Норма просроченной дебиторской задолженности. Просроченная дебиторская задолженность: анализ, управление, основные ключевые моменты. Почему должник не платит и как с этим бороться

11.09.2012

В производственно-технологической организации с многообразием продукции, услуг и постоянно расширяющейся базой клиентов непросто отслеживать, насколько четко заказчики исполняют свои обязательства. Опытом построения системы контроля дебиторской задолженности в подобных организациях делится в своей статье Елизавета Иванова , финансовый директор ООО «Дизельные технологии».

Построение системы контроля дебиторской задолженности

– важный компонент оборотного капитала любой организации. «Дизельные технологии» не исключение. Мы предоставляем услуги по эксплуатации и ремонту дизельной топливной аппаратуры. Автобизнес развивается, а с ним увеличивается и количество профильных компаний. Постоянно нужно быть в тонусе. Использование такого стимулятора продаж, как предоставление торгового кредита и отсрочки платежа, является отнюдь не лишним инструментом в борьбе за потенциальных клиентов. Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет политику предоставления кредитов и скидок клиентам.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся: контроль и учет договоров с покупателями, контроль оформления реализации товара, установление характера дебиторской задолженности. Кроме того, в число задач финансового специалиста нашей компании при управлении дебиторской задолженностью входят:

1) определение степени риска неплатежеспособности покупателей,

2) расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам,

Важно отметить, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товара – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара.

В нашей компании построение системы контроля дебиторской задолженности началось с создания кредитного комитета. Опыт формирования такого подразделения в организации я получила, работая в сфере продаж пиломатериалов. Это довольно узкий рынок, и конкуренция на нем очень высока. Кредитный отдел позволил контролировать взаимоотношения с клиентами, создавая при этом комфортные условия сотрудничества. Когда проблемные клиенты появились в «Дизельных технологиях», идея разработать аналогичную систему, только с учетом особенностей этого конкретного бизнеса, вначале показалась нереализуемой. Слишком разные структуры организаций и разный профиль деятельности. Однако в итоге концепция все же была разработана, и сейчас проект находится в стадии активной реализации.

В функции кредитного отдела компании «Дизельные технологии» входят организация и внедрение системы контроля дебиторской задолженности, а также дальнейшее её поддержание на должном уровне. Начали с определения уровней ответственности при принятии решений, требующих согласования с членами кредитного комитета.

Юристы разработали унифицированную форму договора поставки товара с отсрочкой платежа, обязательную для всех подразделений компании.

Данная форма договора была введена в действие отдельным приказом генерального директора организации. Договора поставки с отсрочкой платежа, заключенные в иной форме, прекратили свое действие и подлежали перезаключению. Об этом клиенты были предупреждены отдельным информационным письмом, направляемым в адрес контрагента вместе с новой формой договора.

Помимо прочих унифицированный договор поставки товара с отсрочкой платежа содержит следующие положения (извлечение):

4.3. Расчеты за Товар производятся в следующем порядке:

В течение ___ (___________) рабочих дней от даты выставления счета-фактуры/накладной/спецификации Покупатель перечисляет на расчетный счет Поставщика сумму в размере 100% от стоимости Товара, указанную в спецификациях, накладных, счет-фактурах.

4.4. Отсрочка платежа в соответствии с п.4.3. Договора предоставлена контрагенту при условии ежемесячного объема закупок Товара в рамках данного Договора на сумму не менее ____________ (_____________) рублей в месяц.

4.5. Лимит задолженности Покупателя перед Поставщиком за поставленный Товар не может превышать _____________ (_____________) рублей.

4.6. При невыполнении условия, оговоренного в п.4.4., отсрочка платежа может быть уменьшена или заменена на 100% предоплату.

Данное изменение порядка расчета за поставленный Товар должно быть оформлено отдельным Приложением.

4.7. В случае пользования товарным кредитом Покупатель обязуется предоставить надлежаще заверенные копии следующих документов юридического лица (выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет, письмо банка об открытых расчетных счетах, бухгалтерскую отчетность (форма 1, форма 2), доверенность на подписание договора). Все документы должны содержать надпись «копия верна» и быть заверены подписью генерального директора и печатью Покупателя.

4.8. Обязательство Покупателя по оплате Товара считается исполненным после зачисления денежных средств на счет Поставщика».

Кроме того, на последнем листе нашего экземпляра договора предусмотрено обязательное визирование несколькими представителями компании: коммерческим и финансовым директорами, генеральным директором. Ответственность за подписание унифицированной формы договора и комплектность сопроводительной документации была возложена на ответственного менеджера по продажам.

