Як провести інвентаризацію бухгалтерських документів для підприємства. Інвентаризація: покрокова інструкція. Орган, який здійснює перевірку та облік

Методи бухгалтерського обліку

Відповідність класифікації майна структурі балансу.

Подана класифікація майна знаходить свій відбиток у побудові структури балансу.

Основна формула балансу А = П

Сформувати таблицю балансу при наступному наборі видів майна:

Основні засоби 20 од.;

Статутний капітал 80 од.;

Резервний капітал 10 од.;

Матеріали 15 од.;

Прибуток 20 од.;

НЗП 15 од.;

Розрахунковий рахунок 60 од.;

Кредити 20 од.;

Каса 20 од.

Методи бухгалтерського обліку це сукупність способів та прийомів ведення обліку.

Розрізняють 4 методи:

1. Документація та інвентаризація;

2. Рахунки та подвійний запис;

3. Оцінка та калькуляція;

4. Баланс та звітність.

Документація- письмове підтвердження здійсненої господарської операції, що надає їй юридичної сили та підтверджує факт здійснення та доцільності операції. Первинні облікові документи можуть бути прийняті до обліку тільки в тому випадку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної документації (форми первинних документів затверджуються Держкомстатом). Первинні документи повинні складатися в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення (правилом бухгалтера має стати: «Немає документа – немає запису»).

Вимоги до оформлення документів:

Найменування організації та документа;

Дата заповнення документа;

Вимірювачі операції;

У незаповнених реквізитах мають бути прочерки;

Підпис особи, яка відповідає за заповнення документа.

Документи складаються з окремих елементів, які називаються реквізитами. Класифікація реквізитів:

Якісні (реквізити – ознаки) та утворення реквізитів (показники);

Постійні (ніколи або довгий часне мінливі, це найменування, адресу організації та ін) та змінні.

Перш ніж запровадити первинні документи в облікові регістри, їх перевіряють формою (з погляду законності виконуваних операцій), за змістом (заповнення всіх необхідних реквізитів) і правильності арифметичних розрахунків. Після цієї перевірки проставляється кореспонденція рахунків (проводка). В результаті аналізу змісту бухгалтерських документів виконуються три основні бухгалтерські дії: вартісна оцінка, Ідентифікація за часом, класифікація за номенклатурою рахунків (кореспонденція) Виправлення у первинних документах, крім касових та банківських, допускається (перекреслення тонкою лінією та проставлення підпису).

Класифікація документів

За призначеннямдокументи поділяються:

Організаційно - розпорядчі, що складаються до здійснення операції та містять дозвіл на виконання господарської операції (накази про прийом, звільнення, банківські чеки, вимогу на відпустку матеріалів та ін.) та не є підставою для облікових записів;

Виправдувальні документи, підтверджують необхідність здійснення операції, а матеріально-відповідальних осіб є виправданням (товаро - транспортні накладні, прибутково-касовий ордер та інших.);

Документи бухгалтерського оформлення, які використовуються для спрощення та прискорення облікового процесу та складаються на основі розпорядчих або виправдувальних документів для систематизації облікових записів та визначення кореспонденції рахунків (нарахування амортизації та ін.);

Виконавчі документи, що складаються в момент здійснення операції та містять відомості про неї (накладні, платіжні вимоги та ін.);

Комбіновані документи, що мають ознаки кількох документів (посвідчення про відрядження, авансовий звіт, розрахунково-платіжна відомість та ін.).

За ступенем узагальнення(порядку складання) документи поділяються на:

Первинні, що фіксують та відображають господарські операції в момент їх здійснення (прийомні акти, рахунки-фактури, касові ордери та ін.);

Вторинні (зведені), що формуються на основі первинних документів (матеріальний звіт складу на основі прибуткових та видаткових документів, авансовий звіт).

За обсягом змісту(Спосіб охоплення фактів господарського життя) документи поділяються на:

Разові, тобто на одну господарську операцію (прибуткові та видаткові касові ордери та ін);

Накопичувальні (лімітні карти, що відображають багаторазову відпустку матеріалів та ін).

За місцем складаннядокументи поділяються:

Документи внутрішнього користування (первинні документи-вимоги, накладні, касові ордери). Окремі їх виходять межі організації (платіжні доручення, вимоги та інших.)

Документи зовнішні (витяг з розрахункового рахунку, рахунки-фактури постачальників та ін.).

за кількістю облікових позиційдокументи бувають:

Однорядкові (що містять одну позицію);

Багаторядкові (рахунок та ін).

За характером фактів господарськоїжиття:

Матеріальні;

Грошові;

Службові;

За ступенем типізації:

Стандартні;

Нестандартні.

За строком виконання:

Термінові;

Нестрокові.

По справжності складання:

Справжні;

Шлях проходження документів від моменту їх складання до здачі до архіву, включаючи всі етапи обробки (перевірка, угруповання, реєстрація та запис в облікових регістрах) називається документообігом (складається головним бухгалтером підприємства).

Технологія обробки документів:

1. Перевірка первинних документів, що полягає у перевірці заповнення документа, правильності арифметичних дій та перевірці по суті;

2. Таксування, тобто переведення кількісних вимірювачів у грошові;

3. Угруповання, тобто підготовка документів для записів у відповідні облікові регістри;

4. Реєстрація та запис документів в облікові регістри – зведені документи;

5. Балансове узагальнення, тобто формування звітних документів.

Вимоги щодо зберігання документів:

1. Усі групи документів (первинні документи, облікові регістри, документи балансового узагальнення) повинні зберігатися окремо;

2. Доступ сторонніх осіб до бухгалтерських документів заборонено;

3. Після закінчення терміну зберігання документів частина документів має бути знищена за участю спеціально створеної комісії. Документи тривалого користування здаються до архіву.

За документарний фонд підприємства відповідає керівник організації.

Інвентаризація(від латинського слова – знаходжу, виявляю) проводиться з метою приведення у відповідність даних бухгалтерського обліку фактичної наявності матеріальних цінностей.

