Dom Nekretnina Kako provesti popis knjigovodstvenih dokumenata u poduzeću. Inventar: upute korak po korak. Inspekcijski i računovodstveni organ

Kako provesti popis knjigovodstvenih dokumenata u poduzeću. Inventar: upute korak po korak. Inspekcijski i računovodstveni organ

Metode računovodstvo

Usklađenost s klasifikacijom strukture bilance imovine.

Prikazana klasifikacija imovine ogleda se u konstrukciji bilančne strukture.

Osnovna formula ravnoteže A=P

Napravite bilancu za sljedeći skup vrsta imovine:

Dugotrajna imovina 20 jedinica;

Odobren kapital 80 jedinica;

Rezervni kapital 10 jedinica;

Materijali 15 jedinica;

Dobit 20 jedinica;

WIP 15 jedinica;

Obračunski račun 60 jedinica;

Krediti 20 jedinica;

Blagajna 20 jedinica

Računovodstvene metode su skup metoda i tehnika računovodstva.

Postoje 4 metode:

1. Dokumentacija i inventar;

2. Računi i dvojno knjiženje;

3. Ocjenjivanje i obračun;

4. Bilanca i izvješćivanje.

Dokumentacija- pisanu potvrdu o obavljenoj poslovnoj transakciji kojom se daje pravna snaga i potvrđuje činjenica izvršenja i svrhovitosti transakcije. Primarni računovodstveni dokumenti mogu se prihvatiti za računovodstvo samo ako su sastavljeni u obliku koji se nalazi u albumima jedinstvenih oblika primarne dokumentacije (obrasci primarnih dokumenata odobrava Državni odbor za statistiku Ruske Federacije). Primarni dokumenti trebaju biti sastavljeni u trenutku transakcije ili neposredno nakon njenog završetka (pravilo računovođe bi trebalo biti: "Nema dokumenta - nema zapisa").

Zahtjevi za dokumentaciju:

Naziv organizacije i dokument;

Datum završetka dokumenta;

Mjerač rada;

U praznim detaljima moraju biti crtice;

Potpis osobe odgovorne za popunjavanje dokumenta.

Isprave se sastoje od zasebnih elemenata koji se nazivaju rekviziti. klasifikacija rekvizita:

Kvalitativni (rekviziti - znakovi) i oblikovanje detalja (pokazatelji);

Trajno (nikada ili Dugo vrijeme ne mijenja se, ovo je naziv, adresa organizacije itd.) i varijable.

Prije unosa primarnih dokumenata u knjigovodstvene registre provjerava se njihov oblik (u smislu zakonitosti obavljenog poslovanja), sadržaj (ispunjavanje svih potrebnih podataka) i ispravnost aritmetičkih izračuna. Nakon ove provjere upisuje se korespondencija računa (knjiženje). Kao rezultat analize sadržaja knjigovodstvenih isprava provode se tri glavne računovodstvene radnje: vrijednost, identifikacija po vremenu, klasifikacija po nomenklaturi računa (korespondencija). Dopušteni su ispravci u primarnim dokumentima, osim gotovinskih i bankovnih (precrtavanje tankom linijom i potpis).

Klasifikacija dokumenata

Po dogovoru dokumenti su podijeljeni:

Organizacijski i administrativni, sastavljeni prije završetka transakcije i sadrže dopuštenje za obavljanje poslovne transakcije (nalozi za prijem, otpuštanje, bankovni čekovi, zahtjev za izdavanje materijala itd.) i ne služe kao osnova za evidenciju ;

Popratni dokumenti potvrđuju potrebu za dovršetkom operacije, a za materijalno odgovorne osobe oni su izgovor (putni listovi, gotovinski primici, itd.);

Računovodstvene isprave koje služe za pojednostavljenje i ubrzanje računovodstvenog procesa i sastavljene na temelju administrativnih ili popratnih isprava za sistematizaciju računa i utvrđivanje korespondencije računa (amortizacija i sl.);

Izvršne isprave sastavljene u trenutku transakcije i koje sadrže podatke o njoj (računi, zahtjevi za plaćanje, itd.);

Kombinirane isprave koje imaju obilježja više isprava (putna potvrda, akontacija, platna lista i sl.).

Po stupnju generalizacije(redoslijed izrade) dokumenti se dijele na:

Primarno, fiksiranje i odražavanje poslovnih transakcija u trenutku njihovog završetka (potvrde o prihvaćanju, fakture, blagajnički nalozi itd.);

Sekundarni (konsolidirani), generirani na temelju primarnih dokumenata (materijalni izvještaj skladišta na temelju ulaznih i izlaznih dokumenata, avansni izvještaj).

Po sadržaju(način pokrivanja činjenica iz gospodarskog života) dokumenti se dijele na:

Jednokratno, odnosno za jednu poslovnu transakciju (ulazni i izlazni blagajnički nalozi i sl.);

Kumulativno (limitne kartice koje odražavaju višestruko izdavanje materijala itd.).

Mjesto kompilacije dokumenti su podijeljeni:

Dokumenti interne upotrebe (primarni dokumenti-zahtjevi, tovarni listovi, blagajnički nalozi). Neki od njih izlaze iz okvira organizacije (nalozi za plaćanje, zahtjevi i sl.)

Vanjski dokumenti (izvadak računa, fakture dobavljača itd.).

Po broju računovodstvenih pozicija dokumenti su:

Jednoredni (koji sadrži jednu poziciju);

Više redaka (račun, itd.).

Po prirodi činjenica ekonomskihživot:

materijal;

Unovčiti;

Servis;

Po stupnju tipizacije:

Standard;

Nestandardno.

Do roka:

Hitno;

Nije hitno.

Prema autentičnosti kompilacije:

Pravi;

Put dokumenata od trenutka sastavljanja do arhiviranja, uključujući sve faze obrade (ovjeru, grupiranje, registraciju i upis u knjigovodstvene registre) naziva se tijek dokumenata (sastavlja ga glavni računovođa poduzeća).

Tehnologija obrade dokumenata:

1. Provjera primarnih isprava, koja se sastoji u provjeravanju popunjenosti isprave, ispravnosti računskih operacija i provjera u meritumu;

2. Oporezivanje, odnosno pretvaranje kvantitativnih mjera u novčane;

3. Grupiranje, odnosno priprema isprava za knjiženje u odgovarajuće knjigovodstvene registre;

4. Evidentiranje i evidentiranje dokumenata u knjigovodstvenim registrima - zbirni dokumenti;

5. Generalizacija bilance, odnosno formiranje izvještajnih dokumenata.

Zahtjevi za pohranu dokumenata:

1. Sve skupine dokumenata (primarni dokumenti, knjigovodstveni registri, zbirni dokumenti bilance) moraju se čuvati odvojeno;

2. Zabranjen je pristup neovlaštenim osobama knjigovodstvenim ispravama;

3. Nakon isteka roka za čuvanje dokumenata, dio dokumenata mora biti uništen uz sudjelovanje posebno stvorene komisije. Nepotrošna dokumentacija se arhivira.

Voditelj organizacije odgovoran je za dokumentarni fond poduzeća.

Inventar(od latinske riječi - pronaći, otkriti) provodi se radi usklađivanja knjigovodstvenih podataka sa stvarnim stanjem materijalnih sredstava.

Odstupanja između knjigovodstvenih podataka i stvarne raspoloživosti dragocjenosti mogu biti uzrokovana prirodnim gubicima (skupljanje, prskanje), kao rezultat pogrešnih proračuna, mjerenja i aritmetičkih pogrešaka u izračunima. Popis imovine provodi se prema mjestu i materijalno odgovornim osobama. Količinu, datum provedbe, predmete inventure utvrđuje voditelj. Postoji potpuni (obuhvaća sve kategorije fondova, uključujući i one primljene na čuvanje) i djelomični inventar (za pojedine kategorije imovine). Za provođenje popisa osnivaju se popisna povjerenstva i to: stalno djelujuće, na čelu s voditeljem, i radna povjerenstva.

