Bir işletmede muhasebe belgelerinin envanteri nasıl yapılır. Envanter: adım adım talimatlar. Denetim ve muhasebeyi yürüten kuruluş

Yöntemler muhasebe

Gayrimenkul sınıflandırmasının bilanço yapısına uygunluğu.

Sunulan mülk sınıflandırması bilanço yapısının yapısına yansıtılmıştır.

Temel denge formülü A=P

Aşağıdaki mülk türleri için bir bilanço oluşturun:

Sabit varlıklar 20 adet;

Kayıtlı sermaye 80 adet;

Yedek sermaye 10 birim;

Malzemeler 15 adet;

20 birim kar;

WIP 15 adet;

Cari hesap 60 adet;

Kredi 20 adet;

Kasa 20 adet.

Muhasebe yöntemleri bir dizi muhasebe yöntem ve tekniğidir.

4 yöntem vardır:

1. Dokümantasyon ve envanter;

2. Hesaplar ve çift giriş;

3. Değerlendirme ve hesaplama;

4. Bilanço ve raporlama.

Dokümantasyon- tamamlanmış bir ticari işlemin yazılı teyidi, ona yasal güç kazandırmak ve işlemin tamamlandığını ve uygunluğunu teyit etmek. Birincil muhasebe belgeleri, yalnızca birleşik birincil belge formlarının albümlerinde bulunan forma göre derlenmeleri durumunda muhasebe için kabul edilebilir (birincil belgelerin formları, Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi tarafından onaylanır). Birincil belgeler işlem sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra hazırlanmalıdır (muhasebecinin kuralı şu olmalıdır: "Belge yok - kayıt yok").

Dokümantasyon gereksinimleri:

Kuruluşun adı ve belge;

Belgenin tamamlandığı tarih;

Operasyon sayaçları;

Eksik ayrıntılar tire içermelidir;

Belgeyi doldurmaktan sorumlu kişinin imzası.

Belgeler ayrıntı adı verilen ayrı öğelerden oluşur. Detayların sınıflandırılması:

Niteliksel (ayrıntılar - nitelikler) ve ayrıntıların oluşumu (göstergeler);

Kalıcı (hiçbir zaman veya uzun zaman değişmez, bu kuruluşun adı, adresi vb.) ve değişkenlerdir.

Birincil belgeler muhasebe kayıtlarına girmeden önce şekil (gerçekleştirilen işlemlerin yasallığı açısından), içerik (gerekli tüm ayrıntıların doldurulması) ve aritmetik hesaplamaların doğruluğu açısından kontrol edilir. Bu kontrolün ardından yazışma hesaplarına (gönderimler) girilir. Muhasebe belgelerinin içeriğinin analiz edilmesi sonucunda üç ana muhasebe işlemi gerçekleştirilir: değerleme, zamana göre tanımlama, hesapların isimlendirilmesine göre sınıflandırma (yazışma). Nakit ve banka belgeleri hariç, birincil belgelerde düzeltmelere izin verilir (ince bir çizgiyle üzerinin çizilmesi ve imzalanması).

Belge sınıflandırması

Amaca göre belgeler bölünmüştür:

İşlem tamamlanmadan önce hazırlanan ve ticari bir işlemin gerçekleştirilmesine izin veren organizasyonel ve idari belgeler (kabul emirleri, işten çıkarılma, banka çekleri, malzemelerin serbest bırakılması için gereklilikler vb.) ve muhasebeye temel teşkil etmez kayıtlar;

Destekleyici belgeler, işlemin tamamlanması ihtiyacını doğrular ve mali açıdan sorumlu kişiler için bunlar bir gerekçedir (mal ve nakliye faturaları, nakit makbuz siparişi vb.);

Muhasebe sürecini basitleştirmek ve hızlandırmak için kullanılan ve muhasebe kayıtlarını sistemleştirmek ve hesapların yazışmalarını (amortisman vb.) belirlemek için idari veya kaynak belgeler temelinde derlenen muhasebe belgeleri;

İşlem sırasında düzenlenen ve buna ilişkin bilgileri içeren idari belgeler (faturalar, ödeme talepleri vb.);

Birkaç belgenin özelliklerini taşıyan birleştirilmiş belgeler (seyahat belgesi, gider raporu, maaş bordrosu vb.).

Genelleme derecesine göre(hazırlık sırası) belgeler ikiye ayrılır:

Birincil, ticari işlemleri tamamlandıkları sırada kaydeden ve yansıtan (kabul işlemleri, faturalar, nakit siparişler vb.);

İkincil (konsolide), birincil belgelere dayanarak oluşturulmuştur (gelen ve giden belgelere dayalı depo malzeme raporu, ön rapor).

İçerik hacmine göre(ekonomik hayatın gerçeklerini kapsama yöntemi) belgeler ikiye ayrılır:

Bir kerelik, yani bir ticari işlem için (makbuz ve gider nakit emirleri vb.);

Kümülatif ( limit kartları, birden fazla malzeme salınımını yansıtan vb.).

Derleme yerine göre belgeler bölünmüştür:

Dahili belgeler (birincil talep belgeleri, faturalar, nakit siparişler). Bazıları organizasyonun ötesine geçiyor (ödeme emirleri, gereksinimler vb.)

Harici belgeler (hesap ekstreleri, tedarikçi faturaları vb.).

Muhasebe pozisyonu sayısına göre belgeler şunlardır:

Tek satır (tek konum içeren);

Çok satırlı (sayma vb.).

Ekonomik gerçeklerin doğasına göre hayat:

Malzeme;

Peşin;

Hizmet;

Tiplendirme derecesine göre:

Standart;

Standart dışı.

Son teslim tarihine göre:

Acil;

Acil değil.

Kompozisyonun gerçekliğine göre:

Eşsiz;

İşlemenin tüm aşamaları (kontrol etme, gruplama, kayıt ve muhasebe kayıtlarına giriş) dahil olmak üzere belgelerin hazırlandığı andan arşive teslimine kadar olan yoluna belge akışı (işletmenin baş muhasebecisi tarafından derlenir) denir.

Belge işleme teknolojisi:

1. Belgenin tamamlandığının, aritmetik işlemlerin doğruluğunun ve esaslı doğrulamanın kontrol edilmesinden oluşan birincil belgelerin doğrulanması;

2. Vergilendirme, yani niceliksel önlemlerin parasal önlemlere dönüştürülmesi;

3. Gruplandırma, yani uygun muhasebe kayıtlarına giriş için belgelerin hazırlanması;

4. Belgelerin muhasebe kayıtlarına kaydedilmesi ve kaydedilmesi - özet belgeler;

5. Bilanço genellemesi, yani raporlama belgelerinin oluşturulması.

Belge depolama gereksinimleri:

1. Tüm belge grupları (birincil belgeler, muhasebe kayıtları, bilanço özet belgeleri) ayrı ayrı saklanmalıdır;

2. Yetkisiz kişilerin muhasebe belgelerine erişimi yasaktır;

3. Belge saklama süresinin sona ermesi üzerine, bazı belgelerin özel olarak oluşturulmuş bir komisyonun katılımıyla imha edilmesi gerekmektedir. Dayanıklı belgeler arşivlerde saklanır.

Kuruluşun başkanı, işletmenin belgesel fonundan sorumludur.

Envanter(Latince kelimesinden - buluyorum, keşfediyorum) muhasebe verilerini maddi varlıkların fiili varlığına uygun hale getirmek amacıyla gerçekleştirilir.

Muhasebe verileri ile değerli varlıkların fiili mevcudiyeti arasındaki farklılıklar, yanlış hesaplamalar, ölçümler ve hesaplamalardaki aritmetik hatalar sonucunda doğal kayıplardan (büzülme, dağılma) kaynaklanabilmektedir. Mülkün envanteri, bulunduğu yere ve mali açıdan sorumlu kişilere göre yapılır. Miktar, tarih ve envanter kalemleri yönetici tarafından belirlenir. Tam (güvenlik için kabul edilenler de dahil olmak üzere tüm fon kategorilerini kapsar) ve kısmi envanter (belirli mülk kategorileri için) mevcuttur. Envanteri gerçekleştirmek için envanter komisyonları oluşturulur: bir yöneticinin başkanlık ettiği kalıcı bir komisyon ve çalışma komisyonları.