Розбіжності між даними бухгалтерського обліку та фактичною наявністю цінностей можуть бути викликані природними втратами (усушка, розпилювання), внаслідок прорахунків, промірів та арифметичних помилок у розрахунках. Інвентаризація майна провадиться за його місцезнаходженням та матеріально відповідальним особам. Кількість, дата проведення, об'єкти інвентаризації встановлюються керівником. Розрізняють повну (охоплює всі категорії коштів, у тому числі прийняті на відповідальне зберігання) та часткову інвентаризацію (для окремих категорій майна). Для проведення інвентаризації створюються інвентаризаційні комісії, саме: постійно - чинна на чолі з керівником і робочі комиссии.

Інвентаризація проводиться у кілька етапів:

Обов'язковий підрахунок, зважування, обмір матеріальних цінностей, оформлення інвентаризаційних відомостей (при інвентаризації ДЗ та КЗ складаються контокорентні виписки);

Оцінка виявлених, підрахованих та описаних засобів за початковою чи зміненою оцінкою (внаслідок погіршення якості);

Виявлення розбіжностей фактичної наявності даних бухгалтерського обліку;

Оформлення результатів інвентаризації та відображення розбіжностей в обліку та звітності.

За результатами інвентаризації складаються інвентарні списки (акти зняття фактичних залишків) і звірювальні відомості тим позицій тих матеріальних цінностей, якими виявлено відхилення, тобто надлишки чи недостача. Виявлені надлишки оприбутковуються за ринковими цінами та зараховуються на фінансові результати, виявлена ​​недостача за фактичною собівартістю в межах норм убутку списується на витрати, а наднормативна – на винну особу (за її наявності) або на фінансові результати.

Проведення інвентаризації провадиться у відповідність до планів їх проведення, позапланові інвентаризації здійснюються при зміні матеріально-відповідальної особи, при виявленні фактів розкрадання майна, при реорганізації підприємства, при зміні керівництва та ін.

Чинним законодавством про бухобліку, і навіть Наказом Мінфіну РФ № 49 від 13.06.1995 р. встановлено регламент інвентаризаційних заходів, дотримуватися який має кожен суб'єкт підприємницької діяльності.

Інвентаризація: методичні вказівки та причини для її проведення

Детальні вказівки на те, як провести інвентаризацію та документально її оформити, містять «Методичні вказівки щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань», затверджені вищезазначеним наказом.

Вказівки містять вимоги до процедури початку та проведення інвентаризаційних заходів, а також конкретні причини, які можуть бути підставою для її проведення. До таких причин належать:

• планова інвентаризація;
• переоцінка майна;
• реорганізація чи реструктуризація, проведені для підприємства;

• встановлення факту крадіжки чи псування майна, і навіть його втрата у зв'язку з обставинами непереборної сили (пожежа, стихійні лиха тощо.);
• передача майна підприємства в оренду з подальшим його продажем.

Як правильно оформити інвентаризацію документально

Документальне оформлення інвентаризації – одна із обов'язкових складових перевірки.

Документи, що використовуються в ході перевірочних заходів, можна скласти самостійно або застосувати уніфіковані форми, затверджені Постановами Держкомстату від 18.08.1998 № 88 та від 27.03.2000 № 26 (усі форми містять абревіатуру «ІНВ»).

Для оформлення інвентаризаційних документів передбачено низку правил:

• сформований акт перевірки не повинен містити незаповнених граф. Якщо потрібної інформації немає – у полі для заповнення ставиться прочерк;
• багатосторінкові описи та акти мають бути послідовно скріплені, а всі сторінки документа – пронумеровані;
• при заповненні актів використовуються загальноприйняті у бухгалтерському обліку номенклатурні позначення та одиниці виміру;
• усі виправлення, допущені під час заповнення документа, мають бути обумовлені у виносках та завірені всіма членами комісії з інвентаризації, а також підписом матеріально-відповідальних осіб;
• документи з інвентаризаційного обліку візуються всіма особами, що беруть участь у ревізії.

Документи щодо інвентаризації: «стартовий» пакет

Перед початком заходів необхідно підготувати документи щодо інвентаризації:

• розробити та затвердити порядок та графік проведення перевірки;
• сформувати інвентаризаційні описи (перелік зобов'язань та майна для перевірки);
• видати наказ про проведення інвентаризації;
• одержати від матеріально-відповідальних осіб розписки встановленої форми.

Планові інвентаризації проводяться з циклічності, що встановлюється підприємством. Періодичність проведення перевірок матеріальних засобів та фінансових зобов'язань встановлюється власником самостійно, і має бути відображена у локальних актах – Положенні про бухгалтерію, Облікову політику підприємства тощо, затверджених та введених у дію відповідним чином.

Наказ на інвентаризацію: основні аспекти

Наказ про проведення інвентаризації можна видати за уніфікованою формою (№ ІНВ-22) або розробити самостійно.

У наказі зазначаються:

• дані про призначення та склад інвентаризаційної комісії – склад перевіряючої групи вказується з поділом на голову комісії та її членів, із зазначенням займаних посад;
• період проведення інвентаризації із зазначенням точних дат початку та закінчення роботи комісії, а також строків надання звітних документів щодо проведеної перевірки;
• причини перевірки – причина інвентаризації у наказі має бути відображена у точних формулюваннях (планова перевірка, зміна матеріально-відповідальних осіб тощо).

Після підписання керівником та реєстрації наказу про проведення інвентаризації у спеціальному журналі (форма № ІНВ-23), комісія має право розпочати процедуру перевірки. Заповнюючи інвентаризаційні документи, у кожному їх комісією зазначаються реєстраційні дані наказу.

Інвентаризація: форми документів, що заповнюються за результатами перевірки

Результати перевірки фіксуються в інвентаризаційних описах, складених зазвичай, у трьох примірниках, а під час ведення для підприємства електронної форми обліку – й у електронному вигляді.

Оформлення інвентаризації проводиться у два основні етапи:

• при перевірці комісією фактичної наявності об'єктів, що перевіряються, оформляються і в той же день передаються керівнику та головному бухгалтеру підприємства попередні результати перевірки;
• після звірки даних про фактичну наявність із даними бухобліку, оформляється остаточний результат інвентаризаційної перевірки – інвентаризаційний акт.