Inventura se provodi u nekoliko faza:

Obavezno brojanje, vaganje, mjerenje materijalnih sredstava, sastavljanje popisnih listova (prilikom popisa DZ i KZ sastavljaju se izvodi);

Vrednovanje utvrđenih, obračunatih i opisanih sredstava prema izvornom ili izmijenjenom predračunu (kao posljedica pogoršanja kvalitete);

Identifikacija odstupanja između stvarne raspoloživosti i računovodstvenih podataka;

Registracija rezultata inventure i odraz odstupanja u računovodstvu i izvješćivanju.

Na temelju rezultata inventure sastavljaju se popisne liste (akti otklanjanja stvarnih stanja) i sravni iskazi za one stavke materijalnih sredstava kod kojih se utvrde odstupanja, odnosno viškovi ili manjkovi. Identificirani viškovi knjiže se u korist tržišnih cijena i knjiže u korist financijskog rezultata, utvrđeni manjak po stvarnom trošku u granicama gubitka otpisuje se na troškove, a višak - na krivca (ako postoji) ili na financijski rezultat.

Popis se provodi u skladu s planovima za njihovu provedbu, neplanirani popisi se provode pri promjeni materijalno odgovorne osobe, pri otkrivanju činjenica o krađi imovine, pri reorganizaciji poduzeća, pri promjeni uprave itd.

Važećim zakonodavstvom o računovodstvu, kao i Nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije br. 49 od 13.06.1995., utvrđuje se propis o mjerama zaliha, kojih se svaki poslovni subjekt mora pridržavati.

Inventura: smjernice i razlozi za provođenje

Detaljne upute o načinu provođenja popisa i dokumentiranju istog sadržane su u „Uputama za popis imovine i financijskih obveza“, odobrenim navedenom naredbom.

Smjernice sadrže zahtjeve za postupak pokretanja i provedbe aktivnosti popisa, kao i konkretne razloge koji mogu biti temelj za njegovu provedbu. Ti razlozi uključuju:

planirana inventura;
revalorizacija imovine;
reorganizacija ili restrukturiranje provedeno u poduzeću;

utvrđivanje činjenice krađe ili oštećenja imovine, kao i njenog gubitka zbog okolnosti više sile (požar, elementarne nepogode, itd.);
prijenos imovine poduzeća u najam s njegovom naknadnom prodajom.

Kako pravilno dokumentirati zalihe

Dokumentacija popisa jedna je od obveznih sastavnica revizije.

Dokumenti koji se koriste tijekom aktivnosti provjere mogu se sastaviti samostalno ili primijeniti jedinstvene obrasce odobrene dekretima Državnog odbora za statistiku od 18. kolovoza 1998. br. 88 i od 27. ožujka 2000. br. 26 (svi obrasci sadrže kraticu "INV" ).

Postoji niz pravila za registraciju inventarnih dokumenata:

generirano izvješće o inspekciji ne smije sadržavati prazne stupce. Ako traženi podaci nedostaju, u polje za popunjavanje stavlja se crtica;
popisi i akti od više stranica moraju biti redom pričvršćeni, a sve stranice dokumenta moraju biti numerirane;
prilikom popunjavanja akata koriste se nomenklaturne oznake i mjerne jedinice koje su općenito prihvaćene u računovodstvu;
sve ispravke učinjene prilikom popunjavanja dokumenta moraju biti navedene u fusnotama i ovjerene od strane svih članova komisije za popis, kao i potpisom materijalno odgovornih osoba;
isprave o knjigovodstvu zaliha ovjeravaju sve osobe koje sudjeluju u reviziji.

Inventarna dokumentacija: "starter" paket

Prije početka događaja potrebno je pripremiti dokumentaciju za inventar:

razviti i odobriti postupak i raspored revizije;
generirati popisne evidencije (popis obveza i imovine za provjeru);
izdati nalog za provođenje inventure;
primati potvrde utvrđenog obrasca od materijalno odgovornih osoba.

Planirane inventure provode se prema ciklusu koji je uspostavilo poduzeće. Učestalost pregleda materijalne imovine i financijskih obveza određuje vlasnik samostalno, a treba se odražavati u lokalnim aktima - Uredbi o računovodstvu, Računovodstvenoj politici poduzeća itd., Odobrenoj i stavljenoj na snagu u skladu s tim.

Redoslijed inventara: glavni aspekti

Nalog za popis može se izdati na jedinstvenom obrascu (br. INV-22) ili izraditi samostalno.

U nalogu se navodi:

podatke o imenovanju i sastavu popisnog povjerenstva - naznačuje se sastav očevidne skupine s podjelom na predsjednika povjerenstva i članove s naznakom obnašanih dužnosti;
razdoblje inventure, s naznakom točnih datuma početka i završetka rada komisije, kao i rokova za dostavu izvještajnih dokumenata o reviziji;
razlozi inspekcije - razlog inventure u nalogu mora biti precizno izražen (planirana inspekcija, promjena materijalno odgovornih osoba itd.).

Nakon što voditelj potpiše i evidentira nalog za popis u posebnom dnevniku (obrazac br. INV-23), komisija ima pravo započeti postupak provjere. Prilikom popunjavanja popisnih dokumenata komisija u svakoj od njih navodi podatke o registraciji naloga.

Popis: obrasci dokumenata popunjeni na temelju rezultata revizije

Rezultati provjere evidentiraju se u popisnim listama koje se obično sastavljaju u tri primjerka, a kod vođenja elektroničkog oblika računovodstva u poduzeću iu elektroničkom obliku.

Obrada zaliha provodi se u dvije glavne faze:

kada komisija provjeri stvarnu dostupnost predmeta koji se provjeravaju, preliminarni rezultati provjere sastavljaju se i prenose šefu i glavnom računovođi poduzeća istog dana;
nakon usklađivanja podataka o stvarnoj raspoloživosti s knjigovodstvenim podacima sastavlja se konačni rezultat popisa - akt popisa.

Tijekom inspekcijskog nadzora Povjerenstvo dokumentira popis popunjavanjem sljedećih obrazaca -

popisne evidencije i akti:

za dugotrajnu imovinu (br. INV-1) i nematerijalnu imovinu (br. INV-1a),
za robu materijalne vrijednosti(br. INV-3, br. INV-4), uklj. primljeni na čuvanje i u prijevozu (br. INV-5, br. INV-6),
o plemenitim metalima i proizvodima od njih, dragom kamenju (br. INV-8, br. INV-8a, br. INV-9),
Po vrijednosni papiri i BSO (br. INV-16),
o nagodbama s dužnicima i vjerovnicima, dobavljačima i kupcima, o zaduženjima po zajmovima i kreditima (br. INV-17),

ako se utvrde odstupanja između računovodstvenih i stvarnih podataka, sastavljaju se izjave o usporedbi, uključujući:

za dugotrajnu imovinu i nematerijalnu imovinu (br. INV-18),
prema robi i materijalu (br. INV-19).

Podaci o viškovima i manjkovima utvrđenim prilikom inventure upisuju se u sporedne listove. Osim toga, potrebno je zatražiti odgovarajuća objašnjenja od materijalno odgovornih osoba.

Završni dokument o provedenom popisu je izjava o rezultatima popisa (obrazac br. INV-26), koji odražava potpune podatke o reviziji. Ovaj zbirni dokument odražava iznose svih otkrivenih manjkova i viškova, raščlanjene po računovodstvenim računima, kao i gdje će se gubici od manjkova pripisati (počiniteljima, razvrstavanju itd.).

