru z odroczonym terminem płatności zawiera między innymi następujące postanowienia (wyciąg):

4.3. Płatności za Towar dokonywane są w następującej kolejności:

W terminie ___ (___________) dni roboczych od dnia wystawienia faktury/faktury/specyfikacji, Kupujący przelewa na rachunek bankowy Dostawcy kwotę stanowiącą 100% wartości Towaru wskazanej w specyfikacjach, fakturach i faktury.

4.4. Odroczenie płatności zgodnie z pkt. 4.3. Umowa jest przekazywana kontrahentowi z zastrzeżeniem miesięcznej wielkości zakupów Towarów w ramach niniejszej Umowy w wysokości co najmniej ____________ (_____________) rubli miesięcznie.

4,5. Limit zadłużenia Kupującego wobec Dostawcy za dostarczony Towar nie może przekroczyć _____________ (_____________) rubli.

4.6. W przypadku niespełnienia warunków określonych w pkt 4.4 odroczona płatność może zostać zmniejszona lub zastąpiona 100% przedpłatą.

Zmiana sposobu płatności za dostarczony Towar musi zostać udokumentowana w odrębnym Załączniku.

4.7. W przypadku korzystania z kredytu kupieckiego Kupujący zobowiązuje się do dostarczenia poświadczonych kopii poniższych dokumentów osoba prawna(wyciąg z Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych, zaświadczenie o rejestracji, zaświadczenie o rejestracji podatkowej, pismo z banku w sprawie otwartych rachunków bieżących, sprawozdania finansowe(formularz 1, formularz 2), pełnomocnictwo do podpisania umowy). Wszystkie dokumenty muszą zawierać napis „Kopia jest zgodna z prawdą” oraz być poświadczone podpisem Dyrektora Generalnego i pieczęcią Kupującego.

4.8. Obowiązek zapłaty za Towar przez Kupującego uważa się za spełniony z chwilą zaksięgowania środków na koncie Dostawcy.”

Ponadto ostatni arkusz naszego egzemplarza umowy przewiduje obowiązkowe zatwierdzenie przez kilku przedstawicieli firmy: dyrektorów handlowych i finansowych, dyrektora generalnego. Odpowiedzialność za podpisanie jednolitego formularza umowy i kompletność towarzyszącej dokumentacji powierzono odpowiedzialnemu kierownikowi sprzedaży.

Następnie dokonaliśmy odpowiednich zmian w algorytmie rejestracji transakcji w systemie informatycznym firmy. W odróżnieniu od umów z systemem przedpłaconym, które rejestrowali sami menadżerowie sprzedaży, za rejestrację umów z odroczonym terminem płatności odpowiedzialny był menadżer finansowy. Jednocześnie sprawdza kompletność dostarczonej dokumentacji towarzyszącej, obecność podpisów osób odpowiedzialnych i ustala odpowiednie warunki kredyt towarowy(limit kredytowy, odroczenie w dniach) w systemie informatycznym. Jeżeli zostały ustawione określone ograniczenia – przekroczenie limitu kredytowego lub nastąpiło opóźnienie w płatności – wysyłka towaru nie mogła zostać automatycznie wysłana.

Kolejnym etapem tworzenia przejrzystego systemu kontroli należności było uwzględnienie ich w numerze kluczowe wskaźniki działania menadżerów sprzedaży w pozycji „Udział należności przeterminowanych, %”. Wskaźnik ten jest monitorowany co miesiąc i uwzględniany w kalkulacji przy wyliczaniu premii miesięcznej.

Należności XXXXXXX LLC na dzień ___________ 2012 r

Co miesiąc do pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym specjalista z działu finansowego sporządza raport o stanie należności, w tym przeterminowanych. Dyrektor finansowy przekazuje uzyskane wyniki dyrektorom finansowym i handlowym. Z kolei dyrektor handlowy przekazuje wyniki audytu odpowiedzialnym menedżerom sprzedaży w celu kontroli należności i ustalenia dalszych działań w celu spłaty zadłużenia.

Zidentyfikowano także etapy windykacji należności przeterminowanych oraz osoby odpowiedzialne na każdym etapie tego postępowania.

Tym samym organizacja zbudowała system monitorowania należności, obejmujący wszystkie etapy sprzedaży towaru od momentu jej wystąpienia aż do faktycznego wpływu środków na rachunek bankowy firmy w momencie windykacji przeterminowanych należności.

Kilka słów o monitorowaniu ważności wielkości przyznanego limitu kredytowego. Co miesiąc, w ostatnim dniu bieżącego miesiąca, przewodniczący komitetu kredytowego otrzymuje raport o stanie należności, który zawiera informacje nie tylko o bieżących transakcjach z odroczonym terminem płatności, ale także dane o skumulowanym wolumenie sprzedaży z początek roku i średni miesięczny wolumen sprzedaży dla każdego klienta:

Raport ten pozwala ocenić, na ile klient wywiązuje się z warunków udzielania kredytu kupieckiego ustalonych w umowie (patrz punkt 4.4 umowy) i w razie potrzeby dokonać odpowiednich korekt.

I.Regulamin sprzedaży jako narzędzie kontroli należności

Ważnym etapem budowy systemu kontroli należności było opracowanie i wdrożenie regulaminu zarządzania sprzedażą.

