Contabilidad de almacén: conceptos básicos para organizar la contabilidad de almacén en una tienda. Organización del trabajo de almacén. Descripción. Se adjuntan diagramas BPMN ¿Qué documentos se utilizan en el almacén?

Independientemente del tipo de actividad y del tipo de bienes producidos, la gestión de cualquier empresa se enfrenta a la correcta estructura de la economía. Por lo tanto, es extremadamente importante conocer las reglas para mantener y organizar los registros de almacén de materiales en la empresa, ya que esto le permitirá controlar con precisión el movimiento de mercancías y estar siempre al tanto de cualquier cambio. El enfoque correcto para resolver este problema ayudará a prevenir pérdidas financieras e incluso aumentar las ganancias. Además, esto tiene un efecto beneficioso sobre la competitividad y atrae nuevos socios o inversores.

Definición

Este término es necesario para aclarar la contabilidad constante y cuantitativa que se lleva a cabo en los locales creados para el almacenamiento de mercancías. Para la implementación, se utilizan tarjetas contables especiales, que están aprobadas por la ley de la Federación de Rusia y permiten registrar libremente varios materiales en el almacén. Los cumplimenta el MOL (gerente o tendero), que firma el contrato de trabajo cumplimentado. Este contrato indica inmediatamente el volumen de trabajo realizado y el nivel de responsabilidad que se impone al empleado en caso de pérdida de objetos almacenados.

Actos legislativos

El documento principal que regula esta cuestión es la orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de fecha 09/06/2001 No. 44n. Sin embargo, las empresas de crédito y presupuesto no se suman a la lista de quienes le reportan. Según esta ley, sólo una persona financieramente responsable especialmente designada puede llevar a cabo registros de inventario de los almacenes. individual. Esta resolución aclara aún más la lista de objetos de valor relacionados con las reservas minerales y que necesitan almacenamiento.

Definiciones importantes

Contabilidad de las operaciones de almacén: ¿qué es, cómo realizarla, cuáles son sus matices, requisitos, factores regulatorios y características? Esta no es una lista completa de preguntas que cualquier empresa que planee llevar a cabo actividades exitosas en el mundo necesita saber. mercado moderno. Pero antes de analizar esos puntos, es necesario comprender los siguientes términos que forman la base de esta industria:

• Un almacén es un local creado y operado para el almacenamiento temporal o permanente de materiales y materiales y su preparación para su uso posterior con fines industriales o envío al cliente.
• Los inventarios son objetos valiosos que se consideran tales en base al párrafo 2 de PBU 5/01.

Pueden actuar como MPZ:

• Artículos, materias primas o productos semiacabados que sirven de base para la creación de bienes vendidos u otras áreas de la empresa.
• Objetos de valor listos para la venta.
• Recursos financieros utilizados para soportar las necesidades cotidianas y administrativas de la empresa.

No se consideran MPZ:

• Activos destinados a ser utilizados en a largo plazo(se consideran el medio principal)”.
• Bienes sin terminar.

¿Por qué es esto necesario?

Se necesita la organización de la contabilidad de almacén de artículos de inventario para controlar los siguientes parámetros:

• Volumen residual y gama de productos ubicados en la despensa o en el piso de venta.
• Indicador de ventas.
• Duración.
• Periodos de facturación.
• Rotación de mercancías del grupo.

Además, la contabilidad le permite prevenir pérdidas, daños y daños a la propiedad. Cualquier inversiones financieras El dinero gastado en la creación de sistemas automatizados se amortiza ya en los primeros días de implementación.

Organización

Unas medidas organizativas competentes son la clave para el funcionamiento exitoso de cualquier empresa. Para lograr estabilidad a largo plazo y eficiencia operativa, se utilizan sistemas de contabilidad de lotes y grados. Hoy en día, existen varias formas de crear las condiciones de almacenamiento más convenientes, ahorrando así tiempo y aumentando la productividad.

Usando tarjetas

Si la base de la contabilidad de almacén son las hojas de facturación, entonces se utilizan las dos estrategias anteriores al mismo tiempo. El primero implica el uso de una tarjeta que se abre a cualquier tipo de inventario. Muestra información cuantitativa y total, donde se completa el nombre de la documentación contable primaria. También es necesario el uso de tarjetas para indicar los saldos del primer día y el balance mensual. Esto permite elaborar estados de facturación y comparar los datos de la tarjeta con los que proporciona el departamento de contabilidad.

Verificación de saldo

Su característica distintiva es la ausencia de la necesidad de involucrar a contables y redactar documentos negociables. Se implementa en el contexto de subcuentas, grupos de productos y cuentas de balance utilizadas en términos monetarios. Todas las manipulaciones las lleva a cabo el MOL, que llena un libro de cuentas o un diario. Buh. El departamento es responsable de recibir la documentación primaria y cotejar la información recibida.

Fiesta

Su diferencia es el almacenamiento separado de cada lote, que tiene su propia tarjeta en 2 copias. Uno de ellos se envía al departamento de contabilidad y el segundo permanece en el almacén y se considera contabilizado en el registro. Al diligenciar este acta, el empleado deberá indicar la fecha y hora, su número, tipo de transporte, datos del proveedor, nombre del producto, lugar de envío, peso y calidad. Cuando se agotan todos los suministros del lote, el gerente y el comerciante dejan firmas personales en la tarjeta y la envían al contador para su posterior verificación. Si se encuentra una escasez, se cancelará como costos de distribución (solo si su indicador no excede la tasa de pérdida permitida).