Envanter birkaç aşamada gerçekleştirilir:

Zorunlu sayma, tartma, maddi varlıkların ölçümü, envanter tablolarının hazırlanması (RD ve KZ envanteri sırasında hesap özetleri düzenlenir);

Tanımlanan, sayılan ve açıklanan fonların orijinal veya değiştirilmiş değerlendirmeye göre değerlendirilmesi (kalitenin bozulması sonucu);

Gerçek kullanılabilirlik ile muhasebe verileri arasındaki tutarsızlıkların belirlenmesi;

Envanter sonuçlarının kaydedilmesi ve tutarsızlıkların muhasebe ve raporlamaya yansıması.

Envanter sonuçlarına göre, sapmaların, yani fazlalıkların veya eksikliklerin tespit edildiği maddi varlık kalemleri için envanter listeleri (gerçek bakiyeleri kaydetme eylemleri) ve karşılaştırma sayfaları derlenir. Tespit edilen fazlalıklar piyasa fiyatları üzerinden aktifleştirilir ve mali sonuçlara yansıtılır; tespit edilen eksiklikler, zarar normları dahilinde fiili maliyet üzerinden gider olarak yazılır ve fazla eksiklikler (varsa) kusurlu kişiye veya mali sonuçlara yazılır.

Envanter, uygulama planlarına uygun olarak gerçekleştirilir, planlanmamış envanterler, maddi sorumlu kişide bir değişiklik olduğunda, mülk hırsızlığıyla ilgili gerçekler ortaya çıktığında, işletmenin yeniden düzenlenmesi sırasında, bir değişiklik olduğunda yapılır. yönetimde vb.

Muhasebeye ilişkin mevcut mevzuat ve Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 13 Haziran 1995 tarih ve 49 sayılı Emri, her ticari işletmenin uymak zorunda olduğu envanter faaliyetlerine ilişkin düzenlemeler getirmektedir.

Envanter: yönergeler ve bunun gerçekleştirilmesinin nedenleri

Envanterin nasıl yürütüleceğine ve belgeleneceğine ilişkin ayrıntılı talimatlar, yukarıdaki siparişle onaylanan "Mülk envanteri ve mali yükümlülüklere ilişkin Kılavuz" da yer almaktadır.

Talimatlar, envanter faaliyetlerini başlatma ve yürütme prosedürüne ilişkin gereklilikleri ve bunun uygulanmasına temel oluşturabilecek belirli nedenleri içerir. Bu tür nedenler şunları içerir:

• planlanan envanter;
• mülkün yeniden değerlemesi;
• işletmede gerçekleştirilen yeniden yapılanma veya yeniden yapılanma;

• hırsızlık veya mülke zarar verilmesi gerçeğinin yanı sıra mücbir sebepler (yangın, doğal afetler vb.) nedeniyle kaybının tespit edilmesi;
• işletme mülkünün daha sonra satışıyla birlikte kiralık olarak devredilmesi.

Bir envanter nasıl düzgün bir şekilde belgelenir?

Envanterin belgelenmesi, denetimin zorunlu bileşenlerinden biridir.

Doğrulama faaliyetleri sırasında kullanılan belgeler, bağımsız olarak veya 18/08/1998 tarih ve 88 sayılı ve 27/03/2000 tarih ve 26 sayılı Goskomstat Kararları tarafından onaylanan standart formlar kullanılarak hazırlanabilir (tüm formlar “INV” kısaltmasını içerir).

Envanter belgelerinin hazırlanması için bir takım kurallar sağlanmıştır:

• oluşturulan denetim raporu boş sütunlar içermemelidir. Eğer gerekli bilgiler eksikse doldurulacak alana tire işareti konur;
• çok sayfalı envanterler ve kanunlar sırayla eklenmeli ve belgenin tüm sayfaları numaralandırılmalıdır;
• kanunları doldururken, muhasebede genel kabul görmüş isimlendirme tanımları ve ölçü birimleri kullanılır;
• belgeyi doldururken yapılan tüm düzeltmeler dipnotlarda belirtilmeli ve envanter komisyonunun tüm üyeleri tarafından ve ayrıca mali açıdan sorumlu kişilerin imzasıyla onaylanmalıdır;
• Envanter muhasebe belgeleri denetime katılan tüm kişiler tarafından onaylanır.

Envanter belgeleri: “başlangıç” paketi

Faaliyetlere başlamadan önce envanter yapmak için belgeler hazırlamak gerekir:

• denetimin yürütülmesine ilişkin prosedür ve programı geliştirmek ve onaylamak;
• envanter listeleri oluşturmak (inceleme için yükümlülükler ve mülk listesi);
• envanter yapılması için emir vermek;
• mali açıdan sorumlu kişilerden belirlenen biçimde makbuz almak.

Planlanan stoklar işletmenin belirlediği sıklıkta gerçekleştirilir. Maddi varlıkların ve mali yükümlülüklerin denetim sıklığı, mal sahibi tarafından bağımsız olarak belirlenir ve yerel yasalara yansıtılmalıdır - Muhasebe Düzenlemeleri, İşletmenin Muhasebe Politikaları vb. uygun şekilde onaylanıp yürürlüğe konmalıdır.

Envanter sırası: ana hususlar

Envanter yapma emri, birleşik bir form (No. INV-22) kullanılarak verilebilir veya bağımsız olarak geliştirilebilir.

Sipariş şunları belirtir:

• envanter komisyonunun atanması ve oluşumuna ilişkin veriler - denetim grubunun bileşimi belirtilir, komisyon başkanına ve üyelerine bölünerek işgal edilen pozisyonlar gösterilir;
• komisyonun çalışmasının kesin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ve ayrıca denetime ilişkin raporlama belgelerinin teslimi için son tarihleri ​​gösteren envanteri yürütme süresi;
• denetim nedenleri - siparişteki envanterin nedeni kesin ifadelerle yansıtılmalıdır (programlı denetim, maddi sorumlu kişilerin değişmesi vb.).

Yönetici, envanter yapma emrini özel bir dergide (Form No. INV-23) imzalayıp kaydettikten sonra, komisyon doğrulama prosedürünü başlatma hakkına sahiptir. Envanter belgelerini doldururken, her birinde komisyon, siparişin kayıt verilerini gösterir.

Envanter: denetim sonuçlarına göre doldurulan belge formları

Denetimin sonuçları, genellikle üç kopya halinde derlenen ve işletmede muhafaza edildiğinde envanterlere kaydedilir. elektronik form muhasebe – ve elektronik biçimde.

Envanter kaydı iki ana aşamada gerçekleştirilir:

• Komisyon, denetlenen nesnelerin fiili mevcudiyetini kontrol ettiğinde, kontrolün ön sonuçları aynı gün içinde hazırlanır ve işletmenin yöneticisine ve baş muhasebecisine aktarılır;
• Fiili kullanılabilirlik verilerinin muhasebe verileriyle mutabakatının sağlanmasından sonra, envanter kontrolünün nihai sonucu - bir envanter kanunu - hazırlanır.

Denetim sırasında Komisyon, aşağıdaki formları doldurarak envanteri belgelendirir:

• envanter kayıtları ve eylemleri:

• sabit varlıklar (No. INV-1) ve maddi olmayan varlıklar (No. INV-1a) için,
• emtiaya göre maddi varlıklar(No. INV-3, No. INV-4), dahil. depolama ve taşıma için kabul edilmiş (No. INV-5, No. INV-6),
• değerli metaller ve bunlardan yapılan ürünler, değerli taşlar (No. INV-8, No. INV-8a, No. INV-9),
• İle menkul kıymetler ve BSO (No. INV-16),
• borçlular ve alacaklılar, tedarikçiler ve müşterilerle yapılan ödemeler için, kredi ve kredi borçları için (No. INV-17),

• Muhasebe ile fiili veriler arasında tutarsızlıklar tespit edilirse, aşağıdakileri içeren karşılaştırma tabloları hazırlanır:

• sabit varlıklar ve maddi olmayan varlıklar için (No. INV-18),
• mal ve malzemelere göre (No. INV-19).

Karşılaştırma sayfaları, envanter sırasında keşfedilen fazlalıklar ve eksiklikler hakkında bilgi içerir. Ayrıca mali açıdan sorumlu kişilerden uygun açıklamaların istenmesi gerekmektedir.

Envanterin son belgesi, gerçekleştirilen denetimle ilgili tüm bilgileri yansıtan envanter denetimi sonuçlarının kayıtlarının beyanıdır (form No. INV-26). Bu özet belge, tespit edilen tüm eksikliklerin ve fazlalıkların muhasebe hesaplarına göre tutarlarını ve ayrıca eksikliklerden kaynaklanan zararların nereye atfedileceğini (faillere, yeniden derecelendirmeye vb.) yansıtır.