Під час перевірки Комісія здійснює документування інвентаризації, заповнюючи наступні форми -

• інвентаризаційні описи та акти:

• за основними засобами (№ ІНВ-1) та НМА (№ ІНВ-1а),
• по товарно- матеріальним цінностям(№ ІНВ-3, № ІНВ-4), в т.ч. прийнятим на відповідь зберігання і тим, хто перебуває в дорозі (№ ІНВ-5, № ІНВ-6),
• з дорогоцінних металів та виробів з них, дорогоцінного каміння (№ ІНВ-8, № ІНВ-8а, № ІНВ-9),
• по цінних паперівта БСО (№ ІНВ-16),
• за розрахунками з дебіторами та кредиторами, постачальниками та покупцями, за заборгованостями по позиках та кредитах (№ ІНВ-17),

• при виявленні розбіжностей між обліковими та фактичними даними оформлюють звірювальні відомості, у т.ч.

• за основними засобами та НМА (№ ІНВ-18),
• за ТМЦ (№ ІНВ-19).

У порівнювальні відомості вноситься інформація про надлишки та недоліки, виявлені при інвентаризації. Крім цього, матеріально-відповідальні особи обов'язково запитують відповідні пояснення.

Підсумковим документом проведеної інвентаризації є відомість обліку результатів інвентаризаційної перевірки (форма № ІНВ-26), що відображає повну інформацію про проведену ревізію. У цьому зведеному документі відображають суми всіх виявлених недоліків та надлишків у розбивці за рахунками бухобліку, а також, куди будуть віднесені збитки від недостач (на винних осіб, на пересортицю тощо).

Приведення у відповідність облікових даних

За результатами інвентаризації за наявності розбіжностей між фактичною наявністю та обліковими даними (п. 5.1 Методичних вказівок):

• майно у надлишку – має бути оприбутковано та віднесено на результат госпдіяльності підприємства, з подальшим виявленням винних та причин утворення надлишків;
• спад у межах допустимих норм – списується витрати звернення виходячи з наказу керівника;
• недостачі понад допустимих меж природних втрат, чи псування майна – ставляться на винну особу (а якщо таке не встановлено – списується на витрати).

Результат проведеної інвентаризації має бути відображений в обліку та звітності того місяця, в якому завершилася перевірка, а щодо річної інвентаризації – у річному звіті.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Характеристика предмета, методу бухгалтерського обліку та документообігу. Порядок формування та облік фінансових результатівдіяльності організації. Інвентаризація, її роль та значення у бухгалтерському обліку. Порядок проведення та облік її результатів.

курсова робота , доданий 12.08.2010


Сутність, порядок та строки проведення інвентаризації в обліку. Порядок документообігу. Правила та стандарти складання описів та порівнювальних відомостей на підприємстві. Облік на ФГУП "МДЛК "Мордовліспром" та відображення її результатів у бухгалтерському обліку.

курсова робота , доданий 10.12.2008


Теоретичні основиінвентаризації товарно-матеріальних запасів Техніко-фізичні процедури, документальне оформлення та виведення результатів інвентаризації товарно-матеріальних запасів. Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку.

курсова робота , доданий 13.02.2011


Відповідність між кількістю та якістю майна зазначеного в бухгалтерський баланста майна, що насправді перебуває на підприємстві. Інвентаризація грошових коштів. Порядок та строки проведення інвентаризації. Відображення результатів обліку.

реферат, доданий 18.04.2009


Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку, цілі та терміни її проведення. Поняття та склад майна. Порядок проведення інвентаризації майна, що перебуває на відповідальному зберіганні організації з прикладу підприємства ТОВ "Металург".

курсова робота , доданий 22.01.2015


Визначення, характеристики та класифікація об'єктів основних засобів, особливості їх інвентаризації. Аспекти організації документального оформлення інвентаризації основних засобів, порядок її проведення, відображення у бухгалтерському обліку її результатів.

курсова робота , доданий 03.03.2013


Поняття нематеріальних активів, їхня класифікація, особливості документального оформлення руху. Порядок проведення інвентаризації та документальне оформлення результатів нематеріальних активів. Упорядкування результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку.

дипломна робота , доданий 19.11.2015


Поняття, види та терміни проведення інвентаризації в організаціях Росії. Інвентаризація окремих видів майна та фінансових зобов'язань. Правила відображення її даних у бухгалтерському обліку. Недоліки у порядку проведення інвентаризації в організаціях.

курсова робота , доданий 24.03.2015

Сутність та значення документів.

Класифікація документів

Вимоги до документів.

Облікові регістри.

Документообіг.

Інвентаризація, її види та значення.

1. Сутність та значення документів

Порядок складання документів визначено Федеральним Законом «Про бухгалтерський облік» у ст.9 та «Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Мінфіну СРСР №105 від 29 липня 1983р.

Документи - це письмове розпорядження на здійснення господарської операції чи письмове підтвердження факту здійснення операції.

Документи є джерелом облікової економічної інформації, що використовується в управлінні, контролі та аналізі господарської діяльності, забезпечують безпеку власності, мають правове та юридичне значення, є письмовими доказами при суперечках.

Розробляють форми первинних облікових документів Держкомстат, Держбуд, Мінпраці та ЦБ РФ.

Показники та значення в уніфікованих формах в організації не повинні змінюватися, вони можуть доповнюватись за потребою.

Касові та банківські документи зміні не підлягають.

2. Класифікація документів.

Різноманітна фінансово-господарська діяльність організації вимагає різних видів документів. Для правильного застосування бухгалтерських документів потрібна їхня наукова класифікація.

Під класифікацією документіврозуміють їхнє угруповання за певними ознаками. Основні ознаки, якими класифікуються бухгалтерські документи, і види документів представлені у таблиці 1.