¿Dónde se utilizan los almacenes?

Se necesita un almacén para el almacenamiento y la implementación de actividades preparatorias para el envío al ciclo de producción o venta al consumidor. Como regla general, se utiliza para ahorrar durante un período de tiempo determinado:

• Producto a la venta.
• Productos terminados cuyo uso previsto aún no ha sido establecido.
• Materias primas de producción.
• Piezas de repuesto utilizadas para trabajos de reparación u otros fines.
• Mono o uniforme.

Tipos de almacenes

Hoy en día existen 3 tipos principales de almacenamiento. El primero se basa en el funcionamiento:

• Material: necesario para preservar los valores que se utilizan para el proceso industrial.
• En producción: fuera y dentro del taller, en los que se almacenan los activos necesarios para mantener el funcionamiento estable de la empresa.

Según el tipo de recursos almacenados, son de los siguientes tipos:

• Universal: relevante para casi todos los MPZ.
• Con un objetivo específico: “adaptado” a objetos específicos.

La última clasificación se basa en la ubicación:

• Centralizado.
• "Intermedio": los almacenes están ubicados en el territorio de la empresa.

Quién es responsable

La fuerza laboral obligatoria incluye las siguientes especialidades calificadas:

• Gerente: responsable de organizar el proceso entre los subordinados, es responsable de la integridad de los activos materiales.
• Tendero: tiene en cuenta los productos disponibles.
• Cargadores: mueven materiales dentro de un almacén, empresa o los cargan en un vehículo.
• Personal subalterno: mantiene la limpieza del área y el cumplimiento de las normas de higiene.

Matices de almacenamiento

Para garantizar la estabilidad y el correcto funcionamiento se deben tener en cuenta muchos puntos importantes, entre ellos:

• Disponibilidad obligatoria de dispositivos de almacenamiento de inventarios.
• Todos los tipos, marcas, variedades y lotes se almacenan en celdas separadas.
• Implicación de instrumentos de medida.
• Los activos se pignoran para su almacenamiento en un lado y para su liberación en el lado opuesto.
• Asignadores racionales de espacio libre.
• Automatización innovadora de trabajos y procesos realizados en un almacén.
• Los activos homogéneos se emiten en una secuencia determinada (los “antiguos” reciben prioridad).

como liderar

Es casi imposible señalar un método único y universal. Esto depende del volumen de la gama de productos y de la gama de productos. Los siguientes métodos se utilizan hoy en día:

• Nomenclatura: no prevé la división en grupos (todos los productos tienen una tarjeta individual). Adecuado para pequeños surtidos.
• Varietal: la agregación de grupos y subgrupos se lleva a cabo teniendo en cuenta los artículos individuales del producto.
• Fiesta: puede ser simultáneamente el método principal y auxiliar. Es conveniente para realizar pagos a proveedores.
• Lote varietal: los productos aceptados se cuentan lote por lote, después de lo cual todas las entregas se dividen según métodos varietales.

Operaciones básicas de almacén en una tienda.

Los principales procesos que se llevan a cabo en la empresa incluyen:

• Entrada de mercancías de proveedores con posterior recálculo.
• Comprobación del flujo de documentos adjunto.
• Ingresar datos en formularios establecidos (en papel o utilizando tecnología informática).
• Envío de productos al piso de ventas o directamente al cliente.
• Ingresar información sobre las mercancías enviadas en un formulario especial.
• Inventario.
• Notificar al departamento de contabilidad cuando se produzcan cambios.
• Cancelación tras la confirmación de daño o escasez.
• Realizar ajustes a los parámetros del producto.

Documentos requeridos

Todas las manipulaciones que se realicen en los almacenes con suministros alimentarios deberán constar correctamente en los correspondientes estados financieros. Se necesita documentación primaria para confirmar todos los trámites que se realizan con los activos. Está regulado por la ley de la Federación de Rusia y, si se completa incorrectamente, tiene graves consecuencias.

Documentos utilizados al recibir mercancías.

Lista de documentación:

• factura del proveedor;
• M-4. Recibo de orden de almacén;
• hoja de ruta;
• M-7. Certificado de aceptación del producto;
• Factura de compra;
• Negociación-1. Certificado de aceptación de material;
• Negociación-2. Informar sobre discrepancias en calidad y cantidad al momento de la aceptación de bienes y materiales.

Documentos utilizados durante el almacenamiento, transporte y liberación de productos.

Lista de artículos:

• Negociación-11. Etiqueta del producto;
• M-17. Tarjeta de contabilidad de materiales;
• M-11. Requisito-factura;
• Negociación-13. Documento para movimiento interno y transferencia de mercancías;
• M-15. Papeles para la liberación de materiales;
• Negociación-12. Lista de embalaje;
• Negociación-16. Cancelación de productos.

La secuencia de contabilidad de almacén en una tienda: cómo organizar correctamente la producción.

Cualquier empresa está interesada en promocionar sus actividades en el mercado. Para evitar pérdidas financieras, se recomienda seguir el siguiente algoritmo de acciones:

• El proveedor entrega los productos junto con toda la documentación necesaria.
• Comprobación del TSD y comparación de datos reales con información escrita en papel.
• Llenando el libro de registro.
• Envío de mercancías al almacén y elaboración de albarán de entrega.
• Elaboración de documentación interna TORG-12 (durante el transporte desde el almacén).
• Creación de una orden en efectivo.
• Impresión de información de inventario y auditoría.

