Составляющие первичного наблюдения объектов бухгалтерского учета. Основные объекты бухгалтерского наблюдения. Вопросы для самопроверки
Важным элементом метода бухгалтерского учета, как и других видов хозяйственного учета, является наблюдение. Основная цель наблюдения - убедиться в том, что объект учет» или изменения в его составе, объеме, качестве и другие тому подобные изменения действительно имели место. Наблюдение и бухгалтерском учете ведется за всеми объектами, которые составляют его предмет - основными средствами, материалами, имуществом в процессе производства, денежными средствами, источниками собственного имущества, задолженностью и т.д.
По общепринятым правилам любого вида учета наблюдение должны вести лица, которым поручено ведение учета. Но и бухгалтерском учете достигнуть этого невозможно в силу мно гочисленности объектов наблюдения, их разбросанности в пространстве, т.е. по территории организации, множественности и одновременности осуществления различных хозяйственных операций, присутствовать при которых бухгалтер физически не в состоянии. В связи с этим в бухгалтерском учете для наблюдения применяют два специфических способа, или приема, документация и инвентаризация.
Использование указанных способов позволяет ограничит:, непосредственное участие бухгалтера в наблюдении и одновременно обеспечить достоверность происходящих событий, one раций и других явлений, подлежащих учету. Бухгалтер основное рабочее время находится в помещении бухгалтерии, а требующуюся для бухгалтерского учета информацию о наличии объектов учета и их изменениях под влиянием хозяйственных операций получает из документов, которые поступают в бухгалтерию организации от доверенных лиц из всех мест, где находятся объекты учета, по мере совершения хозяйственных операций.
За рядом объектов или отдельными их сторонами наблюдение ведут непосредственно сами работники бухгалтерии. Так, работники учета определяют суммы амортизации многократно используемых объектов и их остаточную стоимость, калькулируют и списывают себестоимость продукции, работ и услуг, рассчитывают прибыль, создают резервы и капиталы, определяют задолженность по налогам и неналоговым платежам и т.п. Однако объемы и характер этих операций строго определены действующим законодательством, уставом организации, другими нормативными документами и распоряжениями органов управления.
Следовательно, находясь в бухгалтерии, работники учета наблюдают за объектами учета и всеми изменениями только посредством документов: поступил документ - произошло изменение, нет документов - объекты находятся в неизменном состоянии.
Для ведения наблюдения все имущество организации, включая денежные средства в кассе, закрепляется или передается на ответственное хранение и целевое использование конкретным должностным (материально ответственным) лицам, которые не только отвечают за сохранность имущества, но и обязаны каждый случай поступления, отпуска, выбытия или его использонания, т.е. каждую хозяйственную операцию, оформлять или подтверждать соответствующим первичным документом. В первичном документе приводится не только результат наблюдения, но и количественного измерения совершившейся хозяйственной операции. Результат измерения чаще всего представляется количественным показателем в натуральных или трудовых измерителях. Окончательное стоимостное измерение операции, как правило, осуществляется уже в бухгалтерии организации.
Наблюдение за фактом совершения хозяйственной опери ции, количественное измерение изменений в составе средств или источников и последующее составление документа в совокупности представляет собой относительно самостоятельный вид оперативно-технического учета - первичный учет. Использование этих документов в бухгалтерии организации для ведения бухгалтерского учета - это «вторичный», стоимостной учет. Первичный учет осуществляется под непосредственным методологическим руководством бухгалтерии, первичные документы являются исходной базой, неотъемлемой составной частью бухгалтерского учета и должны отвечать всем его требованиям точности, достоверности, своевременности и др.
Текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда дает полную гарантию и уверенность в точности бухгалтерского учета, поэтому для периодического контроля за точностью текущего учета в организации используют инвентаризацию. Инвентаризация - это проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии. Эти лица непосредственно наблюдают объекты, количественно измеряют их и отражают эти результаты в специальном документе. Название данного способа - инвентаризация - произошло от более древнего названия - инвентарь, что означало список ценностей. В настоящее время документ называется инвентаризационной описью, а инвентарем - отдельные виды (объекты) имущества организации.
Ведение повседневного наблюдения за ходом хозяйственных операций должностными (материально ответственными) лица ми, оформление первичной документации требует определенной организации их рабочих мест. Они должны быть оборудованы соответствующими весоизмерительными приборами, местом для составления и ведения документации, ее хранения, бланками документов, вычислительной и другой оргтехникой, инструктивными и методическими материалами. С отдельными работниками (кладовщики, кассиры) заключаются договоры о полной материальной ответственности за принятые на хранение ценности, а в должностных обязанностях указывается на необходимость принимать и отпускать материальные ценности только на основе документов.