Kimlik bilgisi hizalaması

Envanter sonuçlarına göre, fiili kullanılabilirlik ile muhasebe verileri arasında tutarsızlıklar varsa (Kılavuzun 5.1 maddesi):

• fazla mülk - aktifleştirilmeli ve işletmenin ekonomik faaliyetinin sonucuna atfedilmeli, daha sonra sorumluların belirlenmesi ve fazlalık oluşumunun nedenleri;
• kabul edilebilir limitler dahilindeki kayıplar, yöneticinin emri üzerine dağıtım maliyeti olarak yazılır;
• İzin verilen doğal kayıp sınırlarını aşan kıtlıklar veya mülke verilen zarar, suçlu kişiye atfedilir (ve eğer kurulmamışsa gider olarak yazılır).

Envanterin sonucu, incelemenin tamamlandığı ayın muhasebe ve raporlamasına, yıllık envanter için ise yıllık rapora yansıtılmalıdır.

İyi çalışmanızı bilgi tabanına göndermek basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan öğrenciler, lisansüstü öğrenciler, genç bilim insanları size çok minnettar olacaklardır.

Benzer belgeler

Konunun özellikleri, muhasebe yöntemi ve belge akışı. Kuruluş prosedürü ve muhasebe finansal sonuçlarörgütün faaliyetleri. Envanter, muhasebedeki rolü ve önemi. Sonuçlarını gerçekleştirme ve kaydetme prosedürü.

kurs çalışması, eklendi 08/12/2010


Muhasebede envanterin özü, prosedürü ve zamanlaması. Belge akışı prosedürü. İşletmede envanterlerin derlenmesi ve beyanların eşleştirilmesine ilişkin kurallar ve standartlar. Federal Devlet Üniter İşletmesi "MGLC" Mordovlesprom"un muhasebeleştirilmesi ve sonuçlarının muhasebeye yansıması.

kurs çalışması, 12/10/2008 eklendi


Teorik temel stokların envanteri. Teknik ve fiziksel prosedürler, dokümantasyon ve envanter envanter sonuçlarının çıktısı. Envanter sonuçlarının muhasebeye yansıması.

kurs çalışması, eklendi 02/13/2011


Belirtilen mülkün miktarı ve kalitesi arasındaki uygunluk bilanço ve fiilen işletmede bulunan mülk. Envanter Para. Envanterin prosedürü ve zamanlaması. Sonuçların muhasebeye yansıması.

özet, 18.04.2009 eklendi


Envanter sonuçlarının muhasebeye, hedeflere ve uygulamanın zamanlamasına yansıması. Mülkiyet kavramı ve bileşimi. LLC Metallurg işletmesi örneğini kullanarak bir kuruluşun gözetiminde mülk envanterinin yapılması prosedürü.

kurs çalışması, eklendi 01/22/2015


Sabit varlıkların tanımı, özellikleri ve sınıflandırılması, envanterinin özellikleri. Sabit varlıkların envanterinin belgelendirilmesinin düzenlenmesi, uygulama prosedürü ve sonuçlarının muhasebeye yansıması.

kurs çalışması, eklendi 03/03/2013


Maddi olmayan duran varlık kavramı, sınıflandırılması, belgeleme hareketinin özellikleri. Maddi olmayan duran varlıkların envanterinin yapılması ve sonuçlarının belgelenmesi prosedürü. Muhasebede envanter sonuçlarının hazırlanması.

tez, 11/19/2015 eklendi


Rus kuruluşlarında envanter kavramı, türleri ve zamanlaması. Belirli mülk türlerinin ve mali yükümlülüklerin envanteri. Verilerini muhasebeye yansıtma kuralları. Organizasyonlarda envanter yapma prosedürünün dezavantajları.

kurs çalışması, eklendi 03/24/2015

Belgelerin özü ve anlamı.

Belgelerin sınıflandırılması.

Belgelerde belirtilen gereksinimler.

Muhasebe kayıtları.

Belge akışı.

Envanter, türleri ve anlamı.

1. Belgelerin özü ve anlamı

Belge hazırlama prosedürü, 9. Maddedeki “Muhasebe Hakkında” Federal Yasa ve 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı SSCB Maliye Bakanlığı Emri ile onaylanan “Muhasebede Belgeler ve Belge Akışına İlişkin Yönetmelik” ile belirlenir.

Dokümantasyon - bu, bir ticari işlemin gerçekleştirilmesine yönelik yazılı bir emir veya işlemin gerçeğinin yazılı olarak onaylanmasıdır.

Belgeler muhasebenin kaynağıdır ekonomik bilgi yönetim, kontrol ve analizde kullanılır ekonomik aktivite mülkiyet güvenliğini sağlar, hukuki ve hukuki öneme sahiptir ve uyuşmazlıklarda yazılı delildir.

Birincil muhasebe belgelerinin formları Goskomstat, Gosstroy, Çalışma Bakanlığı ve Rusya Federasyonu Merkez Bankası tarafından geliştirilmektedir.

Organizasyondaki birleşik formlardaki göstergeler ve değerler değişmemeli; gerektiğinde bunlara eklemeler yapılabilir.

Kasa ve banka belgeleri değiştirilemez.

2. Belgelerin sınıflandırılması.

Bir kuruluşun çeşitli mali ve ekonomik faaliyetleri, farklı türde belgeler gerektirir. Muhasebe belgelerinin doğru kullanımı için bilimsel olarak sınıflandırılması gereklidir.

Altında belgelerin sınıflandırılması belirli özelliklere göre gruplandırılmalarını anlayabilirler. Muhasebe belgelerinin sınıflandırıldığı temel özellikler ve belge türleri Tablo 1'de sunulmaktadır.

Amaca göre belgeler idari, gerekçeli, muhasebeye bölünmüş ve birleştirilmiştir.

tablo 1

Belge sınıflandırması

İşaretler sınıflandırmalar	Belge türleri	karakteristik
1. yönlendirildiği gibi	a) organizasyonel ve idari	İşletmenin genel yönetim konularını ve ekonomik faaliyetlerini yansıtır	Temsil yetkisi
b) aklayıcı (yürütme)	bir ticari gerçeğin tamamlandığını onaylamak	Fatura Nakit sipariş makbuzu Harcanabilir nakit sipariş Emtia taşımacılığı fatura
c) muhasebe kayıt	bağımsız bir önemi olmayan, idari veya destekleyici belgelere eklenen; hesapları düzenlemek için kullanılır	Maliyetlendirme Dağıtım sayfası Muhasebe bilgileri
d) birleştirilmiş	idari, destekleyici belgelerin ve muhasebe belgelerinin özelliklerini birleştirmek; Muhasebe işlemlerini ve belge sayısını basitleştirin	Ödeme dekontu Sınır çit kartı
2. dereceye göre genellemeler	a) birincil	ilk kez başarılı ekonomik gerçekleri yansıtıyor	Fiş Fiş
b) ikincil (özet)	Birincil belgelere dayanarak derlenmiş, verilerin özetlenmesi ve ekonomik olayların gruplandırılması	Maliyetlendirme Ön rapor
3. yöntemle bilgi	bir defalık	bir ticari işlemi yansıtır	Nakit sipariş makbuzu Malzemelerin serbest bırakılması talebi
b) kümülatif	Farklı zamanlarda gerçekleştirilen ve periyodik olarak tekrarlanan homojen işlemleri yansıtır	Sınır çit kartı
4. yerel olarak çizim	a) dahili	bu organizasyonda oluşturun ve yürütün	Ödeme dekontu
b) harici	diğer kuruluşlarda oluşturmak	Ödeme talimatı
5. miktara göre	a) tek satırlık satırlar
b) çok satırlı		Emtia taşımacılığı fatura

Yönetim Bunlar, belirli bir ticari işlemin gerçekleştirilmesi emrini içeren belgelerdir. Ana amaçları yönetimden gelen talimatları doğrudan uygulayıcılara iletmektir. Birçok işlem ancak uygun bir idari belgenin bulunması durumunda gerçekleştirilir. İdari belgeler emirleri, talimatları, işe alma ve işten çıkarma kayıtlarını ve tatilleri içerir. Bu belgeler henüz işlemlerin gerçeklerinin onayını içermemektedir, bu nedenle kendi başlarına işlemleri muhasebeye yansıtmak için temel oluşturamazlar.

Aklayıcı (veya idari) Bunlar daha önce yapılmış işlemleri resmileştiren belgelerdir. İşlemler sırasında derlenirler ve emrin veya talimatın yerine getirildiğini teyit ederler. Örneğin bordro ekstreleri, faturalar, senetler, faturalar, değerli eşyaların alındığını gösteren makbuzlar ve diğerleri.