За призначеннямдокументи поділяються на розпорядчі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Таблиця 1

Класифікація документів

Ознаки класифікації	Види документів	Характеристика
1. за призначенням	а) організаційно-розпорядчі	відображають питання загального керівництва підприємством та його господарською діяльністю	Доручення
б) виправдувальні (виконавчі)	підтверджують вчинення господарського факту	Накладна Прибутковий касовий ордер Витратний касовий ордер Товарно-транспортна накладна
в) бухгалтерського оформлення	не мають самостійного значення, додаються до розпорядчих чи виправдувальних документів; використовуються для систематизації облікових записів	Калькуляція Розподільча відомість Бухгалтерська довідка
г) комбіновані	поєднують властивості розпорядчих, виправдувальних документів та бухгалтерського оформлення; спрощують облікову обробку та кількість документів	Платіжна відомість Лімітно-огорожі
2. за ступенем узагальнення	а) первинні	вперше відображають господарські факти, що відбулися.	Квитанція Розписка
б) вторинні (зведені)	складаються на основі первинних документів, узагальнюючи дані та групуючи господарські явища	Калькуляція Авансовий звіт
3. за способом інформації	а) разові	відображають одну господарську операцію	Прибутковий касовий ордер Вимога на видачу матеріалів
б) накопичувальні	відображають однорідні операції, здійснені в різний час і періодично повторюються	Лімітно-огорожі
4. за місцем складання	а) внутрішні	складають та виконують у цій організації	Платіжна відомість
б) зовнішні	складають в інших організаціях	Платіжне доручення
5. за кількістю	а) однорядкові
б) багаторядкові		Товарно-транспортна накладна

Розпорядчиминазиваються такі документи, що містять розпорядження про виконання тієї чи іншої господарської операції. Їхнє основне призначення - передача вказівок керівних працівників безпосереднім виконавцям. Багато операцій здійснюються лише за наявності відповідного розпорядчого документа. До розпорядчих документів відносяться накази, розпорядження, записи про прийом і звільнення з роботи, про відпустку. Ці документи ще містять у собі підтвердження фактів здійснення операцій, тому власними силами вони можуть служити основою відображення операцій на обліку.

Виправдувальними (або виконавчими)називаються документи, які оформляють вже зроблені операції. Вони складаються в останній момент скоєння операцій та підтверджують факт виконання наказу чи розпорядження. Наприклад, розрахункові відомості із заробітної плати, накладні, акти, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийом цінностей, та багато інших.

Документами бухгалтерського оформленняназиваються такі документи, що створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів, а також для полегшення, скорочення та спрощення останніх. Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії на підставі раніше оформлених розпорядчих та виправдувальних документів. Вони призначені відображення бухгалтерських записів в облікових регістрах з метою прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження на проведення господарської операції та немає підтвердження факту її вчинення. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок зносу основних засобів та нематеріальних активів, розрахунки товарних втрат тощо. До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються у тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунку на інший, оформити закриття рахунку, виправити помилки, допущені в облікових записах, тощо. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому такого роду довідки в бухгалтерській практиці дуже поширені.

Комбінованиминазиваються такі документи, які поєднують ознаки кількох видів документів: розпорядчих та виправдувальних, виправдувальних та документів бухгалтерського оформлення тощо. Вони служать одночасно і розпорядженням про виконання цієї операції, і виправданням її виконання, фіксують досконалу операцію і водночас містять вказівку про порядок відображення її на рахунках. Наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти підзвітних осіб, вимоги на відпуск матеріалів, лімітно-забірні картки, розрахунково-платіжні відомості, оголошення про внесок готівкових коштів на розрахунковий рахунок тощо. Поєднання в одному документі ознак кількох видів документів спрощує їх облікову обробку, скорочує кількість документів та витрати на їх придбання. Комбіновані документи становлять зменшення кількості документів по господарським операціям, які повторюються у створенні багаторазово протягом короткого періоду.

За способом (порядком складання)розрізняють первинні та зведені документи.

Первинниминазиваються документи, які відбивають все господарські операції у момент їх здійснення. Вони є першим формальним доказом того, що ці операції справді виконані. До первинних документів належать касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, приймально-здатні акти, наряди, квитанції тощо. Прикладом первинного документа може бути прибутковий ордер. Він складається при надходженні матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх прийом.

Зведениминазиваються документи, складені з урахуванням первинних документів. Вони відображаються операції, раніше вже оформлені відповідними первинними документами. Упорядкування вторинних документів безпосередньо пов'язані з господарськими операціями, у яких лише реєструються ці операції за даними первинних документів. Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів у рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документів належать розробні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу витрат, звіти (відомості) про рух товарів та матеріалів, авансовий звіт та інших. Авансовий звіт заповнюється виходячи з первинних документів, де зазначаються всі витрати, вироблені підзвітною особою. До зведених документів належать також розрахунково-платіжні відомості із заробітної плати або відомості випуску готової продукції, Різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностей за складом) та ін Всі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, які є в первинних документах, що з'явилися базою для їх складання. Отже, зведені документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів та отримання укрупнених показників і, по-друге, для угруповання даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про операції, що враховуються, і відображення цих операцій у новому розрізі. Отже, зведені документи використовуються як засіб обробки вихідних даних про операції.

За способом відображеннягосподарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разовідокументи відбивають одну чи одночасно кілька господарських операцій. Відмінна риса цих документів - відразу після складання вони передаються в бухгалтерію і можуть бути основою для бухгалтерських записів. Наприклад, прибутковий ордер за матеріалами, калькуляції, накладні, приймально-здатні акти, касові ордери, грошові чеки тощо.

Накопичувальнідокументи служать оформлення однорідних операцій, здійснюваних для підприємства у час (за тиждень, декаду, півмісяця). Їх складають з метою зменшення кількості документів, що виписуються за тими операціями, які проводяться на підприємстві багаторазово протягом короткого часу. Наприклад, денний забірний лист на відпустку сировини, особові рахунки із заробітної плати, табель обліку робочого часу, відомість виконаних робіт тощо.

За місцем складаннядокументи поділяють на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документискладають усередині підприємства. Ними оформлюються господарські операції, що здійснюються лише усередині підприємства. Ці документи не виходять за межі підприємства, наприклад, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові та видаткові касові ордери та ін.

