Exceso de dietas y su tributación. Asignaciones diarias superiores a la norma: primas de seguro e impuestos sobre la renta personal sobre el límite de gastos diarios

Primas de seguro por asignación diaria en 2018deberá devengarse si el monto de la asignación diaria excede la norma establecida para dichos pagos para poder aplicar la exención por los mismos. Consideremos cuál es esta norma y exactamente qué contribuciones deberán acumularse.

Cómo ha cambiado la tributación de las aportaciones diarias desde 2017

Desde 2017, las primas de seguro destinadas al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, al Fondo del Seguro Médico Obligatorio y al Fondo del Seguro Social (en términos de seguro de invalidez y maternidad) han cambiado de administrador y quedan bajo el control de las autoridades fiscales. Las reglas para calcular estas contribuciones ahora están contenidas en un capítulo separado del Código Fiscal de la Federación de Rusia dedicado a ellas.

Hasta 2017, las cotizaciones anteriores estaban sujetas a la ahora derogada ley “Sobre Contribuciones a Seguros…” de 24 de julio de 2009 No. 212-FZ, en la que en el inciso 2 del art. 9 declaró que las dietas adeudadas a un empleado durante su estancia en viajes de negocios tanto dentro del territorio de la Federación de Rusia como en el extranjero no están sujetas a contribuciones. La asignación diaria no estaba limitada de ninguna manera.

En las normas establecidas por el nuevo acto jurídico (cláusula 2 del artículo 422 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), se ha modificado una norma similar y contiene una referencia a las restricciones dentro de las cuales no se pueden cobrar las aportaciones diarias. Así, la superación de los límites establecidos conlleva automáticamente el surgimiento de la obligación de cobrar primas de seguro por las dietas en 2017-2018.

Descubra qué está incluido en la ración diaria y cómo calcularla correctamente.

Lea qué cantidad de asignación diaria incluir en un cálculo único de las primas de seguro.

¿Qué dietas deben considerarse emitidas por encima de la norma?

¿Qué reglas determinan la división de las dietas incurridas durante los viajes de negocios entre las que están exentas del cálculo de las cotizaciones por los mismos y las que forman la base para el cálculo de las primas de seguro de las dietas en 2018?

En cuanto al establecimiento de este límite, el inciso 2 del art. 422 del Código Fiscal de la Federación de Rusia se refiere al párrafo 3 del art. 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, es decir, a las mismas restricciones que se aplican para resolver la cuestión de la tributación de las dietas sobre los ingresos de las personas físicas. En el texto del apartado 3 del art. 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia especifica 2 valores de asignación diaria, si se excede, surge la obligación de retener el impuesto sobre la renta personal a un empleado que ha estado en un viaje de negocios:

• 700 rublos. — por día de viaje de negocios en la Federación de Rusia;
• 2.500 rublos. - por día de estancia en viaje de negocios al extranjero.

A partir de 2017, estos mismos valores deberán utilizarse en relación con el cálculo de las primas de seguros sujetos a las disposiciones del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Las dietas emitidas para viajes de negocios al extranjero se pueden pagar en moneda extranjera. En este caso, requerirán su conversión al tipo de cambio a rublos. ¿En qué día se debe realizar dicho nuevo cálculo para determinar si se ha superado el límite de la asignación diaria y determinar la base a partir de la cual se calcularán las primas del seguro? Debe realizarse en la fecha en que se acumula el monto del exceso de dieta a favor de un empleado que se encontraba en viaje de negocios (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 16 de marzo de 2017 No. 03-15- 06/15230), es decir, el día en que se reconocen los gastos como dieta. El día de reconocimiento de dichos gastos será la fecha correspondiente al día de aprobación del informe anticipado sobre el viaje de negocios (inciso 5 del párrafo 7 del artículo 272 del Código Tributario de la Federación de Rusia, carta del Servicio Federal de Impuestos de Federación de Rusia de 21 de marzo de 2011 No. KE-4-3/4408).