Relevancia de la automatización del almacén

El proceso tecnológico puede acelerar significativamente la producción moderna y facilitar el trabajo humano. La introducción de sistemas automatizados permite no solo reducir significativamente el tiempo de preparación y cumplimentación de la documentación, sino también controlar todas las operaciones en curso de forma remota a través de Internet. A través de la automatización se pueden analizar saldos, distribuir objetos en zonas de almacenamiento, gestionar reservas, facilitar el inventario y aumentar considerablemente el área efectiva del local. Desde hace muchos años, la empresa Cleverens vende con éxito productos de alta calidad que pueden garantizar una larga vida útil de los equipos utilizando software moderno.

Responsabilidad

El inventario es una parte importante de los activos de una empresa, por lo que las personas autorizadas son necesariamente responsables de la aparición de problemas o violaciones. Estos matices siempre se especifican en el contrato de trabajo celebrado con los empleados. Los principales artículos reglamentarios son los números 120 del Código Fiscal, 232, 241 y 243 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

El uso de revistas durante la inspección varietal.

La introducción de este método en el proceso de trabajo implica que el tendero abra una o varias páginas de la revista de productos para todas las variedades y nombres de productos. Su número depende del volumen operativo. El título de dicha tarjeta contiene el número de artículo, el nombre, el grado y otra información que sirve como características distintivas. El espacio libre en papel se llena con información sobre recibos, gastos y saldos. La legislación de la Federación de Rusia permite el uso de varios formularios de revistas, para que pueda elegir la mejor opción para usted.

¿Cómo se lleva a cabo la rebaja de inventario?

Incluso sabiendo cómo realizar un seguimiento de los materiales en un almacén, no será posible evitar una disminución en los costos. Para formalizarlo correctamente será necesario cumplimentar el acta correspondiente, redactada en dos ejemplares (el primero se envía a los contables y el segundo al gerente). Está firmado únicamente por el responsable que representa a la comisión. En algunos casos se permite adjuntar una copia al albarán de entrega.

Sistemas de control

Para mejorar el desempeño de la empresa, la dirección utiliza un programa especial. Viene en varios tipos y estructuras, pero tiene funciones similares. Entre ellos:

• Distribución de materiales entre celdas de almacenamiento, lotes y MOL.
• Recálculo dinámico de productos residuales.
• Control de la carga durante su transporte.
• Participación de varios métodos para formar los precios de las materias primas.
• Inventario con posterior creación de informes.
• Elaboración de recibos y órdenes de almacén.
• Revaluación de las materias primas.

Conceptos básicos de contabilidad de almacén y trabajo de oficina: programas actuales.

A pesar de la existencia de muchos diferentes software El más popular es el del mismo nombre “1C”. Este software le permite capturar simultáneamente más de una dirección actividad económica organizaciones. Se trata de control sobre las reglas de ventas, recursos, recursos financieros, compras y entregas. Las principales ventajas del "2C" pueden denominarse con seguridad facilidad de operación, cumplimiento ideal de las leyes rusas y la capacidad de realizar ajustes teniendo en cuenta los requisitos individuales.

Conclusión

Organizar un trabajo estable y eficiente en cualquier empresa es un trabajo minucioso que requiere un enfoque responsable por parte de la dirección y el personal de trabajo. Sin embargo, una documentación correcta y un estudio de todos los matices de producción facilitarán significativamente estos procesos y aumentarán los beneficios. Uno de los componentes principales de las actividades de una empresa es comprender cómo realizar un seguimiento de los artículos del inventario en un almacén. Este conocimiento ayudará a mejorar la calidad del servicio, acelerar la entrega y aumentar las ventas. Cualquier organización interesada en el desarrollo personal y en aumentar su competitividad debe tener habilidades de manipulación contable.

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El programa que ofrecemos le permite registrar la venta de bienes con costos mínimos. Nuestra aplicación ayuda a automatizar y optimizar el proceso de contabilidad de operaciones de almacén y comercio, ahorrando significativamente tanto recursos financieros, así como los costes laborales del personal. La interfaz de aplicación fácil de usar le permite lograr este resultado.

El programa de gestión de mercancías en almacenes y comercio contiene los siguientes módulos:

• contabilidad de almacén (recepción, envío de productos, contabilidad de mercancías diversas, inventario, movimiento interno);
• minorista(cálculo de cambios, control de ventas, contabilidad de artículos de inventario, escáner de códigos de barras, impresión de etiquetas);
• ventas al por mayor (estados, facturación de servicios, reserva de bienes, impresión de facturas, facturas, contratos y actos);
• integración con todo el equipo necesario (escáner de códigos de barras, impresora de etiquetas);
• impresión de documentos (ventas, envío desde almacén, etc.);
• informes analíticos;
• control de acceso entre usuarios y departamentos;
• personalización para adaptarse a las necesidades del cliente.

Ventajas del servicio MySklad

Con nuestro programa, puede realizar un seguimiento remoto de los productos vendidos. La aplicación puede funcionar desde cualquier dispositivo portátil (netbook, tableta, teléfono) con acceso a Internet. Puede utilizar el servicio por una pequeña tarifa de suscripción, que incluye asistencia al usuario.

¡Con nuestro programa para la contabilidad de almacén de mercancías restantes y otras operaciones, se ha vuelto realmente más conveniente!

Un software gratuito único para inventariar mercancías en un almacén admite un escáner de código de barras. Con este servicio, puede procesar rápida y fácilmente una gran cantidad de información actual, a saber:

• registrar recibos de mercancías;
• controlar ventas, devoluciones y saldos;
• realizar inventarios de mercancías programados y no programados;
• imprimir facturas.