Celem wprowadzenia tego wewnętrznego dokument normatywny było zminimalizowanie błędów przy sprzedaży towarów i podzielenie obszarów odpowiedzialności pracowników w realizacji tego procesu biznesowego. Ponieważ jednym z narzędzi sprzedaży jest udzielanie kredytu kupieckiego, w określonych regulacjach uwzględniono także algorytm kontroli należności.

Organizacja sprzedaży według przejrzystego schematu pozwala na szybkie zarządzanie procesem sprzedaży i komunikacją z klientami.

Regulacje dotyczące zarządzania sprzedażą obejmują:

• opis procesu biznesowego sprzedaży towarów z uwzględnieniem zmienności istniejących metod sprzedaży towarów w organizacji:
• dostawa towaru na zasadzie przedpłaty;
• dostawa towarów z odroczonym terminem płatności;
• sprzedaż towarów na eksport.
• schemat strukturalny procesu sprzedaży towarów i obsługi klienta;
• podstawowe i dodatkowe obowiązki kierowników sprzedaży oraz pracowników magazynu i księgowości;
• środki kontroli należności.

Regulamin określa warunki świadczenia kredyty komercyjne kupujący. Zastrzegają, że operację tę przeprowadza się wyłącznie w przypadku klientów, którzy posiadają pozytywną historię zakupową od co najmniej 6 poprzednich miesięcy, ze stałymi obrotami oraz brakiem bezpodstawnych zwrotów i roszczeń ze strony kupującego. Maksymalny okres odroczenia płatności przyznany Klientowi nie może przekroczyć 45 dni kalendarzowych od dnia wysłania towaru.

Określa także granice odpowiedzialności menedżerskiej. różne poziomy przy podejmowaniu decyzji o wielkości limitu kredytowego dla klienta. Decyzja o przyznaniu limitu kredytowego w kwocie od 50 000 do 500 000 rubli jest uzgadniana z dyrektorami finansowymi i handlowymi. Ponad 500 000 rubli - z dyrektorem generalnym.

Należy zauważyć, że rejestracja warunków umowy dostawy z siedzibą limit kredytowy w systemie informatycznym firmy jest obowiązkiem kierownika finansowego, a nie kierownika sprzedaży. W przypadku przekroczenia tego czy innego warunku proces sprzedaży towaru zostaje automatycznie zablokowany przez system i wysyłka towaru staje się niemożliwa. Zmień warunki kredytu klienta w baza informacyjna Może to zrobić w imieniu firmy wyłącznie kierownik finansowy; pozostali pracownicy firmy nie mają takich praw.

Podkreślam, że debugowanie System informacyjny Spełnienie przez przedsiębiorstwa odpowiednich wymogów zapewniających kontrolę zadłużenia jest warunkiem koniecznym do stworzenia działającego systemu zarządzania należnościami.

Nie pozostaje bez uwagi także etap sprzedaży towaru z odroczonym terminem płatności. W przypadku opóźnienia w zapłacie za poprzednią przesyłkę, kierownik sprzedaży ma obowiązek wstrzymać wszystkie kolejne wysyłki do Klienta do czasu spłaty zaległego zadłużenia lub realizować kolejne wysyłki z zaliczką. Zgodnie z przepisami odpowiedzialność za monitorowanie wpływu środków w przypadku wysyłki towarów z odroczonym terminem płatności przypisuje się kierownikowi sprzedaży.

II.Praca prewencyjna i mechanizm windykacji należności przeterminowanych

Oprócz uregulowania etapów zawarcia umowy dostawy, sprzedaży towaru, zwrotu towaru przez kupującego oraz wewnętrznego przepływu towarów, regulaminy zarządzania sprzedażą zawierają algorytm postępowania pracowników przy dochodzeniu przeterminowanych należności oraz prowadzeniu działań zapobiegawczych w przypadku ich wystąpienia.

Tym samym menadżerowie sprzedaży dbają o przestrzeganie następujących procedur zarządzania należnościami:

1) W terminie od 1 do 30 dni od dnia powstania zadłużenia odpowiedzialny kierownik sprzedaży raz w tygodniu (w każdy poniedziałek) wysyła przypomnienie o płatności.

2) Na 2-3 dni przed terminem płatności kierownik sprzedaży telefonicznie przypomina klientowi o upływie okresu odroczenia i konieczności spłaty zadłużenia.

3) Jeżeli płatność nie zostanie dokonana w terminie, kierownik sprzedaży codziennie dzwoni, aby poznać przyczyny i ustalić harmonogram spłaty zadłużenia.

4) Jednocześnie w okresie od 1 do 60 dni opóźnienia odpowiedzialny kierownik sprzedaży raz w tygodniu (w każdy poniedziałek) wysyła do klienta pierwsze wezwanie do zapłaty. W terminie 2 dni od wysłania żądania menadżer ma obowiązek zadzwonić do Klienta w celu sprawdzenia otrzymania tego żądania i zażądać informacji o podjętych przez Klienta działaniach.

W przypadku opóźnienia w płatnościach przekraczającego 60 dni działania mające na celu spłatę zadłużenia prowadzone są przez dział finansowo-prawny centrali. Menedżer finansowy podejmuje wszelkie możliwe działania w celu przedprocesowego uregulowania i zwrotu przeterminowanych należności, łącznie z wysłaniem do klienta drugiego wezwania do zapłaty.