Далее мы внесли соответствующие изменения в алгоритм регистрации сделки в информационной системе компании. В отличие от договоров с предоплатной системой, которые регистрировали сами менеджеры по продажам, регистрация договоров с отсрочкой платежа относилась к компетенции финансового менеджера. При этом он проверяет комплектность предоставленной сопроводительной документации, наличие подписей ответственных лиц и устанавливает соответствующие условия товарного кредита (кредитный лимит, отсрочка в днях) в информационной системе. При установке указанных ограничений – превышение кредитного лимита или наличии просрочки по оплате – товар автоматически не мог быть отгружен.

Следующим этапом создания четкой системы контроля дебиторской задолженности стало внесение в число ключевых показателей деятельности менеджеров по продажам пункта «Доля просроченной дебиторской задолженности, %». Этот показатель контролируется ежемесячно и участвует в расчете при начислении месячного бонуса.

Дебиторская задолженность ООО «ХХХХХХ» по состоянию на ___________ 2012 г.

Специалист финансового отдела ежемесячно до 1-го числа месяца, следующего за отчетным, составляет отчет о состоянии дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Полученные результаты финансовый менеджер предоставляет финансовому и коммерческому директорам. В свою очередь, коммерческий директор доводит результаты проведенной проверки до ответственных менеджеров по продажам, с целью контроля дебиторской задолженности и определения дальнейших действий по погашению долгов.

Также были определены этапы истребования просроченной дебиторской задолженности и ответственные лица на каждом этапе данной процедуры.

Таким образом в организации была построена система контроля дебиторской задолженности, охватывающая все этапы реализации товара от момента ее возникновения до фактического поступления денежных средств на расчетный счет компании при истребовании просроченной дебиторской задолженности.

Несколько слов по поводу контроля обоснованности размера предоставленного кредитного лимита. Ежемесячно, на последнюю дату текущего месяца председателю кредитного комитета поступает отчет о состоянии дебиторской задолженности, который содержит информацию не только о текущих сделках с отсрочкой платежа, но и данные по объему продаж накопительным итогом с начала года и среднемесячный объем продаж по каждому клиенту:

Данный отчет позволяет оценить, насколько хорошо клиент выдерживает условия предоставления товарного кредита, установленные по договору (см. пункт 4.4. договора) и при необходимости внести соответствующие коррективы.

I. Регламент продаж как инструмент контроля дебиторской задолженности

Важным этапом построения системы контроля дебиторской задолженности стала разработка и внедрение регламента по управлению продажами.

Целью внедрения данного внутреннего нормативного документа являлась минимизация ошибок при продаже товара и разделение зон ответственности сотрудников при реализации данного бизнес-процесса. Так как предоставление товарного кредита является одним из инструментов продаж, алгоритм контроля дебиторской задолженности также вошел в состав указанного регламента.

Организация продаж по четкой схеме дает возможность оперативно управлять процессом продаж и общения с клиентами.

Регламент по управлению продажами включает в себя:

• описание бизнес-процесса продажи товаров, при этом учитывается вариативность существующих в организации способов реализации товара:
• поставка товара на условиях предоплаты;
• поставка товара с отсрочкой платежа;
• реализация товара на экспорт.
• структурную схему процесса продажи товаров и обслуживания клиентов;
• основные и второстепенные обязанности менеджеров по продажам, а также сотрудников склада и бухгалтерии;
• мероприятия по контролю дебиторской задолженности.

В регламенте устанавливаются условия предоставления коммерческого кредитования покупателям. В них оговорено, что данная операция осуществляется только в отношении клиентов, имеющих положительную историю закупок в течение не менее 6 предшествующих месяцев, при наличии постоянных оборотов и отсутствии необоснованных возвратов и претензий со стороны покупателя. Максимальный срок предоставляемой клиенту отсрочки платежа не может превышать 45 календарных дней с момента отгрузки товара.

Здесь же определяются пределы ответственности руководителей разных уровней при принятии решения о величине кредитного лимита для клиента. Решение о предоставлении кредитного лимита на сумму свыше 50 000 и до 500 000 рублей согласовывается с финансовым и коммерческим директорами. Свыше 500 000 рублей – с генеральным директором.

Важно отметить, что регистрация условий договора поставки с установленным кредитным лимитом в информационной системе компании относится к обязанностям финансового менеджера, а не менеджера по продажам. При превышении того или иного условия процесс реализации товара автоматически блокируется системой и отгрузка товара становится невозможной. Изменять условия кредитования клиента в информационной базе компании может только финансовый менеджер, у остальных сотрудников компании данные права отсутствуют.