Зовнішнідокументи складають поза цим підприємством, ними оформляються операції, що здійснюються між підприємствами. Наприклад, рахунки, накладні, рахунки-фактури контрагентів.

Окремі внутрішні документи в результаті господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення.

При заповненні внутрішніх документів достатньо вказати лише обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.

За якісними ознакамидокументи можуть бути повноціннимиі неповноцінними.Повноцінним є такий документ, який складений за встановленою формою, має всі обов'язкові реквізити та правильно відображає справді досконалу та законну господарську операцію.

Документ, який не відповідає цим вимогам, є неповноцінним.

За рівнем використання засобів обчислювальної технікипри оформленні документів їх поділяють на документи, що заповнюються вручну, частково заповнені на машинах (тобто документи, складені на фірмових бланках) та повністю виконані на машинах (розрахунково-платіжна відомість, накладна, рахунок-фактура, інвентаризаційний опис тощо) .).

Упорядкування документів є трудомістким процесом. Використання персональних комп'ютерів у бухгалтерському обліку дає можливість заповнювати документи повністю на машинах, що підвищує продуктивність праці, сприяє її науковій організації.

Для правильної організації бухгалтерського обліку та своєчасного відображення господарських операцій на рахунках необхідно суворо дотримуватись вимог щодо складання документів.

3. Вимоги до документів

Основні вимоги, що висуваються до облікових документів, наведено у ст.9 Федерального Закону № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік".

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.

До бухгалтерських документів пред'являються такі вимоги:

Вони повинні бути складені своєчасно, тобто в момент здійснення операції або одразу після її закінчення;

Документ має бути достовірним, а також складений чітко та мати чіткий зміст.

До складання документів пред'являються такі вимоги:

1. документи мають бути складені на спеціальних бланках;

2. документи повинні суворо дотримуватись встановлених форм і реквізитів;

3. у документі має бути чітко та розбірливо написаний текст та цифри;

4. незаповнені реквізити прокреслюються однією рисою;

5. грошова сумавказується цифрами та прописом;

6. у документі мають бути підписи посадових осіб із зазначенням посади.

Якщо специфіка діяльності організації передбачає створення власних форм первинного обліку, форма яких передбачено у альбомах уніфікованих форм, всі вони мають містити обов'язкові реквізити. Реквізити документа – це необхідна вихідна інформація, що міститься у документах. До обов'язкових реквізитів документів відносять:

Назва документу;

дата складання документа;

найменування організації, від імені якої складено документ;

вимірювачі господарської операції у натуральному та грошовому вираженні;

найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

особисті підписи зазначених осіб та їх розшифрування (включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки).

Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. У наказі з облікової політики мають бути затверджені розроблені для підприємства форми первинного обліку. Застосування бланків застарілих та довільних форм не допускається.

Записи в первинних документах повинні проводитися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець. Вільні рядки у первинних документах підлягають обов'язковому прочерку. Бланки форм первинних документів, віднесені до бланків суворої звітності, мають бути пронумеровані у порядку, встановленому міністерствами та відомствами (нумератором, друкарським способом).

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник організації за погодженням із головним бухгалтером. Кількість осіб, які мають право підпису документів на видачу особливо дефіцитних та дорогих матеріальних цінностей, має бути обмеженою. Документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові та розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов'язання вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання. У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером щодо здійснення окремих господарських операцій первинні облікові документи щодо них можуть бути прийняті до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій та включення даних про них до бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітність. Своєчасне та якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність даних, що містяться в них, забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.

Внесення виправлень до касових та банківських документів не допускається. До інших первинних облікових документів виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати позначку, яка виключає можливість їх повторного використання. Усі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому гасенню штампом або написом від руки "Отримано" або "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року). Відповідно до Положення про головних бухгалтерів, забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи щодо операцій, які суперечать законодавству та встановленому порядкуприймання, зберігання та витрачання коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей. Такі документи мають бути передані головному бухгалтеру підприємства для ухвалення рішення.

Для здійснення контролю та впорядкування обробки даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи. Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, які здійснюють контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду та прокуратури. У разі автоматизації бухгалтерського обліку реквізити первинних документів може бути зафіксовані як кодів.

Бухгалтерія має право приймати до обліку лише повноцінні документи. Тому всі документи, що надходять до бухгалтерії, перевіряються з погляду відповідності їх встановленим формам, правильності заповнення реквізитів, вірності арифметичних обчислень та підрахунків, законності та доцільності господарських операцій. Для забезпечення правильного використання провадиться їх класифікація за певними ознаками. Після використання в обліку документи зберігаються в архіві підприємства протягом встановлених термінів, а потім відповідно до інструкцій документи, що мають науково-історичну цінність, передаються до державного архіву, а інші документи знищуються. З моменту складання і до здачі в архів для зберігання документи проходять певний шлях, використовуються різних стадіях облікового процесу, тобто. здійснюють документообіг.

4. Облікові регістри

Облікові регістри – це спеціально пристосовані аркуші паперу для реєстрації та групування облікових даних. На вигляд облікові регістри є:

книги (касова, головна);

картки (облік основних засобів, обліку матеріалів);

журнали (вільні чи розграфлені листи).

За видами записів регістри поділяються на:

хронологічні (реєстраційний журнал);

систематичні (головна книга рахунків);

комбіновані (журнальні ордери).

За ступенем деталізації інформації, що містяться в облікових регістрах, вони бувають:

синтетичні (головна книга рахунків);

аналітичні (картки);

комбіновані (журнали-ордери).

Регістри бухгалтерського обліку призначені для систематизації та накопичення інформації, що міститься в первинних документах, для відображення на рахунках та бухгалтерської звітності.

В облікових регістрах проводиться реєстрація та економічне угруповання інформації про фінансово-господарську діяльність організації. Вони записуються відомості з первинних документів, забезпечується їх збереження і здійснюється узагальнення відбитої у яких інформації (рис. 6).