Po upływie 180-dniowego okresu opóźnienia dział prawny generuje pakiet dokumentów do przekazania sprawy do sąd arbitrażowy lub do agencji windykacyjnej po uprzednim przesłaniu klientowi odpowiedniego pisma.

Wszystkie powyższe metody windykacji przeterminowanych należności są stopniowo dostosowywane do obszaru Diesel Technologies. Zaproponowana metodologia pozwala kontrolować należności na wszystkich etapach ich powstawania i istnienia, a także znacząco ogranicza ryzyko związane z kredytowaniem handlowym klientów.

Warto zaznaczyć, że dla większej efektywności konieczne jest także powiązanie systemu motywacyjnego menedżerów sprzedaży z systemem kontroli należności. Przykładowo jako jeden z kluczowych wskaźników efektywności wpisz wolumen (udział) należności przeterminowanych w całkowitym wolumenie „należności” na dzień bilansowy.

Niektóre organizacje uciekają się również do ubezpieczenia kredytu – środka zapobiegającego nieoczekiwanym stratom z tytułu nieściągalnych długów. Radziłbym jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie takiego zabezpieczenia ocenić oczekiwane średnie straty z tytułu nieściągalnych długów, zdolność finansową firmy do udźwignięcia tych strat oraz bezpośredni koszt ubezpieczenia.

Elizaveta Ivanova, dyrektor finansowa Diesel Technologies LLC

Obecność przeterminowanych należności w bilansie jest typowa dla każdego przedsiębiorstwa. Podczas działalności komercyjne Pomiędzy firmami partnerskimi często powstają wzajemne relacje należności.

Pod wieloma względami obecność należności wskazuje na aktywną współpracę z kontrahentami, będąc tym samym częścią majątku. Kiedy staje się przeterminowany i jego objętość przekracza rachunki do zapłaty można przyjąć założenie o niestabilności finansowej przedsiębiorstwa.

Pojęcie i oznaki przeterminowanych należności w bilansie

Eksperci twierdzą, że „należność to kwota, która jest należna przedsiębiorstwu z tytułu prawnego, osoby w wyniku powiązań gospodarczych pomiędzy wskazanymi osobami. Najczęściej długi powstają po sprzedaży na kredyt.”

Zauważono, że bez należności nie ma jednego podmiotu gospodarczego:

• Do dłużnika otrzymuje możliwość wykorzystania dodatkowego wolnego kapitału obrotowego;
• Dla pożyczkodawcy to szansa na poszerzenie rynku zbytu dla Twoich towarów, usług lub robót.

Należności umownie dzieli się na zwykłe i przeterminowane:

• W pierwszym przypadku termin płatności za wykonane usługi lub towar jeszcze nie nadszedł, ale kupujący jest już właścicielem lub dostawca otrzymał uzgodnioną zaliczkę.
• Należności przeterminowane powstają, gdy kupujący nie płaci w terminie umownie ustalonej kwoty.

Z kolei opóźnienie dzieli się na wątpliwe i beznadziejne.

• Wątpliwy uwzględnia się wszelkie długi powstałe w przypadku braku terminowej zapłaty za dostarczone towary, roboty budowlane lub usługi. A gdy nie jest ona zabezpieczona żadnym zabezpieczeniem, czyjąś gwarancją czy gwarancją bankową.
• lub długi nieściągalne stają się takimi z chwilą upływu ich przedawnienia. Kiedy zgodnie z prawem cywilnym wygaśnie jakikolwiek obowiązek i na podstawie agencji rządowej lub likwidacji organizacji, uznaje się niemożność jego wykonania. W sprawie likwidacji upadłych przedsiębiorstw.

Oznaki przeterminowanych należności i zobowiązań

Każdy rodzaj długu w rozumieniu księgowość- jest to kwota lub wielkość środków, które nie wpłynęły na rachunek firmy od kontrahentów za świadczone usługi lub dostarczone towary, ale są dostępne w bilansie. Można brać pod uwagę nie tylko zadłużenie aktywa finansowe, ale także prawa własności. W ramach kontroli i zarządzania długiem do przeterminowanych zaliczane są jedynie te długi, które spełniają szereg kryteriów.

Głównym znakiem jest wygaśnięcie warunków płatności wynikających z umowy. Jeżeli umowa przewiduje spłatę kwoty zadłużenia w określonych miesięcznych ratach, wówczas pominięcie kolejnej spłaty środków pozwala również na uznanie zadłużenia za przeterminowane.

Pod wieloma względami takie rozumienie wynika z faktu, że umowa może przewidywać kary za niedotrzymanie terminów w stałej wysokości lub procentach, w tym przypadku mówimy o karach. Tym samym przeterminowane należności mogą przynieść firmie dodatkowy dochód. Te same możliwości dają zobowiązania.

Upływ terminu przedawnienia stanowi podstawę do przeniesienia przeterminowanych zobowiązań, a także należności do kategorii długów nieściągalnych.

Główną oznaką opóźnienia jest wygaśnięcie terminów płatności wynikających z umowy.