Para comenzar a usarlo, debe descargar un programa gratuito de contabilidad de saldos.

Sistema de registro del movimiento de bienes y servicios.

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Todos los módulos (especialmente la contabilidad de productos y servicios, la creación de documentos y el envío de facturas) tienen un alto grado de confidencialidad y están protegidos de forma fiable contra la piratería, ya que se utilizan canales cifrados para la transmisión de datos.

La contabilidad de almacén y el flujo de documentos adecuados le permiten realizar negocios de manera efectiva en condiciones modernas. Casi cualquier organización comercial o manufacturera tiene un almacén, con áreas grandes o pequeñas, con una amplia o mínima gama de productos, materias primas o suministros colocados allí. En todos los casos, independientemente de la escala de la empresa, es necesaria una contabilidad eficaz de los activos del almacén; veamos qué es y por qué medios se puede llevar a cabo.

Contabilidad de almacén: ¿qué es y por qué es necesaria?

La contabilidad de almacén es un conjunto de procedimientos destinados a documentar diversas operaciones de almacén. Los principales incluyen:

• aceptación de bienes (materias primas, materiales) del proveedor;
• colocación de productos;
• movimiento de mercancías entre almacenes (y otros departamentos relacionados);
• liberación de mercancías del almacén para un propósito u otro (para envío, para producción).

Estas operaciones se pueden detallar de varias maneras. Por ejemplo, la aceptación de mercancías suele incluir:

• recepción de bienes (materias primas, materiales) del proveedor;
• aceptación de bienes para contabilidad;
• comprobar la mercancía para garantizar que las características reales de entrega corresponden a las indicadas en la documentación adjunta.

Video - contabilidad de almacén y distribución de productos en el servicio SUBTOTAL (ENLACE):

Gracias a la contabilidad de las operaciones de almacén, una entidad comercial tiene la oportunidad de:

1. control del ejercicio:

• sobre el inventario actual (saber qué, dónde y en qué cantidad se encuentra);
• sobre estados importantes del consumidor del producto (por ejemplo, sus fechas de vencimiento);
• sobre el movimiento de mercancías al almacén, dentro del almacén, entre el almacén y otros departamentos (saber qué, dónde y en qué cantidad se recibió o liberó).

1. Optimizar(utilizando datos reflejados en la documentación contable para dichas transacciones):

• integridad del inventario en los almacenes, en el piso de ventas (en producción);
• volúmenes de ventas;
• esquemas para organizar el almacenamiento de mercancías;
• procedimientos de interacción con proveedores;
• rotación de mercancías.

La contabilidad también ayuda a aumentar la transparencia de las operaciones, desde el punto de vista de su adaptabilidad al seguimiento de acciones no autorizadas de los empleados, identificando y corrigiendo los errores que cometen.

La contabilidad de almacén puede ser:

• nomenclatura(cuando el objeto de contabilidad es un producto básico separado);
• varietal(cuando varias categorías (“grados”) se convierten en objetos contables adicionales, en los que se pueden combinar bienes de diferentes posiciones;
• fiesta(cuando se introducen en la contabilidad unidades aún más grandes ("lotes"), que combinan varias categorías de bienes).

Por supuesto, estas opciones contables se pueden aplicar alternativamente según el área específica de gestión del almacén (y así complementarse entre sí). Una pequeña empresa se caracteriza por áreas con contabilidad predominantemente de nomenclatura. Cuanto más grande es el negocio, más parcelas aparecen con contabilidad varietal y de lotes.

Video: características del mantenimiento y organización de la contabilidad de almacén en una empresa:

Independientemente del tipo de contabilidad, las empresas utilizan formas unificadas de documentación de las operaciones de almacén. Su uso se debe no solo a la solución de las tareas anteriores, que están relacionadas con el control y optimización del almacén, sino también a los requisitos en materia de contabilidad (que todas las entidades comerciales en el estado de entidades legales).

Documentación en stock

Las listas de documentos de almacén utilizados por las empresas rusas están en su mayoría unificadas. Esto se debe a que la mayoría de estos formularios deben cumplir con los requisitos de la Ley N° 402-FZ de Contabilidad (ENLACE). Los unificados son perfectos y no es necesario buscarles una alternativa.

Cabe señalar que cada documento de almacén (un grupo de documentos del mismo tipo), por regla general, se relaciona con una operación de almacén específica (o secuencia de operaciones). Así, en los almacenes rusos se utiliza:

1. Al documentar aceptación de mercancías:

• factura del proveedor (la mercancía se recibe sobre esta base);
• factura: emitida por la propia entidad comercial (utilizada para registrar los bienes recibidos);
• carta de porte - compilada de acuerdo con un formulario unificado No. 1-T(utilizado para documentar la aceptación y transferencia de bienes que se entregan en uno u otro vehículo);
• orden de recibo según formulario M-4(se utiliza para registrar las mercancías recibidas directamente en el almacén y se emite, por regla general, sobre la base de facturas);
• certificado de aceptación de materiales en forma M-7(utilizado en caso de discrepancias entre las características de entrega reales y declaradas);
• certificado de aceptación en forma TORG-1(utilizado después de una verificación completa de las características declaradas del suministro y la certificación de su conformidad con las reales);
• declaración de discrepancias en la forma TORG-2(se utiliza si todavía había discrepancias).

1. Al documentar colocación de productos:

• etiqueta del producto según formulario TORG-11(refleja las principales características del producto y su cantidad, necesarias al realizar inventarios);
• tarjeta de contabilidad de materiales según formulario M-17(utilizado para registrar la recepción y eliminación de materiales en relación con su ubicación).