Подчеркну, что отладка информационной системы компании под соответствующие требования к обеспечению контроля задолженности является обязательным условием создания работающей системы управления дебиторской задолженности.

Этап реализации товара с отсрочкой платежа также не оставлен без внимания. При наличии просрочки платежа за предшествующую отгрузку менеджер по продажам обязан приостановить все последующие отгрузки клиенту до момента погашения просроченной задолженности, либо производить последующие отгрузки с предварительной оплатой. В соответствии с регламентом, обязанность контроля за поступлением денежных средств при осуществлении отгрузки товара с отсрочкой платежа возложена на менеджера по продажам.

II. Превентивная работа и механизм изъятия просроченной дебиторской задолженности

Помимо регламентации этапов заключения договора поставки, реализации товара, возврата товара покупателем и внутреннего перемещения товаров, регламент по управлению продажами содержит алгоритм действий сотрудников при изъятии просроченной дебиторской задолженности и ведению превентивной работы по её возникновению.

Так, менеджеры по продажам обеспечивают соблюдение следующих процедур управления дебиторской задолженностью:

1) С 1 по 30 день со дня возникновения задолженности ответственный менеджер по продажам один раз в неделю (каждый понедельник) направляет напоминание об оплате.

2) За 2-3 дня до наступления срока оплаты менеджер по продажам по телефону напоминает клиенту об окончании периода отсрочки и необходимости погашения долга.

3) При неоплате в срок менеджер по продажам осуществляет ежедневные звонки с целью выяснения причин и формирования графика погашения задолженности.

4) Одновременно с этим в период от 1 до 60 дней просрочки ответственный менеджер по продажам один раз в неделю (каждый понедельник) направляет в адрес клиента первое требование об оплате. В течении 2-х дней после отправки требования менеджер обязан созвониться с клиентом, чтобы проконтролировать факт получения данного требования и запросить информацию о предпринятых клиентом действиях.

В случае просрочки оплаты более 60 дней действия по погашению задолженности осуществляются финансовым и юридическим отделами центрального офиса. Финансовый менеджер предпринимает все возможные меры по досудебному урегулированию и возврату просроченной дебиторской задолженности, в том числе направляет в адрес клиента второе требование об оплате.

При достижении 180-дневного срока просрочки юридический отдел формирует пакет документов для передачи дела в арбитражный суд либо агентству по сбору дебиторской задолженности, предварительно направив соответствующее письмо клиенту.

Все вышеуказанные способы изъятия просроченной дебиторской задолженности постепенно адаптируются под сферу «Дизельных технологий». Предложенная методика позволяет контролировать дебиторскую задолженность на всех этапах её возникновения и существования, а также значительно снижает риски, сопутствующие торговому кредитованию клиентов.

Важно отметить, что для большей эффективности необходимо также увязать систему мотивации менеджеров по продажам с системой контроля дебиторской задолженности. Например, ввести в качестве одного из ключевых показателей деятельности объём (долю) просроченной дебиторской задолженности в общем объеме «дебиторки» по состоянию на отчетную дату.

Некоторые организации прибегают ещё к страхованию кредитов – мере против непредвиденных потерь безнадежного долга. Но я бы посоветовала, до принятия окончательного решения о приобретении такой защиты, оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и непосредственную стоимость страхования.

Елизавета Иванова, финансовый директор ООО «Дизельные технологии»

Наличие на балансе просроченной дебиторской задолженности характерно для любого предприятия. В ходе коммерческой деятельности между компаниями-партнёрами нередко формируется взаимная дебиторская задолженность.

Во многом наличие дебиторских долгов свидетельствует об активном сотрудничестве с контрагентами, тем самым являясь частью активов. При переходе её в разряд просроченной и превышении её объемов над кредиторской задолженностью можно сделать предположение о финансовой нестабильности предприятия.

Понятие и признаки просроченной дебиторской задолженности на балансе

Специалисты говорят, что «дебиторская задолженность является суммой, которая причитается предприятию от юридических, физических лиц в результате хозяйственных взаимоотношений обозначенными лицами. Чаще всего долги образуются после продаж в кредит».

Замечено, что без дебиторской задолженности не существует ни одного субъекта хозяйственной деятельности:

• Должнику даётся возможность использовать дополнительные бесплатные оборотные средства;
• Для кредитора — это возможность расширить рынок сбыта своих товаров, услуг или работ.

Задолженность дебиторскую условно подразделяют на нормальную и просроченную:

• В первом случае срок оплаты за предоставленные услуги или товар ещё не наступил, но право собственности уже у покупателя, или же поставщик получил оговоренный аванс.
• Просроченная дебиторская задолженность наступает, когда покупатель не оплачивает в установленный срок оговоренную договором сумму.