В отдельных случаях при большом количестве материальных ценностей и совершаемых с ними хозяйственных операций непосредственную работу с документами и весь первичный учет на рабочих местах могут вести учетчики (счетоводы, операторы).
Прием на работу и увольнение материально ответственных лиц должны осуществляться с согласия главного бухгалтера. Запрещается принимать на эти должности лиц, ранее судимых на корыстные преступления, для которых решениями судебных органов запрещено занимать должности, связанные с материальной ответственностью. Все это в совокупности обеспечивает более полное доверие к должностным лицам, которым поручено вести наблюдение и первичный учет от имени бухгалтера (бухгалтерии).
Предметом бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность организации. В общем случае предмет совпадает с объектами управления.
С целью изучения процесса функционирования организации под воздействием управленческих решений, объект управления необходимо разделить на относительно обособленные части для подробного их изучения.
К объектам бухгалтерского учета относят: -
имущество организации (активы); -
источники образования имущества (собственный капитал и пассивы (обязательства); -
хозяйственные процессы и составляющие их факты хозяйственной деятельности; -
доходы, расходы организации и финансовый результат.
Активы - это хозяйственные средства, принадлежащие организации на праве собственности, которые должны ей в будущем принести экономические выгоды.
Собственный капитал организации - это остаток активов после вычета обязательств.
Пассивами признаются существующие на определенную дату обязательства организации, исполнение которых приводит к оттоку ресурсов.
Доходами признается увеличение экономических выгод в течение отчетного периода или уменьшение кредиторской задолженности, которые приводят к увеличению капитала отличного от вкладов собственников.
Расходами признается уменьшение экономических выгод в течение отчетного периода или увеличение обязательств, которые приведут к уменьшению капитала.
Финансовый результат - прибыль (превышение доходов над расходами), убыток (превышение расходов над доходами).
Еще по теме 3.1. Объекты бухгалтерского наблюдения:
- 12.1. СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИИ. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. ОБЪЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
- 1.3. Объекты бухгалтерского учета Определение и состав объектов бухгалтерского учета
- 12.4.3. Наблюдение как важнейший метод сбора маркетинговой информации. Основные виды наблюдения
- 1.1. Предмет, задачи, принципы и особенности бухгалтерского учета, баланс и операции банков Бухгалтерский учет в банке, его объекты, предмет, основные задачи, принципы
7.1. Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение
Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
- оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;
- однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;
- совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;
способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
- учет сельскохозяйственной продукции и сырья;
- учет труда и его оплаты;
- учет основных средств и нематериальных активов;
- учет материалов;
- учет работ в капитальном строительстве;
- учет работ в автомобильном транспорте;
- учет результатов инвентаризации;
- учет кассовых и расчетных операций;
- учет торговых операций и др.
Если организации совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должны быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.
Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.)
С документами тесно связаны такие понятия как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; для углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.
Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.
Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее расходы. Кроме того, стандартизация облегчает обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.
Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. Документооборот предусматривает:
- наименование отчетов или первичных документов;
- время составления;
- лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;
- сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;
- лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.
7.2. Классификация документов
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (см. рис.).
Классификация бухгалтерских документов
Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материальнот ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т. п.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что они составляются постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т. д.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
7.3. Порядок составления и хранения документов
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
Точность, ясность и полнота содержания операции , оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документы должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
Четкое заполнение документа . Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускается не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.
Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- код формы;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственных операций;
- измерители хозяйственных операций (количества, суммы);
- должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.
При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.
Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:
- наименование организации;
- дату записи документа;
- местонахождение организации;
- код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.
Документы на машинограммах обязательно содержат:
- наименование и местонахождение организации;
- дату составления.
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых , документы проверяются по существу, т. е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов, например сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий; накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых , производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих , проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.
Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.
Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.
Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.
После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:
Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением в 1989 г.
Выводы
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.
Вопросы для самопроверки
- Что представляют собой первичное наблюдение, первичный учет?
- Что такое документ?
- Какие документы называют первичными?
- Тождественны ли понятия «документ» и «первичный документ»? Почему?
- В чем состоят сущность и значение документов?
- Какие показатели относятся к обязательным реквизитам и почему нельзя обойтись даже без некоторых из них?