Przesłanki nieściągalnego długu: przedawnienie i likwidacja

Uważa się, że nieściągalny dług jest trudniejszy do uzyskania i łatwiejszy do umorzenia. W tym celu ustawodawstwo przewiduje następujące podstawy:

1. Kiedy upłynął termin przedawnienia zobowiązania dłużnego. Według Kodeksu cywilnego wynosi on trzy lata.
2. Kiedy organizacja dłużnika zostanie zlikwidowana lub ogłoszona upadłość.
3. Gdy w sprawie zobowiązania dłużnego zostało już wszczęte postępowanie egzekucyjne. Jednak po przeprowadzeniu wszystkich czynności przewidzianych prawem komornik kończy postępowanie ze względu na niemożność odzyskania takiego długu. Przypisano mu kategorię. Komornik może podjąć taką decyzję ze względu na nieznane miejsce pobytu dłużnika, bądź też nie posiada on majątku i gotówka które mogą zostać wykorzystane jako środek spłaty zobowiązania dłużnego.

Zagadnienia księgowe: jak obliczyć i umorzyć długi

Bez względu na charakter i charakterystykę długów, do momentu umorzenia ich kwota pozostaje w bilansie. W związku z tym, jeśli pilne działania mające na celu odzyskanie długów nie przyniosą skutku, konieczne jest obliczenie kwoty długu i umorzenie ich.

Podstawą umorzenia długów przeterminowanych są:

• Dane inwentarza pozwalając określić, która kategoria zadłużenia nie powinna już być uwzględniana w bilansie;
• Fakt, że nie da się odzyskać długu, posiadający pisemne uzasadnienie;
• Bezpośrednia pisemna instrukcja szef organizacji.

Punkty odpisowe dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od formy jego organizacji, są obowiązkowe.

W praktyce odpis polega na utworzeniu określonego pakietu dokumentacji i samych zapisów księgowych. Umorzenie należności w ramach uproszczonego systemu podatkowego znajduje się w jednym z poprzednich artykułów oraz - zapisy dotyczące umorzenia należności.

Sposób przeprowadzenia wszystkich czynności opisano w odpowiednich zaleceniach metodologicznych. Sama podstawa umorzenia długów przeterminowanych reguluje Regulamin Rachunkowości.

Biorąc pod uwagę dokładnie, jaki rodzaj długu jest umorzony, powstaje pewien pakiet dokumentów.

W pierwszej kolejności obliczana jest kwota zadłużenia, w tym celu przeprowadzana jest inwentaryzacja. Należności przeterminowane również stanowią majątek przedsiębiorstwa i dlatego podlegają inwentaryzacji. W ten sposób sporządzany jest dokument potwierdzający obecność długów dłużników w bilansie i ich wielkość.

Za taki dokument uważa się Protokół inwentarza rozliczeń formularza nr INV-17 z nabywcami, dłużnikami i wierzycielami. Ustawa ta potwierdza stan faktyczny powstania długu, informacje o dłużnikach, wysokości i okresie przeterminowania zobowiązania. formularz aktu umorzenia należności. Dodatkowo sporządzane jest świadectwo księgowe wskazujące następujące punkty:

• Dane dłużnika;
• Kwota zobowiązań;
• Uzasadnienie zadłużenia i dokumenty pierwotne;
• Data powstania długu;
• Dokument potwierdzający podjęcie działań w celu uzyskania roszczenia.

Na podstawie tego zaświadczenia menadżer wydaje odpowiednie polecenie lub dyspozycję umorzenia długów przeterminowanych. W zleceniu określa się kwotę podlegającą odpisowi, osoby odpowiedzialne za dokonanie odpisu Dokumenty księgowe, a także kontrolę nad wykonaniem.

Procedura postępowania w przypadku wątpliwych długów ma swoją własną charakterystykę. Jeżeli spółka nie utworzy rezerwy na tę kategorię długów, wówczas zostaje ona odpisana w ramach wydatki pozaoperacyjne.

W sytuacji, gdy odzyskanie długu nie jest możliwe ze względu na likwidację dłużnika, konieczne jest uzyskanie zaświadczenia z Jednolitego Rejestru stwierdzającego, że taka organizacja go opuściła. Wynika to z faktu, że przy obliczaniu podatków uwzględnia się zadłużenie przeterminowane, zarówno zobowiązania, jak i należności.

Często organy podatkowe próbują kwestionować wpisy dotyczące umorzenia długów, dlatego konieczne jest pełne i staranne sformułowanie ich podstawy dokumentacyjnej, aby jeszcze bardziej bronić legalności działalności organizacji przed sądem.

Procedura księgowania i księgowania przy odpisywaniu

Zaległość spisuje się z rezerwy na należności wątpliwe. Operacja ta musi być odzwierciedlona w okablowaniu:

• Spisanie należności z rezerwy. Należy mieć na uwadze, że wykorzystanie rezerwy możliwe jest jedynie w granicach jej wielkości. A jeśli kwota długu przekracza kwotę rezerwy, powstałą różnicę należy odzwierciedlić w kolumnie „inne wydatki”.
• Odpisujemy należności nieobjęte rezerwami. Jeżeli dług przedawnił się i został umorzony, nie oznacza to, że został umorzony. W ciągu 5 lat odpisana kwota musi zostać odzwierciedlona na rachunku pozabilansowym „Dług niewypłacalnych dłużników spisany ze stratą”.
• W przypadku braku rezerwy na należności wątpliwe Księgowi w przedsiębiorstwach muszą korzystać z podraportu „Inne wydatki”. W takim przypadku umorzenie następuje w taki sam sposób, jak w przypadku długu nieobjętego rezerwą.