В свою очередь просрочку подразделяют на сомнительную и безнадёжную.

• Сомнительной считается любая задолженность, которая возникает в случае неуплаты вовремя за предоставленный товар, работы или услуги. И, когда она не обеспечивается никаким залогом, чьим-то поручительством или гарантией банка.
• или нереальные к взысканию долги становятся таковыми, если по ним истёк срок исковой давности. Когда в соответствии с гражданским законом прекращено всякое обязательство, и на основании государственного органа или ликвидации организации признано невозможность исполнения. О ликвидации обанкротившихся предприятий .

Признаки просроченных дебиторских и кредиторских долгов

Любой вид задолженности с точки зрения бухгалтерского учёта – это сумма или объём средств, не поступивших на счёт компании от контрагентов за оказанные услуги или поставленные товары, но имеющихся на балансе. В качестве долга могут рассматриваться не только финансовые активы, но и имущественные права. В рамках контроля и управления задолженностями, в категорию просроченных относят лишь те долги, которые соответствуют ряду признаков.

Основным признаком является истечение сроков оплаты по договору. Если договором предусмотрено внесение суммы долга конкретными долями ежемесячно, то пропуск очередного внесения средств также позволяет рассматривать долг в качестве просроченного.

Во многом такое понимание обусловлено тем, что договор может предусматривать штрафные санкции за нарушение сроков в фиксированной сумме или процентном соотношении, в этом случае речь идет о пенях. Таким образом, просроченная дебиторская задолженность может принести предприятию дополнительный доход. Эти же возможности представляет и кредиторская задолженность.

Истечение сроков исковых давностей является основанием перевода просроченной кредиторской, также и дебиторской задолженности в разряд безнадежных долгов.

Основным признаком просрочки является истечение сроков оплаты по договору.

Основания безнадёжного долга: срок исковой давности и ликвидация

Считается, что безнадёжная задолженность более сложна в получении, и её проще списать. Для этого законодательство предусматривает следующие основания:

1. Когда по долговому обязательству истёк срок исковой давности. Согласно Гражданскому кодексу он равен трём годам.
2. Когда организация-должник ликвидирована или признана банкротом.
3. Когда по долговому обязательству уже возбуждено исполнительное производство. Но после осуществления всех предусмотренных законодательством действий пристав-исполнитель прекращает производство в связи с тем, что такой долг невозможно взыскать. Ему присваивается категория . Судебный пристав может вынести такое решение по причине неизвестности местонахождение должника, либо у него отсутствует собственность и денежные средства могущие быть использованными как средства погашения долгового обязательства.

Вопросы бухгалтерского учёта: как посчитать и списать долги

Независимо от характера и особенностей долгов, до наступления моментов списания их сумма остаётся на балансе. Соответственно, если срочные мероприятия по взысканию долгов успехом не увенчались, необходимо посчитать объём задолженности и произвести их списание.

Основанием для проведения списания просроченных долгов являются:

• Инвентаризационные данные , позволяющие определить, какая категория долгов более не должна отражаться на балансе;
• Факт невозможности взыскать долг , имеющий письменное обоснование;
• Прямое письменное указание руководителя организации.

Моменты списания для любого предприятия, независимо от формы его организации являются обязательными.

На практике списание заключается в формировании определённого документационного пакета и сами бухгалтерские проводки. Списание дебиторской задолженности при УСН есть в одной из прошлых статей, а — проводки списания дебиторской задолженности.

Порядок осуществления всех мероприятий описывается в соответствующих методических рекомендациях. Сами же основы списания просроченных долгов регламентируются Положением о ведении бухгалтерского учёта.

С учётом того, какая именно задолженность списывается, формируется определённый пакет документов.

В первую очередь считается сумма долга, для этого проводится инвентаризация. Просроченная дебиторская задолженность также относится к имуществу предприятия, а значит, подлежит инвентаризации. О чём и составляется документ, подтверждающий наличие долгов дебиторов на балансе и их объём.

Таким документом считается Акт инвентаризации расчётов формы №ИНВ-17 с покупателями, дебиторами, кредиторами. Данным актом подтверждаются факты, когда образовалась задолженность, информация о дебиторах, сумма и срок по просроченному обязательству. бланк акта на списание дебиторской задолженности. Также дополнительно составляется бухгалтерская справка с указанием следующих моментов:

• Реквизитов должника;
• Сумма обязательств;
• Обоснование задолженности и первичные документы;
• Дата, когда сформировался долг;
• Документ, подтверждающий принятие мер к истребованию.