- Для чего нужны дополнительные реквизиты? Приведите примеры.
- Чем отличаются бухгалтерские документы от других носителей первичных данных?
- Какие требования предъявляются к оформлению документов?
- Что такое унификация и стандартизация документов? Какова их роль в учете?
- Как классифицируются документы?
- Дайте характеристику и приведите примеры документов бухгалтерского оформления. Чем обусловлена их необходимость?
- В чем заключается проверка документов по существу?
- Дайте характеристику встречной проверки документов.
- Почему на денежных и банковских документах нельзя делать исправления?
- Что такое документооборот и каково его значение?
- Каковы назначение архива и его виды? Какова роль бухгалтера в его организации?
- Каким нормативным актом регламентируются вопросы создания, принятия и отражения в учете документов, их хранения?
- Каким органом утверждаются унифицированные формы первичных документов?
Библиография
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (с последующими изменениями и дополнениями).
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Приказ Минфина России от 24.03.2000 г. №31н.
- Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004/
- Ковалев В. В. Финансовый учет и анализ: концептуальные основы. – М.: Финансы и статистика, 2004.
Версия для печати
Хрестоматия
| Название работы | Аннотация |
Практикумы
| Название практикума | Аннотация |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Курсовая работа по дисциплине «Бухгалтерский учет»
На тему: «Первичное наблюдение в бухгалтерском учете»
Введение 3
1. Сущность, способы первичного наблюдения 4
2. Классификация документов 6
3. Организация документооборота 17
4. Инвентаризация как способ первичного наблюдения 21
Заключение 29
Список используемой литературы 30
Введение
Особенностью бухгалтерского учета является то, что он осуществляется посредством беспрерывного наблюдения за изменением в состоянии объектов учета. В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция, которая вызывает такое изменение должна быть подтверждена документально, т.е. определенным документом. Например, получение материальных ценностей должно быть оформлено приходным ордером (приходной накладной), отпуск материальных ценностей - накладной на отпуск материалов (расходной накладной), получение денежных средств в кассу предприятия - приходным кассовым ордером, поступление денежных средств на расчетный счет или их выбытие должно быть подтверждено банковской выпиской, предоставление услуг - соответствующим актом и т.д. При отсутствии таких документов нет информации о том, что данные операции имели место на предприятии или, иными словами, такая информация является неподтвержденной. В связи с этим наблюдение за изменениями в состоянии объектов учета происходит посредством получения и подтверждения информации о совершении определенных хозяйственных операций, которые вызвали такие изменения. Так как такая информация в бухучете предоставляется и подтверждается исключительно посредством документов, то имея только определенный документ бухгалтер может быть уверен, что хозяйственная операция действительно произошла.
Таким образом, получение бухгалтером подтвержденной соответствующими документами информации о совершении определенных хозяйственных операций называется первичным наблюдением.
1. Сущность, способы первичного наблюдения
При изложении первого вопроса темы необходимо показать наблюдение как элемент метода бухгалтерского учета; дать характеристику двух специфических способов или приемов первичного наблюдения - документации и инвентаризации.
Первичное наблюдение -- основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
· Оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни
· Однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете
· Совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни
· Способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 30 октября 1997 г. № 71а (в ред. от 21 января 2003 г. № 7).
Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должна быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.
Документация -- способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами.
Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации.
Документооборот -- путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.
В нем необходимо предусматривать:
· Наименование отчетов или первичных документов;
· Время составления;
· Лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;
· Сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;
· Лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.
Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и ко всяким злоупотреблениям.
Инвентаризация -- это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.
2. Классификация документов
Рассматривая второй вопрос темы необходимо показать суть документа как юридического свидетельства совершенной операции, дать классификацию бухгалтерских документов и привести примеры их.
В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.
Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:
По назначению,
По порядку отражения операций,
По способу охвата операций,
По количеству учетных записей,
По месту составления.
Ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ гласит: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".
В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.
Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:
· сельскохозяйственная продукция;
· труд и его оплата;
· основные средства и нематериальные активы;
· материалы;
· работы в капитальном строительстве;
· работы строительных машин и механизмов;
· работы в автомобильном транспорте;
· результаты инвентаризации;
· торговые операции.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.
Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.
Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.
Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.
В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.
Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.
Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.,
Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.
Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.
Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.
Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).
Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.
Комплекс документов определяется:
· кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
· порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
· объемом и характером внешних связей.
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
· быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
· издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
· издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.
Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.
Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.
Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.
Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах.