Tenga en cuenta que a efectos de la retención del IRPF, es necesario recalcular las asignaciones monetarias diarias a otra fecha. Lea más sobre esto en el material. .

Así, a partir de 2017, del monto del exceso de asignación diaria se deberá retener no solo el impuesto sobre la renta de las personas físicas, sino también las primas de seguros de pensiones, seguros médicos y sociales (OPS, seguro médico obligatorio y seguro social obligatorio (en términos de invalidez y seguro de maternidad)) se debe cobrar. Si el pagador de cotizaciones no tiene derecho a utilizar tarifas reducidas para ellas, hasta que se alcance el valor máximo de las bases de cotización, deberá devengar un monto de primas de seguro equivalente al 30% del monto del exceso de el límite actual del importe del exceso de asignación diaria (incluido el 22% para el seguro obligatorio, el 5,1% para el seguro médico obligatorio y el 2,9% para el seguro social obligatorio).

¿El exceso de asignaciones diarias está sujeto a contribuciones “desafortunadas”?

Sin embargo, además de las contribuciones transferidas a la jurisdicción del servicio tributario, existe otro tipo de contribución: el seguro de lesiones (las llamadas contribuciones por accidentes). Las reglas para su cálculo están reguladas por la ley "Sobre el Seguro Social Obligatorio..." de 24 de julio de 1998 No. 125-FZ, que no se ha visto afectada por los cambios ocurridos desde 2017 con todas las demás contribuciones al seguro.

Texto del apartado 2 del art. 20.2 de la Ley N ° 125-FZ permitió no cobrar las cotizaciones diarias “desafortunadas” hasta 2017, y en 2017-2018, los pagadores de estas cotizaciones todavía tienen derecho a no cobrarlas sobre las asignaciones diarias emitidas por el tiempo dedicado a viajes de negocios tanto en el territorio de la Federación Rusa como en el extranjero. Y esta exención no depende del importe de la asignación diaria.

Por lo tanto, no es necesario cobrar primas de seguro de lesiones por el exceso de dietas en 2018.

Verifique que el Formulario 4-FSS esté completado correctamente utilizando el formulario desarrollado por nuestros expertos.

Resultados

Desde 2017, para las primas de seguros transferidas bajo el control del servicio tributario, las normas vigentes en materia de exención de impuestos de las dietas pagadas durante viajes de negocios han cambiado. Este cambio ha llevado al hecho de que las asignaciones diarias que antes no estaban sujetas a impuestos (independientemente de su valor) hayan recibido un límite en el monto de la base no imponible desde 2017. Superar esta cantidad (exceso de asignación diaria) conlleva la imposición de primas de seguro. Los cambios de 2017 no afectaron en modo alguno a las cotizaciones por lesiones; las dietas todavía no están sujetas a estos cargos, independientemente de cuál sea su importe.

Un viaje de negocios es un viaje de negocios por un período de tiempo determinado, en el que se envía a un empleado para cumplir las instrucciones del empleador. El empleado recibe un salario medio durante el período del viaje de negocios y también deben reembolsarse los gastos de viaje. Se trata de gastos relacionados con el viaje, el alojamiento en el destino y las dietas. Además, el empleado podrá ser reembolsado por otros gastos en que haya incurrido con el permiso o conocimiento del empleador (artículos 167, 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cláusula 11 del Reglamento, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13 de octubre de 2008 No. 749). El procedimiento y los importes del reembolso de los gastos de viaje se establecen en la normativa local del empleador o en un convenio colectivo (artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).