1. Al documentar movimiento de mercancías:

• factura según formulario M-11(utilizado al documentar el movimiento de mercancías dentro de varias divisiones de la organización);
• factura según formulario TORG-13(se utiliza cuando se mueven bienes entre estructuras superiores y matrices de un holding u otra estructura corporativa que subordina una entidad comercial a otra).

1. Al documentar liberación de mercancías del almacén:

• factura según formulario M-15(utilizado al enviar productos a otra organización o al venderlos);
• factura según formulario TORG-12(utilizado cuando se venden productos directamente desde el almacén);
• declaración de cancelación en forma TORG-16(se aplica si el producto pierde sus cualidades de consumo y está sujeto a cancelación).

Un ejemplo de un escenario práctico para utilizar la documentación especificada:

1. El transportista que ha entregado la mercancía del proveedor entrega los documentos de envío a la persona que trabaja en la organización receptora.

1. Una persona de la organización receptora examina estos documentos, redacta las facturas necesarias y las registra en la forma prescrita.

1. La mercancía se traslada al almacén y se emite un recibo por ella.

1. En relación con los bienes colocados, la comisión de inventario realiza periódicamente un inventario (utilizando varios inventarios).

1. La mercancía se traslada del almacén a la producción, y así lo certifica la factura TORG-12.

Los principales documentos indicados anteriormente (por supuesto, la lista anterior no es exhaustiva), reflejan, por tanto, el hecho de determinadas operaciones con las mercancías como parte de su movimiento en el almacén (y en relación con el almacén). Obviamente, estas acciones las realiza una persona (o una máquina, si el almacén es robótico, pero también las programa una persona, que garantiza que la máquina reproduzca las acciones humanas típicas). Estas acciones (así como los procedimientos para documentarlas) toman algún tiempo y requieren ciertas inversiones laborales.

Vídeo - cómo empresario individual mantener registros de inventario en el servicio My Business (ENLACE):

En consecuencia, a una entidad económica le interesa minimizar el tiempo y los costos laborales asociados con:

• con la ejecución de las propias operaciones con mercancías dentro del almacén;
• con documentación de estas transacciones en diversos documentos contables (así como el uso práctico de dichos documentos posteriormente).

La automatización de la contabilidad de almacenes contribuye a la solución de estos dos problemas. Es decir, el uso de programas que:

• acelerar y optimizar el procedimiento de cumplimentación y utilización de documentos contables;
• determinar (ayudar a determinar) los mejores algoritmos para llevar a cabo las operaciones de almacén (que posteriormente se recomienda o instruye a los trabajadores del almacén a seguir).

Obviamente, cuanto más grande sea la empresa, mayor será la demanda de optimización, al menos en dos de estas áreas. Y, en consecuencia, la automatización mediante programas informáticos especiales.

Hay una gran cantidad de estos en el mercado ruso (y también en el mundial). Intentemos resaltar los criterios clave en los que puede centrarse al elegir este tipo de soluciones.

Cómo elegir software para la automatización de inventario

Los criterios básicos incluyen:

1. Por supuesto, como tal funcionalidad.

Las principales características que el consumidor espera de un programa moderno de automatización de almacenes:

• adaptabilidad para completar automáticamente formularios estandarizados y otros formularios contables (opcionalmente, basados ​​​​en documentos generados previamente, datos contables, medios automatizados para monitorear el movimiento de mercancías: códigos de barras, etiquetas RFID);
• adaptabilidad para descargar rápidamente documentos de almacén en formatos de archivo comunes, por ejemplo, Excel;
• compatibilidad con módulos de contabilidad externos (por ejemplo, programas de la línea 1C);
• la capacidad de enviar rápidamente documentos a los destinatarios (tanto dentro como fuera de la empresa);
• la presencia de medios de control sobre los distintos estados del producto ("recibido", "enviado"), sus características cuantitativas ("muchas", "pocas", "agotadas"), propiedades del consumidor ("fecha de caducidad") ;
• la capacidad de buscar rápidamente los datos necesarios sobre el proveedor;
• la capacidad de buscar rápidamente los datos necesarios por artículo de producto, “grado”, “lote”;
• adaptabilidad al control remoto a través de Internet;
• adaptabilidad al cálculo de algoritmos a partir de los cuales se llevarán a cabo las operaciones de almacén;
• adaptabilidad para planificar compras (vacaciones), minimizando el exceso de existencias;
• recopilación de estadísticas sobre operaciones de almacén, su análisis;
• disponibilidad de herramientas para la automatización;
• disponibilidad de un sistema de seguimiento de errores (al completar documentos);
• adaptabilidad para rastrear el movimiento físico de mercancías (si está disponible) medios tecnicos identificación).

1. Especificación de la industria.

Existen soluciones de almacén que se adaptan mejor al comercio minorista. Los hay industriales. Los hay que están diseñados específicamente para organizaciones logísticas cuyos almacenes son el principal tipo de infraestructura. En teoría, es posible encontrar un producto universal, pero cuanto más grande es la organización, más vinculados están sus procesos comerciales a las características específicas de las operaciones de almacén de la industria. Y mayor, en general, será la necesidad de soluciones que mejor se adapten a un segmento específico. actividad económica.