Podudaranje vjerodajnica

Prema rezultatima inventure, ako postoje odstupanja između stvarne raspoloživosti i računovodstvenih podataka (točka 5.1. Smjernica):

višak imovine - kapitalizirati i pripisati rezultatu gospodarske aktivnosti poduzeća, uz naknadnu identifikaciju počinitelja i razloga nastanka viškova;
gubitak u prihvatljivim granicama - otpisuje se na teret troškova distribucije temeljem naloga voditelja;
manjkovi iznad dopuštenih granica prirodnog gubitka, odnosno štete na imovini - pripisuju se krivcu (a ako se to ne utvrdi, otpisuju se na teret rashoda).

Rezultat popisa trebao bi se odraziti u računovodstvu i izvješćivanju mjeseca u kojem je revizija završena, a za godišnji popis - u godišnjem izvješću.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja jednostavno je. Koristite obrazac u nastavku

Studenti, diplomanti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam vrlo zahvalni.

Slični dokumenti

Obilježja predmeta, način vođenja računovodstva i tijek rada. Postupak formiranja i računovodstva financijski rezultati aktivnosti organizacije. Zalihe, njena uloga i značaj u računovodstvu. Postupak za provođenje i računovodstvo njegovih rezultata.

seminarski rad, dodan 12.08.2010

Bit, postupak i vrijeme popisa u računovodstvu. Redoslijed tijeka dokumenata. Pravila i standardi za sastavljanje popisa i sporednih izjava u poduzeću. Računovodstvo za FSUE "MGLK "Mordovlesprom" i odraz njegovih rezultata u računovodstvu.

seminarski rad, dodan 10.12.2008

Teorijska osnova popis zaliha. Tehnički i fizički postupci, dokumentiranje i izvođenje rezultata popisa zaliha. Odraz rezultata inventure u računovodstvu.

seminarski rad, dodan 13.02.2011

Podudarnost između količine i kvalitete imovine navedene u bilanci i imovine koja se stvarno nalazi u poduzeću. Inventar Novac. Postupak i vrijeme inventure. Odraz rezultata u računovodstvu.

sažetak, dodan 18.04.2009

Odraz rezultata inventure u računovodstvu, svrha i vrijeme njezine provedbe. Pojam i sastav imovine. Postupak za provođenje popisa imovine koju drži organizacija na primjeru poduzeća "Metallurg" LLC.

seminarski rad, dodan 22.01.2015

Definicija, karakteristike i klasifikacija stalnih sredstava, značajke njihovog popisa. Aspekti organizacije dokumentiranja popisa dugotrajne imovine, postupak njegove provedbe, odraz njegovih rezultata u računovodstvu.

seminarski rad, dodan 03.03.2013

Pojam nematerijalne imovine, njihova klasifikacija, značajke dokumentiranja kretanja. Postupak provođenja popisa i dokumentiranja rezultata nematerijalne imovine. Izrada rezultata popisa u računovodstvu.

diplomski rad, dodan 19.11.2015

Koncept, vrste i vrijeme inventara u ruskim organizacijama. Popis pojedinih vrsta imovine i financijskih obveza. Pravila za odražavanje njegovih podataka u računovodstvu. Nedostaci u postupku provođenja inventure u organizacijama.

seminarski rad, dodan 24.03.2015

Bit i značenje dokumenata.

Klasifikacija dokumenata.

Zahtjevi za dokumente.

knjigovodstveni registri.

Protok dokumenata.

Inventar, njegove vrste i značaj.

1. Bit i značenje dokumenata

Postupak sastavljanja dokumenata određen je Saveznim zakonom "O računovodstvu" u članku 9. i "Pravilima o dokumentima i tijeku rada u računovodstvu", odobrenim Naredbom Ministarstva financija SSSR-a br. 105 od 29. srpnja 1983.

Dokumentacija - to je pisani nalog za obavljanje poslovne transakcije ili pisana potvrda činjenice transakcije.

Dokumenti su izvor računovodstva ekonomske informacije koristi se u upravljanju, kontroli i analizi ekonomska aktivnost, osiguravaju sigurnost imovine, imaju pravni i pravni značaj, pisani su dokazi u sporovima.

Razvijaju se obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata Državnog odbora za statistiku, Gosstroja, Ministarstva rada i Središnje banke Ruske Federacije.

Pokazatelji i vrijednosti u jedinstvenim obrascima u organizaciji ne bi se trebali mijenjati, po potrebi se mogu nadopunjavati.

Gotovina i bankovni dokumenti nisu podložni promjenama.

2. Klasifikacija dokumenata.

Različite financijske i ekonomske aktivnosti organizacije zahtijevaju različite vrste dokumenata. Za pravilnu primjenu knjigovodstvenih isprava neophodna je njihova znanstvena klasifikacija.

Pod, ispod klasifikacija dokumenata razumjeti njihovo grupiranje prema određenim obilježjima. Osnovna obilježja po kojima se klasificiraju knjigovodstvene isprave i vrste isprava prikazane su u tablici 1.

Po dogovoru dokumenti se dijele na upravne, opravdane, računovodstvene i kombinirane.

stol 1

Klasifikacija dokumenata

znakovi klasifikacija	Vrste dokumenata	Karakteristično
1. po dogovoru	a) organizacijski i administrativni	odražavaju pitanja općeg upravljanja poduzećem i njegovim gospodarskim aktivnostima	Punomoć
b) oslobađajuća (izvršna) presuda	potvrditi izvršenje ekonomske činjenice	dostavnica Ulazni blagajnički nalog Potrošni materijal novčani nalog Prijevoz robe tovarni list
c) računovodstvo oblikovati	nemaju samostalan značaj, prilažu se upravnim ili popratnim dokumentima; koristi se za organiziranje računa	Kalkulacija Distribucijski list Računovodstveni podaci
d) kombinirani	kombiniraju svojstva administrativnih, pratećih dokumenata i računovodstva; pojednostaviti računovodstvenu obradu i broj dokumenata	Izjava o uplati Limit-fence kartica
2. po stupnju generalizacije	a) primarni	po prvi put odražavaju ostvarene ekonomske činjenice	Priznanica Priznanica
b) sekundarni (Sažetak)	sastavljaju se na temelju primarnih dokumenata, sažimaju podatke i grupiraju ekonomske pojave	Kalkulacija Unaprijed izvješće
3. usput informacija	a) jednokratno	odražavaju jednu poslovnu transakciju	Ulazni blagajnički nalog Zahtjevi za otpuštanje materijala
b) kumulativni	odražavaju homogene operacije koje se izvode u različito vrijeme i periodički se ponavljaju	Limit-fence kartica
4. na mjestu sastavljanje	a) unutarnji	sastaviti i izvršiti u ovoj organizaciji	Izjava o uplati
b) vanjski	nadoknaditi u drugim organizacijama	Nalog za plaćanje
5. po količini	a) jednolinijski
b) višelinijski		Prijevoz robe tovarni list

menadžerski nazivaju se takve isprave koje sadrže nalog za obavljanje određene poslovne transakcije. Njihova glavna svrha je prijenos uputa od rukovoditelja do neposrednih izvršitelja. Mnoge radnje izvode se samo ako postoji odgovarajući upravni dokument. Upravne isprave su naredbe, upute, zapisnici o prijemu i otpuštanju s posla te godišnji odmor. Ovi dokumenti još ne sadrže potvrdu činjenica o transakcijama, stoga sami po sebi ne mogu poslužiti kao osnova za evidentiranje transakcija u računovodstvu.

oslobađajuća (ili izvršna) presuda nazivaju se dokumenti koji sastavljaju već obavljene transakcije. Sastavljaju se u trenutku transakcija i potvrđuju činjenicu izvršenja naloga ili instrukcije. Na primjer, obračuni plaća, računi, akti, fakture, potvrde o preuzimanju dragocjenosti i mnogi drugi.

knjigovodstvene isprave nazivaju se takvi dokumenti koje stvara računovodstveni aparat za pripremu računa, kao i za olakšavanje, smanjenje i pojednostavljenje potonjeg. Knjigovodstvene isprave sastavljaju se u računovodstvu na temelju prethodno izdanih upravnih i popratnih isprava. Osmišljeni su da odražavaju računovodstvene evidencije u računovodstvenim registrima kako bi se ubrzao računovodstveni proces. U tim dokumentima nema naloga za obavljanje poslovne transakcije i nema potvrde činjenice o njenom završetku. Na primjer, obračun iznosa odštetnog zahtjeva za odštetni zahtjev, obračun amortizacije dugotrajne imovine i nematerijalne imovine, obračun robnih gubitaka itd. Knjigovodstveni dokumenti također uključuju računovodstvena izvješća. Sastavljaju se u slučajevima kada je potrebno prenijeti iznos s jednog računa na drugi, formalizirati zatvaranje računa, ispraviti pogreške učinjene na računima itd. Potreba za tim javlja se vrlo često, pa su potvrde ove vrste vrlo česte u računovodstvenoj praksi.