Los ingresos medios durante un viaje de negocios están sujetos al impuesto sobre la renta personal. Pero aquí están las compensaciones legalmente establecidas que se pagan a los empleados cuando son enviados en viajes de negocios (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Gastos de viaje libres de impuestos

El pago a un empleado de los gastos de viaje documentados hasta el destino de un viaje de negocios y viceversa no está sujeto al impuesto sobre la renta personal en su totalidad. Asimismo, si existen documentos acreditativos, no se grava el reembolso de los gastos de viaje a la estación, aeropuerto u otro lugar de salida del transporte hacia el destino (Carta del Ministerio de Hacienda de 29 de enero de 2015 No. 03-04-06 /3305), incluso en taxi (Carta del Ministerio de Hacienda de 25/04/2012 No. 03-04-05/9-549, de 27/06/2012 No. 03-04-06/6-180) , comisiones (por ejemplo, al comprar billetes a un intermediario), tarifas por servicios aeroportuarios, transporte de equipaje ( Cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Si no hay documentos que confirmen los gastos de viaje.

Según el Ministerio de Hacienda, el reembolso a un empleado del coste del viaje en ausencia de billetes está sujeto al impuesto sobre la renta de las personas físicas (Carta del Ministerio de Hacienda del 08/05/2015 No. 03-03-06/1/ 26918). Al mismo tiempo, se pueden utilizar otros documentos, incluido un certificado del transportista, para confirmar los gastos de viaje. Debe contener información sobre cuándo su empleado utilizó este tipo de transporte, adónde se dirigía y cuál fue el costo de dicho transporte (Carta del Ministerio de Hacienda del 05/02/2010 No. 03-03-05/18).

Gastos de vida libres de impuestos sobre la renta personal

El pago a un empleado de los costos de alquiler de alojamiento en el lugar del viaje de negocios no está sujeto al impuesto sobre la renta personal en su totalidad si existen documentos que confirmen los costos. Cuando se hospeda en un hotel, esto puede ser un control CCP o BSO. Si el empleado alquiló un apartamento, entonces: un contrato de arrendamiento y un documento de pago (por ejemplo, un recibo de caja registradora o un recibo).

Si el empleado no tiene documentos de respaldo, la compensación por un monto no superior a 700 rublos está exenta de impuestos. por día, si el viaje de negocios fue a Rusia, y no más de 2500 rublos. por día si el viaje de negocios fue al extranjero (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Los excesos deben estar sujetos al IRPF.

Asignación diaria libre de impuestos

Las asignaciones diarias no están sujetas al impuesto sobre la renta personal hasta 700 rublos. por día, si el empleado es enviado en un viaje de negocios por Rusia, y dentro de 2500 rublos. por día, si se envía al extranjero de la Federación de Rusia (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Pero el monto del subsidio diario pagado a los empleados lo determina el empleador. Y si, de acuerdo con sus regulaciones locales, los empleados reciben asignaciones diarias en una cantidad mayor, entonces el impuesto sobre la renta personal debe calcularse y retenerse del exceso (Carta del Ministerio de Finanzas de 12 de octubre de 2015 No. 03-04- 05/58060).

Otros gastos de viaje no sujetos al IRPF

Tampoco están sujetos al IRPF los siguientes tipos de gastos de viaje:

• para servicios de comunicación;
• obtener un pasaporte extranjero;
• para obtener una visa;
• sobre comisiones relacionadas con el cambio de divisas (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia);
• para los servicios de salas VIP en estaciones de tren y aeropuertos (Carta del Ministerio de Hacienda de 20 de septiembre de 2013 No. 03-04-06/39125).

Impuesto sobre la renta de las personas físicas sobre gastos de viaje en 2019

El pago de los gastos de viaje en 2019 estará sujeto al IRPF de acuerdo con las mismas reglas que estaban vigentes en 2018.

Una selección de los documentos más importantes bajo petición. Dietas por encima de lo normal(actos jurídicos reglamentarios, formularios, artículos, consultas de expertos y mucho más).