Muhasebe belgeleri Bunlar, muhasebe aparatı tarafından hesap hazırlamak, aynı zamanda ikincisini kolaylaştırmak, azaltmak ve basitleştirmek için oluşturulan belgelerdir. Muhasebe belgeleri, muhasebe departmanında daha önce düzenlenmiş idari ve destekleyici belgeler esas alınarak hazırlanır. Muhasebe sürecini hızlandırmak amacıyla muhasebe kayıtlarına muhasebe girişlerini yansıtacak şekilde tasarlanmıştır. Bu belgeler bir ticari işlemin gerçekleştirilmesine ilişkin bir emir içermemektedir ve bunun tamamlandığına dair bir onay bulunmamaktadır. Örneğin, talep tutarının hesaplanması, sabit varlıkların ve maddi olmayan varlıkların amortismanının hesaplanması, emtia kayıplarının hesaplanması vb. Muhasebe belgeleri aynı zamanda muhasebe sertifikalarını da içerir. Bir hesaptan diğerine bir tutarın aktarılması, hesabın kapatılması, muhasebe kayıtlarında yapılan hataların düzeltilmesi vb. durumlarda derlenirler. Buna ihtiyaç oldukça sık ortaya çıkıyor ve bu nedenle bu tür sertifikalar muhasebe uygulamasıÇok yaygın.

Kombine Bunlar, çeşitli belge türlerinin özelliklerini birleştiren belgelerdir: idari belgeler ve makbuzlar, makbuzlar ve muhasebe belgeleri vb. Hem belirli bir işlemin gerçekleştirilmesi için bir emir hem de yürütülmesinin gerekçesi olarak hizmet ederler; gerçekleştirilen işlemi kaydederler ve aynı zamanda bunu hesaplara yansıtma prosedürüne ilişkin talimatlar içerirler. Örneğin, gelen ve giden nakit emirleri, sorumlu kişilerin avans raporları, malzemelerin serbest bırakılmasına ilişkin gereklilikler, limit kartları, maaş bordroları, cari hesaba nakit para yatırma duyuruları vb. Çeşitli belge türlerinin özelliklerinin tek bir belgede birleştirilmesi, muhasebe işlemlerini basitleştirir, belge sayısını ve edinim maliyetlerini azaltır. Birleştirilmiş belgeler, bir kuruluşta kısa bir süre içinde birçok kez tekrarlanan ticari işlemlere ilişkin belge sayısını azaltmak için düzenlenir.

Yönteme göre (derleme sırası) Birincil ve özet belgeler arasında ayrım yapın.

Öncelik Bunlar, tamamlandıkları anda tüm ticari işlemleri anında yansıtan belgelerdir. Bu operasyonların gerçekten yapıldığının ilk resmi kanıtıdırlar. Birincil belgeler nakit girişi ve harcama emirlerini, faturaları, kabul sertifikalarını, siparişleri, makbuzları vb. içerir. Birincil belge örneği aynı zamanda bir alındı ​​emri de olabilir. Malzemeler depoya ulaştığında düzenlenir ve depo sahibinin kendisine verilen teslim alma emrini yerine getirdiğini belirtir.

Konsolide Bunlar birincil belgelere dayanarak derlenen belgelerdir. Daha önce ilgili birincil belgelerde belgelenen işlemleri yansıtırlar. İkincil belgelerin hazırlanması doğrudan ticari işlemlerle ilgili değildir; yalnızca bu işlemleri birincil belgelerin verilerine göre kaydederler. Birleştirilmiş belgeler, muhasebe hesaplarındaki giriş sayısını azaltmanıza olanak tanır. Özet belgeler, geliştirme tablolarını, gruplandırma sayfalarını, gider dağıtım sayfalarını, ürün ve malzemelerin hareketine ilişkin raporları (beyannameleri), avans raporunu vb. içerir. Avans raporu, kuruluş tarafından yapılan tüm masrafları gösteren birincil belgeler temelinde doldurulur. sorumlu kişi. Birleştirilmiş belgeler ayrıca maaş bordrosu beyanlarını veya ibra beyanlarını da içerir bitmiş ürün, çeşitli dahili raporlar (örneğin, bir depodaki maddi varlıkların hareketine ilişkin bir rapor), vb. Tüm bu belgeler, hazırlanmalarına temel oluşturan birincil belgelerde bulunanlara ek olarak mutlaka ek veriler içerir. Özet belgeler, öncelikle birincil belgelerdeki verileri birleştirerek toplu göstergeler elde etmeye, ikinci olarak da muhasebe işlemleri hakkında ek bilgi elde etmek ve bu işlemleri yeni bir bağlamda yansıtmak için birincil belgelerdeki verileri gruplamaya hizmet eder. Sonuç olarak özet belgeler, kaynak işlem verilerinin işlenmesi için bir araç olarak kullanılır.

Yansıma yöntemiyle ticari işlem belgeleri tek seferlik ve kümülatif olarak ikiye ayrılır.

Bir kere belgeler aynı anda bir veya daha fazla ticari işlemi yansıtır. Bu belgelerin ayırt edici özelliği, hazırlandıktan hemen sonra muhasebe departmanına aktarılmaları ve muhasebe kayıtlarına temel oluşturabilmeleridir. Örneğin, malzemeler, maliyet tahminleri, faturalar, kabul sertifikaları, nakit siparişler, nakit makbuzlar vb. için bir makbuz siparişi.

Kümülatif belgeler, işletmede farklı zamanlarda (bir hafta, on yıl, yarım ay) gerçekleştirilen homojen işlemleri resmileştirmek için kullanılır. İşletmede kısa sürede tekrar tekrar gerçekleştirilen işlemler için düzenlenen belge sayısını azaltmak amacıyla derlenirler. Örneğin, hammaddelerin serbest bırakılması için günlük bir makbuz sayfası, kişisel ücret hesapları, bir zaman çizelgesi, yapılan iş beyanı vb.

Derleme yerine göre belgeler iç ve dış olarak ikiye ayrılır.

Dahili belgeler işletme bünyesinde oluşturulmuştur. Yalnızca işletme içinde gerçekleştirilen ticari işlemleri resmileştirirler. Bu belgeler işletme sınırlarını aşmamaktadır; örneğin maaş bordrosu, nakit tahsilat ve harcamalar vb.

Harici belgeler belirli bir işletmenin dışında düzenlenir; işletmeler arasında gerçekleştirilen işlemleri resmileştirir. Örneğin faturalar, faturalar, karşı tarafların faturaları.

Ticari işlemlerin bir sonucu olarak, nakit çekler, ödeme emirleri gibi belirli dahili belgeler harici hale gelir.

Dahili belgeleri doldururken yalnızca gerekli ayrıntıları belirtmek yeterlidir ve harici belgeleri hazırlarken ticari işlemin açıklamasını tamamlamak için ek belge ayrıntıları eklemek gerekir.

Niteliksel özelliklere dayalı belgeler olabilir tam teşekküllü Ve kalitesiz. Eksiksiz bir belge, öngörülen biçimde hazırlanmış, gerekli tüm ayrıntılara sahip ve gerçek anlamda tamamlanmış ve yasal bir ticari işlemi doğru şekilde yansıtan belgedir.

Bu gereksinimleri karşılamayan bir belge eksiktir.

Bilgisayar teknolojisinin kullanım derecesine göre Evraklar hazırlanırken elle doldurulan, makineyle kısmen doldurulan (yani antetli kağıtlara yazılan belgeler) ve tamamen makineyle doldurulan belgeler (ödeme makbuzu, fatura, fatura, stok listesi vb.) olarak ikiye ayrılırlar.

Belgelerin hazırlanması emek yoğun bir süreçtir. Muhasebede kişisel bilgisayarların kullanılması, belgelerin tamamen makinelerde doldurulmasına olanak tanır, bu da emek verimliliğini artırır ve bilimsel organizasyonuna katkıda bulunur.

Muhasebenin doğru organizasyonu ve ticari işlemlerin hesaplara zamanında yansıması için, belge hazırlama gerekliliklerine kesinlikle uymak gerekir.

3. Belgeler için gereklilikler

Muhasebe belgeleri için temel gereklilikler, 129-FZ sayılı “Muhasebe Hakkında” Federal Kanunun 9. Maddesinde verilmiştir.

Birincil muhasebe belgeleri, birleşik birincil muhasebe belgelerinin albümlerinde yer alan forma uygun olarak hazırlanmışlarsa muhasebe için kabul edilir.