1. Adaptabilidad a la integración programa de almacén con otras herramientas de automatización de gestión empresarial.

Es bastante obvio que la automatización del almacén es más efectiva cuanto más profundamente se introducen en la infraestructura empresarial varias herramientas de software y hardware para automatizar la contabilidad de las operaciones: escáneres, TSD, etiquetas. También influye el grado en que el programa de almacén se adapta para integrarse con dichas herramientas.

Los productos de software multifuncionales especializados diseñados para resolver problemas básicos específicos de la gestión de almacenes forman una categoría separada de soluciones: (Sistema de gestión de almacenes, es decir, productos de software, que son sistemas de gestión de almacenes). En ellos se implementan completamente la funcionalidad especificada, las especificaciones de la industria y la adaptabilidad para la integración.

¿Qué se debe tener en cuenta adicionalmente al organizar la contabilidad del almacén?

Al implementar programas de automatización de contabilidad de almacenes en la práctica (y su posterior aplicación), tiene sentido prestar atención a los siguientes matices que caracterizan esta área de la gestión empresarial:

1. El uso de software de almacén (y las soluciones de automatización que lo acompañan) requiere ciertas calificaciones por parte de los trabajadores.

Por lo tanto, es necesario capacitarlos previamente sobre cómo trabajar con el software y, lo mejor de todo, directamente en las instalaciones de la empresa (para mostrar claramente a los empleados cómo funciona el programa en relación con las operaciones de almacén con las que están familiarizados). .

1. La implementación del software de almacén debe ir precedida de pruebas suficientemente largas, además, en condiciones reales (de nuevo, en relación con las operaciones reales del almacén).

Si la empresa ha utilizado tradicionalmente la contabilidad de almacén en papel (o informática, pero no automatizada), al principio las operaciones de contabilidad de almacén en papel se llevarán a cabo en paralelo con las electrónicas, a pesar de que estas últimas no tendrán fuerza legal (ya que pueden acompañarse de la elaboración de documentación con errores). Y si no se ha utilizado (no hay ninguna experiencia en su implementación), entonces tiene sentido posponer temporalmente los procedimientos de producción hasta que se pruebe el programa (una excepción es si los errores, debido a las características específicas de la producción, son no son críticos y, como resultado de ellos, las contrapartes no tendrán reclamaciones).

1. El personal de la empresa (o el subcontratista más cercano) debe contar con una persona que tenga un conocimiento excepcional de la configuración "profunda" del programa de almacén y que esté lista para responder rápidamente a la situación si "sale mal" o si funciona de forma impredecible. .

Si hay fallas en el programa de almacén, de una forma u otra, habrá que suspender la producción. Lo mejor es que la pausa sea mínima, pero para ello las personas adecuadas deben ponerse a trabajar rápidamente.

Para los empresarios individuales sin empleados, que venden bienes de su propia producción, así como que brindan servicios (realizan trabajos), se proporciona teniendo en cuenta las modificaciones a la Ley 54-FZ.

Anteriormente, qué se debe hacer si se detecta una mala clasificación durante el inventario.

¿Cuál es el motivo de la aparición del error FN 235 en las cajas de ATOL y qué hacer en tal situación?

Video - contabilidad de almacén en 1C:

La eficiencia de la empresa depende de qué tan correcta sea. Los talleres deben recibir materias primas y componentes de manera oportuna, y los productos terminados deben enviarse a tiempo. Datos del almacén nos permiten evaluar la presencia y naturaleza del movimiento de activos materiales. El resumen de información se puede realizar de varias maneras. La elección de un método u otro depende de las características específicas de las actividades de la empresa y de su política financiera. Recientemente, se han vuelto muy populares varios programas que permiten la contabilidad del almacén en modo automatizado.

Métodos

Contabilidad de almacén Se puede realizar de dos formas: por lote y por calidad de producto. El procedimiento de recopilación de la documentación dependerá del método elegido. En este caso, independientemente del método, se realiza en unidades naturales. Las órdenes de recibo y gastos actúan como documentación principal.

Detalles específicos

La contabilidad de almacén se puede realizar por nombres de productos. Cada lote que ingresa a la empresa se suma a la variedad de productos existente. Cada persona que tiene responsabilidad financiera tiene un diario ( libro) contabilidad de almacén. Si la empresa utiliza el segundo método, cada lote se coloca por separado de los bienes recibidos anteriormente. Se crea una tarjeta especial para ello.

Matices

Toda la documentación primaria relacionada con el movimiento. valores de las materias primas, acepta contabilidad. Control de inventario realizado en el contexto de cada área de almacenamiento y por nombre (números de artículos), grupos de materiales, subcuentas, cuentas sintéticas. Para ello se pueden utilizar hojas de facturación o el método del balance. Como regla general, se utilizan los primeros.

Características del uso de información de estados de cuenta.

Con el método varietal, se elabora para cada artículo de valor mercantil. Refleja el movimiento de materiales (sus ingresos y gastos), de acuerdo con la información de la documentación primaria. Tarjeta de almacén contiene el cálculo de la facturación mensual y el saldo al inicio del siguiente período. A partir de la información recibida se generan declaraciones. Se compilan para cada almacén por separado. Las personas responsables verifican la información. Si la contabilidad de almacén se lleva a cabo mediante el método por lotes, los documentos entrantes y salientes se agrupan según los números de artículo. Los resultados se calculan a partir de ellos. Los resultados se determinan por separado por ingresos y gastos. En este caso no se generan tarjetas. Los resultados del mes se ingresan en las hojas de facturación. La información de ellos se compara con los saldos registrados en las fichas de almacén.