Zaległość spisuje się z rezerwy na należności wątpliwe.

Przy obliczaniu podatku dochodowego bierzemy pod uwagę kwoty

W rachunkowość podatkowa dług ten można umorzyć na kilka sposobów:

• W pierwszym przypadku dzieje się tak z powodu utworzonej rezerwy.
• W drugim przypadku odpis ujmowany jest w kosztach nieoperacyjnych.

Ważne jest również, jaką metodę stosuje organizacja do obliczenia podatku dochodowego. Zatem organizacje obliczające podatek dochodowy metodą memoriałową mogą uwzględnić nieściągalne długi z tytułu należności jako wydatki.

Kiedy jest używany przez organizację metoda gotówkowa tego nie da się zrobić. Ponieważ w tym przypadku przychód jest rozpoznawany dopiero po jego otrzymaniu, a wszystkie koszty są rozpoznawane dopiero po zapłacie. To drugie ma miejsce tylko wtedy, gdy kupujący wypowie wszystkie zobowiązania wobec sprzedającego. W przypadku opóźnienia w płatnościach zobowiązania te uważa się za niespełnione. Dlatego też nie można uznać wydatków.

Zgodnie z prawem kwota nieściągalnych należności zmniejsza podatek dochodowy.

Likwidując organizację dłużnika, wierzyciel może, nie czekając na przedawnienie, umorzyć nieściągalny dług w ramach wydatków nieoperacyjnych. Ale do tego trzeba mieć pod ręką dokumenty, które wskażą na likwidację dłużnika.

Film o procedurze rozliczania nieściągalnych należności:

Wymagane dokumenty

Bez odpowiednich dokumentów potwierdzenie należności nie jest możliwe. Aby ustalić dokładną wysokość zadłużenia przeterminowanego, konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Jej rezultaty powinny znaleźć odzwierciedlenie w specjalnej ustawie. Na podstawie zlecenia inwentaryzacyjnego.

Następnie, na podstawie wyników kontroli inwentarza i zaświadczeń księgowych, menedżer może wydać nakaz umorzenia zaległych długów.

Jednym z najbardziej palących problemów w każdej firmie jest problem windykacji. Jak poprawnie pracować z należnościami i czy można odzyskać długi bez walki, opowiedział na swoim szkoleniu Maxim Gołubiew, właściciel grupy firm Brain Energy, trener biznesu Dyrektor generalny Krajowa Agencja Szkoleniowa (NTA). Więcej na ten temat w relacji dziennikarza Training.com.ua.

„Czy sądzisz, że jeśli firma dostarcza towary lub usługi na zasadzie zaliczki, to czy musi zajmować się należnościami?” — Maksym Gołubiew zadaje pytanie publiczności.

I natychmiast odpowiada: „Kiedy firma pracuje na zasadzie zaliczki, a kupujący z jakiegoś powodu nie zapłacił (i w związku z tym firma nie wykonała usługi), to i tak traci zapisane w budżecie pieniądze. Dlatego też musi pracować z długiem.”

Rano pieniądze, wieczorem krzesła

W miarę możliwości prelegent zaleca współpracę z klientami na zasadzie zaliczki, gdyż jest to łatwiejsze niż późniejsze ściąganie długów, jak to często bywa w przypadku kredytów. Aby sprzedaż na kartę odniosła sukces, a firma nie straciła dochodów, należy przestrzegać kilku prostych i oczywistych zasad:

• Wystawiona faktura jest transakcją niedokończoną. Transakcja zostaje sfinalizowana dopiero wtedy, gdy pieniądze znajdą się na koncie.
• Im więcej czasu upłynie od momentu wystawienia faktury, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że faktura zostanie zapłacona.
• Po ustaleniu z klientem wystawienia faktury należy od razu uzgodnić termin płatności.
• Oddzwoń do klienta dzień przed ustalonym terminem, przypomnij mu, że jutro jest dzień płatności.
• Jeżeli pieniądze nie wpłynęły na konto w określonym terminie, skontaktuj się z klientem, wyjaśnij przyczynę braku zapłaty za fakturę i uzgodnij nowy termin płatności.

Oprócz klasycznych technik sprzedaży stosowanych przez firmę, można uwzględnić także techniki mające na celu dezinformację klienta. Robi się to po to, by „wcisnąć” go tam, gdzie się waha, przekonać go, że naprawdę chce kupić oferowany przez Ciebie produkt lub usługę.

Metody dezinformacji klienta mogą być następujące:

• Ograniczone zapasy lub pilny popyt,
• Link do zadowolonej konkurencji,
• Perspektywa rezygnacji z przejęcia.

Maksym Gołubiew ostrzega, że ​​ani jeden rozsądny klient nie będzie chciał niczego kupować od kierownika sprzedaży, nawet za przedpłatą, jeśli ten menedżer ucieknie się do szantażu lub zastraszania.

Odroczenie płatności stało się normą na wielu rynkach, dlatego odmowa udzielenia kredytu towarowego często stanowi przeszkodę w rozwoju firmy
Dlatego stosując opisane powyżej techniki należy dołożyć wszelkich starań, aby stać się „przyjacielem” klienta, pokazać, że jesteś po jego stronie, że chronisz jego interesy i szczerze chcesz mu pomóc.