Muhasebe belgeleri için aşağıdaki gereksinimler geçerlidir:

Zamanında, yani işlem sırasında veya tamamlanmasından hemen sonra hazırlanmalıdırlar;

Belge güvenilir, açık bir şekilde yazılmış ve anlaşılır bir içeriğe sahip olmalıdır.

Belgelerin hazırlanmasında aşağıdaki gereksinimler geçerlidir:

1. belgeler özel formlara göre hazırlanmalıdır;

2. belgeler belirlenen formlara ve ayrıntılara kesinlikle uygun olmalıdır;

3. Belge açık ve okunaklı bir şekilde yazılmış metin ve sayıları içermelidir;

4. doldurulmamış ayrıntıların üzeri tek çizgiyle çizilmiştir;

5. toplam para sayı ve kelimelerle belirtilir;

6. Belgede yetkililerin pozisyonunu belirten imzaları bulunmalıdır.

Kuruluşun faaliyetlerinin özellikleri, formu birleşik form albümlerinde sağlanmayan kendi birincil muhasebe formlarının oluşturulmasını gerektiriyorsa, zorunlu ayrıntıları içermelidir. Belge ayrıntıları, belgelerde yer alan gerekli ilk bilgilerdir. Zorunlu belge ayrıntıları şunları içerir:

Belgenin başlığı;

belgenin hazırlanma tarihi;

belgenin adına hazırlandığı kuruluşun adı;

ticari işlemlerin fiziksel ve parasal açıdan ölçülmesi;

ticari işlemin yürütülmesinden sorumlu kişilerin pozisyonlarının adları ve yürütülmesinin doğruluğu;

bu kişilerin kişisel imzaları ve transkriptleri (bilgisayar teknolojisini kullanarak belge oluşturma durumları dahil).

İşlemin niteliğine, düzenlemelerin gerekliliklerine, muhasebe kurallarına ve muhasebe bilgilerinin işlenmesine ilişkin teknolojiye bağlı olarak, birincil belgelere ek ayrıntılar eklenebilir. için sırayla Muhasebe politikasıİşletmede geliştirilen birincil muhasebe formlarının onaylanması gerekir. Güncelliğini yitirmiş ve keyfi formların kullanılmasına izin verilmez.

Ana belgelerdeki girişler, arşivde saklanmaları için belirlenen süre boyunca bu girişlerin güvenliğini sağlayan mürekkep, kimyasal kurşun kalem, tükenmez kalem macunu, daktilo, makineleşme ve diğer araçlar kullanılarak yapılmalıdır. Not almak için kurşun kalem kullanmak yasaktır. Birincil belgelerdeki serbest satırların üzeri çizilmelidir. Kesin raporlama formları olarak sınıflandırılan birincil belgelerin formları, bakanlıklar ve daireler tarafından belirlenen sıraya göre numaralandırılmalıdır (numaralandırma, tipografik yöntem).

Birincil muhasebe belgelerini imzalamaya yetkili kişilerin listesi, baş muhasebeci ile mutabakata varılarak kuruluş başkanı tarafından onaylanır. Özellikle kıt ve pahalı maddi varlıkların ihracına ilişkin belge imzalama hakkına sahip kişilerin sayısı sınırlandırılmalıdır. Fonlarla ticari işlemleri resmileştirmek için kullanılan belgeler, kuruluş başkanı ve baş muhasebeci veya onlar tarafından yetkilendirilen kişiler tarafından imzalanır. Baş muhasebecinin veya yetkili kıldığı kişinin imzası olmaksızın, para ve yerleşim belgeleri, mali ve kredi yükümlülükleri geçersiz kabul edilir ve icra için kabul edilmemelidir. Kuruluş başkanı ile baş muhasebeci arasında belirli ticari işlemlerin uygulanmasına ilişkin anlaşmazlıklar olması durumunda, bunlara ilişkin birincil muhasebe belgeleri, tüm sorumluluğu üstlenen kuruluş başkanının yazılı emriyle icra için kabul edilebilir. bu tür işlemlerin sonuçları ve bunlarla ilgili verilerin muhasebe ve muhasebe raporlamasına dahil edilmesi. Birincil muhasebe belgelerinin zamanında ve kaliteli bir şekilde yürütülmesi, muhasebeye yansıması için belirlenen süre içinde aktarılması ve içerdiği verilerin güvenilirliği, bu belgeleri derleyen ve imzalayan kişiler tarafından sağlanır.

Nakit ve banka belgelerinde düzeltme yapılmasına izin verilmez. Diğer birincil muhasebe belgelerinde düzeltmeler yalnızca ticari işlemlere katılanların mutabakatı ile yapılabilir; bu, belgeleri imzalayan aynı kişilerin düzeltme tarihini gösteren imzalarıyla onaylanmalıdır.

İşleme tabi tutulan birincil belgeler, yeniden kullanılma olasılığını ortadan kaldıran bir işarete sahip olmalıdır. Gelen ve giden nakit emirlerine ekli tüm belgeler ve tahakkuğa esas olan belgeler ücretler, tarihi (gün, ay, yıl) belirten bir damga veya el yazısı "Alındı" veya "Ödendi" yazısı ile zorunlu iptale tabidir. Muhasebeciler Hakkında Yönetmelik uyarınca, kanuna aykırı işlemlere ilişkin birincil belgelerin icra ve tescil için kabul edilmesi yasaktır ve yerleşik düzen fonların, envanterin ve diğer değerli eşyaların kabulü, depolanması ve harcanması. Bu tür belgeler karar verilmesi için işletmenin baş muhasebecisine sunulmalıdır.

Ticari işlemlere ilişkin verilerin işlenmesini kontrol etmek ve kolaylaştırmak için, konsolide muhasebe belgeleri birincil muhasebe belgeleri temelinde derlenir. Birincil ve konsolide muhasebe belgeleri kağıt ve bilgisayar ortamında derlenebilir. İkinci durumda, kuruluş, masrafları kendisine ait olmak üzere, ticari işlemlerdeki diğer katılımcılar için ve ayrıca kanuna uygun olarak kontrol uygulayan makamların talebi üzerine bu tür belgelerin kağıt üzerinde kopyalarını üretmekle yükümlüdür. Rusya Federasyonu, mahkemeler ve savcılıklar. Muhasebe otomasyonu açısından birincil dokümanların detayları kodlar halinde kayıt altına alınabilmektedir.

Muhasebe departmanı muhasebe için yalnızca eksiksiz belgeleri kabul etme hakkına sahiptir. Bu nedenle muhasebe departmanına ulaşan tüm belgeler, belirlenmiş formlara uygunluk, detayların doldurulması, aritmetik hesaplamaların ve hesaplamaların doğruluğu, ticari işlemlerin yasallığı ve amaca uygunluğu açısından kontrol edilir. Doğru kullanımı sağlamak için belirli özelliklere göre sınıflandırılırlar. Muhasebe amaçlı kullanılan belgeler, işletme arşivinde belirli bir süre saklandıktan sonra talimatlar doğrultusunda bilimsel ve tarihi değeri olan belgeler devlet arşivine aktarılarak diğer belgeler imha edilir. Belgeler derlendikleri andan arşive konulduğu ana kadar belli bir yoldan geçerek muhasebe sürecinin çeşitli aşamalarında yani muhasebe sürecinde kullanılmaktadır. Belge akışını gerçekleştirin.

4. Muhasebe kayıtları

Muhasebe kayıtları, muhasebe verilerinin kaydedilmesi ve gruplandırılması için özel olarak uyarlanmış kağıtlardır. Görünüşte muhasebe kayıtları şunlardır:

kitaplar (yazar kasa, ana);

kartlar (sabit varlık muhasebesi, malzeme muhasebesi);

dergiler (gevşek veya çizgili sayfalar).

Yapılan kayıt türlerine göre siciller ikiye ayrılır:

kronolojik (kayıt günlüğü);

sistematik (hesapların genel muhasebe defteri);

birleştirilmiş (dergi siparişleri).

Muhasebe kayıtlarında yer alan bilgilerin detay düzeyine göre bunlar:

sentetik (hesapların genel muhasebe defteri);

analitik (kartlar);

birleştirilmiş (sipariş günlükleri).

Muhasebe kayıtları, birincil belgelerde yer alan bilgilerin hesaplara ve mali tablolara yansıması için sistematik hale getirilmesi ve biriktirilmesi için tasarlanmıştır.

Muhasebe kayıtlarında kuruluşun mali ve ekonomik faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kaydı ve ekonomik gruplaması gerçekleştirilir. Birincil belgelerdeki bilgileri kaydederler, güvenliklerini sağlarlar ve bunlara yansıyan bilgileri özetlerler (Şekil 6).