Kombinirano nazivaju se takve isprave koje kombiniraju značajke nekoliko vrsta isprava: upravne i opravdane, opravdane i računovodstvene isprave itd. Oni služe i kao nalog za izvođenje ove operacije i kao opravdanje za njezinu provedbu, popravljaju transakciju i istodobno sadrže naznaku redoslijeda kojim se ona odražava na računima. Na primjer, novčani primici i izdaci, predujmovi odgovornih osoba, zahtjevi za izdavanje materijala, limitne kartice, obračuni plaća, najave novčanih uloga na tekući račun i sl. Kombinacija značajki više vrsta dokumenata u jednom dokumentu pojednostavljuje njihovu računovodstvenu obradu, smanjuje broj dokumenata i troškove njihova pribavljanja. Kombinirani dokumenti sastavljaju se kako bi se smanjio broj dokumenata o poslovnim transakcijama koji se u organizaciji ponavljaju mnogo puta u kratkom razdoblju.

Usput (redoslijed kompilacije) razlikovati primarne i objedinjene dokumente.

Primarni nazivaju se dokumenti koji odražavaju sve poslovne transakcije neposredno u trenutku njihova izvršenja. Oni su prvi formalni dokaz da su te operacije stvarno izvedene. Primarni dokumenti uključuju gotovinske ulazne i izlazne naloge, tovarne listove, potvrde o prijemu, naloge, potvrde itd. Primjer primarnog dokumenta može poslužiti i kao knjižno odobrenje. Sastavlja se po primitku materijala u skladište i ukazuje na to da skladištar ispunjava nalog koji mu je dao o njihovom prihvaćanju.

Konsolidirano nazivaju se dokumenti sastavljeni na temelju primarnih dokumenata. Oni odražavaju transakcije koje su prethodno izvršene relevantnim primarnim dokumentima. Sastavljanje sekundarnih isprava nije u neposrednoj vezi s poslovnim prometom, već samo registrira te promete prema podacima primarnih dokumenata. Konsolidirani dokumenti omogućuju smanjenje broja knjiženja na knjigovodstvenim računima. Zbirni dokumenti uključuju razvojne tablice, grupirače, troškovnike, izvještaje (listove) o kretanju proizvoda i materijala, avansno izvješće i sl. Predujmni izvještaj popunjava se na temelju primarnih dokumenata, u kojima se navode svi izdaci nastali odgovorna osoba. Sažeti dokumenti također uključuju obračune plaća za plaće ili izvještaje o učinku. Gotovi proizvodi, razna interna izvješća (na primjer, izvješće o kretanju materijalnih sredstava u skladištu) itd. Svi ovi dokumenti nužno sadrže dodatne podatke, osim onih koji su dostupni u primarnim dokumentima koji su poslužili kao temelj za njihovo sastavljanje . Dakle, zbirni dokumenti služe, prvo, za kombiniranje podataka primarnih dokumenata i dobivanje agregiranih pokazatelja, i, drugo, za grupiranje podataka primarnih dokumenata kako bi se dobile dodatne informacije o evidentiranim transakcijama i prikazale te transakcije u novom odjeljku. Stoga se sažeti dokumenti koriste kao sredstvo obrade izvornih transakcijskih podataka.

Putem refleksije isprave o poslovnom prometu dijele se na jednokratne i kumulativne.

Jednom dokumenti odražavaju jednu ili više poslovnih transakcija istovremeno. Posebnost ovih dokumenata je da se odmah nakon sastavljanja prenose u računovodstvo i mogu poslužiti kao osnova za računovodstvenu evidenciju. Na primjer, nalog za primitak materijala, troškovnik, fakture, potvrde o prijemu, gotovinski nalozi, novčani čekovi itd.

Kumulativno dokumenti služe za formaliziranje homogenih operacija koje se u poduzeću izvode u različito vrijeme (tjedan, desetljeće, pola mjeseca). Sastavljaju se kako bi se smanjio broj dokumenata izdanih za one operacije koje se provode u poduzeću mnogo puta u kratkom vremenu. Na primjer, dnevni list prijema za otpuštanje sirovina, osobni obračuni plaća, vremenski list, izjava o obavljenom radu itd.

Mjesto kompilacije dokumenti se dijele na interne i eksterne.

Interni dokumenti izrađuju se unutar poduzeća. Sastavljaju poslovne transakcije koje se obavljaju samo unutar poduzeća. Ti dokumenti ne izlaze izvan granica poduzeća, na primjer, obračuni plaća, računi za primitke i izdatke, itd.

Vanjski dokumenti sastavljeni izvan danog poduzeća, oni sastavljaju transakcije koje se provode između poduzeća. Na primjer, fakture, fakture, fakture ugovornih strana.

Odvojeni interni dokumenti postaju vanjski kao rezultat poslovnih transakcija, na primjer novčani čekovi, nalozi za plaćanje.

Kod popunjavanja internih dokumenata dovoljno je navesti samo tražene pojedinosti, a kod sastavljanja vanjskih dokumenata potrebno je dodati i dodatne pojedinosti isprava za potpuni opis posla.

Prema kvaliteti dokumenti mogu biti punopravan I neispravan. Punopravan dokument je onaj koji je sastavljen u propisanom obliku, sadrži sve potrebne podatke i ispravno odražava stvarno obavljenu i legitimnu poslovnu transakciju.

Dokument koji ne ispunjava ove zahtjeve je neispravan.

Prema stupnju korištenja računalne tehnologije kod obrade dokumenata dijele se na dokumente koji se popunjavaju ručno, djelomično popunjavaju na strojevima (tj. dokumenti koji se sastavljaju na memorandumu) i u potpunosti se izvršavaju na strojevima (platna lista, tovarni list, račun, popisni list i dr.).

Izrada dokumenata je dugotrajan proces. Korištenje osobnih računala u računovodstvu omogućuje potpuno popunjavanje dokumenata na strojevima, što povećava produktivnost rada i pridonosi njegovoj znanstvenoj organizaciji.

Za ispravnu organizaciju računovodstva i pravodobno evidentiranje poslovnih transakcija na računima, potrebno je strogo pridržavati se zahtjeva za izradu dokumenata.

3. Zahtjevi za dokumente

Glavni zahtjevi za računovodstvene dokumente navedeni su u članku 9. Saveznog zakona br. 129-FZ "O računovodstvu".

Primarni knjigovodstveni dokumenti prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljeni prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije.

Zahtjevi za računovodstvene dokumente su sljedeći:

Moraju se izraditi pravodobno, odnosno u vrijeme operacije ili odmah nakon njezina završetka;

Dokument mora biti pouzdan, jasno sastavljen i imati jasan sadržaj.