Pieniądze wieczorem - rano...

Jeśli nadal musisz zajmować się pożyczkami towarowymi - a jest to praktyka prawie każdej firmy - to nieuchronnie napotkasz należności i nie ma się czym martwić. Według Maksyma Gołubiewa „odroczenie płatności stało się normą na wielu rynkach, dlatego odmowa udzielenia kredytu towarowego często stanowi przeszkodę w rozwoju firmy”.

Pracując z pożyczkami towarowymi, musisz jasno zrozumieć, że część pieniędzy nie zostanie zwrócona. Dlaczego? Istnieją dwie grupy powodów niespłacania zadłużenia. Ten:

• Naturalne powody
• Sztuczne powody.

„Przyczyny naturalne” niespłacania długów to zazwyczaj 2% - 3% rocznie i powstają z „przyczyn naturalnych” takich jak wypadki, śmierć, upadłość lub inne „siła wyższa”.

Jeśli chodzi o „sztuczne przyczyny” wierzytelności, to zdaniem Maksyma Gołubiewa jest to sprawdzian siły Twojego biznesu przez oszustów, którzy zazwyczaj w krótkim czasie dodają kolejne 3% - 4% wierzytelności. „Jeśli nie zapobiegniesz „sztucznym przyczynom”, zostaniesz zaatakowany przez oszustów, co może doprowadzić do bankructwa Twojej firmy” – mówi trener.

Maxim Golubev, trener biznesu, dyrektor generalny NTA (Krajowa Agencja Szkoleniowa)

Złota zasada dotycząca należności

Jeśli zdecydowałeś się na pożyczkę towarową, musisz jasno zrozumieć podstawową zasadę pracy z wierzytelnościami: należnościami trzeba zarządzać! A żeby skutecznie zarządzać należnościami, trzeba je skutecznie rozliczać.
Wyróżnia się kilka rodzajów należności: należności bieżące, przeterminowane, problematyczne i nieściągalne (lub nierentowne).

Obowiązkowym elementem pracy z należnościami powinien być etap przygotowawczy. Na tym etapie zachodzą wszystkie zdarzenia uniemożliwiające powstanie długu.

W tym okresie wykonywane są następujące czynności:

• Znajomy.
• Negocjacja.
• Działania weryfikacyjne.
• Określana jest wielkość przyszłego zadłużenia.
• Ustalane są warunki spłaty zadłużenia.
• Ustalane są kary za naruszenie umów.

„Warunkiem etapu przygotowawczego jest kompetentne pod względem prawnym zawarcie zawartych porozumień” – mówi Maxim Gołubiew.

Rodzaje należności

1. Należności bieżące

Należności krótkoterminowe uznawane są za długi w rozumieniu umownym. Zazwyczaj taki dług jest ustalany na podstawie dwóch kryteriów:

• liczba dni odroczenia płatności;
• maksymalna kwota zadłużenia.

Nawet jeśli klient dotrzymuje terminów płatności wynikających z umowy, kierownik sprzedaży musi pracować z należnościami bieżącymi - codziennie monitorować harmonogramy wpływów gotówkowych i przypominać klientowi o zbliżającym się terminie płatności faktury. Co do zasady, takie przypomnienia należy kierować do klienta na trzy i jeden dzień przed planowanym terminem płatności.

NA etap przygotowawczy wszystkie zdarzenia są zakończone, aby zapobiec powstaniu długu

Gdy pieniądze wpłyną na konto firmy, menadżer musi podziękować klientowi za dokonaną wpłatę. Maxim Golubev wierzy: „Klient powinien zawsze wiedzieć, że należności są ściśle monitorowane i pamiętane!”

2. Należności przeterminowane

Jest to dług, dla którego zgodnie z umową termin spłaty już minął, lecz okres opóźnienia nie przekracza okresu krytycznego. Terminem krytycznym jest termin określony przepisami wewnętrznymi spółki. Z reguły ustala się go odmiennie dla różnych kategorii kontrahentów.
Kiedy pojawiają się należności przeterminowane, bardzo ważne jest, aby „utrzymać” klienta w stanie uregulowania bieżących płatności. W takim przypadku konieczne jest uzgodnienie z klientem, że w dalszym ciągu będzie on spłacał wierzytelność zgodnie ze zobowiązaniami umownymi, a zadłużenie przeterminowane zostanie dla niego zrestrukturyzowane. Oznacza to, że sporządzany jest harmonogram spłat zaległych płatności. „Jeśli takie porozumienia zostaną osiągnięte, dostawy do klienta będą mogły być kontynuowane” – mówi Maxim Gołubiew.

Kiedy mamy do czynienia z przeterminowanymi należnościami, bardzo ważne jest, aby klient zrozumiał, że nikt nie pozwoli mu tego przerobić na system.

3. Problematyczne należności

Należności problematyczne to te długi, których okresy przeterminowania przekroczyły okresy krytyczne. W przypadku pojawienia się takiego długu Maksym Gołubiew zaleca zablokowanie wszelkich wysyłek towarów do takiego kontrahenta i ostrzega: „Im starszy dług problemowy, tym trudniej go odzyskać”.