Найбільший ступінь збереження інформації забезпечується у бухгалтерських книгах, усі сторінки яких нумеруються, переплітаються і на останній сторінці вказується загальна кількість пронумерованих сторінок за підписом головного бухгалтера чи іншої уповноваженої особи. На обкладинці книги фіксують рік її відкриття, назву організації та синтетичний рахунок. Однак з інформацією, що міститься в книзі, може працювати одночасно лише один обліковий працівник.

Картки являють собою щільні бланки з надрукованими на них таблицями, які призначені для тривалого користування. Вони не скріплюються між собою і зберігаються в картотеці (спеціальній скриньці). З картками можуть працювати одночасно кілька облікових працівників, проте вони легко губляться і тому необхідна реєстрація карток у спеціальному реєстрі.

Контокорентні картки використовуються для обліку в грошовому вимірнику розрахунків та фондів; інвентарні - для обліку матеріальних цінностей у натуральному та сумовому вираженні; багатографні - для відображення одного факту господарського життя декількома його складовими сумами (облік витрат на об'єкт). Вільні листи (відомості) не мають міцного скріплення, виготовляються з нещільного паперу великого формату, зберігаються в окремих папках. Використання різних видів регістрів в обліку господарської діяльності організації регламентується положеннями та інструкціями щодо ведення облікових процесів та їх механізації.

Графлення бухгалтерських регістрів може бути паралельним, послідовним та змішаним.

Запис господарських операцій на облікові регістри, звана рахунковим записом, складає основі контування третьому етапі обробки документів.

Сукупність, логічні зв'язки, способи побудови облікових регістрів визначають форму бухгалтерського обліку, що застосовується економічним суб'єктом. Об'єднуючими характеристиками всіх форм бухгалтерського обліку є: подвійний запис; хронологічний та систематичний запис одночасно; кількість рівнів узагальнення інформації; реєстрація доконаних та очікуваних фактів господарської діяльності.

5. Способи виправлення в облікових регістрах

В облікових регістрах можуть виникати помилки (локальні та транзитні). Причинами їх може бути втома і недбалість працівників, несправність техніки. Виправлення помилок в облікових регістрах має бути обґрунтовано та підтверджено підписом особи, яка внесла виправлення, із зазначенням дати виправлення.

Найбільш поширені три спеціальні способи їх виправлення: коректурний метод, спосіб додаткових проводок та спосіб «червоного сторно».

1. Коректурний застосовується, коли помилку виявлено відразу шляхом закреслення однією рисою. Написання зверху чи праворуч правильної цифри. Поруч ставиться підпис виправника та дата. Можливо оформлена бухгалтерська довідка. У грошових документах виправлення не допускаються!

2. Спосіб додаткового проведення застосовується якщо проводка складена правильно, а сума вказана менше за фактичну і відображена вона в багатьох регістрах. Виправляється помилка шляхом складання бухгалтерської довідки, де вказується також бухгалтерська проводка на різницю.

3. Спосіб червоного сторно (сторнувальний запис, запис червоним) – «негативні записи», «зменшення, зняття». Якщо проводка складена неправильно, вона виправляється шляхом складання тієї ж проводки із зазначенням тієї ж суми - сторнувальним записом або червоним, тобто сума підлягає віднімання. Потім складається правильне бухгалтерське проведення, оформляється бухгалтерська довідка.

приклад.Відбулася господарська операція: отримано гроші в касу 20 000 руб. з розрахункового рахунку.

1. Бухгалтер склав помилкову проводку Дп 60 – Кт 51 – 20000,00

Сторнувальний запис Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

2. Бухгалтер склав проводку з помилкою в сумі Дп 50 – Кт 51 – 250000,00

а) Сторнувальний запис Дп 50 – Кт 51 – 230000,00

б) Сторнувальний запис Дп 50 - Кт 51 - 250000,00

Правильне проведення Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

Червоним стороною користуються також при відображенні економії.

6. Документообіг

Оброблені бухгалтерські документи зберігаються у бухгалтерії протягом 1 року, потім здаються до архіву. Відповідно до закону "Про бухгалтерський облік" бухгалтерські документи повинні зберігатися в архіві не менше 5 років.

Існуюча схема документообігу показує рух документів в організації з моменту їх створення, перевірки, обробки та до передачі до архіву. Документообігом вважається шлях просування документів від моменту їхнього складання до моменту здачі в архів. Раціональна організація документообігу це з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку.

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їх виконання та джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, наказується законом та актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності та контролю. Від чіткості та оперативності обробки та руху документів у кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків. Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру та особливостей господарських операцій та їхнього облікового оформлення, а також від структури підприємства та його облікового апарату. До кожного виду чи роду документів (вимог, накладних, рахунків тощо.) розробляється особлива схема документообігу у вигляді графіка руху документів. У цьому графіку зазначаються, через які інстанції (робочі місця) і в якій послідовності проходить документ, і які при цьому відбуваються в кожній інстанції процеси обробки документа та бухгалтерських записів на його основі.

Правильно організований документообіг має задовольняти двом найголовнішим умовам: По-перше, кожному за документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто. мінімальна кількість окремих інстанцій (робочих місць), через які він має пройти без зайвих та повторних рейсів. По-друге, для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові записи тощо).

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми (Схема 1) або переліку робіт зі створення, перевірки та опрацювання документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку та строків виконання робіт.

Якщо компанія велика, необхідно складати повноцінний графік документообігу (Таблиця 2). Для розробки графіка рекомендується взяти за основу "Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку", затверджене Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105.

Таблиця 2

Знайомити всіх співробітників із таким глобальним графіком немає сенсу. Найкраще підготувати для кожного підрозділу виписку із графіка. У ній потрібно перерахувати всі документи, що належать до сфери діяльності підрозділу, та терміни, в які їх необхідно здавати.

Насправді деякі фірми використовують змішану схему документообігу. Тобто складають графік, а потім виписки з нього у вигляді схем, пам'яток передають у структурні підрозділикомпанії.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.

6. Інвентаризація, її види та значення

Поняття інвентаризація походить від латинського слова «інвентиру», що означає «знаходити». Це звіряння даних бухгалтерського обліку з наявністю об'єктів обліку в натуральному вираженні шляхом перерахунку, зважування, виміру та дегустації.