Бухгалтерские документы классифицируются:
· по назначению;
· порядку составления;
· способу отражения хозяйственных операций;
· месту составления;
· способу заполнения.
По назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.).
Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).
Бухгалтерского оформления - это документы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочные и др.).
Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).
По порядку составления документы бывают первичные и сводные.
Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).
Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).
Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).
Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).
Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.).
Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.).
По месту составления документы бывают внешние и внутренние.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, tobapho-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.).
Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера). По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.
Классификация бухгалтерских документов может быть представлена в виде следующей схемы: схема № 1 «Классификация бухгалтерских документов».
Классификация бухгалтерских документов
Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.
Соблюдение сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.
Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров, имеющих принципиальное значение при механизации учетных операций в централизованных бухгалтериях.
Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.
Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.
Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.
Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций.
Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.
Практика убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.
К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще.
В числе главных причин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение.
Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению.
Исходные данные о материальных ценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаев заносятся в первичные документы вручную.
В оперативном управлении деятельностью организаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственных операций, их кодирования и фиксации в первичных документах.
Несовершенство этих действий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличения объема работ.
3. Организация документооборота
бухгалтерский учет документооборот
Излагая третий вопрос темы дать определение документооборота; его проектирование; показать движение документов; сроки их действия.
Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4. Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота по предприятию
Утверждено приказом № ___ от ___________
|
Создание документа |
Проверка документа |
Обработка документа |
Передача в архив |
|||||||||||
|
Наименование документа |
Количество экземпляров |
Ответственный за выписку |
Ответственный за оформление |
Ответственный за исполнение |
Срок исполнения |
Ответственный за проверку |
Кто представляет |
Порядок представления |
Срок представления |
Кто исполняет |
Срок исполнения |
Кто исполняет |
Срок передачи |
|
|
Требование |
ОМТС, бухгалтерия |
Ежедневно (до час.) |
Бухгалтерия |
1 экз. - цех 2 экз. - склад |
При отчете при реестре |
Ежедневно (до часов) |
Бухгалтерия |
Ежедневно |
Бухгалтерия |
По истечении квартала |
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Рациональная организация документооборота -- это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе. Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
4. Инвентаризация как способ первичного наблюдения
Рассматривая четвертый вопрос темы необходимо показать экономическую сущность инвентаризации; организацию инвентаризационной комиссии; виды инвентаризации; документальное оформление ее результатов; отражение в бухгалтерском учете.
Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.
В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны.
С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.
Инвентаризация преследует следующие цели, т.е. выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.
Задачи инвентаризации:
установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
контроль над сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявшие свои качества;
поверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных ценностей и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных средств;
проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.
Хотелось бы обратить внимание на случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке.
При смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);
При ликвидации предприятия (учреждения);
Перед составлением годовой отчетности;
При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;
При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а также порчи ценностей;
После пожара или стихийных бедствий;
По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.
К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски, на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.
Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.
В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств важное значение имеют подбор, расстановка и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.
В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.
Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим).
Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков.
Размещено на http://www.allbest.ru/
В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные.
Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.
Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму .
Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.
Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица .
В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год.
Необходимая проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.
Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.
Контрольно-перепроверочная проводится в период инвентаризации или после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей .
По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.
Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.
Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.
Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.
Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.
Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.
Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная рабочая комиссия.
Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию.
В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.
Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит зачислению на увеличение прибыли отчетного года. Стоимости недостачи, порчи и другой утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства, издержки обращения. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Некомпенсированные материально ответственными лицами недостачи товарно-материальных ценностей или потери от их порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов.
Особенностью инвентаризации основных средств является то, что их наличие проверяется путем осмотра всех объектов и наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности предприятия. При выявление каких-либо расхождений в оформлении документов, инвентаризационная комиссия должна составить правильные. По некоторым объектам определяется сумма увеличения или снижения балансовой стоимости этого объекта. Наличие товарно-материальных ценностей проверяется путем обязательного их пересчета, перевешивания. Существуют также особенности ведения инвентаризации в тех случаях когда во время проведения инвентаризации товарно-материальные ценности поступили, отпущены, отгружены, не оплачены в срок, находятся на складах других организаций, переданы в переработку другому предприятию, находятся в эксплуатации, выданы в индивидуальное пользование работникам или пришли в негодность и не списаны. Наличие денежных средств, ценных бумаг и денежных документов, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности, денежные средства в пути, денежных средств на расчетном, валютном и специальном счетах проверяются при проведении инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности.