Formularios de documentos: Viáticos superiores a lo normal

Artículos, comentarios, respuestas a preguntas.: Viáticos superiores a lo normal

Otro ejemplo son los viajes de negocios, que están sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas (por ejemplo, dietas superiores a la norma). En el momento de su pago a un particular antes del viaje, no es necesario retener impuestos. La fecha de recepción real de los ingresos en este caso será el último día del mes en el que se aprobó el informe anticipado del empleado (cláusula 6, cláusula 1, artículo 223 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Esto significa que será necesario retener impuestos del pago en efectivo más cercano a esta fecha, por ejemplo del siguiente salario (cláusula 4 del artículo 226 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Abra el documento en su sistema ConsultantPlus:
El monto de la bonificación no debe exceder el costo estándar del pago de las dietas a los empleados de los órganos e instituciones del gobierno federal por cada día de viaje de negocios en el territorio de la Federación de Rusia (párrafo 5 del párrafo 1 del Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 03/02/2005 N 51).

Actos regulatorios: Viáticos superiores a lo normal

2. Cuando los pagadores paguen los gastos de viajes de negocios de los empleados tanto dentro del territorio de la Federación de Rusia como fuera del territorio de la Federación de Rusia, las dietas previstas en el párrafo 3 del artículo 217 de este Código, así como las dietas realmente incurridas y documentadas gastos objetivo de viaje a los destinos y de regreso, tarifas por servicios aeroportuarios, comisiones, costos de viaje al aeropuerto o estación de tren en los lugares de salida, destino o traslados, transporte de equipaje, costos de alquiler de vivienda, costos de servicios de comunicación, tarifas por la emisión (recepción) y registro de un pasaporte extranjero de servicio, tarifas por la emisión (recepción) de visas, así como los costos por el cambio de efectivo o cheque bancario por moneda extranjera en efectivo. Un procedimiento similar para cobrar primas de seguros se aplica a los pagos realizados a personas que están bajo la subordinación de la autoridad (administrativa) de la organización, así como a los miembros de la junta directiva o cualquier órgano similar de la empresa que lleguen para participar en una reunión de la consejo de administración, consejo u otro órgano similar de esta empresa.

Cuando un empleador envía a sus empleados a un viaje de negocios, garantiza que sus subordinados conservarán sus puestos de trabajo y sus ingresos medios, y la empresa les reembolsará los gastos de viaje, incluidas las dietas.

Este concepto se puede definir como el hecho de que el empleador cubre los gastos diarios de los empleados que surgen como consecuencia de vivir fuera de casa. Si las dietas se pagan dentro de los límites establecidos por el Código Fiscal, no deben retenerse. Cuando se pagan dietas excedentes, es obligatorio el pago del impuesto sobre la renta personal.

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El cálculo correcto de la asignación diaria de una persona en viaje de negocios es un aspecto importante de las actividades contables. Para realizar los pagos correctamente, el contador debe tener información sobre el monto establecido de la asignación diaria, el período por el cual se pagan, la retención del impuesto sobre el pago y la deducción de las primas de seguros.

Lo que es

Cuando un empleado es enviado en viaje de negocios a otro lugar en Rusia o en el extranjero, la organización debe pagarle una remuneración monetaria calculada para cada día. Se llama "asignación diaria".

El empleador deberá pagarlos en las siguientes situaciones:

• el empleado es enviado a un viaje de negocios;
• el empleado se encuentra en un viaje de negocios, en la naturaleza o cuyo trabajo se realiza directamente en la carretera;
• cuando se trabaja en el campo o se participa en una expedición.

La siguiente definición está consagrada a nivel legislativo: un viaje de negocios es un viaje de negocios cuyos términos y condiciones los determina el empleador. Una condición importante es que el lugar de trabajo esté alejado de la ubicación de la organización en la que trabaja la persona trasladada.

El pago del exceso de dietas implica que el empleado reciba una cantidad que excede la norma establecida por la ley. Se debe prestar especial atención a los gastos que no califican como asignación diaria, pero que deben ser pagados por el empleador.