Klient powinien zawsze wiedzieć, że należności są ściśle monitorowane i pamiętane!

W przypadku powstania należności problematycznych odpowiedzialność finansowa jest dzielona pomiędzy kierownika działu sprzedaży i kierownika działu sprzedaży. W przypadku należności problematycznych wyznaczane są cztery etapy negocjacji:

• Negocjacje na poziomie menadżera sprzedaży,
• Negocjacje na poziomie kierownika działu sprzedaży,
• Negocjacje na szczeblu najwyższych urzędników spółki,
• Sądowe rozwiązanie problemu.

Dla każdego etapu negocjacji należy ustalić termin przejścia negocjacji do nowego etapu.

4. Złe należności

Według prelegenta jest to dług starszy niż 1095 dni. Taki dług z reguły jest już niemożliwy do ściągnięcia lub jest bardzo kosztowny. Spółka ma prawo odpisać nieściągalne należności starsze niż 1095 dni kosztem własnego zysku.

Maxim Golubev podaje dane, które w kraje rozwinięte przy wysokiej kulturze płatniczej wskaźnik nieściągalnych długów wynosi 0,2% całkowitego zadłużenia. W dobrych firmach rosyjskich i ukraińskich jest to 2% - 3% całkowitego zadłużenia. A ogólnie przyjęta wartość krytyczna to 7% całkowitego długu.

Tańcz, a nie walcz

Tak czy inaczej, gdy tylko firma zacznie pracować z należnościami, musi negocjować zwrot tego długu. Maksym Gołubiew jest przekonany, że trzeba to robić umiejętnie, wykorzystując cały zestaw technik i taktyk. „Negocjacje dotyczące zadłużenia są prawie skazane na porażkę, jeśli negocjator walczy z tym, kto jest mu winien” – mówi trener. - Im więcej walki, a nie komunikacji, tym większy opór dłużnika. Dłużnika trzeba zmusić do „tańczenia” w rytm muzyki, którą emitujesz. Sekretem trudnych negocjacji jest taniec, a nie walka.

Według prelegenta istnieją dwie strategie negocjacji z dłużnikami:

Strategia boksera opiera się na taktyce „my przeciwko sobie”. Tę strategię można zastosować, jeśli masz taką siłę, że dłużnik zdecydowanie nie jest w stanie się oprzeć;

Strategia Aikido - opiera się na taktyce „Nie jesteśmy przeciwko sobie, ale razem przeciwko wspólnemu problemowi. Ty i my chcemy utrzymać dobre relacje biznesowe, my i Ty chcemy kontynuować wspólną działalność, ale mamy wspólny problem, który musimy wspólnie rozwiązać”.

Dłużnika trzeba zmusić do „tańczenia” w rytm muzyki, którą emitujesz. Sekretem trudnych negocjacji jest taniec, a nie walka

Jest to strategia Aikido, którą Maxim Gołubiew zaleca stosować w negocjacjach z dłużnikami. Ogólna istota psychologicznego aikido nie polega na przeciwstawianiu się agresji innych ludzi, ale na jej stłumieniu; zachować powściągliwość i dobrą wolę od początku do końca; pamiętaj, że chęć zrozumienia nie oznacza akceptacji – chcesz to zrozumieć i nic więcej!

Ponadto należy wyjść z założenia, że ​​partner ma pełne prawo do własnej opinii i oceny sytuacji. To tylko chwasty w jego głowie. I to nie jest powód, żeby go nienawidzić. I trzeba to tak kontrolować, żeby sama kontrola nie była widoczna.

Techniki odzyskiwania długów

Jak zastosować tę strategię w praktyce? Jakie techniki można stosować w negocjacjach z dłużnikami? Maxim Golubev udostępnił kilka takich technik.

• Pobity rekord. Można „dziobać” klienta, wyłudzając dług, nie niszcząc przy tym relacji.
• Fałszywe akcenty. Możesz poprosić klienta o coś, czego oczywiście nie da, ale może to przełamać jego opór, po czym będzie gotowy dać to, o co go poprosisz.
• Wspólne interesy. Możesz zidentyfikować wspólne interesy, aby klient zdał sobie sprawę z Twojej wartości dla niego.
• Obecny. Możesz zapewnić mu pewne usługi z wyprzedzeniem lub podarować mu drobny upominek, aby zobowiązał się wobec Ciebie.
• Agenci wpływu. Możesz wykorzystać inne osoby jako agentów wpływu, którzy pomogą Ci wpłynąć na dłużnika.
• Przyszłe straty. Możesz opisać pewne konsekwencje (horrory) w przypadku niespłacenia długów, nie psując przy tym związku.