Za pripremu dokumenata vrijede sljedeći zahtjevi:

1. isprave moraju biti sastavljene na posebnim obrascima;

2. dokumenti moraju strogo odgovarati utvrđenim obrascima i pojedinostima;

3. tekst i brojevi moraju biti jasno i čitko ispisani u dokumentu;

4. prazni podaci se precrtavaju jednom crtom;

5. svota novca naznačeno brojevima i riječima;

6. Dokument mora sadržavati potpise službenih osoba koje označavaju položaj.

Ako specifičnosti djelatnosti organizacije uključuju izradu vlastitih primarnih računovodstvenih obrazaca, čiji oblik nije predviđen u albumima jedinstvenih obrazaca, tada moraju sadržavati obvezne detalje. Podaci o dokumentu su potrebni početni podaci koji se nalaze u dokumentima. Potrebni dokumenti uključuju:

Naslov dokumenta;

datum izrade dokumenta;

naziv organizacije u čije ime je dokument sastavljen;

mjerači poslovnih transakcija u fizičkom i novčanom smislu;

nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje poslovne transakcije i ispravnost njezine registracije;

osobni potpisi navedenih osoba i njihovo dešifriranje (uključujući slučajeve izrade dokumenata pomoću računalne tehnologije).

Ovisno o prirodi poslovanja, zahtjevima regulatornih akata, metodološkim uputama za računovodstvo i tehnologiji obrade računovodstvenih informacija, dodatni detalji mogu biti uključeni u primarne dokumente. U nalogu za računovodstvena politika primarni računovodstveni obrasci razvijeni u poduzeću moraju biti odobreni. Nije dopuštena uporaba zastarjelih i proizvoljnih oblika.

Upisi u primarne isprave moraju se obavljati tintom, kemijskom olovkom, pastom za kemijske olovke, pisaćim strojevima, mehanizacijom i drugim sredstvima koja osiguravaju sigurnost tih spisa tijekom vremena određenog za njihovo čuvanje u arhivu. Zabranjeno je koristiti običnu olovku za pisanje. Slobodni redovi u primarnim dokumentima podliježu obveznoj crtici. Obrasci obrazaca primarnih dokumenata razvrstanih u obrasce stroge odgovornosti moraju biti numerirani na način koji propisuju ministarstva i odjeli (numeracija, tipografska metoda).

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Treba ograničiti broj osoba koje imaju pravo potpisivanja dokumenata za izdavanje posebno oskudnih i skupih materijalnih sredstava. Dokumente koji formaliziraju poslovne transakcije s gotovinom potpisuju voditelj organizacije i glavni računovođa ili osobe koje oni ovlaste. Bez potpisa glavnog računovođe ili osobe koju on ovlasti, novčani i isprave o poravnanju, financijske i kreditne obveze smatraju se nevažećima i ne smiju se prihvaćati za izvršenje. U slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe o provedbi određenih poslovnih transakcija, primarne računovodstvene isprave o njima mogu se prihvatiti na izvršenje uz pisani nalog čelnika organizacije, koji snosi punu odgovornost za posljedice takvih poslova i uključivanje podataka o njima u računovodstvo i računovodstvo.izvještavanje. Pravovremenu i kvalitetnu izradu primarnih računovodstvenih dokumenata, njihov prijenos u utvrđenim rokovima za odraz u računovodstvu, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima, osiguravaju osobe koje su sastavile i potpisale te dokumente.

Ispravci gotovine i bankovnih dokumenata nisu dopušteni. Ispravci drugih primarnih knjigovodstvenih isprava mogu se vršiti samo u dogovoru sa sudionicima u poslovnom prometu, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba koje su isprave potpisale, uz naznaku datuma ispravka.

Primarni dokumenti koji su obrađeni moraju imati oznaku koja isključuje mogućnost njihove ponovne uporabe. Svi dokumenti priloženi uz ulazne i izlazne blagajničke naloge, kao i dokumenti koji su služili kao osnova za obračun plaće, podliježu obveznom poništenju pečatom ili rukom pisanim natpisom „Primljeno“ ili „Plaćeno“ s naznakom datuma (dan, mjesec, godina). U skladu s Pravilnikom o glavnim računovođama, zabranjeno je prihvaćanje na izvršenje i izvršenje primarnih isprava o poslovima koji su u suprotnosti sa zakonom i uspostavljeni red prijem, čuvanje i trošenje novčanih sredstava, inventara i drugih vrijednosti. Takvi dokumenti moraju se dostaviti glavnom računovođi poduzeća na odluku.

Radi kontrole i racionalizacije obrade podataka o poslovnim transakcijama, konsolidirane knjigovodstvene isprave sastavljaju se na temelju primarnih knjigovodstvenih isprava. Primarne i zbirne knjigovodstvene isprave mogu se sastavljati na papiru i računalnim medijima. U potonjem slučaju, organizacija je dužna o svom trošku izraditi kopije takvih dokumenata na papiru za druge sudionike u poslovnom prometu, kao i na zahtjev tijela koja provode kontrolu u skladu sa zakonom. Ruska Federacija, sudovi i tužiteljstva. U kontekstu automatizacije računovodstva, detalji primarnih dokumenata mogu se bilježiti u obliku šifri.

Računovodstveni odjel ima pravo uzeti u obzir samo punopravne dokumente. Stoga se svi dokumenti zaprimljeni u računovodstvo provjeravaju u pogledu njihove usklađenosti s utvrđenim obrascima, ispravnosti popunjavanja podataka, ispravnosti aritmetičkih izračuna i obračuna, zakonitosti i svrsishodnosti poslovanja. Kako bi se osigurala pravilna uporaba, razvrstavaju se prema određenim kriterijima. Nakon korištenja u računovodstvu, dokumenti se određeno vrijeme pohranjuju u arhivu poduzeća, a zatim se, u skladu s uputama, dokumenti znanstvene i povijesne vrijednosti prenose u državni arhiv, a ostali dokumenti se uništavaju. Od trenutka sastavljanja do odlaganja u arhiv dokumenti prolaze određeni put, koriste se u različitim fazama knjigovodstvenog procesa, tj. obaviti papirologiju.

4. Računovodstveni registri

Računovodstveni registri su posebno prilagođeni listovi papira za evidentiranje i grupiranje knjigovodstvenih podataka. Po izgledu, računovodstveni registri su:

knjige (gotovine, glavne);

kartice (računovodstvo dugotrajne imovine, knjigovodstvo materijala);

časopisi (slobodni ili grafički listovi).

Prema vrsti zapisa koji se izrađuju, upisnici se dijele na:

kronološki (dnevnik);

sustavno (glavna knjiga računa);

kombinirano (narudžbe časopisa).

Prema stupnju detaljnosti podataka sadržanih u računovodstvenim registrima, to su:

sintetička (glavna knjiga računa);

analitički (kartice);

kombinirani (dnevnici-nalozi).

Računovodstveni registri dizajnirani su za sistematizaciju i akumulaciju informacija sadržanih u primarnim dokumentima za odraz na računima i u financijska izvješća.

U računovodstvenim registrima provodi se registracija i ekonomsko grupiranje informacija o financijskim i ekonomskim aktivnostima organizacije. Oni bilježe informacije iz primarnih dokumenata, osiguravaju njihovu sigurnost i generaliziraju informacije prikazane u njima (Sl. 6).

Najveći stupanj sigurnosti podataka osiguravaju knjigovodstvene knjige čije su sve stranice numerirane, uvezane, a na posljednjoj stranici naveden je ukupan broj numeriranih stranica potpisan od strane šefa računovodstva ili druge ovlaštene osobe. Na naslovnici knjige fiksirana je godina otkrića, naziv organizacije i sintetički račun. Međutim, samo jedan računovođa može istovremeno raditi s podacima sadržanim u knjizi.