Entre ellos:

• costos de transporte (los tipos de transporte, cuyos costos serán compensados, los determina cada empleador de forma independiente);
• gastos asociados con vivir en otra ciudad;
• Gastos adicionales derivados del hecho de que el empleado viva fuera de su domicilio.

Los gastos restantes los cubre el empleado con la asignación diaria pagada por el empleador. Su importe podrá incrementarse a criterio de la dirección de la organización. En tal caso, no debemos olvidar que el exceso de dietas está sujeto a impuestos. Si se descuida esta regla, puede convertirse en demandado en una demanda.

¿Qué normas establece la ley?

La cuestión del exceso de dietas está regulada por dos documentos legislativos principales: los Códigos Laboral y Fiscal.

El Código del Trabajo regula los siguientes aspectos:

• El artículo 168 obliga al empleador a reembolsar los gastos de los empleados relacionados con la residencia fuera de su lugar de residencia permanente;
• el empleador puede determinar el monto de la asignación diaria de forma independiente y debe fijarse en un documento reglamentario local o en un convenio colectivo;
• No se considera viaje de negocios el viaje de un empleado cuyo trabajo involucra oficialmente la realización de actividades de campo;
• cuando una persona se encuentra en viaje de negocios, se le debe acreditar su salario en la cantidad establecida, y también se le debe conservar el puesto de trabajo.

El Código Tributario establece las siguientes normas:

• el hecho de que las dietas superiores a la norma establecida por el Gobierno ruso no reducen la base del impuesto sobre la renta (artículo 264);
• El artículo 217 limita el monto de los pagos diarios que no están sujetos a impuestos;
• El procedimiento según el cual se retiene el IRPF está determinado por el artículo 226.

Los documentos reglamentarios importantes son los decretos del gobierno ruso, que abordan el problema del pago de las dietas a los empleados. En el primer documento, el número 93, se puede encontrar información sobre los estándares de asignación diaria que se pueden pagar. El segundo, número 729, muestra el importe del reembolso de los gastos incurridos durante un viaje de negocios, que debería orientar las estructuras presupuestarias.

Exceso de asignación diaria y formulario 6-NDFL

El Código Fiscal de Rusia determina que la asignación diaria para viajes dentro del país es de 700 rublos. Los viajes de negocios al extranjero requieren el pago de una asignación diaria de 2,5 mil rublos; Si a una persona se le pagan cantidades superiores a las normas establecidas, está sujeta al impuesto sobre la renta de las personas físicas. Sin embargo, la organización no tiene derecho a retener este impuesto en el momento en que entrega fondos a una persona en forma de anticipo, ya que no se sabe con certeza exactamente qué cantidad gastará.

Si una persona regresa de un viaje de negocios antes de lo previsto, sus gastos serán menores, pero si se retrasa en un viaje de negocios, sus gastos aumentarán en consecuencia. Teniendo en cuenta que los fondos proporcionados a una persona sobre la base de una solicitud anticipada no pueden considerarse un beneficio económico de la persona, sería ilegal cobrar el impuesto sobre la renta personal en el momento del pago.

Por lo tanto, cuando surge la cuestión de calcular el impuesto sobre la renta personal sobre la asignación diaria de un empleado, es necesario seguir la siguiente secuencia de acciones:

• presentación de un informe por parte del empleado;
• cálculo del monto exacto de los ingresos de una persona que está sujeto a impuestos;
• cálculo del impuesto sobre la renta de las personas físicas;
• retención en origen, que se calcula sobre la cantidad recibida por el empleado como ingreso adicional.

fechas

Para reflejar el monto de la asignación diaria que excede la norma establecida en el formulario 6-NDFL, es necesario aclarar qué fechas deben indicarse en la segunda sección del cálculo. Para las asignaciones diarias imponibles, la fecha en la que se recibieron los ingresos reales es el último día del mes en el que se aprobó el informe anticipado después de que el empleado regresó de un viaje de negocios. Es esta fecha del mes la que debe indicarse en la línea 100 del formulario 6-NDFL (la fecha en la que realmente se recibieron los ingresos).