На підприємстві у визначені терміни проводять інвентаризацію для перевірки достовірності даних бухгалтерського обліку. Рекомендована періодичність інвентаризації наведена в таблиці 3.

Таблиця 3

Мінімально необхідна періодичність проведення інвентаризацій

Види майна та фінансових зобов'язань	Термін проведення	Номер рахунку з бухгалтерського обліку	Періодичність
Основні засоби
Капітальні вклади			1 раз на рік (але обов'язково перед складанням річної бухгалтерської звітності)
Незавершене виробництво та напівфабрикати власного вироблення			1 раз на рік (але обов'язково перед складанням річної бухгалтерської звітності)
Незавершений капітальний ремонтта витрати майбутніх періодів			1 раз на рік
Молодняк тварин на відгодівлі, птах, кролики, звірі та сім'ї бджіл, а також піддослідні тварини		1 раз на квартал
Готова продукція на складах			1 раз на рік
Товари на складах та базах промислових товарів, у книгарнях			1 раз на рік
Товари на складах та базах продовольчих товарів			2 рази на рік
Товари та тара в магазинах та на інших підприємствах роздрібної торгівлі			2 рази на рік
Нафта та нафтопродукти		товари 41, готова продукція 43	1 раз на місяць
Дорогоцінні метали та алмази			2 рази на рік
Бібліотечні фонди		у порядку, що встановлюється міністерствами та відомствами, але не рідше ніж 1 раз на 5 років
Сировина та інші матеріальні цінності			1 раз на рік
Кошти, грошові документи, цінності та бланки суворої звітності		1 раз на місяць
Розрахунки з банками (за розрахунковими та іншими рахунками, позиками, отриманими з бюджету коштами тощо.		у міру отримання витягів банку
Розрахунки з платежів до бюджету		1 раз на квартал
Розрахунки з філіями, виділеними на самостійний баланс, та з вищими організаціями		на 1 число кожного місяця
Розрахунки з дебіторами та кредиторами		2 рази на рік (але обов'язково перед складанням річної бухгалтерської звітності)

Можна виділити кілька етапів інвентаризації:

Перший етап - підготовчий. Видається наказ про проведення інвентаризації; призначається комісія; визначаються терміни та об'єкти для інвентаризації; беруться розписки з матеріально-відповідальних осіб про те, що майно, що надійшло під їхню відповідальність, оприбутковано (або списано у витрату), всі видаткові та прибуткові документи здані в бухгалтерію; визначаються залишки за обліковими даними; перевіряються ваги та інші вимірювальні пристрої; пломбується приміщення, де буде проведено інвентаризацію тощо.

Другий етап – основний. Натуральна та документальна перевірка. Проводяться підрахунок, зважування, обмірювання, пошук документів, що підтверджують дані бухгалтерського обліку про наявність майнових прав, зобов'язань та резервів. Оформляються типові форми інвентаризаційних описів та актів інвентаризації. Перевірка фактичної наявності майна провадиться за обов'язкової участі матеріально-відповідальних осіб. Неприпустимо заповнювати акти опису за словами цих осіб. В описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються. Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальні особи. Наприкінці опису останні дають розписку, що підтверджує перевірку комісією майна у їх присутності, про відсутність будь-яких претензій та прийняття перерахованого в описі майна на відповідальне зберігання. При перевірці фактичної наявності майна у разі зміни матеріально-відповідальних осіб працівник, який прийняв майно, розписується в описі в отриманні, а той, хто здав - у здачі цього майна. На майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні, орендоване або отримане для переробки, складаються окремі описи.

Третій етап – аналітичний. Порівнюються отримані від перевірки фактичні дані з даними бухгалтерського обліку, виявляються розбіжності (надлишки, недостачі, недооцінка, переоцінка) та складаються звірювальні відомості. Застосовуються такі типові бланки звіряльних відомостей: ІНВ-18 для основних засобів, ІНП-19 для товарно-матеріальних цінностей, ІНП-20 для оптової торгівлі, ІНП-21 для роздрібної торгівлі. На цьому етапі за розпорядженням керівника можуть проводитися контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації. Їх слід проводити за участю членів інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальних осіб обов'язково до відкриття приміщення, в якому проводилась інвентаризація. Результати контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації оформлюються актом (форма ІНВ-24) та реєструються у книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій (форма ІНВ-25).

Четвертий етап – заключний. Проводиться заключне засідання інвентаризаційної комісії, у якому підписується форма ИНВ-26 «Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією». На підставі цього видається наказ керівника про затвердження результатів інвентаризації та притягнення винних до адміністративної та матеріальної відповідальності. Вносяться бухгалтерські записи. Складаються заяви до слідчих органів та позовів до судових органів.

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна та даними бухгалтерського обліку мають бути відображені на відповідних рахунках. Надлишок майна припадає за ринковою вартістю на дату проведення інвентаризації. Нестача майна та її псування межах норм природних втрат відноситься на витрати виробництва або звернення (рахунки витрат), а понад норми - за рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків із них, то збитки від нестачі майна та його псування списуються на фінансові результати.

З метою забезпечення легітимності та достовірності результатів інвентаризації слід вживати заходів щодо дотримання правил оформлення документів та процедур проведення інвентаризації.

Таблиця 4

Помилки проведення інвентаризації та його наслідки.