Kartice su debeli obrasci s otisnutim tablicama, namijenjeni za dugotrajnu upotrebu. Nisu međusobno pričvršćeni i pohranjuju se u ormar (posebnu kutiju). S karticama može raditi više računovođa istovremeno, ali se one lako gube i stoga je potrebna registracija kartica u poseban registar.

Ugovorne kartice služe za obračun u monetarnom metru obračuna i sredstava; inventar - za evidentiranje materijalnih vrijednosti u naravi i ukupnom iznosu; multigraf - odražava jednu činjenicu ekonomskog života u nekoliko njegovih sastavnih iznosa (računovodstvo troška objekta). Rasuti listovi (listovi) nemaju jaku vezu, izrađeni su od slobodnog papira velikog formata, pohranjuju se u zasebne mape. Korištenje različitih vrsta registara u računovodstvu gospodarskih aktivnosti organizacije regulirano je odredbama i uputama za vođenje računovodstvenih procesa i njihovu mehanizaciju.

Grafiranje knjigovodstvenih registara može biti paralelno, sekvencijalno i mješovito.

Evidentiranje poslovnih transakcija u knjigovodstvenim registrima, koje se naziva kontna evidencija, provodi se na temelju knjiženja računa u trećoj fazi obrade dokumenata.

Cjelokupnost, logične veze, načini konstruiranja knjigovodstvenih registara određuju oblik korištenog računovodstva gospodarski subjekt. Objedinjujuće značajke svih oblika računovodstva su: dvostruko knjiženje; kronološka i sustavna evidencija istovremeno; broj razina generalizacije informacija; registracija prošlih i očekivanih činjenica ekonomske aktivnosti.

5. Metode ispravka u knjigovodstvenim registrima

Mogu se pojaviti greške u računovodstvenim registrima (lokalnim i tranzitnim). Razlozi za njih mogu biti umor i nemar radnika, neispravnost opreme. Ispravak grešaka u knjigovodstvenim registrima mora biti obrazložen i potvrđen potpisom osobe koja je izvršila ispravak, uz naznaku datuma ispravka.

Najčešća tri posebna načina za njihovo popravljanje: korektivna metoda, metoda doknjiženja i metoda "crvenog storna".

1. popravni primjenjuje se kada se pogreška odmah otkrije jednim precrtanim redom. Pisanje iznad ili desno od točnog broja. Uz njega se stavlja potpis korektora i datum. Može se izdati računovodstvena izjava. Ispravci u novčanim ispravama nisu dopušteni!

2. Dodatna metoda ožičenja primjenjuje se ako je knjiženje ispravno, a iznos je manji od stvarnog iznosa i odražava se u mnogim registrima. Pogreška se ispravlja sastavljanjem obračuna, u kojem se naznačuje i knjigovodstveno knjiženje razlike.

3. Metoda crvene strane (unos storno, unos crveno) - “negativni unosi”, “smanjenje, povlačenje”. Ako je upis netočan, ispravlja se tako da se sastavlja isti upis s istim iznosom - obrnuti upis ili crveno, odnosno iznos je odbitni. Zatim se sastavlja točan knjigovodstveni unos, izdaje se računovodstvena potvrda.

Primjer. Dogodila se poslovna transakcija: na blagajni je primljen novac od 20.000 rubalja. s tekućeg računa.

1. Računovođa je napravio pogrešno knjiženje Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

Unos storno Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

2. Računovođa je izvršio knjiženje s greškom u iznosu Dt 50 - Kt 51 - 250.000,00

a) Unos storniranja Dt 50 - Kt 51 - 230000,00

b) Unos storno Dt 50 - Kt 51 - 250.000,00

Ispravno ožičenje Dt 50 - Kt 51 - 20000,00 kn

Crveno storniranje također se koristi kada se odražava štednja.

6. Tijek dokumenata

Obrađene knjigovodstvene isprave čuvaju se u računovodstvu 1 godinu, nakon čega se arhiviraju. Sukladno Zakonu o računovodstvu, računovodstvene isprave moraju biti arhivirane najmanje 5 godina.

Postojeća shema tijeka rada prikazuje kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani, provjereni, obrađeni i prije nego što su prebačeni u arhivu. Dokumentotokom se smatra način kretanja dokumenata od trenutka njihovog sastavljanja do trenutka njihovog arhiviranja. Racionalna organizacija tijeka rada jedan je od glavnih uvjeta za ispravno postavljanje računovodstva.

Dokument, kao nositelj informacija, djeluje kao neizostavan element unutarnje organizacije svake institucije, poduzeća, tvrtke, osiguravajući interakciju njihovih dijelova. Informacije su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove provedbe i izvor za generalizacije, kao i materijal za referentni i istraživački rad. Osim toga, dokumentacija je u mnogim slučajevima obvezna, propisana zakonom i aktima vlasti, pa je jedno od sredstava jačanja pravne države i kontrole. Brzina donošenja odluka u konačnici ovisi o jasnoći i učinkovitosti obrade i kretanja dokumenata. Stoga se u racionalnoj organizaciji tijeku rada uvijek posvećuje velika pozornost, posebice u računovodstvu, gdje nepravodobna obrada financijskih dokumenata može dovesti do negativnih ekonomske posljedice. Uspostavljanje jednog ili drugog reda cirkulacije dokumenata ovisi o prirodi i karakteristikama poslovnih transakcija i njihovoj registraciji, kao io strukturi poduzeća i njegovom računovodstvenom aparatu. Za svaku vrstu ili vrstu dokumenata (zahtjevnice, fakture, fakture i sl.) razvija se posebna shema tijeka rada u obliku rasporeda tijeka dokumenata. Taj raspored pokazuje kroz koje instance (radna mjesta) i kojim redoslijedom prolazi dokument te koji se procesi obavljaju u svakoj instanci za obradu dokumenta i knjigovodstvene evidencije temeljene na njemu.

Pravilno organiziran tijek rada mora zadovoljiti dva glavna uvjeta: Prvo, za svaki dokument postavljen je najkraći put, tj. najmanji broj pojedinačnih instanci (radnih mjesta) kroz koje mora proći bez nepotrebnih i ponovljenih putovanja. Drugo, za svaki se dokument utvrđuje minimalno razdoblje prolaza, ograničeno vremenskim rokovima potrebnim za obavljanje posla s dokumentom na svakom stupnju (sastavljanje, izvršenje, obrada, evidencija itd.).

Raspored rada može se sastaviti u obliku dijagrama (shema 1) ili popisa radova na stvaranju, provjeri i obradi dokumenata koje obavlja svaki odjel poduzeća, ustanove, kao i svi izvođači, navodeći njihove odnos i vrijeme rada.

Ako je tvrtka velika, tada je potrebno sastaviti cjelovit raspored tijeka rada (Tablica 2). Za izradu rasporeda preporuča se uzeti kao osnovu "Pravilnik o dokumentima i tijeku rada u računovodstvu", koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105.

tablica 2

Nema smisla upoznavati sve zaposlenike s takvim globalnim rasporedom. Najbolje je za svaku diviziju pripremiti izvadak iz rasporeda. U njemu moraju biti navedeni svi dokumenti koji se odnose na područje djelovanja postrojbe, te rokovi u kojima se moraju dostaviti.

U praksi, neke tvrtke koriste mješovitu shemu tijeka rada. Odnosno, oni prave raspored, a zatim se izvadci iz njega u obliku dijagrama, dopisa prenose u strukturne jedinice tvrtke.

Kontrolu usklađenosti izvođača s rasporedom rada za poduzeće, instituciju provodi glavni računovođa.

6. Inventar, njegove vrste i značaj

Pojam inventure dolazi od latinske riječi "inventory", što znači "naći". Ovo je usklađivanje knjigovodstvenih podataka s fizičkim prisutnošću obračunskih objekata prebrojavanjem, vaganjem, mjerenjem i kušanjem.