En la línea 110 (la fecha en que se retuvo el impuesto) se debe indicar la fecha en que se pagó el ingreso sobre el cual se retuvo el impuesto sobre la renta personal. Es importante saber que esta fecha no puede ser anterior al último día del mes, ya que no se permite la retención del IRPF si los ingresos no fueron recibidos por el empleado. Dado que la recepción de ingresos se produjo el último día del mes, la retención de impuestos puede ocurrir cuando se realice el siguiente pago.

Con base en esto, podemos concluir que la transferencia del impuesto sobre la renta personal del exceso de asignación diaria debe ocurrir a más tardar el día hábil siguiente al día en que se retuvo el impuesto sobre la renta personal de la asignación diaria.

Primas de seguro

Las dietas que no excedan los estándares establecidos por la legislación rusa no están sujetas a primas de seguro.

Para evitar situaciones controvertidas con el servicio tributario, el Fondo de Pensiones y el Fondo de Seguro Social, la empresa debe especificar las reglas mediante las cuales se calculan las dietas. Esto se puede hacer en cualquier documento normativo local, por ejemplo, en el Reglamento sobre viajes de negocios o en un convenio colectivo.

Para las dietas que exceden el estándar establecido, se cobran primas de seguro. Sin embargo, esta regla se aplica claramente sólo a aquellos viajes de negocios cuya duración exceda las 24 horas.

En cuanto a los viajes de negocios de un día, hay dos opiniones diferentes:

• La opinión de la Caja del Seguro Social es que las cotizaciones deben calcularse en cualquier caso.
• El Tribunal Supremo de Arbitraje de Rusia expresa la opinión contraria (decisión del 14 de junio de 2013). Se basa en que la asignación diaria que recibe un empleado por estar en viaje de negocios no es un ingreso de la persona. Se trata de fondos que compensan a una persona por los inconvenientes que han aparecido en su vida como consecuencia del cumplimiento de las instrucciones del empleador.

Mostrar en contabilidad

El pago del exceso de dietas debe reflejarse en los estados financieros. Los documentos deben reflejar tanto los pagos directos de la asignación diaria como las primas de seguro retenidas, así como el impuesto sobre la renta de las personas físicas.

Por ejemplo, el empleador envía a un empleado a un viaje de negocios dentro de Rusia durante 7 días. Su asignación diaria es de 1.200 rublos, 500 rublos más que la norma establecida. Por los días asignados para un viaje de negocios, el empleado recibirá una cantidad de 8.400 rublos.

En la tabla de cálculo se ve así:

Reglas similares para indicar pagos y gastos se encuentran en las Instrucciones para el uso de planes de cuentas contables presupuestarios, aprobadas por el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia en 2010.

La gran mayoría de empresas tienen socios comerciales. Pueden estar en nuestro país o en el extranjero. Para mantener relaciones comerciales sólidas y desarrollar su propio negocio y producción, los gerentes de empresas envían empleados a Viajes de negocios. Los objetivos del viaje pueden ser diferentes: celebrar acuerdos y firmar contratos, buscar nuevos socios y prestar diversos tipos de servicios.

Al enviar a su empleado de viaje, la organización está obligada a pagar dietas de viaje de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia. Al realizar un viaje de negocios, la empresa está obligada a pagar los gastos de viaje y dietas de sus empleados. Se devengan por cada día de viaje de trabajo. El importe de la asignación diaria ha sido establecido y no está sujeto a impuestos. Si el monto excede el monto preferencial, los impuestos deben evaluarse de la manera prescrita.

Montos y procedimiento para el cálculo del impuesto.

A nivel legislativo se establecen los montos de las dietas de viaje, que están exentos de impuestos. Se han determinado importes para viajes tanto dentro de Rusia como para viajes de trabajo al extranjero.