	Перелік порушень	Можливі наслідки
	Склад інвентаризаційної комісії не затверджено керівником	Немає підстав для проведення інвентаризації
	Документально підтверджено відсутність хоча б одного із членів комісії під час проведення інвентаризації
	У наказі не зазначено термінів інвентаризації	Немає підстав для початку проведення інвентаризації
	Під час перерв у роботі комісії не закрито доступ стороннім до приміщення, де зберігаються інвентаризаційні описи	Внесення виправлень, що спотворюють результати інвентаризації
	За неможливості зупинення господарської діяльності, прибуткові та видаткові документи не завізовані головою інвентаризаційної комісії	Є можливість оформити раніше не виписані прибутково-витратні документи
	У матеріально відповідальних осіб не взято розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи здані до бухгалтерії	При виявленні порушень може бути пред'явлено прибутково-витратні документи, оформлені під час інвентаризації
	Проводиться зіставлення даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю, а чи не навпаки. (Ідеально складання інвентаризаційних описів вручну від руки за фактом)	Є можливість спотворення фактичних даних відповідно до даних бухгалтерського обліку
	Інвентаризаційний опис складено в одному примірнику	Результати інвентаризації недійсні
	Підсумки мають бути вивірені на кожній сторінці - число прописом, кількість номерів та сума матеріальних цінностей, а також загальний підсумок у натуральних показниках, навіть якщо підрахунок вівся у грошовому вимірі	Є можливість несанкціонованих виправлень
	На кожній сторінці немає запису «Ціни, підсумки перевірив» та підпису матеріально відповідальної особи	Інвентаризаційний опис не є документом, на підставі якого можна пред'являти претензії до матеріально відповідальних осіб
	Помилки та виправлення не підписані та не завірені членами комісії	Виправлення вважаються недійсними
	Інвентаризаційний опис після затвердження результатів містить незаповнені рядки. (Всі вони мають бути прокреслені)	Є можливість внесення додаткових даних
	На останній сторінці інвентаризаційного опису немає підпису матеріально відповідальної особи про відсутність у нього претензій до членів комісії та підтвердження, а також про те, що вона приймає вказане в описі майно на відповідальне зберігання	Відсутність підстав для пред'явлення претензій до матеріально відповідальної особи при виявленні недостач

Інвентаризаційна комісія несе відповідальність за недостовірність даних, наданих іншими організаціями та використовуваних з метою складання інвентаризаційних актів за матеріальними цінностями, за збереження яких на момент інвентаризації працівники організації не відповідають.

З проведенням інвентаризації товарів хоча б раз зіштовхувався будь-яка людина у ролі покупця. Наприклад, коли в робочий час закрито відділ чи весь магазин із табличкою «Облік». Її мета - знайти розбіжності щодо фактичного наявності товару з даними, які у облікової системі організації. Щоб не зупиняти продаж, багато магазинів влаштовують проведення інвентаризації та оформлення її результатіву вихідний день або навіть уночі.

У цій статті розберемо весь процес за кроками. А в нашому сервісі можна завантажити всі документи, які для цього знадобляться: бланки та зразки наказу про інвентаризацію, товарний опис, порівнювальну відомість, акт про списання та інші. А ще в Моєму складі можна оформити інвентаризацію онлайн. У нас є відеоінструкція, як це зробити. Зареєструйтесь і спробуйте зараз: це безкоштовно.

Отже, із чого почати? Ви повинні бути готові до того, що доведеться витрачати додаткові ресурси – час та гроші. Сюди входить: відволікання працівників магазину від своїх основних обов'язків і додаткові виплати персоналу за понаднормову роботу, втрачена вигода від зупинки торгівлі терміном проведення інвентаризації. Якщо компанія складається з однієї людини і ця людина – ви, під час ревізії вам доведеться виконувати кілька функцій одночасно: директора, матеріально-відповідальної особи та бухгалтера. Тому кожному підприємцю важливо знати, як правильно провести інвентаризацію та оформити її результати.

Строки проведення інвентаризації

Терміни проведення інвентаризації у Російській Федерації визначаються відповідним Положенням про бухгалтерський облік та звітність. Отже, проводити ревізію обов'язково:

• під час передачі майна організації у найм, викупі, продажу;
• перед складанням річної бухгалтерської звітності;
• при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
• при встановленні фактів розкрадань та псування цінностей;
• у разі стихійного лиха, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
• під час ліквідації (реорганізації) організації.

Як правило, в магазині та на складі інвентаризацію проводять щомісяця – для контролю роботи персоналу та стану обліку товару в цілому. Проводити цю процедуру потрібно не лише тому, що вона є обов'язковою. Використовуючи такий механізм контролю роботи вашої компанії, ви зможете оцінити якість роботи співробітників, вчасно виявляти бракований товар, прибирати з асортименту те, що з якихось причин не продається.

Порядок інвентаризації

У рамках проведення інвентаризації в магазині та на складі, по суті, вам потрібно перерахувати та оцінити товар у наявності, заповнити інвентаризаційний опис, у разі якихось проблем – якість чи відсутність на складі – оформити відповідні акти, а далі – передати складені опис та акти до бухгалтерії. Там на їх основі буде складено звіряльну відомість, яка відображає результати інвентаризації по кожному товару. На останньому кроці оформляється відомість обліку результатів, що містить узагальнені підсумки, видається наказ (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації, вносяться зміни до обліку, приймається рішення про стягнення збитків із матеріально-відповідальних осіб.

Процес досить складний, особливо для новачків, тому ми розробили таблицю, яка наочно підкаже вам, як проводити інвентаризацію.

Етап	Дії	Документ (форма)
Підготовка до інвентаризації та збирання комісії	Директор видає наказ і створює комісію, до неї включає матеріально-відповідальну особу та бухгалтера, якщо вони є. Якщо ні, то тільки себе, але в різних функціональних ролях.	Інвентаризація товарів за допомогою спеціальних програм та сервісів Вище ми вже говорили, що система автоматизації обліку значно полегшує проведення інвентаризації. Ви завжди знаєте, скільки товару має бути в магазині чи на складі. При введенні фактичних даних ви зможете швидко побачити збіжність показників, недостачі та надлишки як у штуках, так і в грошах. За допомогою хмарного сервісу для керування торгівлею МійСклад інвентаризація товарівстане простим і швидкоздійснюваним завданням. Вручну або за допомогою сканера штрих-кодів ви зможете заповнити форму ІНВ-3 за фактичною наявністю та роздрукувати цей опис для передачі до бухгалтерії. Крім цього в нашому сервісі ви можете безкоштовно вести складський облік, фіксувати прихід і витрату товару, а також друкувати необхідні для ведення торгівлі документи. Якщо ви вирішили автоматизувати облік у вашій торговій організації, МійСклад буде ідеальним рішенням і не має значення, який у вас бізнес: опт, роздріб або інтернет-магазин.