Metody manipulacji dłużnikiem

Bardzo często, aby negocjacje w sprawie spłaty zadłużenia zakończyły się sukcesem, konieczne jest zastosowanie metod manipulacji dłużnikiem. Tutaj jest kilka z nich:

• Jestem obrazem. „Czy w twoim kręgu jest zwyczaj spłacania długów? Jak ludzie z Twojego kręgu zareagowaliby na osobę, która tego nie robi? Kupcy rosyjscy wyróżniali się honorem. I to był największy kapitał reputacji, przyczyniający się do tworzenia kapitału pieniężnego”
• Zainteresowanie nowymi rzeczami. „Istnieje teoria karmy, według której niespłacanie długów niszczy karmę nie tylko samego człowieka, ale także jego dzieci i wnuków. Zastanów się, czy trochę pieniędzy jest warte przyszłych chorób lub nieszczęść Twojego potomstwa?
• Raj. „Spłać dług, a twoja reputacja pozostanie nienaganna”.
• Piekło. „Jeśli nie spłacisz zadłużenia w terminie, postaramy się uświadomić jak najwięcej osób o Twojej nierzetelności.”
• Zmiana kontekstu. „Jeśli pieniądze nie zostaną zwrócone, nazywa się to ściąganiem haraczy”.
• Fotel. „Co byś zrobił na moim miejscu, gdyby Twoje długi nie zostały spłacone?”
• Metoda sokratejska. „Czy porządni ludzie spłacają swoje długi? (Tak) Czy jesteś przyzwoitą osobą? (Tak) Kiedy chcesz zapłacić?”
• Struktura. „Termin zwrotu upływa do 15-go. Następnie sprawa przekazywana jest organom zajmującym się windykacją.”
• Grupy referencyjne. „Wszędzie zdarzają się ludzie, którzy z różnych powodów nie spłacają swoich zobowiązań w terminie. Jest ich mniej wśród odnoszących sukcesy biznesmenów, ale wśród więźniów ich odsetek jest wysoki”.

Należy zarządzać należnościami! A żeby efektywnie zarządzać należnościami, trzeba je skutecznie rozliczać
Sposoby ochrony przed manipulacją

Podobnie jak Ty, dłużnik może i będzie stosować techniki manipulacyjne podczas negocjacji. Jego jedynym celem będzie niespłacanie długów. Mówca radzi: „Kiedy jest wyraźny wpływ, kiedy czujesz, że jesteś wciągany jak mucha w sieć, zajmij się zewnętrznymi drobnostkami: zwróć uwagę na jego krawat, sposób mówienia itp., wyobraź go sobie z patelnię na głowie lub siedzenie na toalecie. Po tym jesteś dla niego za twardy!” Oto kilka innych metod ochrony przed manipulacją: Metoda „Mandatu”. Jeśli manipulator odrzuci jego prośbę, weź mandat w swoje ręce. Aby walczyć, najlepiej jest przyjąć mandat od kogoś lub czegoś, co nie jest kwestionowane. Szef nie pozwala. To nie leży w moich kompetencjach. Jest to zabronione przez prawo, nasze zasady itp. Nie próbuj tego tłumaczyć istniejącymi okolicznościami. Manipulator usiądzie na Tobie całym ciałem.

„Gumowa piłka” (pytanie o jeża). Nie bierz gróźb na ich słowa. Kiedy ludzie grożą, że odejdą lub „to jest nasze ostatnie słowo”, upewnij się, że mają to na myśli.

– Zrobi mi się krzywda. Wyjaśnij manipulatorowi, że jeśli spełnisz jego żądania, będziesz bardzo cierpiał (zostaniesz wyrzucony z pracy, zostaniesz czegoś pozbawiony, Twoja ocena lub autorytet obniżą się itp.). Czasami to mija.

"Pozwól mi skończyć." Nie bój się przerwać manipulatorowi. Nie powinieneś reagować w ten sposób na żadne kopnięcia. Jeśli będziesz postępować szlachetnie i nie zareagujesz, ludzie będą mieli nieświadome poczucie winy. A to stwarza warunek do ustępstw z ich strony.

Rozwidlenie. Jeśli chcesz odwrócić losy negocjacji, skorzystaj z technik rozwidlenia – zrób coś nieoczekiwanego, na przykład zmień ton głosu lub tempo mówienia. To powala i osłabia opór.

12 zasad pracy z należnościami

„Biegać może każdy, ale aby biegać jak mistrz olimpijski, trzeba nie tylko dużo trenować, ale także zmienić sam paradygmat biegania” – mówi Maxim Gołubiew. - Podobnie jest w negocjacjach. Aby nauczyć się olimpijskiego stylu negocjacji, musisz zmienić swoje wewnętrzne nastawienie i paradygmaty”. Podsumowując, trener jeszcze raz przypomina podstawowe zasady pracy z wierzytelnościami:

• Pieniądze, które klient jest winien, są moimi pieniędzmi.
• Z reguły klient zawsze myśli: „Jeśli nie możesz zapłacić, nie powinieneś płacić!”
• Po pierwsze, nie płacą tym, którzy nie proszą.
• Przyjaciele prawie zawsze zarabiają, więc jestem przyjacielem mojego klienta.
• Jeśli korzystam z odroczonej płatności, zarządzam należnościami
• Do każdego klienta podchodzę z nieufnością, dlatego do rozprawy przygotowuję się odpowiednio wcześniej. Kompetentny kontrakt jest moim wybawieniem.
• Pracę z należnościami rozpoczynam od razu po pojawieniu się aktualnego zadłużenia.
• Moja klientka wie, że zawsze pamiętam o PD.
• Kara nałożona przez klienta za opóźnienie nie jest jego karą, ale rekompensatą za moje straty.
• Prowadzę dwie działalności - towarową i finansową.
• Biorę udział w odpowiedzialności finansowej za beznadziejną DZ.
• Wiem, że teledetekcja zawsze będzie, ale to ja odpowiadam za jej jakość.