Monto de la asignación diaria sobre la cual no se paga impuesto:

• 700 rublos por día para viajes de negocios dentro del país;
• 2500 rublos para viajes de negocios al extranjero.

Si la asignación diaria es superior a los montos especificados, se cobrará impuesto sobre el monto total que exceda la asignación reducida. Un monto que exceda el monto preferencial está sujeto al impuesto sobre la renta personal a una tasa del 13%. Además del impuesto sobre la renta personal, se deben pagar primas de seguro por las dietas que excedan la norma. Si su tamaño no supera los 700 y 2500 rublos, las primas de seguro no se deducen.

Al calcular el impuesto sobre la renta, el contador de una organización tiene derecho a cancelar en su totalidad la asignación diaria emitida a un empleado. Según el Código Fiscal de la Federación de Rusia, no es necesario estandarizar las dietas. Su inclusión en los gastos de la empresa se realiza junto con la aprobación de la memoria de gastos.

Ejemplo de cálculo: Ivanov, analista financiero de Media Finance LLC, estuvo del 15 al 17 de enero en un viaje de negocios a Dinamarca. El director de la empresa fijó una asignación de viaje a Dinamarca de 250 coronas danesas (DDK) por día. La asignación diaria para viajes de negocios dentro del país en la empresa es de 700 rublos.

Durante un viaje de negocios, al empleado se le acumulan las siguientes asignaciones diarias:

• por 2 días en Dinamarca – 500 CZK (250 DDK por día * 2 días);
• por 1 día de llegada a Rusia – 700 rublos.

El contador de la empresa Media Finance LLC tuvo en cuenta el monto total total de la asignación diaria al calcular el impuesto sobre la renta:

500 DDK * 8,42 rublos/DDK + 700 rublos = 4910 rublos.

El importe de la dieta para viajes de negocios al extranjero se calculó sobre la base del tipo de cambio vigente en la fecha de pago. Al calcular el monto del impuesto sobre la renta personal, el contador no tuvo en cuenta las dietas, ya que su monto no excede el monto preferencial, que está exento de impuestos.

En 2018, el importe de la asignación diaria, que no está sujeto a impuestos y del que no se realizan deducciones del seguro, no cambió. Para viajes de negocios dentro de la Federación de Rusia, esta cantidad es de 700 rublos por día. Para viajes de trabajo al extranjero, esta cantidad es varias veces mayor y asciende a 2.500 rublos.

Pero las dietas por encima de lo normal están sujetas a impuestos. El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sobre esta cantidad se pagará con carácter general al tipo del 13%. Asimismo, la empresa deberá realizar deducciones del seguro sobre el monto que exceda la asignación diaria preferencial establecida.

Para mostrar el monto de las asignaciones de viaje que exceden la norma, es necesario saber en qué fecha se acumulan. La fecha de recepción de los ingresos por dietas imponibles que excedan la norma es el último día del mes en el que el gerente aprobó el informe anticipado.

El informe es aprobado. después de que el empleado regresa de un viaje de trabajo.

La retención del impuesto sobre las dietas que superen los montos establecidos se realiza en el momento del pago al empleado del salario, del cual se retiene el impuesto sobre la renta personal. Pero conviene recordar que la fecha de retención del impuesto no puede ser anterior al último día del mes en curso. Esto se debe al hecho de que el impuesto sobre la renta personal no se puede retener al empleado hasta que reciba su salario. De esto se deduce que el pago se transferirá a la oficina de impuestos a más tardar el día siguiente al día en que se retenga el impuesto sobre la renta personal.

Ejemplo de cálculo: en diciembre de 2016, el empleado recibió un salario (teniendo en cuenta el ingreso promedio durante un viaje de negocios) por un monto de 80,000 rublos. Se retendrán impuestos de esta cantidad, cuyo importe es de 10.400 rublos. El anticipo de diciembre se emitió el 14 de diciembre por un importe de 40.000 rublos. El 28 de diciembre, el empleado presentó un informe anticipado sobre un viaje de negocios por Rusia.