U poduzeću se u određeno vrijeme provodi inventura kako bi se provjerila točnost računovodstvenih podataka. Preporučena učestalost inventara prikazana je u tablici 3.

Tablica 3

Minimalna potrebna učestalost inventura

Vrste imovine i financijskih obveza	Rok	broj računovodstvenog računa	Periodičnost
osnovna sredstva
Kapitalna ulaganja			Jednom godišnje (ali uvijek prije izrade godišnjih financijskih izvještaja)
Nedovršena proizvodnja i poluproizvodi vlastite proizvodnje			Jednom godišnje (ali uvijek prije izrade godišnjih financijskih izvještaja)
Nedovršeno remont i odgođeni troškovi			1 puta godišnje
Mlade životinje za tov, ptice, kunići, životinje i obitelji pčela, kao i pokusne životinje		1 put u kvartalu
Gotovi proizvodi u skladištima			1 puta godišnje
Roba u skladištima i bazama industrijske robe, u knjižarama			1 puta godišnje
Roba u skladištima i skladištima prehrambenih proizvoda			2 puta godišnje
Roba i ambalaža u trgovinama i drugim poduzećima maloprodaja			2 puta godišnje
Nafta i naftni derivati		roba 41, gotovi proizvodi 43	1 puta mjesečno
Plemeniti metali i dijamanti			2 puta godišnje
Knjižnične zbirke		na način koji utvrđuju ministarstva i odjeli, ali ne manje od jednom u 5 godina
Sirovine i druga materijalna sredstva			1 puta godišnje
Gotovina, novčani dokumenti, dragocjenosti i obrasci stroge prijave		1 puta mjesečno
Obračuni s bankama (na obračunskim i drugim računima, zajmovima, sredstvima primljenim iz proračuna i dr.		po primitku bankovnih izvoda
Obračuni za uplate u proračun		1 put u kvartalu
Naselja s podružnicama izdvojenim za samostalnu ravnotežu i s višim organizacijama		svakog 1. u mjesecu
Nagodbe s dužnicima i vjerovnicima		2 puta godišnje (ali uvijek prije izrade godišnjih financijskih izvještaja)

Postoji nekoliko faza inventure:

Prva faza je pripremna. Izdaje se nalog za provođenje inventure; imenuje se komisija; utvrđuju se rokovi i predmeti za popis; od materijalno odgovornih osoba uzimaju se potvrde da je imovina primljena pod njihovu odgovornost knjižena (ili otpisana kao trošak), svi dokumenti o izdacima i primicima dostavljeni su računovodstvu; stanja utvrđuju se knjigovodstvenim podacima; provjeravaju se vage i drugi mjerni uređaji; pečati se prostorija u kojoj će se vršiti inventura i sl.

Druga faza je glavna. Naturalna i dokumentarna ovjera. Provode se prebrojavanja, vaganja, mjerenja, traženje isprava koje potvrđuju knjigovodstvene podatke o postojanju imovinskih prava, obveza i pričuva. Izrađuju se standardni obrasci popisnih lista i akata popisa. Provjera stvarne raspoloživosti imovine provodi se uz obvezno sudjelovanje financijski odgovornih osoba. Neprihvatljivo je ispunjavati akte inventara iz riječi tih osoba. U opisima nije dopušteno ostavljati prazne retke, na zadnjim stranicama prazne se retke precrtavaju. Popis potpisuju svi članovi popisne komisije i materijalno odgovorne osobe. Na kraju popisa, potonji izdaju potvrdu kojom potvrđuju pregled imovine od strane komisije u njihovoj prisutnosti, o nepostojanju bilo kakvih potraživanja i prihvaćanju imovine navedene u popisu na čuvanje. Prilikom provjere stvarne raspoloživosti imovine u slučaju promjene materijalno odgovornih osoba, zaposlenik koji je prihvatio imovinu potpisuje inventar u primitku, a onaj koji je predao - u isporuci ove imovine. Za imovinu na čuvanju, danu u zakup ili primljenu na obradu sastavljaju se posebni popisi.

Treća faza je analitička. Stvarni podaci dobiveni revizijom uspoređuju se s knjigovodstvenim podacima, utvrđuju se odstupanja (viškovi, manjkovi, podcijenjeni, revalorizirani) i sastavljaju usporedni izvještaji. Koriste se sljedeći standardni obrasci sabirnih izjava: INV-18 za dugotrajnu imovinu, INV-19 za zalihe, INV-20 za trgovinu na veliko, INV-21 za trgovinu na malo. U ovoj fazi, po nalogu pročelnika, mogu se provesti kontrolne provjere ispravnosti inventara. Treba ih provesti uz sudjelovanje članova popisne komisije i materijalno odgovornih osoba prije otvaranja prostorija u kojima je obavljena inventura. Rezultati kontrolnih provjera ispravnosti popisa sastavljaju se aktom (obrazac INV-24) i evidentiraju u knjizi obračuna kontrolnih provjera ispravnosti popisa (obrazac INV-25).

Četvrta faza je finale. Održava se završna sjednica inventurne komisije na kojoj se potpisuje obrazac INV-26 „Zapisnik o rezultatima utvrđenim inventurom“. Na temelju toga pročelnik izdaje nalog za odobravanje rezultata inventure i dovođenje počinitelja na upravnu i financijsku odgovornost. Izrađuju se računovodstvena knjiženja. Prijave se podnose istražnim tijelima, a tužbe pravosudnim tijelima.

Nepodudarnosti između stvarne raspoloživosti imovine i računovodstvenih podataka otkrivenih tijekom inventure trebaju se odraziti na relevantne račune. Višak imovine se evidentira po tržišnoj vrijednosti na dan popisa. Manjak imovine i njezino oštećenje u granicama normi prirodnog gubitka pripisuje se troškovima proizvodnje ili prometa (računi troškova), a prekoračenje normi - na teret počinitelja. Ako se počinitelji ne otkriju ili je sud odbio naplatu štete od njih, tada se gubici od manjka imovine i njezina oštećenja otpisuju u financijski rezultat.

Kako bi se osigurala legitimnost i pouzdanost rezultata inventure, potrebno je poduzeti mjere za poštivanje pravila za obradu dokumenata i postupaka za provođenje inventure.

Tablica 4

Inventurne pogreške i njihove posljedice.

	Popis prekršaja	Moguće posljedice
	Na sastav popisne komisije ne odobrava pročelnik	Nema razloga za inventuru
	Dokumentirana je odsutnost barem jednog člana komisije prilikom inventure
	U narudžbi nije navedeno vrijeme inventure	Nema razloga za pokretanje inventure
	U pauzama u radu povjerenstva, vanjskim osobama nije zabranjen pristup prostorijama u kojima se čuva popisni list.	Uvođenje ispravaka koji iskrivljuju rezultate popisa
	Ako je nemoguće zaustaviti gospodarsku djelatnost, račune i izdatke ne ovjerava predsjednik popisne komisije.	Moguće je izdati prethodno neizdane potvrde o primicima i izdacima
	Od materijalno odgovornih osoba nisu uzete potvrde da su svi dolazni i odlazni dokumenti predani u računovodstvo	Ako se otkriju kršenja, mogu se predočiti dokumenti o primitku i izdatku izdani tijekom razdoblja popisa.
	Računovodstveni podaci se uspoređuju sa stvarnom dostupnošću, a ne obrnuto. (Idealno je popis inventara sastaviti ručno ručno nakon toga)	Postoji mogućnost iskrivljavanja stvarnih podataka u skladu s računovodstvenim podacima
	Popis inventara sastavlja se u jednom primjerku	Rezultati popisa nisu valjani
	Ukupni zbrojevi moraju biti ovjereni na svakoj stranici - broj riječima, broj brojeva i iznos materijalnih vrijednosti, kao i zbroj u fizičkom smislu, čak i ako je obračun obavljen u novcu	Mogućnost neovlaštenih ispravaka
	Na svakoj stranici nema upisa “Cijene, ukupno provjereno” i potpisa materijalno odgovorne osobe	Popisni list nije dokument na temelju kojeg se mogu ostvarivati potraživanja prema materijalno odgovornim osobama
	Pogreške i ispravci se ne potpisuju niti ovjeravaju od strane članova povjerenstva	Ispravci se smatraju nevažećima
	Inventarna lista nakon odobrenja rezultata sadrži prazne retke. (Svi moraju biti precrtani)	Moguć je unos dodatnih podataka
	Na posljednjoj stranici popisnog lista nema potpisa materijalno odgovorne osobe da nema potraživanja prema članovima povjerenstva i potvrde, kao i da prima na čuvanje imovinu navedenu u popisu.	Nepostojanje osnova za podnošenje tužbe prema materijalno odgovornoj osobi u slučaju manjkova