Tüm sayfaları numaralandırılmış, iç içe geçmiş ve son sayfada baş muhasebeci veya diğer yetkili kişi tarafından imzalanmış toplam numaralı sayfa sayısı belirtilen muhasebe defterlerinde en yüksek düzeyde bilgi güvenliği sağlanır. Defterin cildinde açılış yılı, kuruluşun adı ve sentetik bir hesap kayıtlıdır. Ancak kitapta yer alan bilgilerle aynı anda yalnızca bir muhasebe çalışanı çalışabilir.

Kartlar, uzun süreli kullanıma yönelik, üzerine tablo baskılı, kalın formlardır. Birbirlerine sabitlenmezler ve bir dosya dolabında (özel kutu) saklanırlar. Birkaç muhasebe çalışanı aynı anda kartlarla çalışabilir, ancak kolayca kaybolurlar ve bu nedenle kartların özel bir kayıt defterine kaydedilmesi gerekir.

Hesap kartları, para sayacındaki ödemeleri ve fonları kaydetmek için kullanılır; envanter - maddi varlıkları fiziksel ve toplam olarak hesaba katmak; multigrafik - ekonomik yaşamın bir gerçeğini, onu oluşturan çeşitli toplamlarla yansıtmak (bir nesnenin maliyetlerinin muhasebeleştirilmesi). Gevşek sayfalar (sayfalar) güçlü bir sabitlemeye sahip değildir, gevşek geniş formatlı kağıttan yapılmıştır ve ayrı klasörlerde saklanır. Bir kuruluşun ekonomik faaliyetlerinin muhasebeleştirilmesinde çeşitli kayıt türlerinin kullanımı, muhasebe süreçlerinin sürdürülmesine ve bunların mekanizasyonuna ilişkin düzenlemeler ve talimatlarla düzenlenir.

Muhasebe kayıtlarının grafiklenmesi paralel, sıralı ve karışık olabilir.

Hesap girişi olarak adlandırılan ticari işlemlerin muhasebe kayıtlarına kaydedilmesi, belge işlemenin üçüncü aşamasında hesap tahsisi esasına göre gerçekleştirilir.

Bütünlük, mantıksal bağlantılar, muhasebe kayıtlarını oluşturma yöntemleri, kullanılan muhasebe biçimini belirler. ekonomik varlık. Tüm muhasebe biçimlerinin ortak özellikleri şunlardır: çift giriş; kronolojik ve sistematik kayıtlar aynı anda; bilgi genelleme düzeylerinin sayısı; ekonomik faaliyetin tamamlanmış ve beklenen gerçeklerinin kaydı.

5. Muhasebe kayıtlarında düzeltme yöntemleri

Muhasebe kayıtlarında hatalar (yerel ve transit) meydana gelebilir. Sebepleri çalışanların yorgunluğu ve ihmali, ekipmanın arızalanması olabilir. Muhasebe kayıtlarındaki hataların düzeltilmesi, düzeltmeyi yapan kişinin düzeltme tarihini de belirterek imzasıyla gerekçelendirilmeli ve onaylanmalıdır.

Bunları düzeltmenin en yaygın üç özel yolu: düzeltme yöntemi, ek ilan yöntemi ve “kırmızı ters çevirme” yöntemi.

1. Düzeltme Bir satırın üzeri çizilerek bir hata hemen tespit edildiğinde kullanılır. Doğru numarayı üstüne veya sağa yazın. Düzelticinin imzası ve tarihi yanında yer alır. Bir muhasebe sertifikası verilebilir. Parasal belgelerde düzeltmelere izin verilmez!

2. Ek kablolama yöntemi kaydın doğru yapılması, gösterilen tutarın gerçek tutardan az olması ve birçok kayda yansıması durumunda geçerlidir. Hata, farkın muhasebe girişini de gösteren bir muhasebe beyanı hazırlanarak düzeltilir.

3. Kırmızı ters çevirme yöntemi (geri alma girişi, kırmızı giriş) - “olumsuz girişler”, “azalma, çekilme”. Kayıt yanlış düzenlenirse, aynı tutarı gösteren aynı kayıt düzenlenerek düzeltilir - ters giriş veya kırmızı, yani tutar kesintiye tabidir. Daha sonra doğru muhasebe girişleri düzenlenir ve bir muhasebe sertifikası verilir.

Örnek. Bir ticari işlem gerçekleşti: Kasaya alınan para 20.000 ruble olarak gerçekleşti. cari hesaptan.

1. Muhasebeci hatalı bir giriş yaptı: Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

Ters giriş Dt 60 - Kt 51 - 20000,00

2. Muhasebeci 50 Dt - 51 Kt - 250.000,00 Dt tutarında hatalı giriş yaptı

a) Ters kayıt Dt 50 - Kt 51 - 230000,00

b) Ters kayıt Dt 50 - Kt 51 - 250000,00

Doğru kablolama Dt 50 - Kt 51 - 20000,00

Tasarrufları yansıtmak için kırmızı geri dönüşler de kullanılır.

6. Belge akışı

İşlenen muhasebe belgeleri 1 yıl süreyle muhasebe departmanında saklanır, daha sonra arşive sunulur. “Muhasebe Kanunu” uyarınca muhasebe belgelerinin en az 5 yıl arşivlerde saklanması gerekmektedir.

Mevcut belge akış şeması, belgelerin oluşturulduğu, doğrulandığı, işlendiği andan arşive aktarılıncaya kadar organizasyondaki hareketini gösterir. Belge akışı, belgelerin hazırlandığı andan arşive teslim edildiği ana kadar olan hareket yolu olarak kabul edilir. Belge akışının rasyonel organizasyonu, muhasebenin doğru organizasyonunun ana koşullarından biridir.

Bilgi taşıyıcısı olarak belge, herhangi bir kurumun, işletmenin, firmanın iç organizasyonunun vazgeçilmez bir unsuru olarak hareket eder ve parçalarının etkileşimini sağlar. Bilgi, yönetim kararlarının alınmasının temelidir, bunların uygulanmasının kanıtı ve genellemeler için bir kaynak, ayrıca referans ve araştırma çalışmaları için materyal olarak hizmet eder. Buna ek olarak, birçok durumda belgeleme zorunludur, kanun ve hükümet düzenlemeleri tarafından öngörülmüştür, bu nedenle hukukun üstünlüğünü ve kontrolü güçlendirmenin araçlarından biridir. Karar verme hızı sonuçta belgelerin işlenmesinin ve taşınmasının netliğine ve verimliliğine bağlıdır. Bu nedenle, rasyonel bir organizasyonda, özellikle finansal belgelerin zamansız işlenmesinin olumsuz sonuçlara yol açabileceği muhasebe alanında, belge akışına her zaman büyük önem verilir. ekonomik sonuçlar. Bir veya başka bir belge akış prosedürünün oluşturulması, ticari işlemlerin niteliğine ve özelliklerine, bunların muhasebe kayıtlarına, ayrıca işletmenin yapısına ve muhasebe aygıtına bağlıdır. Her belge türü veya türü için (gereksinimler, faturalar, faturalar vb.), belge akış çizelgesi şeklinde özel bir belge akış şeması geliştirilir. Bu program, belgenin hangi makamlardan (işyerlerinden) ve hangi sırayla geçtiğini ve belgenin ve buna dayalı muhasebe kayıtlarının işlenmesi için her durumda hangi işlemlerin gerçekleştirildiğini gösterir.

Düzgün organize edilmiş bir belge akışının iki ana koşulu karşılaması gerekir: İlk olarak, her belge için en kısa yol belirlenir; Gereksiz ve tekrarlanan yolculuklar olmadan geçmesi gereken minimum bireysel otorite (işyeri) sayısı. İkinci olarak, her belge için, her durumda (taslak hazırlama, yürütme, işleme, muhasebe vb.) belgeyle çalışmayı tamamlamak için gereken süre ile sınırlı olan minimum geçiş süresi belirlenir.

Belge akış programı, bir diyagram (Şema 1) veya işletmenin, kurumun her bir bölümü ve ayrıca tüm sanatçılar tarafından gerçekleştirilen belgelerin oluşturulması, doğrulanması ve işlenmesine ilişkin çalışmaların bir listesi şeklinde hazırlanabilir. aralarındaki ilişki ve işin tamamlanması için son tarihler.

Şirket büyükse, tam bir belge akış şeması hazırlamak gerekir (Tablo 2). Programı geliştirmek için, SSCB Maliye Bakanlığı tarafından 29 Temmuz 1983 tarih ve 105 sayılı onaylanan “Muhasebede belgeler ve belge akışına ilişkin Yönetmelik” in esas alınması tavsiye edilir.