Хотелось бы добавить, что для того чтобы облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные средства вычислительной техники, которых на некоторых предприятиях нет.
Заключение
Таким образом, можно сделать вывод, что роль и значение первичного наблюдения в бухгалтерском учете очень велики. Если бухгалтерские документы отражают полную и достоверную информацию и при этом отражение хозяйственных операций производится сплошным методом, непрерывно и своевременно, то и в сводной бухгалтерской отчетности мы получим достоверную и полную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям.
Владея сопоставимой и достоверной информацией, организация имеет возможность контроля над недопущением убытков и потерь, а при их возникновении - возможность их быстрого устранения, а также возможность планирования дальнейшего перспективного развития, выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой устойчивости организации.
Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному использованию всех ресурсов, улучшению отражения и анализа финансово-имущественного положения предприятий.
На сегодняшний день к системе бухгалтерского учета предъявляются повышенные требования в связи с ориентацией на международные стандарты учета и отчетности, и более широкое использование положительного отечественного и зарубежного опыта, на обработку бухгалтерской информации с применением различных средств вычислительной техники. Решение этих проблем связано с дальнейшим развитием теоретических и методологических положений бухгалтерского учета.
Список используемой литературы
1. Кирьянова З.В. «Финансы и статистика», М. 1998 г.
2. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет» 2-е издание, «Инфра - М», М. 1999 г.
3. Кожинов В.Я. Бухгалтерский учет (пособие для начинающих), «Экзамен», М. 1999г.
4. Соколов Я.В. Принципы бухгалтерского учета «Бухгалтерский учет», 1996г.
5. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет от истоков до наших дней, «Юнити», М. 1996г., (учебное пособие)
6. Роберт Н. Антони. Основы бухгалтерского учета, г. Москва,1995 г.
7. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии, ЭКОР, г. Новосибирск,1994
8. Хорин А.Н. Бухгалтерский учет и предпринимательство//Б.У. №8,94г.
9. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ.
10. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть I и II. -- М.: Проспект, 1998.
11. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в малом предпринимательстве - М.:Финансы и статистика, 1997.
12. Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. - Бухгалтерский учет.-2-е изд., доп.- М.: Финансы и статистика, 1997.
13. Бухгалтерский учет: Учебник / П.С. Безруких, В.Б. Ивашкевиц, Н.П. Кондраков и др.; Под ред. П.С. Безруких. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 1999.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Документы как источник первичной информации и наблюдения за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Классификация и порядок составления бухгалтерских документов, организация документооборота. Инвентаризация и ее место в первичном учете.
реферат , добавлен 24.06.2010
Значение и цели первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них. Порядок изъятия у организации документов.
курсовая работа , добавлен 07.09.2011
Описание учетного процесса формирования результата деятельности. Исследование учета и анализ финансовой отчетности на условно взятом предприятии (на примере организации "Газком"). Состав и требования, предъявляемые к отчетности о финансовых результатах.
курсовая работа , добавлен 01.12.2009
Понятие, особенности и значение первичного бухгалтерского наблюдения. Бухгалтерская документация, её сущность, функции, задачи, реквизиты, классификация и роль в управлении предприятием. Общая характеристика материальных носителей учетной информации.
контрольная работа , добавлен 21.03.2010
Сущность первичного учета, его роль и значение. Понятие документооборота и его особенности в организациях торговли. Организация аудита первичного учета. Способы отражения операций. Действующая практика первичного учета в КГУ "Светлинский лесхоз".
курсовая работа , добавлен 25.04.2013
Характеристика предмета, метода бухгалтерского учета и документооборота. Порядок формирования и учет финансовых результатов деятельности организации. Инвентаризация, ее роль и значение в бухгалтерском учете. Порядок проведения и учет ее результатов.
курсовая работа , добавлен 12.08.2010
Характеристика принципов современного бухгалтерского учета. Сущность метода бухгалтерского учета, его основные элементы. Понятие бухгалтерского учета, его цель и задачи. Двойная запись, ее сущность, эволюция и значение. Принцип действия двойной записи.
курсовая работа , добавлен 24.06.2013
Понятие и историческое развитие формы бухгалтерского учета. Классификация учетных регистров и операции в них. Их роль в бухгалтерском учете. Разновидность форм бухгалтерского учета. Основные способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах.
контрольная работа , добавлен 14.06.2010
Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.