На основании данной справки руководителем издаётся соответствующий приказ или распоряжение на списание просроченных долгов. В приказе указывается сумма для списания, ответственные лица за осуществление проводки по бухгалтерским документам, а также контроль за исполнением.

Свои особенности имеет порядок работы с сомнительной задолженностью. Если предприятие не формирует резерв по этой категории долгов, то её списание производится в составе внереализационных расходов.

В ситуации, когда истребовать долг невозможно по причине ликвидации дебитора, необходимо получить справку из Единого реестра о том, что такая организация из него выбыла. Это обусловлено тем, что просроченная задолженность, как кредиторская, так и дебиторская учитывается при расчёте налогов.

Нередко налоговые органы пытаются оспорить проводки о списании долгов, и именно по этой причине необходимо полностью и тщательно формировать их документационное обоснование для дальнейшего отстаивания правомерности деятельности организации в суде.

Порядок бухгалтерской работы и проводки при списании

Сумма просрочки списывается с резерва по сомнительным долгам. Данную операцию необходимо отразить проводкой:

• Списание дебиторской задолженности за счёт резерва . При этом следует учитывать, что использование резерва возможно только в пределах его размеров. И если сумма задолженности превышает сумму в резерве, то полученную разницу необходимо отразить в графе «прочие расходы».
• Списываем дебиторские долги, не покрытые резервом . Если по задолженности истёк срок исковой давности, и произошло её списание – это не означает, что она аннулирована. В течение 5 лет списанная сумма должна отражаться на забалансовом счёте «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
• При отсутствии резерва по сомнительным задолженностям бухгалтерам предприятия необходимо использовать суботчёт «Прочие расходы». В этом случае списание происходит, так же как и в случае с задолженностью, не покрытой резервом.

Сумма просрочки списывается с резерва по сомнительным долгам.

Учитываем суммы при расчёте налога на прибыль

В налоговом учёте этот долг можно списать несколькими способами :

• В первом случае это происходит за счёт созданного резерва.
• Во втором списание отражается во внереализационных расходах.

Значение также имеет и то, по какому методу организация ведёт расчёт налога на прибыль. Так учесть безнадёжную задолженность по дебиторке в составе расходов могут организации рассчитывающие налог на прибыль методом начисления.

При использовании организацией кассового метода это сделать нельзя. Так как в этом случае доходы признаются только после их получения, а все затраты только после оплаты. Последнее происходит только тогда, когда покупателем прекращены все обязательства перед продавцом. В случае просроченного платежа эти обязательства не считаются исполненными. Поэтому расходы признать не получится.

По закону сумма безнадёжной дебиторской задолженности уменьшает налог на прибыль.

При ликвидации организации-должника кредитор может, не дожидаясь срока исковой давности списать безнадёжный долг в составе своих внереализационных расходов. Но для этого необходимо иметь на руках документы, которые будут свидетельствовать и ликвидации должника.

Видео о порядке учёта безнадёжной дебиторской задолженности:

Необходимые документы

Без соответствующих документов подтверждение дебиторской задолженности невозможно. Для определения точного размера просроченной задолженности необходимо провести инвентаризацию. Её итоги должны быть отражены в специальном акте. С основанием в виде приказа на инвентаризацию.

После этого основываясь на итогах инвентарной проверки и бухгалтерской справки, руководитель может издать приказ на списание просроченных долгов.

Одной из самых острых проблем в любой компании является проблема возврата долгов. Как правильно работать с дебиторской задолженностью, и можно ли забрать долги без боя, рассказал на своем тренинге Максим Голубев, собственник группы компаний Brain Energy, бизнес-тренер, генеральный директор Национального Тренингового Агентства (NTA). Подробно об этом — в репортаже журналиста Training.com.ua.

«Как вы считаете, если компания поставляет товары или услуги по предоплате, приходится ли ей работать с дебиторской задолженностью?» — задает вопрос аудитории Максим Голубев.

И тут же отвечает: «Когда компания работает по предоплате, и покупатель по какой-то причине не заплатил (соответственно, и услугу компания не оказала), она все равно теряет свои деньги, заложенные в бюджет. Поэтому ей тоже приходится работать с задолженностью».