Tablo 2

Tüm çalışanları böylesine küresel bir programa alıştırmanın hiçbir anlamı yok. Her departman için programdan bir alıntı hazırlamak en iyisidir. Birimin faaliyetlerinin kapsamına ilişkin tüm belgeleri ve bunların teslim edilmesi gereken son tarihleri ​​listelemesi gerekmektedir.

Uygulamada bazı şirketler karma belge akış şeması kullanıyor. Yani, bir program hazırlıyorlar ve ondan diyagramlar ve notlar biçiminde alıntılar gönderiyorlar. yapısal birimlerşirketler.

İcracıların işletme veya kurum için belge akış programına uygunluğunun kontrolü baş muhasebeci tarafından gerçekleştirilir.

6. Envanter, türleri ve anlamı

Envanter kavramı Latince bulmak anlamına gelen “inventira” sözcüğünden gelmektedir. Bu, muhasebe verilerinin, yeniden hesaplama, tartma, ölçme ve tatma yoluyla muhasebe nesnelerinin fiziksel açıdan kullanılabilirliği ile mutabakatıdır.

İşletmede muhasebe verilerinin doğruluğunu doğrulamak için belirli zamanlarda envanter yapılmaktadır. Önerilen envanter sıklığı Tablo 3'te gösterilmektedir.

Tablo 3

Gerekli minimum envanter sıklığı

Mülkiyet türleri ve mali yükümlülükler	Tarih	Muhasebe hesap numarası	Periyodiklik
Sabit varlıklar
Sermaye yatırımları			Yılda bir kez (ancak her zaman yıllık mali tabloların hazırlanmasından önce)
Devam eden çalışmalar ve şirket içinde üretilen yarı mamul ürünler			Yılda bir kez (ancak her zaman yıllık mali tabloların hazırlanmasından önce)
Bitmemiş büyük yenileme ve ertelenmiş giderler			yılda 1 kez
Besicilik için genç hayvanlar, kümes hayvanları, tavşanlar, hayvanlar ve arı familyalarının yanı sıra deney hayvanları		Her çeyrekte 1 kez
Depolarda bitmiş ürünler			yılda 1 kez
Depolardaki mallar ve endüstriyel mal depoları, kitapçılardaki mallar			yılda 1 kez
Depolardaki ve gıda depolarındaki ürünler			yılda 2 kez
Mağazalarda ve diğer işletmelerde mal ve ambalajlar perakende			yılda 2 kez
Petrol ve petrol ürünleri		mallar 41, bitmiş ürünler 43	ayda 1 kez
Değerli metaller ve elmaslar			yılda 2 kez
Kütüphane koleksiyonları		bakanlıkların ve dairelerin belirlediği şekilde, ancak en az 5 yılda bir olmak üzere
Hammaddeler ve diğer maddi varlıklar			yılda 1 kez
Nakit para, parasal belgeler, değerli eşyalar ve katı raporlama formları		ayda 1 kez
Bankalarla yapılan anlaşmalar (cari ve diğer hesaplar, krediler, bütçeden alınan fonlar vb.)		banka ekstreleri alınır alınmaz
Bütçeye yapılan ödemelere ilişkin hesaplamalar		Her çeyrekte 1 kez
Bağımsız bilançolara tahsis edilen şubeler ve ana kuruluşlarla yapılan uzlaşmalar		her ayın 1'inde
Borçlu ve alacaklılarla yapılan anlaşmalar		Yılda 2 kez (ancak her zaman yıllık mali tabloların hazırlanmasından önce)

Envanterin birkaç aşaması vardır:

İlk aşama hazırlıktır. Envanter yapılmasına yönelik bir emir verilir; bir komisyon atanır; envantere ilişkin şartlar ve nesneler belirlenir; Mali açıdan sorumlu kişilerden, sorumlulukları altında alınan mülkün aktifleştirildiğine (veya gider olarak yazıldığına) ilişkin makbuz alınır, tüm harcama ve alındı ​​belgeleri muhasebe departmanına teslim edilir; bakiyeler muhasebe verilerine göre belirlenir; teraziler ve diğer ölçüm cihazları kontrol edilir; envanterin yapılacağı oda mühürlenmiştir vb.

İkinci aşama asıl olanıdır. Doğal ve belgesel doğrulama. Mülkiyet haklarının, yükümlülüklerin ve rezervlerin varlığına ilişkin muhasebe verilerini doğrulayan belgelerin sayılması, tartılması, ölçülmesi ve aranması gerçekleştirilir. Envanter listelerinin ve envanter kanunlarının standart formları hazırlanır. Mülkün fiili mevcudiyetinin doğrulanması, maddi olarak sorumlu kişilerin zorunlu katılımıyla gerçekleştirilir. Envanter raporlarının bu kişilerin sözleriyle doldurulması kabul edilemez. Envanterlerde boş satır bırakılamaz, son sayfalarda boş satırların üzeri çizilir. Envanterler, envanter komisyonunun tüm üyeleri ve mali açıdan sorumlu kişiler tarafından imzalanır. Envanter sonunda, komisyonun mülkü kendi huzurunda incelediğini, herhangi bir hak iddiasının bulunmadığını ve envanterde listelenen mülkün saklanmak üzere kabul edildiğini onaylayan bir makbuz verir. Maddi sorumlu kişilerde bir değişiklik olması durumunda mülkün fiili kullanılabilirliğini kontrol ederken, mülkü kabul eden çalışan, bu mülkün teslimi için makbuz için envanteri imzalar ve onu teslim eden kişi. Gözaltında tutulan, kiralanan veya işlenmek üzere alınan mülkler için ayrı envanterler hazırlanır.

Üçüncü aşama analitiktir. Denetimden elde edilen fiili veriler muhasebe verileriyle karşılaştırılır, farklılıklar tespit edilir (fazlalar, eksiklikler, düşük değerleme, aşırı değerleme) ve karşılaştırma tabloları derlenir. Aşağıdaki standart eşleştirme sayfası formları kullanılır: Sabit varlıklar için INV-18, envanter için INV-19, toptan ticaret için INV-20, perakende ticaret için INV-21. Bu aşamada yöneticinin talimatıyla envanterin doğruluğunun kontrol kontrolleri yapılabilir. Envanterin yapıldığı yerin açılışından önce envanter komisyonu üyelerinin ve maddi sorumlu kişilerin katılımıyla yapılmalıdır. Envanterin doğruluğunun kontrol kontrollerinin sonuçları bir yasada (INV-24 formunda) düzenlenir ve envanterin doğruluğunun kontrol kontrolleri kitabına (INV-25 formunda) kaydedilir.

Dördüncü aşama son aşamadır. Envanter komisyonunun son toplantısı yapılır ve INV-26 formu “Envanter tarafından belirlenen sonuçların beyanı” imzalanır. Buna dayanarak yöneticiden envanter sonuçlarının onaylanması ve sorumluların idari ve mali sorumluluğa getirilmesi yönünde emir çıkarılır. Muhasebe kayıtları yapılır. Başvurular soruşturma makamlarına ve talepler adli makamlara yapılır.

Envanter sırasında mülkün fiili kullanılabilirliği ile muhasebe verileri arasında tespit edilen tutarsızlıklar uygun hesaplara yansıtılmalıdır. Fazla mülk, envanter tarihindeki piyasa değeri üzerinden muhasebeleştirilir. Mülk kıtlığı ve doğal kayıp normları dahilindeki hasar, üretim veya dolaşım maliyetlerine (gider hesapları) ve normların aşılmasına - masrafları suçlu kişilere atfedilir. Faillerin kimliği belirlenmezse veya mahkeme onlardan tazminat almayı reddederse, mülk eksikliğinden kaynaklanan kayıplar ve zararlar mali sonuçlara silinir.

Envanter sonuçlarının meşruluğunun ve güvenilirliğinin sağlanması için evrak ve envanter prosedürleri kurallarına uyulması yönünde önlemler alınmalıdır.

Tablo 4

Envanter hataları ve sonuçları.