Popisno povjerenstvo ne odgovara za netočnost podataka koje su druge organizacije dale, a korištene u svrhu sastavljanja popisnih akata materijalnih vrijednosti, za čiju sigurnost u vrijeme popisa ne odgovaraju zaposlenici organizacije.

Svaka osoba u ulozi kupca barem se jednom susrela s popisom robe. Na primjer, kada je odjel ili cijela trgovina s natpisom "Računovodstvo" zatvorena tijekom radnog vremena. Njegova je svrha pronaći odstupanja u stvarnoj dostupnosti robe s podacima koji se nalaze u računovodstvenom sustavu organizacije. Kako ne bi zaustavili prodaju, mnoge trgovine dogovaraju provođenje inventure i obrada njezinih rezultata vikendom ili čak noću.

U ovom članku analizirat ćemo cijeli proces korak po korak. A u našem servisu možete preuzeti svu potrebnu dokumentaciju za to: obrasce i uzorke naloga za popis, popis robe, sravni list, otpisni akt i sve ostalo. A u MySkladu možete napraviti inventuru online. Imamo video vodič o tome kako to učiniti. Registrirajte se i isprobajte sada: besplatno je.

Pa odakle početi? Morate biti spremni na činjenicu da ćete morati potrošiti dodatne resurse - vrijeme i novac. To uključuje: skretanje zaposlenika trgovine s njihovih glavnih dužnosti i dodatne isplate osoblju za prekovremeni rad, izgubljenu dobit od zaustavljanja prodaje za vrijeme inventure. Ako se poduzeće sastoji od jedne osobe, a ta osoba ste vi, tijekom revizije ćete morati obavljati više funkcija istovremeno: direktor, financijski odgovorna osoba i računovođa. Stoga je za svakog poduzetnika važno znati kako pravilno provesti inventuru i formalizirati njezine rezultate.

Vrijeme inventure

Vrijeme inventure u Ruskoj Federaciji određeno je odgovarajućim Uredbama o računovodstvu i izvješćivanju. Dakle, potrebno je izvršiti reviziju:

prilikom prijenosa imovine organizacije za najam, otkup, prodaju;
prije izrade godišnjih financijskih izvješća;
kod promjene materijalno odgovornih osoba (na dan prijema i prijenosa predmeta);
prilikom utvrđivanja činjenica o krađi i oštećenju dragocjenosti;
u slučaju prirodnih katastrofa, požara, nesreća ili drugih hitnih slučajeva uzrokovanih ekstremnim uvjetima;
nakon likvidacije (reorganizacije) organizacije.

U pravilu se u trgovini iu skladištu inventura provodi svaki mjesec - radi kontrole rada osoblja i statusa računovodstva robe u cjelini. Ovaj postupak je neophodan ne samo zato što je obavezan. Pomoću ovakvog mehanizma praćenja rada vaše tvrtke moći ćete ocijeniti kvalitetu rada zaposlenika, na vrijeme prepoznati neispravnu robu i ukloniti iz asortimana ono što iz nekog razloga nije u prodaji.

Postupak provođenja inventure

U sklopu popisa zaliha u prodavaonici i skladištu, naime, potrebno je prebrojati i procijeniti robu na zalihama, popuniti popisnu listu, u slučaju bilo kakvih problema – kvalitete ili nedostatka zaliha – sastaviti odgovarajuće akte, te zatim sastavljeni popis i akte prenijeti u računovodstvo. Tamo će se na njihovoj osnovi sastaviti usporedni list koji odražava rezultate popisa za svaki proizvod. Na posljednjem koraku sastavlja se izjava o rezultatima koja sadrži generalizirane rezultate, izdaje se nalog (uputa) za odobravanje rezultata inventure, unose se izmjene u računovodstvo, donosi se odluka o naknadi štete od materijalno odgovornih osoba.

Proces je prilično kompliciran, posebno za početnike, pa smo razvili tablicu koja će vam jasno reći kako napraviti inventuru.

Pozornica	Radnje	Dokument (obrazac)
Priprema za popis i naplata provizije	Ravnatelj izdaje naredbu i formira komisiju u kojoj se nalazi materijalno odgovorna osoba i računovođa, ako postoji. Ako ne, onda samo on sam, ali u različitim funkcionalnim ulogama.	Popis robe pomoću posebnih programa i usluga Gore smo već rekli da sustav automatizacije računovodstva uvelike pojednostavljuje popis. Uvijek znate koliko proizvoda treba biti u trgovini ili skladištu. Prilikom unosa stvarnih podataka brzo se vidi konvergencija pokazatelja, manjkova i viškova, kako u komadima tako i u novcu. Uz pomoć usluge u oblaku za upravljanje trgovinom MySklad inventar robe postaje jednostavan i brz zadatak. Ručno ili korištenjem barcode skenera možete ispuniti obrazac INV-3 prema stvarnoj raspoloživosti i ispisati ovaj popis za prijenos u računovodstvo. Osim toga, u našem servisu možete besplatno voditi evidenciju zaliha, evidentirati primitak i utrošak robe te ispisati dokumente potrebne za trgovanje. Odlučite li se za automatizaciju računovodstva u svojoj trgovačkoj organizaciji, MoySklad će biti idealno rješenje, bez obzira kojom se djelatnošću bavite: veleprodaja, maloprodaja ili internet trgovina.

Pozornica

Radnje

Dokument (obrazac)

Priprema za popis i naplata provizije

Ravnatelj izdaje naredbu i formira komisiju u kojoj se nalazi materijalno odgovorna osoba i računovođa, ako postoji. Ako ne, onda samo on sam, ali u različitim funkcionalnim ulogama.

Popis robe pomoću posebnih programa i usluga

Gore smo već rekli da sustav automatizacije računovodstva uvelike pojednostavljuje popis. Uvijek znate koliko proizvoda treba biti u trgovini ili skladištu. Prilikom unosa stvarnih podataka brzo se vidi konvergencija pokazatelja, manjkova i viškova, kako u komadima tako i u novcu.

Uz pomoć usluge u oblaku za upravljanje trgovinom MySklad inventar robe postaje jednostavan i brz zadatak. Ručno ili korištenjem barcode skenera možete ispuniti obrazac INV-3 prema stvarnoj raspoloživosti i ispisati ovaj popis za prijenos u računovodstvo. Osim toga, u našem servisu možete besplatno voditi evidenciju zaliha, evidentirati primitak i utrošak robe te ispisati dokumente potrebne za trgovanje.

Odlučite li se za automatizaciju računovodstva u svojoj trgovačkoj organizaciji, MoySklad će biti idealno rješenje, bez obzira kojom se djelatnošću bavite: veleprodaja, maloprodaja ili internet trgovina.