Утром деньги — вечером стулья

Там, где это возможно, спикер советует работать с клиентами по предоплате, поскольку это легче, чем потом забирать долги, как это часто происходит в случае кредитования. Для того, чтобы продажи по предоплате велись успешно и компания не теряла свой доход, нужно следовать нескольким простым и очевидным правилам:

• Выписанный счет — это еще не завершенная сделка. Сделка завершена только тогда, когда деньги на счету.
• Чем больше проходит времени с момента выписки счета, тем меньше шансов, что счет будет оплачен.
• Как только вы договорились с клиентом о выписке счета, сразу же нужно согласовать дату оплаты.
• Перезвоните клиенту за день до согласованной даты, напомните ему о том, что завтра день платежа.
• Если в указанную дату деньги не поступили на счет, свяжитесь с клиентом, уточните причину неоплаты счета, договоритесь о новой дате оплаты.

Помимо классических приемов продаж, используемых компанией, также можно включать приемы дезинформации клиента. Это делается для того, чтобы «подтолкнуть» его там, где он медлит, убедить его в том, что он действительно хочет купить у вас предлагаемый товар или услугу.

Приемы дезинформации клиента могут быть следующие:

• Ограниченный запас или Ажиотажный спрос,
• Ссылка на удовлетворенного конкурента,
• Перспектива отказа от приобретения.

Максим Голубев предостерегает, что ни один вменяемый клиент не захочет покупать у менеджера по продажам что-либо, да еще и по предоплате, если этот менеджер идет на шантаж или запугивание.

Отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании
Поэтому, используя изложенные выше приемы, нужно изо всех сил пытаться стать «другом» клиенту, показать, что вы на его стороне, что защищаете его интересы и искренне желаете ему помочь.

Вечером деньги — утром…

Если все же вам приходится работать с товарным кредитованием — а это практика чуть ли не каждой компании-то вы неизбежно будете сталкиваться с дебиторской задолженностью, и в этом нет ничего страшного. По мнению Максима Голубева, «отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании».

При работе с товарным кредитованием нужно четко понимать, что какая-то часть денег не вернется. Почему? Бывает две группы причин не возврата долга. Это:

• Естественные причины,
• Искусственные причины.

«Естественные причины» не возврата долгов — это обычно 2% — 3% в год, которые случаются по «естественным причинам»:, таким как несчастные случаи, смерть, банкротство или другие «обстоятельства непреодолимой силы».

Что касается «искусственных причин» дебиторской задолженности, то это, по мнению Максима Голубева, проверка Вашего бизнеса на прочность мошенниками, которые обычно за короткое время прибавляют еще 3% — 4% дебиторской задолженности. «Если не заниматься предупреждением „Искусственных причин“, то вы подвергнитесь атаке мошенников, что может привести к банкротству Вашего бизнеса», — говорит тренер.

Максим Голубев, бизнес-тренер, генеральный директор NTA (National Training Agency)

Золотое правило дебиторской задолженности

Если вы приняли решение работать с товарным кредитованием, то нужно четко понимать основное правило по работе с дебиторской задолженностью: дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, что бы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать.
Существует несколько видов дебиторской задолженности: текущая, просроченная, проблемная и безнадежная (или убыточная) дебиторская задолженность.

Обязательным компонентом работы с дебиторской задолженностью должен быть подготовительный этап. На этом этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности.

В этом периоде проводятся следующие мероприятия:

• Знакомства.
• Переговоры.
• Проверочные мероприятия.
• Определяются объемы будущей задолженности.
• Определяются сроки погашения задолженности.
• Определяются штрафные санкции за нарушение договоренностей.

«Обязательное условие подготовительного этапа — юридически грамотное контрактование достигнутых договоренностей», — говорит Максим Голубев.

Виды дебиторской задолженности

1. Текущая дебиторская задолженность

Текущей дебиторской задолженностью считается задолженность, находящаяся в договорных сроках. Как правило, такая задолженность определяется двумя критериями:

• количество дней отсрочки платежа;
• максимальная сумма задолженности.

Даже если клиент выдерживает сроки оплаты согласно договору, менеджер по продажам должен проводить работу с текущей дебиторской задолженностью — ежедневно следить за графиками поступления денег, и напоминать клиенту о том, что скоро подходит срок оплаты счета. Как правило, такие напоминания клиенту необходимо делать за три и за один день до даты планового платежа.

На подготовительном этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности

После поступления денег на счет компании, менеджер должен поблагодарить клиента за осуществленную оплату. Максим Голубев считает: «Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!».

2. Просроченная дебиторская задолженность

Это та задолженность, срок оплаты которой, согласно договору, уже наступил, но срок просрочки не превышает критичного срока. Критичный срок — это срок, который устанавливается внутренним регламентом компании. Как правило, для разных категорий контрагентов он устанавливается разный.
При появлении просроченной дебиторской задолженности очень важно «удержать» клиента в состоянии оплаты текущих платежей. В таком случае с клиентом необходимо договориться о том, что он продолжает гасить дебиторскую задолженность согласно договорным обязательствам, а просроченная задолженность для него реструктуризируется. То есть составляется график погашения просроченного платежа. «При достижении таких договоренностей можно продолжать клиенту отгрузку», — считает Максим Голубев.