Método de equilibrio

Se diferencia en que la contabilidad no realiza una contabilidad sumativa y cuantitativa del movimiento de los activos de productos básicos por gama de productos. En este caso tampoco se generan hojas de facturación. La contabilidad de almacén se lleva a cabo en el contexto de subcuentas, grupos, cuentas de balance exclusivamente en unidades monetarias. Los empleados financieramente responsables utilizan documentos primarios. En base a ellos se realiza la contabilidad cuantitativa y, en los casos previstos en el párrafo 264 de la Instrucción Metodológica, también la contabilidad total en fichas de almacén. Los especialistas del departamento financiero de la empresa aceptan la documentación primaria y la verifican. Los saldos de los activos de materias primas el primer día del mes se ingresan en el balance. Puede ser un documento según f. MX-19, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 66 de 9 de agosto de 1999. El balance lo proporcionan los almacenes junto con los papeles primarios. El documento se forma de la misma forma que un documento negociable, excluyendo el reflejo de ingresos y gastos.

Revista

Cuando se utiliza el método varietal, se abren una o varias páginas del libro para cada artículo. Esto depende del volumen de operaciones asociadas a la recepción o consumo de materiales. También se puede crear una tarjeta separada. El título de la página contiene:

La parte restante refleja ingresos, gastos e indica el saldo de productos. Los asientos se realizan de acuerdo con el documento de cada operación. Si el volumen de materiales es grande, se utiliza información de documentos acumulativos. La Resolución No. 66 prevé diferentes formas de revistas. Por ejemplo, se puede hacer usando f. MX-2.

Decoración

Libro de almacén completado por el empleado financieramente responsable. La base es la documentación de la aceptación/emisión de mercancías transferidas para almacenamiento. En el diario consta lo siguiente:

1. Fecha de recepción del material.
2. La división que transfirió los bienes y materiales.
3. Nombre, unidad de medida, precio, valor, cantidad.
4. Almacenamiento.
5. Número, fecha de registro de la documentación para la aceptación y emisión de artículos de inventario.

Las operaciones relacionadas con la aceptación de valores y su provisión están confirmadas por las firmas de los empleados financieramente responsables.

Otras formas

Revista de f. MX-19 se utiliza en empresas que llevan a cabo la contabilidad de almacenes mediante el método del saldo. La información se indica sobre la base de documentos redactados por los empleados responsables del almacenamiento. Las tarjetas son revisadas por especialistas del departamento financiero. La exactitud del reflejo de la información sobre los saldos se certifica mediante una firma. Existe otra forma que utilizan los especialistas, realizada control de inventario. Producción suministros periódicamente productos terminados a las zonas de almacenamiento. Para procesar tales operaciones, una factura según f. MX-18. Se publica en 2 ejemplares. La factura la redacta el empleado materialmente responsable del departamento que transfiere los productos terminados para su almacenamiento. Con base en la primera copia, el taller, equipo, sección da de baja el producto, y con base en la segunda copia, la persona receptora lo acredita. La factura debe tener dos firmas: el destinatario y el remitente. El formulario MX-18 también lo utilizan los procesadores de materias primas suministradas por el cliente en el proceso de transferencia de productos terminados para su almacenamiento.

método por lotes

Al utilizarlo, el documento formulario MX-10 se completa en dos copias. Está registrado en un libro especial. El número de serie es el número de lote. Una copia del formulario permanece en el lugar de almacenamiento y actúa como registro de almacén, y la segunda se transfiere al departamento de contabilidad. Un lote de mercancías puede reconocerse como objetos de valor con el mismo nombre, recibidos de un proveedor. También puede incluir productos entregados por uno o más modos de transporte.

Llenar documentos

Al emitir una tarjeta, el trabajador del almacén indica la fecha de elaboración y su número, el nombre del producto, detalles del certificado de aceptación y factura, información sobre el proveedor. Además, en el documento se ingresa información sobre el tipo de transporte, lugar de salida, grado y peso (cantidad) de los productos. A medida que se liberan los productos, la tarjeta refleja la fecha de emisión, el número del documento de suministro y las características del producto. Una vez que el lote se ha emitido en su totalidad, el comerciante y el administrador del lugar de almacenamiento lo firman. El documento se envía al departamento de contabilidad para su verificación. Si durante este proceso se identifica una escasez de productos, el especialista, sin esperar el inventario, lo cancela dentro del rango normal de pérdida como costos de manipulación. La cantidad de bienes faltantes que exceda dicha cantidad se recuperará del empleado materialmente responsable. Si se identifican excedentes, están sujetos a capitalización.

Actas (formulario MX-12, MX-11)

Estos documentos se emiten cuando se consumen los bienes. El formulario MX-12 se utiliza para reflejar discrepancias en la recepción y emisión de objetos de valor. En otros casos, se utiliza f. MX-11. Los actos reflejan los ingresos y gastos de cada lote. Los documentos son preparados por la comisión en 2 copias. Uno de ellos se transfiere al departamento de contabilidad a más tardar al día siguiente, el segundo lo conserva la persona financieramente responsable.

Rebaja durante el almacenamiento

Se lleva a cabo en caso de obsolescencia de los artículos del inventario y disminución de su demanda por parte de los consumidores. La rebaja deberá formalizarse mediante acto según f. MX-15. El documento está redactado en 2 copias. En la redacción del acta participan miembros de la comisión especial. Una copia se envía al departamento de contabilidad, la segunda se entrega al empleado materialmente responsable para su almacenamiento o se adjunta a la factura para su posterior transferencia a la organización comercial que vende dichos bienes o al proveedor. En las empresas que venden productos, los descuentos para productos vencidos, dañados y de temporada se aprueban por orden de la dirección. Sobre la base de la orden, una comisión especial de dichas organizaciones también redacta un acta según f. MX-15. Su parte tabular muestra el porcentaje de rebaja de cada artículo, el costo antes y después de la rebaja, la diferencia de precio, signos de deterioro de la calidad, etc.