	İhlallerin listesi	Olası sonuçlar
	Envanter komisyonunun bileşimi başkan tarafından onaylanmadı	Envanter yapmak için hiçbir neden yok
	Envanter sırasında komisyon üyelerinden en az birinin yokluğu belgelenir
	Sipariş, envanter son tarihlerini belirtmiyor	Envanter almaya başlamanın bir nedeni yok
	Komisyonun çalışmalarına verilen molalarda, envanter kayıtlarının saklandığı tesislere dışarıdan erişim engellenmiyor	Envanter sonuçlarını bozacak düzeltmeler yapmak
	İşletme faaliyetlerinin durdurulması mümkün değilse, gelen ve giden evraklar envanter komisyonu başkanı tarafından tasdik edilmez.	Daha önce düzenlenmemiş gelen ve giden evrakların düzenlenmesi mümkündür
	Mali sorumlulardan muhasebeye gelen ve giden tüm evrakların teslim edildiğine dair makbuz alınmamıştır.	İhlallerin tespiti halinde envanter dönemi içinde düzenlenen alındı ​​ve gider belgeleri ibraz edilebilir.
	Muhasebe verileri ile fiili kullanılabilirlik arasında bir karşılaştırma yapılır; bunun tersi geçerli değildir. (Envanterin sonradan elle manuel olarak derlenmesi idealdir)	Muhasebe verilerine göre gerçek verilerin bozulma olasılığı vardır
	Envanter listesi tek bir kopya halinde derlenmiştir	Envanter sonuçları geçersiz
	Sonuçlar her sayfada doğrulanmalıdır - sayım parasal açıdan yapılmış olsa bile, kelimelerle sayı, oda sayısı ve maddi varlıkların miktarı ile fiziksel olarak genel toplam.	Yetkisiz düzeltme olasılığı var
	Her sayfada “Fiyatlar, kontrol edilen sonuçlar” girişi yok ve mali açıdan sorumlu kişinin imzası yok	Envanter listesi, mali açıdan sorumlu kişilere karşı talepte bulunulabilecek bir belge değildir
	Hatalar ve düzeltmeler komisyon üyeleri tarafından imzalanmaz veya onaylanmaz	Düzeltmeler geçersiz sayılır
	Sonuçların onaylanmasının ardından envanter listesinde boş satırlar yer alıyor. (Hepsinin üzeri çizilmelidir)	Ek veriler girmek mümkündür
	Envanter listesinin son sayfasında mali sorumlunun komisyon üyelerine karşı herhangi bir iddiasının bulunmadığına dair bir imza ve teyit, ayrıca envanterde belirtilen mülkü saklamayı kabul ettiğine dair bir imza yoktur.	Eksiklikler tespit edildiğinde mali açıdan sorumlu kişiye karşı talepte bulunmak için gerekçelerin bulunmaması

Envanter Komisyonu, diğer kuruluşlar tarafından sağlanan ve maddi varlıklar için envanter kanunları hazırlamak amacıyla kullanılan ve envanter sırasında kuruluşun çalışanlarının güvenliğinden sorumlu olmayan verilerin güvenilmezliğinden sorumlu değildir.

Alıcı rolündeki her kişi en az bir kez bir mal envanteriyle karşı karşıya kalmıştır. Örneğin “Muhasebe” tabelası bulunan bir departmanın veya mağazanın tamamının mesai saatleri içerisinde kapalı olması. Amacı, kuruluşun muhasebe sistemindeki verilerle malların fiili bulunabilirliği arasındaki tutarsızlıkları bulmaktır. Satışların durmaması için birçok mağaza düzenleme yapıyor Envanterin yapılması ve sonuçlarının kaydedilmesi bir hafta sonu, hatta geceleri.

Bu yazıda tüm süreci adım adım analiz edeceğiz. Ve hizmetimizde bunun için ihtiyaç duyacağınız tüm belgeleri indirebilirsiniz: envanter siparişi formları ve örnekleri, emtia envanteri, eşleştirme sayfası, iptal işlemi ve diğerleri. Ayrıca MySklad'da çevrimiçi olarak bir envanter tamamlayabilirsiniz. Bunun nasıl yapılacağına dair video talimatlarımız var. Şimdi kaydolun ve deneyin: ücretsizdir.

Peki nereden başlamalı? Ek kaynaklar (zaman ve para) harcamanız gerekeceği gerçeğine hazırlıklı olmalısınız. Buna şunlar dahildir: mağaza çalışanlarının asıl görevlerinden uzaklaşması ve fazla mesai için personele ek ödeme yapılması, envanter dönemi boyunca ticaretin durdurulmasından kaynaklanan kar kaybı. Şirket bir kişiden oluşuyorsa ve bu kişi sizseniz, denetim sırasında aynı anda birkaç işlevi yerine getirmeniz gerekecektir: müdür, mali açıdan sorumlu kişi ve muhasebeci. Bu nedenle, her girişimcinin bir envanteri nasıl doğru bir şekilde yürüteceğini ve sonuçlarını nasıl belgeleyeceğini bilmesi önemlidir.

Envanter son tarihleri

Rusya Federasyonu'nda envanterin zamanlaması ilgili Muhasebe ve Raporlama Yönetmeliği ile belirlenir. Bu nedenle, bir denetim yapmak gereklidir:

• kuruluşun mülkünü kiralama, geri alma, satış amacıyla devrederken;
• Yıllık mali tabloları hazırlamadan önce;
• maddi olarak sorumlu kişileri değiştirirken (davaların kabul edildiği ve devredildiği gün);
• hırsızlık ve değerli eşyalara zarar verilmesiyle ilgili gerçekleri belirlerken;
• doğal afetler, yangın, kazalar veya aşırı koşulların neden olduğu diğer acil durumlarda;
• bir kuruluşun tasfiyesi (yeniden düzenlenmesi) üzerine.

Kural olarak, personelin çalışmalarını ve genel olarak mal stok durumunu izlemek için mağazalarda ve depolarda her ay envanter yapılır. Bu prosedür sadece zorunlu olduğu için yapılmamalıdır. Şirketinizin çalışmalarını izlemek için böyle bir mekanizma kullanarak, çalışanların çalışmalarının kalitesini değerlendirebilecek, arızalı malları zamanında tespit edebilecek ve herhangi bir nedenle satılmayan ürünleri ürün yelpazesinden çıkarabileceksiniz.

Envanter prosedürü

Mağazadaki ve depodaki envanterin bir parçası olarak, aslında stoktaki malları saymanız ve değerlendirmeniz, bir envanter listesi doldurmanız, herhangi bir sorun olması durumunda - kalite veya stok eksikliği - uygun eylemleri hazırlamanız gerekir. , ve daha sonra derlenen envanteri aktarın ve muhasebe departmanına hareket edin. Orada, bunlara dayanarak, her ürün için envanter sonuçlarını yansıtan bir karşılaştırma sayfası hazırlanacaktır. Son adımda, genelleştirilmiş sonuçları içeren bir sonuç beyanı hazırlanır, envanter sonuçlarının onaylanması için bir emir (talimat) verilir, muhasebede değişiklikler yapılır ve mali açıdan sorumlu kişilerden zararların tazmin edilmesine karar verilir.

Süreç özellikle yeni başlayanlar için oldukça karmaşıktır, bu nedenle size bunu açıkça anlatacak bir tablo geliştirdik. envanter nasıl çıkarılır.

Sahne	Hareketler	Belge (form)
Envanter hazırlığı ve komisyon toplama	Müdür bir emir verir ve mali açıdan sorumlu bir kişinin ve varsa bir muhasebecinin yer aldığı bir komisyon oluşturur. Değilse, o zaman yalnızca kendiniz, ancak farklı işlevsel rollerde.	Özel programlar ve hizmetler kullanılarak malların envanteri Yukarıda muhasebe otomasyon sisteminin envanter sürecini büyük ölçüde kolaylaştırdığını söylemiştik. Mağazada veya depoda ne kadar ürün olması gerektiğini her zaman bilirsiniz. Gerçek verileri girdiğinizde göstergelerin, eksikliklerin ve fazlalıkların hem parça hem de para cinsinden birbirine yakınlaşmasını hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Ticaret yönetimi için bulut hizmetini kullanma MoySklad mal envanteri basit ve hızlı bir iş olacak. Manuel olarak veya bir barkod tarayıcı kullanarak INV-3 formunu fiili müsaitlik durumuna göre doldurabilir ve bu envanteri muhasebe departmanına iletilmek üzere yazdırabilirsiniz. Ayrıca hizmetimizde depo kayıtlarını tamamen ücretsiz olarak tutabilir, malların giriş ve tüketimini kaydedebilir, ayrıca ticaret için gerekli belgeleri yazdırabilirsiniz. Ticaret organizasyonunuzda muhasebeyi otomatikleştirmeye karar verirseniz, MoySklad, ne tür bir işiniz olursa olsun: toptan, perakende veya çevrimiçi mağaza olmak üzere ideal çözüm olacaktır.