При работе с просроченной дебиторской задолженностью, очень важно дать клиенту понять, что никто не даст ему превратить это в систему.

3. Проблемная дебиторская задолженность

Проблемная дебиторская задолженность — эта та задолженность, сроки просрочки которой превысили критические сроки. При появлении такой задолженности, Максим Голубев рекомендует все отгрузки товара такому контрагенту блокировать, и предупреждает: «Чем старше проблемная задолженность, тем сложнее ее взыскать».

Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!

При появлении проблемной дебиторской задолженности, финансовая ответственность делится между менеджером отдела продаж и начальником отдела продаж. При работе с проблемной дебиторской задолженностью определяют четыре этапа переговоров:

• Переговоры на уровне менеджера отдела продаж,
• Переговоры на уровне начальника отдела продаж,
• Переговоры на уровне первых лиц компании,
• Судебное решение вопроса.

Для каждого этапа переговоров обязательно устанавливается временной регламент перевода переговоров на новый этап.

4. Безнадежная дебиторская задолженность

По мнению спикера, это задолженность с возрастом более 1095 дней. Такую задолженность уже, как правило, взыскать невозможно или очень дорого. Безнадежную дебиторскую задолженность с возрастом более 1095 дней компания имеет право списать за счет собственной прибыли.

Максим Голубев приводит данные, что в развитых странах с высокой культурой платежей норма безнадежной задолженности — 0,2% от общей суммы задолженности. В хороших российских и украинских компаниях — это 2% — 3% от общей суммы задолженности. А общепринятое критическое значение — 7% от общей суммы задолженности.

Танец, а не борьба

Так или иначе, как только компания начинает работать с дебиторской задолженностью, ей приходится вести переговоры по возврату этой задолженности. Максим Голубев убежден, что делать это нужно умеючи, используя целый набор приемов и тактик. «Переговоры по возврату долгов почти обречены, если переговорщик будет бороться с тем, кто ему должен, — говорит тренер. — Чем больше борьбы, а не общения, тем больше сопротивление должника. Должника нужно заставить „танцевать“ под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров».

По словам спикера, существует две стратегии ведения переговоров с дебиторами:

Стратегия боксера — ее основой является тактика «мы друг против друга». Данную стратегию можно применять, если вы обладаете такой силой, против которой должник точно не устоит;

Стратегия айкидо — в ее основе лежит тактика «Мы не друг против друга, а мы вместе против общей проблемы. Вы и мы хотим сохранять наши хорошие отношения в бизнесе, мы и вы хотим продолжать совместный бизнес, но у нас возникла общая проблема, которую мы совместно должны решить».

Должника нужно заставить «танцевать» под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров

Именно стратегию айкидо Максим Голубев рекомендует применять для ведения переговоров с дебиторами. Общая суть психологического айкидо заключается в том, чтобы не сопротивляться чужой агрессии, а гасить ее; от начала до конца сохранять выдержку и доброжелательность; помнить, что стремление понять, не означает принять — вы хотите понять его и только!

Кроме этого, нужно допускать, что партнер имеет полное право на свой взгляд и свою оценку ситуации. Это всего лишь сорняки в его голове. И это не повод, чтобы его ненавидеть. А управлять нужно так, чтобы самого управления не было видно.

Приемы возврата долгов

Как же применить эту стратегию на практике? Какие приемы можно использовать для ведения переговоров с дебиторами? Максим Голубев поделился несколькими такими приемами.

• Заезженная пластинка. Можно «долбить» клиента, выколачивая долг, не разрушив при этом отношений.
• Ложные акценты. Можно попросить у клиента то, что он явно не даст, но что может сломать его сопротивление, после чего он будет готов отдать то, что вы просите.
• Общие интересы. Можно обозначить общие интересы, чтобы клиент осознал вашу ценность для него.
• Подарки. Можно оказать предварительно какие-то услуги или сделать маленький подарок, чтобы сделать его обязанным вам.
• Агенты влияния. Можно использовать в качестве агентов влияния других людей, которые помогут вам повлиять на должника.
• Будущие потери. Можно описать какие-то последствия (страшилки) в случае не возврата долгов, не испортив при этом отношения.