La asignación diaria por 5 días de viaje de negocios se indicó en el monto:

5 días * 1200 rublos/día = 6000 rublos.

El 29 de diciembre el informe anticipado fue aprobado por el titular de la empresa. El 9 de enero, el empleado recibió el salario restante, teniendo en cuenta la deducción de impuestos por un monto de 10.400 rublos. Además, se retenía del salario el impuesto sobre las dietas que excedían la norma. Esta cantidad fue de 325 rublos.

Este cálculo se realizó de la siguiente manera:

6000 rublos – 5 días * 700 rublos/día = 2500 rublos – asignación diaria que excede la norma establecida.

De esta cantidad se retendrán impuestos:

2500 rublos * 13% / 100% = 325 rublos.

El empleado recibió:

80 000 – 40 000 (anticipo) – 10 400 (impuesto sobre la renta personal) – 325 (impuesto sobre la renta personal sobre la asignación diaria en exceso) = 29 275 rublos.

Gastos no imponibles

Al enviar a un empleado en un viaje de negocios, la dirección de la empresa está obligada a reembolsarle todos los gastos de alojamiento, viaje y dietas. Además, por cada día de viaje de negocios, el empleado debe recibir un salario medio.

Gastos de viaje al lugar del viaje de negocios. se pagan al empleado en su totalidad. De esta cantidad no se retiene el impuesto sobre la renta de las personas físicas. Estos costes incluyen el desplazamiento en cualquier tipo de transporte hasta su destino, así como el desplazamiento en taxi o transporte público hasta la estación de tren o aeropuerto.

No se retendrá el impuesto sobre estos gastos si estos gastos están documentados. Si no hay documentos justificativos, el impuesto se retendrá en su totalidad del importe total gastado en el viaje de ida y vuelta al destino. Como prueba del costo del viaje, puede proporcionar Entradas.

Si por alguna razón no se han conservado, entonces puedes solicitar un certificado al transportista, que indicará la dirección, tipo de transporte y coste del viaje.

Gastos de alquiler residencial no están totalmente gravados. El impuesto sobre la renta personal no se retiene solo si el empleado tiene documentos de respaldo. Podrían ser el recibo de una habitación de hotel o un contrato de alquiler de apartamento.

Si el empleado no tiene pruebas documentales, la cantidad libre de impuestos es de 700 rublos por día cuando viaja por negocios a Rusia. Si el viaje de trabajo es al extranjero, esta cantidad no debe exceder los 2500 rublos. Si los gastos de manutención exceden las cantidades especificadas, entonces se paga el impuesto sobre la renta personal sobre la cantidad que exceda la norma.

Los estándares los establece el estado. El empleador tiene derecho a fijar una asignación diaria diferente. Esta cantidad puede ser muchas veces mayor que la cantidad aprobada a nivel legislativo. Sin embargo, este hecho no es motivo para la exención del impuesto sobre la renta de las personas físicas. Todos los gastos que excedan los estándares establecidos están sujetos a impuestos obligatorios.

Conclusión

Al enviar a un empleado a un viaje de negocios, la empresa está obligada a pagar todos los gastos en los que haya incurrido durante el viaje. La organización también paga los siguientes gastos:

• para comunicaciones (comunicaciones móviles o Internet);
• sobre la obtención de un pasaporte y una visa extranjeros;
• por una comisión en caso de cambiar rublos rusos por moneda extranjera;
• para servicios especiales en estaciones de tren y aeropuertos.

Durante un viaje de negocios, el empleado no debe soportar ninguna pérdida. Todo debe ser pagado por el empleador. El reembolso de los gastos relacionados con los viajes de trabajo se realiza sobre la base de su próximo salario. De estos ingresos, como de cualquier otro, es necesario pagar impuestos al tesoro estatal.