курсовая работа , добавлен 29.06.2008
Положительные и отрицательные моменты Закона о бухгалтерском учете. Влияние Закона "О бухгалтерском учете" на руководство бухгалтерским учетом в масштабах страны. Общие принципы организации бухгалтерского учета. Обзор новых нормативных документов.
Тема 7. Первичное наблюдение в бухгалтерском учете.
Лекция 1. Документы, значение, классификация
Вопросы:
Документы, значение и классификация.
Вопрос 1. Документы, значение и классификация.
Наблюдение является важнейшим элементом метода бухгалтерского учета. Его цель - убедиться в том, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, и зафиксировать эти изменения по количеству, качеству, стоимости и т. д.
Известны два приема первичного наблюдения: документация и инвентаризация.
Документация - строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обязательств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.
С помощью документации работники бухгалтерии имеют возможность отслеживать и контролировать хозяйственные операции прямо, непосредственно, а также опосредованно с участием должностных лиц, за которыми, на основе договора, закреплена полная материальная ответственность по сохранности и целевому использованию того или иного вида имущества предприятия. Эти должностные лица называются материально ответственными.
Непосредственное документальное наблюдение осуществляется бухгалтером, когда он калькулирует себестоимость выпущенной предприятием продукции, рассчитывает прибыль, амортизацию основных средств, налоги и т. д. Опосредованное наблюдение бухгалтер ведет на основании документов, выписываемых материально ответственными лицами при совершении хозяйственных операций. Вся система первичного наблюдения работает по принципу: «Каждая хозяйственная операция оформляется документом, на основании которого делается вывод о том, что имущество или обязательства предприятия действительно изменились. Если документ отсутствует, значит изменений не произошло». Однако такой подход к организации учета на предприятии не " дает полной гарантии того, что операций действительно не было или, наоборот, они имели место. Речь идет не только о возможных ошибках в оформлении документов, но и о так называемом «недокументированном» изменении в имуществе предприятия (например, в результате хищений материальных ценностей; уменьшения их количества при хранении из-за физико-химических процессов: усушки, утруски и т. д). Поэтому, кроме документации используют другой прием бухгалтерского учета - инвентаризацию. Инвентаризация позволяет сопоставить и отрегулировать учетные данные об имуществе (обязательствах) в соответствии с их фактическим наличием.
Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующими документами.
Документ (дословно «образец», «доказательство») - это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось. Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации. Документирование хозяйственных операций является важным элементом метода бухгалтерского учета:
документы отражают динамику собственности;
на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;
при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;
документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;
подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательственную силу документов.
Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие – предоставляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи – используются исключительно для проверки уже существующей информации.
Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.
Документация – один из элементов метода бухгалтерского учета. Она является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.
Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией.
Сфера применения документов на предприятии велика. Они используются для управления финансово-хозяйственной деятельностью: распоряжения на совершение хозяйственных операций даются в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т. д.). Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладовщиков и других материально ответственных лиц), документы служат основанием совершаемых ими операций. На основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.
Предварительный контроль осуществляет управленческий персонал: технолог - при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист - при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер - при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной операции.
Текущий контроль осуществляется в момент совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мастер - количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.
Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, аудиторских и прочих проверок.
На основании документов, в процессе анализа хозяйственной деятельности, может быть дана оценка и установлены причины того или иного состояния управляемой подсистемы (например, ритмичности выполнения производственной программы, контрактов на отгрузку продукции и т. д.).
Юридическое (правовое) значение документов проявляется в том, что они имеют доказательственную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете. Например, товарно-транспортная накладная юридически подтверждает факт поступления материалов, оборудования или прочих ценностей на предприятие от поставщика; факт отгрузки готовой продукции покупателю и т. д.
Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.
Схематично это выглядит следующим образом (см. схему 23). Классификация документов имеет не только теоретическое, но и большое практическое значение, так как, зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.
По назначению документы делятся на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику отпуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.
Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т. д.).
Документы бухгалтерского оформления составляются 6yxraлтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных или оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т.д.), т.к. оправдывают факт совершения операции.
Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных выше. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет поставщика).
Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).
По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.
С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счета; авансовый отчет и т. д.).
По способу использования и по охвату хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы применяют для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). Накопительные документы применяют для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода: недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта).
По количеству отражаемых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками (позициями).
По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.
По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.
Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов, регламентируются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности Республики Беларусь». Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведения, необходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами. К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:
♦ название документа и его номер;
♦ дата и место составления;
♦измерители операции в натуральном и денежном выражении;
♦должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.