Методы манипуляции дебитором

Очень часто для того, чтобы переговоры по возврату долгов окончились успешно, приходится использовать методы манипуляции дебитором. Вот некоторые из них:

• Я — образ. «Принято ли в вашем кругу отдавать долги? Как бы отнеслись люди вашего круга к человеку, который этого не делает? Русских купцов отличала честь. И это был самый большой репутационный капитал, помогающий создавать денежный капитал»
• Интерес к новому. «Есть теория кармы, по которой не возврат долгов разрушает карму не только самого человека, но и его детей и внуков. Подумайте, стоят ли какие-то деньги будущих болезней или несчастий для вашего потомства?»
• Рай. «Верните долг, и ваша репутация останется безупречной».
• Ад. «Если вы не вернете долг вовремя, то мы постараемся, чтобы о вашей ненадежности узнало как можно больше людей».
• Смена контекста. «Если деньги не возвращают, то это называется рэкет».
• Кресло. «Что бы вы делали на моем месте, если бы вам не возвращали долги?»
• Сократовский метод. «Порядочные люди отдают долги? (Да) Вы порядочный человек? (Да) Когда вы хотите рассчитаться?».
• Рамки. «Срок возврата до 15 числа. Далее дело передается органам, которые занимаются возвратом долгов».
• Референтные группы. «Везде есть люди, которые по разным причинам не возвращают долги во время. Среди успешных бизнесменов их меньше, а среди тех, кто сидит в тюрьмах, доля их высока».

Дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, чтобы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать
Способы защиты от манипуляций

Точно так же, как и вы, дебитор может и будет применять методы манипуляции во время переговоров. Только его целью будет — не выплачивать долги. Спикер дает совет: «При явном воздействии, когда чувствуете, что вас затягивают как муху в паутину, переключайтесь на посторонние мелочи: рассмотрите его галстук, манеру говорить и прочее, представьте его со сковородкой на голове или сидящем на унитазе. После этого вы ему не по зубам!». Вот еще некоторые методы защиты от манипуляций:Метод «Мандата». При отказе манипулятору в его просьбе, берите в руки мандат. Чтобы отбиться, лучше всего берите мандат от кого-то или чего то, что не подвергают сомнению. Не разрешает шеф. Это не входит в мои полномочия. Это запрещено законом или нашими правилами и т. п. Не пытайтесь объяснить какими-то сложившимися обстоятельствами. Манипулятор насядет на вас всей своей тушей.

«Резиновый мяч» (Вопрос-ежик). Не верьте на слово угрозам. Когда люди угрожают уйти или «это наше последнее слово», удостоверьтесь, говорят ли они это всерьез.

«Я пострадаю». Объясните манипулятору, что при выполнении его требований вы сильно пострадаете (вас выгонят с работы, вас лишат чего то, снизится ваш рейтинг или авторитет и т. п.) Иногда это проходит.

«Дайте мне закончить». Не бойтесь прерывать манипулятора. Не стоит на любой пинок отвечать тем же. Если вы поступите благородно и не ответите, то у людей возникает бессознательное чувство вины. И это создает условие для уступок с их стороны.

Бифуркация. Если требуется переломить ход переговоров, используйте приемы бифуркации — поступите неожиданно, например, измените тон голоса или темп речи. Это сбивает и ослабляет сопротивление.

12 правил работы с дебиторской задолженностью

«Все умеют бегать, но чтобы бегать, как Олимпийский чемпион, нужно не только много тренироваться, но и изменить саму парадигму бега, — говорит Максим Голубев. — Так и в переговорах. Чтобы научиться олимпийскому стилю ведения переговоров, нужно изменить внутренние установки и парадигмы». Подводя итог, тренер еще раз напоминает основные правила работы с дебиторской задолженностью:

• Деньги, которые должен клиент — мои деньги.
• Как правило, клиент всегда считает «Если можно не платить, нужно не платить!»
• В первую очередь не платят тому, кто не просит.
• Друзьям платят почти всегда, поэтому я дружу со своим клиентом.
• Если я работаю с отсрочкой платежа — я управляю дебиторской задолженностью
• Я отношусь с недоверием к каждому клиенту, поэтому заранее готовлюсь к суду. Грамотный контракт — мое спасение.
• Я начинаю работать с дебиторской задолженностью уже при появлении текущей ДЗ.
• Мой клиент знает, что я всегда помню о ДЗ.
• Штраф клиента за просрочку не его наказание, а возмещение моих убытков.
• Я занимаюсь двумя бизнесами — товарным и финансовым.
• Я участвую в финансовой ответственности за безнадежную ДЗ.
• Я знаю, что ДЗ всегда будет, но я отвечаю за ее качество.