1C: Contabilidad de almacén

Esta aplicación le permite resumir información sobre el movimiento de artículos de inventario. Según lo prescrito Instrucciones para la contabilidad de almacén., es necesario realizar periódicamente un inventario. Durante este proceso, se puede identificar una escasez o un excedente. V 1C: Contabilidad de almacén Hay 2 documentos. El primero es “Solicitud-factura”, el segundo es “Movimiento de mercancías”. ¿Cual es la diferencia entre ellos? El “movimiento de mercancías” se utiliza para reflejar información sobre el movimiento de objetos de valor de un lugar de almacenamiento a otro. Puede redactarse sobre la base de un documento de recibo (factura, acta). Al cumplimentar se indican los almacenes del remitente y del destinatario. Para reflejar el movimiento de valores, se crea la pestaña “Bienes”. Aquí debes indicar la nomenclatura, cuentas contables, cantidad. Al trasladar mercancías desde un lugar de almacenamiento mayorista a una instalación comercial no automatizada, se indica adicionalmente el costo minorista. La cuenta contable se completará automáticamente si el artículo está disponible, de acuerdo con el registro. La información del precio se ingresa de la misma manera.

Contabilidad de almacén en EXCEL

Esta aplicación es utilizada por la mayoría de las empresas. Es un elemento de Microsoft Office e implica trabajar con hojas de cálculo. Esto proporciona una visualización conveniente de información, le permite rastrear y analizar información. Contabilidad de almacén en EXCEL se diferencia en la simplicidad de las operaciones. Para mostrar completamente la información, necesitará de 2 a 3 hojas. El primero refleja la llegada: la recepción de objetos de valor en el lugar de almacenamiento. La segunda hoja muestra información sobre el consumo - eliminación de materiales. La tercera página es opcional. Refleja el estado actual. Por ejemplo, puede mostrar todos los productos que están almacenados. Los títulos se forman en cada hoja. Para fijarlos, debe abrir la pestaña "Ver" y luego seleccionar el elemento requerido.

Funcional

Este programa es conveniente sólo si la empresa realiza una cantidad relativamente pequeña de transacciones. La política financiera elegida también será importante. EXCEL puede resultar inconveniente para organizaciones medianas. Es más fácil realizar el trabajo utilizando el método del costo promedio ponderado que usando FIFO, que implica registrar cada objeto por separado. No debemos olvidar que EXCEL no es base de información. La aplicación no está diseñada para operación multiusuario.

Posibles problemas

Usando EXCEL como sistema automático puede causar algunas dificultades. Los principales problemas son:

1. La necesidad de volver a verificar todos los valores de la tabla en caso de un error menor. Los especialistas dedican una gran cantidad de tiempo y esfuerzo a esto.
2. La necesidad de realizar operaciones que requieren mucha mano de obra de forma manual.
3. Dificultades para verificar la exactitud de la información extraída de varios archivos.

Estos y otros problemas surgen en la práctica con bastante frecuencia e inesperadamente. Resolverlos lleva mucho tiempo, ya que sin verificar y eliminar los errores cometidos es imposible seguir trabajando. Teniendo en cuenta los riesgos probables, es más recomendable utilizar 1C. Puede adquirir la aplicación en la plataforma Microsoft Office. Es más fácil de usar, pero tiene menos opciones. Los potentes programas de contabilidad modernos le permiten:

1. Crea un rango de precios.
2. Editar indicadores de costos.
3. Complete las solicitudes de los clientes y corríjalas.
4. Tener en cuenta el envío de productos y su recepción.
5. Guarda facturas automáticamente.
6. Mantenga estadísticas.
7. Construya una base de clientes.
8. Llevar cuentas.
9. Implementar marcas automáticamente.
10. Imprimir facturas.
11. Buscar por nombre.

Por supuesto, estas no son todas las opciones disponibles en las aplicaciones modernas. Las capacidades de los programas varían significativamente y dependen del creador específico.

Informes

Cada empleado financieramente responsable debe proporcionar documentación del movimiento de objetos de valor. Los informes más utilizados son los formularios MX-20 y MX-20a. El primer documento se utiliza para el método de contabilidad varietal, el segundo, para el método de contabilidad por lotes. En el informe de f. Se realizan registros MX-20 para cada formulario de recibo/gasto, así como para el resto de toda la gama de productos. El documento se presenta en forma de balance. El formulario MX-20a se llena por surtido (nombre) indicando el volumen total de artículos del inventario por recibo/gasto del día u otro período, de acuerdo con los resultados de los papeles acumulativos adjuntos al informe. Con una pequeña variedad y rotación de objetos de valor, es posible no elaborar revistas. En su lugar, se permite utilizar informes mensuales en los formularios especificados. Si el sistema para registrar el movimiento de los artículos de inventario y sus saldos utilizado en la empresa le permite obtener información confiable y oportuna, así como garantizar un control efectivo en los sitios de almacenamiento, no es necesario emitir tarjetas. Sin embargo, en cualquier caso, se requieren informes sobre el movimiento de los artículos del inventario. También los preparan empleados del almacén materialmente responsables. Cada documento está firmado. Como en otros casos, los informes son controlados por el departamento de contabilidad.